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組織會議時秘書工作重點是什么
秘書活動的基本方式是處理信息和事務,那么大家知道組織會議時秘書工作重點是什么呢?下面一起來看看!
1.日記
這里主要是強調秘書寫的有關組織會議的日記。它與一般的秘書日記沒有多少區別,寫日記是秘書在工作中經常要做的一項工作,它可以幫助秘書不斷總結工作中的經驗教訓,提高秘書的工作水平。同時,日記也可以作為工作記錄,記錄每天的工作內容,便于今后的查找、核對工作。日記沒有固定的格式,寫作比較靈活,完全由秘書自己掌握。
2.大事記
主要是指秘書在組織會議中所記的大事,大事記也是一種記錄,主要記載單位的重要日常活動與事件。大事有時一天不止一件,有時幾天、十幾天沒有,應該有則記下,無則免記。一天內有幾件大事,就記幾件,成為一天的大事記;也有半年或一年的大事記;還有時間跨度更大的大事記。
編寫大事記,總的來說利在眼前,功在未來。它有利于了解各部門政治、經濟、文化等方面的沿革情況,探索各方面工作的規律,不斷提高工作效率;有利于定期考核各部門的工作和干部的政績,分清是非和責任,獎優罰劣,調動廣大職工的積極性;它是珍貴的第一手資料,可作為總結經驗、檢查工作、查證歷史的依據,具有憑證作用。
寫作時,首先要確定有重大典型意義的事件為大事。然后分條記錄,一事一記。最后對事實進行分析、概括。切實保證記錄的客觀性、時序性和簡潔性。
3.清單
這里主要是指秘書在組織會議中的清單,如:設備清單、財務清單、聯系清單、人員清單、飲食清單、文體活動清單、文件清單等。不論大型、小型會議的會場,應先確認一下場所所需物品的清單,如:橫幅、指示牌、布展展板、桌椅、立式講臺、專業燈光設備、話筒、水具、電源、記錄紙、文字材料、打字機、錄音機、投影儀(數碼投影儀、膠片投影儀或實物投影儀)、投影幕、電腦、攝像機、錄像機與錄像帶、閉路電視、電子白板、會議紙板、實物展示臺、會議發言系統等,若保密性高,還需文件粉碎機。
在秘書的工作中,經常會遇到清單。它是某一工作事項辦理或辦畢的憑證。它方便秘書檢查核實工作的完成情況,同時也是會議組織資料的重要組成部分。秘書應該將清單分門別類地進行歸檔。在日常的工作中,秘書同樣需要使用很多清單,如分發辦公用品,都要留一張清單,這樣即使是一兩個月后也能清楚地知道誰領走了什么東西,什么時候可能用完。細心的秘書,會把清單當做很好的工具。
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