辦公室接待注意事項大全

　　辦公室，是一個單位的窗口，是一個單位接待來人來訪的形象，也是大家評價一個單位的第一印象。以下是小編給大家整理的辦公室接待注意事項大全，歡迎閱讀！

　　辦公室接待注意事項

　　一、接待全過程：

　　1、接待前準備；

　　2、接待過程；

　　3、接待后安排。

　　二、接待各個環節注意事項

　　1、接待前：

　　⑴確定來訪人員人數、姓名、性別、級別、來訪時間、行程、來訪主要內容以及有何具體要求。一般情況下，對方都會有人員清單發過來，接待方必須認真核實以上內容，并根據來訪人數確定1—2具體聯絡人，以便及時溝通聯系。

　　⑵根據來訪規模和分工負責的原則，召集部門負責人，安排具體事務，以便明確職責，分工負責。

　　①辦公室擬定接待方案。一是接待期間天氣提示。二是目錄。三是來訪人員名單及級別（注意核對姓名）。四是陪同人員名單（注意對等接待）。五是接待路線（行程）安排。六是乘車安排。七是就餐安排。八是住宿安排。九是參觀點簡介。

　　②后勤安排來訪人員食宿問題。一是就餐安排。一般分為主桌和副桌。主桌要根據客人的口味安排菜肴（白酒、啤酒和紅酒、煙都要準備），并注意客人忌口的東西。主桌要擺席卡。副桌一般安排工作人員和駕駛員就餐，可以隨意一些。在就餐的過程中，要隨時注意主桌上菜的速度和酒水是否足夠用。二是住宿安排。住宿房間要根據對方人數和性別事先預定、排定。一定級別的領導要安排套房，并在房間內擺放好洗漱用品、鮮花、水果、水、煙等。

　　③業務部門根據對方來訪目的做好交流準備。業務部門要事先了解對方來訪目的，安排分管人員或業務較熟的人員參加座談交流，可以事先準備講話提綱，準時參加座談交流。

　　（4）參觀藥廠做好內部保潔、安全生產、情況介紹等工作。

　　注意事項：

　　1、對各參觀點及路線事先要進行踩點，做好路線暢通，參觀點準備充分。

　　2、在接待前，要注意獲取各部門接待負責人的聯系電話，以便及時聯系。

　　3、車輛的安排要事先通知駕駛員何時、何地待命。

　　4、講解人員要做好充分準備，包括音響設備的事先調試等。

　　2、接待中：

　　⑴安排人員及領導到接待處迎接。要提前10分鐘到達接待處，以示尊重。

　　⑵引導車要做好引導工作，到達參觀點后要及時調度車隊停放。

　　⑶聯絡人員每到一個參觀點前就要和下一個參觀點負責人聯系（也可安排打前站車輛），做好大門開放工作。

　　⑷在參觀過程中，要注意攝像、照相保存資料。

　　（5）參觀過程的臨時休息地點要做好各項接待工作。水、煙、水果、濕巾以及衛生間的保潔工作。

　　3、接待后：

　　⑴禮送客人（可以贈送禮品）。

　　⑵做好新聞報道工作。

　　⑶做好接待總結工作。

　　⑷做好酒店食宿費用結報工作。

　　辦公室接待來人的日常禮儀

　　1、要主動對話，不能問而不答

　　有人來訪，在辦公室工作的同志，要主動張嘴說話，主動接話答話，但是，也不能沒話找話、亂說亂話。

　　一般情況下，來人會先敲敲門，或是先問一個你好，或是直接請問辦某某事是在這里嗎？

　　辦公室的同志，如果先看到來人，應該主動上前詢問來訪人有什么需要幫助的事情，首先要體現出辦公室人員的主動意識、服務意識，這樣也便于進一步縮短和對方的心理距離。

　　來訪者一般都是有什么問題才來的，有的甚至還是帶著一肚子的苦水和怨氣，如果沒個人正臉兒答理人家，很可能就會形成現場沖突。這時候主動交流，可以使其在態度上和情感上有所改善，我們常說抬手不打笑臉人，我們的態度好一點，來人的情緒就可以平靜一點。

　　遇有來人，可以“您好，請問您是？您找誰？有什么事？”，主動上前，主動對接，主動服務，這應該是辦公室工作人員的基本素質和日常禮儀。

　　2、禮貌隨和，不能冷橫硬推

　　辦公室接待工作，其實就是與人的溝通和交流。在這個溝通交流過程中，工作人員一定要禮貌隨和。

　　在人與人溝通過程中，所表現出來的文明禮儀是個人基本素養好壞的直接體現，也是一個單位社會公眾形象的直接表現。

　　首先是要起身，要上前，要對來訪者使用基本禮貌用語。在接待過程之中，也應該最大程度上做到雙眼跟隨來訪者，以給予來訪者一定的舒適感和被重視感。與來訪人員交流過程中，千萬不要目視他方，也就是常說的不拿正眼兒看人，千萬不要左顧右盼、東張西望，但是，也不能目不轉睛直勾勾地一直盯著人家看。

　　如果看對方可能需要坐下來或是需要用一段時間來交流，主動給人家搬一下椅子、倒一杯水。

　　如果對方提出的是咨詢類問題，要清楚地告訴人家，要找哪個部門哪個同志，最好是直接帶過去。

　　如果是需要自己這里答復的問題，那就要認真傾聽，然后有理有據地給予講解和答復。如果是需要時間來處理的，就要清楚地告訴來人，需要提供什么資料和情況，這里需要幾天來辦理。辦完之后是網上回復，還是需要來人當面答復，都要當面說清。

　　這里切切要記住，千萬不能上來就說我不知道，這事不歸我管，這不是我們的責任，你找別人去吧，等等。這樣的話，輕則是不禮貌，重則就是紀律作風的問題了。

　　要知道，人的尊重都是相互的，來人，你尊重他，他也能感受到你的尊重，他當然也會尊重你。

　　3、站坐有相，不能隨隨便便

　　辦公室工作人員的形象，也是很重要的。

　　站要有站相，坐要有坐相，包括發型、化妝、衣服、鞋襪等，這些都要注意。這些細節，下來還可以慢慢細說。

　　這里要說的重點是站坐有相，見有人來，首先要起立，站起來，要站直，不能歪歪扭扭，不要松松懶懶，不能趴在桌子上、倚的門上、靠在墻上，尤其是不能來回晃。在與人交流的時候，上身還要稍稍前傾一點。

　　如果來人要咨詢問題，要伸手示意請對方坐下來，自己也要坐下來，盡可能把椅子拉近一點，或者是坐在接待沙發上，上身要盡量朝向來訪問的人那一邊。

　　4、道謝道別，不能有頭無尾

　　接待的最后步驟，是禮貌道謝和道別。

　　如果是自己接待的來人，交流結束，要起身、握手，禮貌地道謝道別。

　　比如，來人提出一些批評、建議，一定要感謝對方的關心支持和監督，要表達一定會認真改進，還要歡迎對方繼續關心和支持。

　　如果是為對方答復解決問題或是提供了某些服務和幫助，也要謙虛地表達，看看我們還有哪些做的不到位的，歡迎批評指導。

　　如果是帶有情緒而來的，經過疏導和交流，平靜了，緩和了，雙方也有了一致認識，這時候還要主動關心，回去好注意保重身體，以體現關心。

　　職場必備接待禮儀

　　一、問候與迎接

　　1.當客人進入辦公室或會議室時，應立即停下手中的工作，起身迎接，面帶微笑，表示歡迎。

　　2.與客人握手時，應熱情主動，面帶微笑，目視對方，身體略微前傾，以示尊重。握手時應注意力度，不要過于用力也不要過于輕柔。

　　3.與客人交談時，應保持自然大方，站立挺拔，目視對方，以示專注。坐姿時應保持上身挺直，雙腿平行，雙手放在桌上或膝蓋上。

　　二、茶水與點心

　　1.在為客人提供茶水或點心時，應輕拿輕放，避免發出聲響。同時應遵循先賓后主、先女后男的原則。

　　2.倒茶時應注意水量適中，一般以八分滿為宜。如若客人對茶水有特殊要求，應盡量滿足。

　　3.在為客人遞送點心時，應使用托盤或雙手捧送，并遵循先賓后主、先女后男的原則。同時應注意不要讓點心直接放在桌上或地板上。

　　三、引導與參觀

　　1.在為客人引導時，應走在客人左前方或右前方，保持兩步左右的距離。同時應保持微笑，并隨時注意客人的需求。

　　2.在引導過程中，應注意保持安靜，不要影響其他人的工作或談話。如需經過樓梯、轉角等處時，應及時提醒客人注意腳下。

　　3.在為客人參觀時，應根據客人的需求和興趣點進行介紹，不要只介紹自己感興趣的部分。同時應保持禮貌大方，不要做出不雅的舉動。

　　四、送客與回訪

　　1.在送客時，應將客人送至門口或電梯口，并熱情道別。同時應保持微笑，目送客人離開。

　　2.在回訪時，應根據實際情況進行安排，如客人有特殊需求或時間限制時應及時告知。同時應保持良好的態度和禮貌，不要給客人帶來不必要的麻煩。

　　3.在接待來訪者時，應根據實際情況進行安排，如來訪者有預約或已提前告知時應及時通知相關人員并進行安排。同時應注意保護公司的機密和隱私。

　　五、其他注意事項

　　1.在接待來訪者時，應注意保持安靜整潔的辦公環境。不要在辦公區域大聲喧嘩或打鬧嬉戲。

　　2.在接待來訪者時，應注意保持良好的形象和精神狀態。不要穿著過于隨意或暴露的服裝，也不要化濃妝或使用過濃的香水等。

　　3.在接待來訪者時，應注意保持真誠友好的態度。不要有歧視、排斥或攻擊的行為出現。如遇到突發情況應及時匯報并妥善處理。

【辦公室接待注意事項】相關文章：

婚宴接待注意事項11-23

業務接待注意事項11-23

來客接待注意事項11-23

宴會接待注意事項11-23

外事接待注意事項04-21

會議接待注意事項11-23

面試接待的注意事項11-25

面試前臺接待注意事項03-06

接待外商參觀的注意事項10-31