辦公秘書應具備的十二種能力

　　秘書工作的復雜性、多樣性和秘書活動的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多種能力。下面就由yjbys小編來談談這些能力。想了解更多相關資訊請持續關注我們應屆畢業生培訓網。

　　1 觀察能力

　　一個好秘書必須具備良好的觀察能力，即在工作中要時時、處處做有心人。要善于觀察自己所服務的領導，對領導了解越多，雙方工作的默契程度就越高。要善于觀察業務過程，如所布置的工作進展如何、有何反饋信息等。要善于觀察周圍的環境，如同事間的關系是否融洽等，有利于掌握工作的主動權。人的觀察力存在個體差異，這些差異與人的先天素質和后天實踐活動及培養都有密切關系。良好的觀察能力是不斷培養和鍛煉的結果。

　　2 記憶能力

　　記憶是人腦對過去經驗中發生過的事情的反映。秘書職能的要點是領導功能的延伸與補充，領導往往要求秘書人員能夠成為“信息庫”。在記憶能力方面，秘書人員要做到“精確”與“持久”，精確就是準確精細地反映對象而不出偏差，持久就是對相關內容能夠長久牢固記憶。良好的記憶能力也是不斷培養和鍛煉的結果。

　　3 分析判斷能力

　　分析判斷能力是指人對事物進行剖析、分辨和研究的能力。具備良好的分析判斷能力，既是秘書工作的要求，也是領導對秘書人員的要求。分析判斷能力較強的人，往往學術有專攻，技能有專長，在自己擅長的領域里有著獨到的見解。秘書人員要具有較強的分析判斷能力，必須有強烈的求知欲，養成勤思的習慣，在實踐中不斷培養和鍛煉。

　　4 應變能力

　　所謂應變能力，就是當環境、條件、對手等發生變化時，能夠及時采取措施迅速加以應對的能力。應變能力是種急智，是對秘書人員才智的全面檢驗，需要廣博的知識、出色的智慧、敏捷的頭腦和豐富的經驗。培養應變能力，要養成事先策劃、周密計劃的習慣，要勇于實踐、不怕跌倒，要善于總結、舉一反三、積累經驗。

　　另一方面是專業能力，即秘書人員的職業技能。

　　5 速記能力

　　速記是一種快速記錄口語的技術方式，用簡單的符號或代碼和縮寫規則把交際和思維中的口語轉換成視覺形式。為了對領導的指示與口述、會議內容等作出迅速、準確的記錄，秘書人員有必要學一點速記。

　　6 表達能力

　　表達能力指一個人把自己的思想、情感、想法和意圖等，用語言、文字、圖形、表情和動作等清晰明確地表達出來，并善于讓他人理解、體會和掌握。表達能力主要包括口頭表達能力和文字表達能力。在這方面，秘書人員要做到“清楚明白、注意分寸、生動形象”。

　　7 聽知能力

　　聽知能力就是聽懂、理解、記憶他人談話的綜合能力。秘書人員要有高度的注意力和準確迅速的理解力。良好的聽知能力能幫助秘書人員在工作中準確領會講話人的意圖，這需要秘書人員多學、多聽、多問、多思考。

　　8 編輯校對能力

　　日常工作中，文書制作及對文獻資料的整理、會議信息的編寫、工作通報和專業刊物的編撰等都涉及秘書人員的編輯與校對能力。要提高這方面的能力，需要秘書人員加強學習，提高語言文字水平，以便及時準確地反映各類信息，為領導的管理和決策服務。

　　9 辦事能力

　　辦事能力是秘書人員獨立、高效地處理各種日常工作的本領。秘書人員辦事的范圍十分廣泛，無論是內部工作還是外部工作，都要拿得起來。要提高辦事能力，秘書人員應做到明確職責范圍，知曉辦事程序，區分輕重緩急。

　　10 操作設備能力

　　辦公自動化設備的應用使秘書工作方式發生了巨大變化。這就要求秘書人員掌握多種專業化的事務工作技能，以提高辦公設備的操作能力。

　　11 社交與公關能力

　　秘書人員要學習心理學知識，加強人格修養，了解掌握社交和公關的特點、原則和方法，提高情感溝通能力，言行有度，舉止得體。

　　12 調研能力

　　秘書人員應掌握調查研究和統計的基本方法，學會收集各方面的信息資料，并善于綜合分析，為領導決策提供參謀服務。

　　辦公秘書的禮儀知識

　　（一）尊重

　　秘書在工作中往往代表著機關和領導，應當對交往對象給予充分的尊重，體現“尊重在先”的原則。秘書在與他人交談時，不應站在或坐在高于對方的位置上，以免給人造成“居高臨下”的感覺。不可將自己的頭部仰靠在椅背上，也不宜高翹“二郎腿”，更不能將腳尖抬起，直指對方，避免給對方形成散漫、傲慢的印象。倘若對方是一位異性，還須與之保持一定的距離，以免讓對方感覺不便，或產生誤解。

　　交談過程中，應兩眼注視對方，精神飽滿，神情專注，并不時點頭表示正在傾聽。此時如果舉目四顧，心不在焉，神情倦怠，就容易被認為對談話漫不經心或不耐煩；如果手舞足蹈，指手畫腳，高談闊論，就會使對方覺得你目中無人、狂傲輕浮。

　　（二）自然

　　秘書舉止以自然為宜，切忌虛假、做作、呆板、局促、勉強。秘書在與人交往中宜以微笑表示親切和熱情，而不宜滿臉堆笑或強作歡顏，這樣容易給人造成刻意逢迎的感覺。再如，欣喜時可以露出自然的笑容，不宜歪腦袋、擠笑靨、旁若無人地大笑不已。做手勢時宜并攏四指，切忌高翹小指。在與熟人相處時要不失親切，略可隨意，而不宜正襟危坐、不茍言笑。

　　（三）穩重

　　秘書工作繁雜、瑣碎，但又不容有疏漏，這就要求秘書舉止要穩妥可靠，有條不紊，忙而不亂。只有這樣，才能展現出自己獨特的內涵。在匯報工作時，應神態安詳，口齒清晰，談吐自如。在取物品時，要先看清情況，然后眼到手到，駕輕就熟。在會議室入座時，要小心翼翼，輕穩就座，不可搖搖晃晃，東踩西踏，將座椅拉得亂響，有意無意地制造擾人的噪音。在敲門時，應用手指輕叩，不宜拳擂、腳踹；關門時，應用雙手輕輕推上，不可用力猛甩，或是用腳踢上。

　　（四）端莊

　　秘書的靜止姿態以端莊為要。我國傳統上有“站如松，坐如鐘，臥如弓”“頭容正，肩容平，胸容寬，背容直”“顏色：宜和、宜靜、宜莊”等一系列的禮儀要求，講的都是舉止中的端莊之美，這些要求對于秘書也是適用的。

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