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做秘書最基本的條件
秘書是領導的助手，是做臺前幕后的工作，可以說一個成功的領導背后有一個優秀的秘書。下面是小編為你整理的做秘書最基本的條件，希望對你有用!
做秘書最基本的條件
曾在中央軍委辦公廳作過秘書，后又相繼在縣、市、地區黨委以及更高層次領導崗位上工作，對秘書工作十分了解，也深有體悟。因此，他對秘書提出了“清”、“慎”、“勤”三點最基本的要求。
“一要‘清’，公正廉潔，兩袖清風。”“清”字涉及為官之本，當官唯清，才可造福一方，否則刮取民脂民膏、為禍一方。將“清”字擺在首位，是對固本清源工作的重視。“挈領而頓百毛皆順”，否則百毛叢雜，難以下手。秘書人員如果少了“清”，終釀大錯，害了自己，害了領導，更害了工作。秘書唯有銘記“清”字訣，才能合理擺正一切關系，正確處理一切利益，出色完成一切工作。唯有銘記“清”字訣，才能境界高，站位準，明方向，成為領導的高參。認同呂本中《官箴》觀點，對秘書所提的第一要求是含有戰略思想定位的。
“二要‘慎’，周密考慮，謹言慎行。”領導工作關乎全局，作為秘書，謀劃時當然要做到百密無一疏，如此工作部署下去才能順利鋪開，落實到位，收到預期成效，從而防止出現重大反彈。經歷了各個層級的黨政工作，參與策劃的事多，對事情的成效也見得多，要求秘書人員牢記“慎”字訣，其實是提出一個很高的專業要求。
對“慎”字還多了一層理解，即慎言慎行，這是對秘書人員提出的另一個專業高要求。明末清初軍事理論家揭暄曾說：“謀成于密而敗于泄，三軍之事莫重于密。”這句話照樣可用于秘書工作。如果一個秘書忽略這一點，絕對不是稱職的秘書，因為這會影響到領導的決策，剝弱領導的威望。“沉默是金”應是秘書的座右銘。
“三要‘勤’，勤奮好學，刻苦上進。”“凡事預則立，不預則廢。”倘若臨渴掘井、臨陣磨槍，自然會措手不及，非常被動。要超前服務和事后服務，如辦公辦會，制定計劃，嚴格接待，宣傳匯報，綜合分析，提出建議;為領導釋流減荷，分憂解圍。“勤能補拙是良訓，一分辛勞一分才。”秘書工作事無巨細，都得及時保質保量完成，如果稍有松懈，會造成任務積壓，影響行政效能，甚至造成行政事故。忙碌的身影、匆匆的步伐、深夜的燈火，是秘書生活的寫照。既然選擇了不平凡的事業，就得適應于相應的生存方式。秘書唯有“勤”，才能在多干中學，才能在學中長才。在《秘書工作的風范》中說得很清楚了，“作為秘書人員，隨時隨地都要加強學習，學習馬克思列寧主義、毛澤東思想，學習黨的路線、方針、政策，學習時事，不斷提高自己的理論素養和政治水平”。勤學、苦干相促進，不斷磨礪，從而成為一位素質高、能力強、作風良好的成熟秘書，才能成為領導的左膀右臂。
秘書人員，處于權力的中心，所考慮的、所做的都是大事要事，牢記“清”、“慎”、“勤”三字秘訣，勇于挑戰，敢于超越，才能不負領導的期望，才能對得起這個常人所無法擁有的稱謂。
要從失誤、批評中吸取教訓。
秘書工作的主要任務
秘書工作的任務是龐雜的，根據其各項工作的具體性質，可分為“政務”和“事務”兩類主要任務。
(一)政務類。主要有辦理公文、信息的收集和處理，調查研究與情況綜合，辦理領導的指示與會議決定，催辦、查辦和處理來信來訪。
(二)事務類。主要有文件的收發、傳遞與管理，文書的繕印與校對，文書的立卷與歸檔，文件的清繳與銷毀，承辦會議、接待來訪，印章管理，公務接洽等。
1、日常工作
日常工作主要的有值班、接待和印信管理等工作。
2、資料工作
秘書部門要履行“參與政務、管理事務、搞好服務”的職能，經常要依靠資料來開展工作。
并不是所有的資料工作都是秘書工作。
3、文書工作
按常規做好文書工作，是秘書工作的傳統性職能，也是秘書人員的經常性工作。
4、會務工作
秘書部門和秘書人員是會議的主要組織者;
會議工作要科學安排，認真組織，嚴密管理。
5、信訪工作
建立信訪制度是傾聽群眾呼聲、關心群眾疾苦、保護群眾利益的一項有效措施;
處理信訪的秘書部門和人員，是密切黨和政府同人民群眾聯系的橋梁和紐帶。
6、保密工作
保守黨和國家的秘密，既是秘書部門和秘書人員的一項重要任務，也是秘書工作的重要原則和紀律。
7、調研工作
調查研究是秘書部門的基本任務和重要職責。
秘書開展調查研究工作有其得天獨厚的優勢。
秘書人員進行調研，應當緊緊圍繞當前黨和國家中心工作中的突出問題展開，為領導貫徹執行黨中央的路線、方針、和政策提供情況和預案;對改革和開放中出現的新問題，特別是對與黨的方針、政策和人民群眾切身利益有關的“熱點”、“難點”和“敏感點”問題，要盡可能提出可供參考的解決辦法，切實當好領導的參謀和助手。
秘書要能根據領導同志的意見，確定調研課題。
秘書要為領導撰寫和提供有一定深度和預見性的調查報告。
8、信息工作
領導決策的前、中、后都需要信息。信息工作是搞好領導科學決策工作的基礎
9、協調工作
協調工作的內容涉及到許多方面，協調工作又貫穿在辦文、辦會、辦事的全過程之中;
從秘書主體角度看，協調工作包括三個大的方面：
(1)與領導的溝通協調;
(2)與同事的溝通協調;
(3)與內外機構的溝通協調
10、督辦工作
注意：秘書工作的基本任務是服務工作。傳統的秘書基本任務是“三辦”，即辦文、辦事、辦會。
根據秘書工作的各項具體任務的性質，可分為“政務”和“事務”兩類主要任務。
當好秘書的注意事項
一、要在領導的視線范圍內，不要讓領導在需要時看不到秘書，當好秘書的注意事項。注意觀察領導的眼神、手勢地，在大場合要反應靈敏，行動迅捷。
二、落落大方，不卑不亢，可以點頭，不要哈腰。做到熱情有度，穩健為本。太過于熱情，有時會損害領導形象。
三、要掌握分寸。如領導上主席臺不需要攙扶，否則別人以為領導身體不好或者太年邁、給本校領導特別是自己人開車門不需要用手遮擋，遞茶送水經先賓后主。
四、要做到心中有數。比如跟誰做什么事情，對象是什么，程序是什么，內容是什么，不能一問三不知，適當的地方要給領導提個醒。比如領導的發言稿件等有關材料要隨時準備一份，對領導活動情況，秘書工作
五、要注重儀表，大方得體。
不好的秘書的表現：
一、喧賓奪主，愛插話;
二、勉強安排領導：比如搶著幫助領導拎包;安排座位;
三、熱情過度;愛跟領導爭論，以顯學識;
四、愛自作主張;
五、不了解情況，不積極主動，被動應付;
六、領導交待事情忘了，辦完的事情不反饋，沒交待的事情反而自作主張給辦了;
七、報喜不報憂;
八、評論領導;
九、口風不嚴;
十、窺視心理強;
十一、有太強烈的優越感和神秘感。
一個合格秘書的個人素質至少要具備三個條件：
1、語言表達能力。
熟練本國語言的口頭表達與書面表達能力。這其中包含一個速記能力。沒有對本國語言的熟練運用，速記是做不好的。當然你用電腦記錄也是一樣的。打字速度快也是一種速記能力。總之，各種會議要完整記錄，領導口述工作也需要準確記錄。
有一定的外國語基礎。因為全球經濟一體化之后，中文夾雜外文的文章與宣傳資料太多了。
2、人際關系處理能力
總經理由于日理萬機的緣故，很多溝通協調或跟進的事務工作，都會交給秘書辦理。傳達指令或了解工作進度，會成為秘書的主要工作。如果你沒有一定的人際關系處理能力，完全以命令或傳令兵的口吻對待溝通對象，多半會吃虧。你溝通的對象在企業多數都比你職位高、資格老，沒有對他們的尊敬，你就會寸步難行。
當然，總經理秘書由于頭上的光環，在向下溝通時會受到人們的尊敬，如果你把人們對這個職務的尊重當作對你個人的肯定，久而久之，你會上當受騙。人們對你敬而遠之，你不能獲得準確信息。假如你再狐假虎威，離你被冷落或貶謫的時機也就不遠了。
人際關系處理能力往簡單里說，就是通過尊重溝通對象獲得你想要的信息或資源。
總經理秘書帽子大、實權小，放低身段，虛心學習，你的工作就能做到輕而易舉，否則，就會四面樹敵。
3、較強的心理承受能力
當你傳遞的信息造成溝通對象的心理壓力或利益損失時，比如處罰決定、額外任務等等，對方會把對這個決定的不滿發泄到你頭上。如果你不明就里，伸出腦袋挨磚，那你就傻了。這種情況下，你要做的是笑容滿面、洗耳恭聽，等他說完。你只需要再補充一句：“我傳達的內容您都聽明白了。有什么不滿，我想您親自和總經理談談，一定能得到圓滿解決。我勸您也別生氣，雖然工作是公司的，但畢竟身體還是自己的。您多保重，再見。”
有時候，你也可能要承受來自總經理的誤解和斥責。不要當面頂撞，雨過自然天晴。等總經理心平氣和了，你再解釋，誤會一定會冰消瓦解。
因此，沒有一定的心理承受能力，秘書這碗飯你最好別端。
一個合格秘書的職業準備也要做到三條：
1、對你所在行業有一個基本的了解。
畢業于什么院校、學過什么專業都不重要。對本行業的了解是你做好秘書工作的首要條件。了解這個行業，了解這個行業的專用俗語，了解這個行業的基本規則，是你做好工作的基礎。否則，與人交流，你會感到困難重重。
2、對本企業歷史與現狀的全面了解。
換個說法，就是了解本企業的企業文化。了解本企業的價值觀、行事方式、人文典故、發展演變進程，有助于在新制度、新政策出臺時，你能準確判斷員工反映，有助于你在向總經理建言獻策時，掌握同類事情的處理尺度。
3、對本企業運行流程的全面掌握。
對本企業運行流程的全面掌握包含對生產型企業工藝流程的一般了解。沒有對本企業生產工藝流程的了解，你會說外行話，或者討論生產管理時，你做不了記錄。對企業運行流程的全面把握，是你跟蹤企業例會記錄或落實總經理交辦事項的路線圖。不了解企業的運行流程，開展工作就無從下手。
如何了解和掌握企業生產工藝與運行流程？我認為沒有捷徑可走，只有到各個工序實習，到各個部門請教才行。如果坐在辦公室看資料、翻文件，是永遠不能做到全面掌握的。
一個新職員剛到企業要實習，一個秘書新上任，也要實習。
一個合格秘書還應該具備例外事務的應對處理能力：
任何企業制度再齊全、流程再完善，都會碰到沒有文字規定的例外事務。特別是在后危機時代，企業經營環境發生了顯著變化，行業競爭加劇，企業內外矛盾也有隨時爆發的可能。大凡有制度、流程規范的事務，企業各單位部門都會自己處理、自己過濾或消化了。往往產生新情況、新問題、新矛盾才會上報給總經理，而更多時候都會都會通過秘書轉達。
當秘書接到新情況、新問題的報告，有時甚至是突發事件的報告時，你的敏銳判斷和處變不驚的能力就顯得尤其重要。如果驚慌失措，你就可能遺漏重要細節。當總經理不在時，你還得在短時間內自己作出判定：這件事應該轉告哪位企業領導、或報告哪個部門（主要指政府部門）。特別是你單獨應對突發事件時，對你個人的判斷能力、心理承受能力、應變能力將是一次嚴重考驗。過得了這一關，你就前途無量；過不了這一關，你就趕緊轉行。
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