外事接待注意事項

　　世界經濟一體化的今天，涉外活動已經是非常平常的事。在涉外交流、交往時，良好的涉外禮儀能很好的為我們加分，增加對方的好感。以下是小編幫大家整理的外事接待注意事項，供大家參考借鑒。

　　外事接待注意事項1

　　(1)迎客、送客時的規范

　　迎客時，要準時到達接客地點，不得延誤，一般應提前30分鐘到達。

　　與外賓握手時，一般主人先向客人伸手，身份低的不要主動向身份高的伸手，男同志不要主動向女賓伸手。

　　送客時，在外賓乘坐的汽車、火車開動時，送行人員應揮手致意。在機場送客一般應在飛機起飛后方可離開，以應付臨時變化情況。在離開機場、車站時，應與同時送行的外國工作人員告別(如使館人員)，并讓外國人員的車輛先走。

　　(2)宴會、聚會中的規范

　　宴請是國際交往中常見的外事禮儀活動。當我方舉行宴會時，參加人員應提前一刻鐘到場。在宴會上不要隨便脫-衣或解開衣服紐扣。如確需寬衣時應先征得主人的同意。在宴會上應盡可能普遍地與同桌外賓交談，不要只和自己人談話，冷落外賓。用餐時，主人不得將自己用的筷子給外賓挾菜，對女外賓要照顧周到，敬酒時，對外賓敬酒要適可而止，自己不要飲酒過量。

　　用餐時，不要向桌子遠處取食物或菜肴。需要時，應請鄰座客人代為傳遞。喝湯要用湯匙，不要用嘴就著碗或盤子邊沿喝。吃菜或喝湯時，嘴里都不要發出太大的聲音，湯和食物如太熱，不要用嘴使勁吹，應待到稍涼時再用。

　　當主人或外賓祝酒或發表講話時，應暫停進餐，也不要交談。

　　不可中途退席，如果因事必須退席，應向本席主人告辭，并向本席客人點頭示意，方可離去。

　　(3)衣著方面的規范

　　接待外賓時，服裝要整潔，衣服上不應有污漬和縐痕。夏天參加外事活動時，男人可穿短袖衫，但不能穿短褲和赤腳穿涼鞋。雨天不要穿橡膠雨鞋和雨靴入場。

　　外事接待注意事項2

　　制定接待工作計劃，就是擬定接待方案，其主要內容應包括接待方針、接待規格、接待日程安排、接待形式、接待經費開支、生活安排等。

　　一、接待計劃的主要內容

　　(一)學習目標

　　熟悉接待計劃的主要內容。

　　(二)擬定接待計劃

　　接待來訪者，特別是接待來訪團體的第一項工作，就是要擬定出切實可行的接待計劃。接待計劃的主要內容包括：

　　1、接待方針，即接待的指導思想。

　　2、接待規格。針對不同的客人采用不同的接待規格。第一種是對等接待，即陪同人員與客人職務、級別大體一樣，大部分接待都是對等接待。第二種是高規格接待，即陪同人員比客人職務要高，適用于比較重要的接待。第三種是低規格接待，即陪同人員比客人職務要低，主要適用在基層。

　　3、接待日程安排。接待日程安排應當制定周全，尤其是接待活動的重要內容不可疏漏，比如安排迎接、拜會、宴請、會談、參觀、游覽、送行等事宜。接待日程安排還要注意時間上的緊湊，上一項活動與下一項活動之間既不能沖突，又不能間隔太長。

　　4、接待形式。

　　5、接待經費開支。

　　(三)相應知識

　　我國是一個多民族的國家，在制定接待計劃和接待工作時，一定要尊重少數民族的禮儀、習俗。下面簡單介紹部分少數民族禮儀、習俗情況，供接待少數民族來訪者時參考。

　　二、熟悉接待工作具體事項

　　(一)學習目標

　　熟悉接待工作的具體事項，更好地制定接待計劃。

　　(二)熟悉接待工作具體事項

　　1、首先要了解清楚來賓的基本情況，包括所在單位、姓名、性別、職務、級別及一行人數，以及到達的日期和地點。

　　2、填報請示報告卡片，將來賓情況和意圖向有關領導報告，并根據對方意圖和實際情況，擬出接待計劃和日程安排的初步意見，一并報請領導批示。

　　3、根據來賓的身份和其他實際情況，通知具體接待部門安排好住宿。

　　4、根據實際工作需要，安排好來賓用車和接待工作用車。

　　5、在國家規定標準的范圍內，盡可能周到地安排好來賓的飲食。

　　6、根據來賓的工作內容，分別做好以下安排。

　　如來賓要進行參觀學習，則應根據對方的要求，事先安排好參觀點，并通知有關部門或單位準備匯報材料，組織好有關情況介紹、現場操作和表演、產品或樣品陳列等各項準備工作。

　　7、根據對方的工作內容，事先擬訂出各個項目陪同人員的名單，報請領導批準后，即通知有關人員不要外出，并作好準備。

　　8、根據來賓的身份和抵達的日期、地點，安排有關領導或工作人員到車站、機場、碼頭迎接。

　　9、來賓到達并住下后，雙方商定具體的活動日程，盡快將日程安排印發有關領導和部門按此執行。

　　10、在合適的時機按照大體對等的禮儀原則，安排有關領導同志看望來賓，事先安排好地點及陪同人員。

　　11、根據領導指示或來賓要求，作好游覽風景區和名勝古跡的安排。

　　12、在條件許可的情況下，為來賓安排一些必要的文化娛樂活動，如電影、地方戲劇、晚會、書畫活動、參觀展覽等。

　　13、根據來賓要求，安排好體育活動，通知體育場館作好場地、器材等準備，并安排陪同人員。

　　14、來賓如有重要身份，或活動具有重要意義，則應通知有關新聞單位派人進行采訪、報道，負責介紹情況，安排采訪對象談話，并受領導委托對稿件進行把關。

　　15、事先征詢來賓意見，預訂、預購返程車船或飛機票。

　　16、來賓離去時，安排有關領導或工作人員到住地或去車站、碼頭、機場為客人送行。

　　(三)相應知識

　　為制定好接待計劃，必須熟悉接待工作的具體事項，同時也要熟悉接待來訪者的見面禮節。

　　1、見面禮節

　　(1)致意

　　致意是用語言或行為向別人問好，表示自己的慰問。致意是社交應酬的最簡單、最常用的禮儀。例如：見面時問好、點頭、舉手、抬身、脫帽等都是致意。

　　打招呼是兩個已經認識的人見面時的禮節。一天中首次見面，或一次活動中初遇，應問好，對方主動問好時，一定要相應回答。

　　打招呼是構成人際關系的重要內容。一雙坦誠的眼睛，一副面帶微笑的面容，聲音熱情地向人打招呼，是一個成功的秘書人員應具備的素質。

　　(2)握手

　　握手是表示友好的舉止，是一種非常普遍的禮貌行為。當兩個陌生人被人介紹相識時需要握手，朋友見面時需要握手，告別時也需要握手。它還是一種表示祝賀、感謝、慰問相互鼓勵的善意行為。

　　通常雙方相見時，主人，年長者，職高者，女士應先伸手；客人，年輕者，身份低者，男士可先問候，待對方伸手后立即隨應再握手。

　　行握手禮時，距離受禮者約一步，上身稍前傾，兩足立正，伸出右手，四指并齊，拇指張開向受禮者伸出，在齊腰的高度與對方恰到好處地認真一握，一般3-4秒，禮畢即松開。如初次見面，握手時間不宜過長；如老朋友意外相見，握手時間可適當加長，以表示不期而遇的喜悅。男士與女士握手，時間應較短。

　　一個人與多人握手時應遵守先高后低，先長后幼，先主后賓，先女后男的原則。多人同時握手時不要交叉，待別人握完后再伸手，也不可同時伸出雙手與兩人握手。

　　2、引見介紹

　　(1)自我介紹

　　自我介紹是在沒有中介人的情況下，樹立自己的形象和價值的一種重要方法與手段。

　　通常本人要鎮定，充滿信心，親切自然，友善可掬，先向對方點頭致意，得到回應后，向對方介紹自己的姓名、身份、單位，并可隨之遞上名片。自我介紹要根據交往目的、對象來決定介紹內容的繁簡。

　　(2)介紹他人

　　為他人介紹時，介紹順序為先把年齡輕的介紹給年長的；先把職位低的介紹給職位高的；先把賓客介紹給主人；先把男士介紹給女士。在雙方的地位和年齡差不多時，應該先把與自己關系密切的人引見給另一方。如果把一個人介紹給眾多人時，首先應該向大家介紹這個人，然后再把眾人逐個介紹給這個人。集體介紹可以按照座位次序或職務次序一一介紹。

　　3、遞接名片

　　(1)遞送名片

　　名片的遞送，要講究禮儀。通常是在自我介紹后或被別人介紹后出示的。

　　遞送名片時應起立，上身向對方前傾以敬禮狀，表示尊敬。并用雙手的拇指和食指輕輕地握住名片的前端，而為了使對方容易看，名片的正面要朝向對方，遞時可以同時報上自己的姓名。

　　(2)接收名片

　　對待名片應像對其主人一樣尊重和愛惜。若接名片，要用雙手由名片的下方恭敬接過收到胸前，并認真拜讀，此時，眼睛注視著名片，認真看對方的身份、姓名，也可輕輕讀名片上的內容。接過的名片忌隨手亂放或不加確認就收入包中，這是很失禮的。

　　(四)注意事項

　　禮節的一般關系。表面看來禮節只是待人接物的一種形式，但禮節的方方面面要求中都滲透著一定的人文道德觀念。如：

　　1、講究態度。尊重他人態度。

　　2、弄清關系。不同關系，就有不同的禮儀規范。

　　3、把握分寸。禮節之美就體現在分寸上。

　　4、送禮貴在適宜。對回報別人好意，是沒有特別時間限制的。

　　拓展：

　　外事接待形象禮儀

　　在外事禮儀中關注形象是非常重要的一個原則。有一位著名的公共關系專家講到，在國際交往中，形象是一種效益，形象是一種宣傳，形象是一種教養，形象是一種服務。形象其實就是一個教養的問題，也是一個規范的問題。

　　形象問題不僅僅是個人的容貌問題，還涉及到其它一些問題。比如說：在外事交往中非常重要的一點就是要干凈、整潔。古人曾經講過：衣不必華服，唯整潔為要。在外事接待中，一定要注意自己的服飾禮儀，這不僅是個人風度的體現，也是我國民族精神的展示：同時，還是對客人的尊重、禮貌之需。在涉外社交場合，服飾可以分為便裝和禮裝兩種。

　　儀表：注重個人的儀容儀表、儀態舉止、談吐、著裝等。從儀容儀表說，要求整潔干凈：臉、脖頸、手都應洗得干干凈凈;頭發按時理、經常洗;指甲經常剪;注意口腔衛生，不當眾嚼口香糖;經常洗澡、換衣服，消除身體異味。

　　儀態：要從站、坐、行以及神態、動作等方面嚴格要求自己，優美的站姿給人以挺拔、精神的感覺;所謂站有站相、座有座相，儀表要端莊，舉止要文明，姿勢要端正。站時不要東倚蹺靠;坐時不要蹺二郎腿、晃腿;坐姿要端正挺直、大方得體。

　　服飾：服裝應整潔大方。男士著西服，著西服時須系領帶，夏季可穿硬領短袖襯衫系領帶或質地較好的短袖敞領衫;女士應按季節與活動性質的不同，可穿西裝、民族服裝、中式上衣配長裙或長褲、旗袍或連衣裙等，夏季也可穿長、短袖衫配裙子或長褲。參加正式外事活動，不能穿茄克衫、牛仔褲、超短裙、旅游鞋、布鞋、長筒靴。

　　談吐、語言：比如，語音、發音是不是標準，語速是不是適當，音調是不是恰當，在公共場合下，國際交往中講究說話聲音低一點、低一點、再低一點，這樣即是一種教養也是對他人的一種尊重，社會公德問題。另外交談時不能用手或刀叉匙筷子指著對方。

　　外事接待見面禮儀

　　稱呼：與外賓相見，首先遇到的是稱呼問題。通常對男子稱呼‘先生’(Mr、)，對已婚婦女稱‘夫人’(Mrs、)，對未婚女子稱‘小姐’(Miss)。如果不知她是否已婚，可稱‘小姐’或‘女士’(Ms、)。

　　介紹：與外賓相見時如果需要介紹，可由第三者進行，也可以由自己介紹。要把對方的職銜介紹出來。介紹的順序是把身份低、年紀輕的介紹給身份高、年紀大的，把男子介紹給女子。

　　握手：許多國家相互見面，特別是初次見面時要握手。依照慣例，握手時主人先向客人伸手，地位高的人先向地位低的人伸手，女士先向男士伸手。女士握手時可以不脫禮服手套。在人多的情況下，不要交叉握手。握手時，要顯得自然大方，面帶微笑，兩眼應注視對方。

　　致意：如果在同一個場合多次見面，可以點頭致意。男士與女士見面，如果女士不主動握手，男士可以點頭致意。

　　外事接待流程及禮儀

　　接待準備

　　外事接待單位為圓滿完成接待任務，一般需要專門接待小組，全面負責一切接待事宜。接待工作首先應了解來訪者的基本情況，弄清代表團的國別、名稱、成員名單、來訪目的等內容。如需要根據客人要求預定賓館或返程機票，還應索取來賓護照的復印(傳真)件。

　　掌握了以上情況后，再制定一份周密的(中外文)書面接待活動日程安排(表)，包括迎送、會見、會談、簽字儀式、宴請、參觀游覽、交通工具、餐寢時間、陪同人員等詳細內容。日程安排應盡量事先征詢來賓意見，還要考慮來賓的風俗習慣和宗教信仰。日程安排印制妥當后，要讓來賓抵達后及時人手一份。

　　外事接待-迎送禮儀

　　迎賓時，外賓下飛機(車、船)后，禮賓人員應主動將迎賓人員姓名、職務一一介紹給來賓，迎賓人員隨即與來賓握手表示歡迎。如遇外賓主動與我方人員擁抱時，我可做相應表示，不要退卻或勉強擁抱。如需獻花，應安排在迎賓的主要領導人與客人握手之后進行。所獻鮮花忌用菊花、杜鵑花、石竹花或黃色花朵。

　　乘車時，應先請客人從右側上車，陪同主人再從左側上車。待外賓與陪同人員全部上車后，再驅車去賓館。途中，陪同人員應擇機將有利于對外宣傳宜昌的事物，如沿途所見的歡迎標語、人文景觀等向外賓介紹。

　　迎送注意事項

　　迎送身份高的客人，事先在機場(車站、碼頭)安排貴賓休息室，準備飲料。安排汽車，預定住房。如有條件，在客人到達之前將住房和乘車號碼通知客人。如果做不到，可印好住房、乘車表，或打好卡片，在客人剛到達時，及時發到每個人手中，或通過對方的聯絡秘書轉達。這既可避免混亂，又可以使客人心中有數，主動配合。

　　指派專人協助辦理入出境手續及機票(車、船票)和行李提取或托運手續等事宜。重要代表團，人數眾多，行李也多，應將主要客人的行李先取出(最好請對方派人配合)，及時送往住地，以便更衣。客人抵達住處后，一般不要馬上安排活動，應稍作休息，起碼給對方留下更衣時間。

　　外事接待-會見禮儀

　　接見一方的安排人，應主動將會見時間、地點、主方出席人、其它具體安排及有關注意事項通知對方。如有合影，還要事先編好合影圖，一般主人居中，按禮賓順序，主人右手為上，主客雙方間隔排列，兩端均由主方人員把邊。

　　會見前，主人應在門口迎候客人，可以在大樓正門迎候，也可以在會客廳迎候。如果主人不到樓門口迎候，則應由工作人員在大樓門口迎接，引入會客廳。會見結束，主人應送客人至車前或在門口握別，目送客人離去。

　　領導人之間的會見，除陪見人和必要的譯員、記錄員外，其他工作人員安排就緒后均應退出。談話過程中，旁人不要隨意進出。安排賓主座次時，主賓坐在主人的右邊，譯員、記錄員安排坐在主人和主賓的后面。其他外賓按禮賓順序在主賓一側就座，主方陪見人在主人一側就座，座位不夠可在后排加座。

　　外事接待-會談禮儀

　　會談一般是指雙方就重大問題進行意見的交換和商討。會談由主談人主持，其他人員未經主談人許可，不得隨便發表意見。如有不同看法，可寫條子遞給主談人，供主談人參考。如主談人請大家做補充發言，其他人可按主談人的談話口徑做適當補充，但不能提出與主談人意見相反的看法。

　　會談通常用長方形、橢圓形或圓形桌子，賓主按各人名牌所示相對而坐以正門為準，主人占背面一側，外賓面向正門。主談人座位居中。

　　外事接待-國旗懸掛禮儀

　　國旗是國家的象征，是民族的尊嚴。涉外活動中，我們往往通過懸掛國旗表示對本國的熱愛和對他國的尊重。國際交往中，一個主權國家內懸掛他國國旗有著一些公認的通行慣例。

　　懸掛雙方國旗，以右為上，左為下。兩國國旗并掛，以正面為準，右掛客方國旗，左掛本國國旗;汽車上掛旗，駕駛員左手為主方，右手為客方。雙方對座會談時，主客雙方分別在各自主談人桌上用旗架懸掛本國國旗。國旗不能倒掛，也不能反掛。

　　簽字儀式

　　簽字儀式基本上是雙方參加會談的全體人員，一般均由更高的領導人出席簽字儀式。簽字儀式座次要求：雙方參加簽字儀式的人員進入簽字廳，簽字人入座，助簽人分別站在簽字人外側，其他人員分主客各一方按身份順序排立于各自的簽字人座位之后。

　　簽字時，由助簽人協助翻揭文本，指明簽字處，本方保存的文本上簽畢后，由助簽人互相傳遞文本，再在對方保存的文本上簽字，簽妥后由雙方簽字人交換文本，相互握手。有時備有香檳酒，簽字后，共同舉杯慶賀。

　　外事接待談話禮儀

　　外事接待中對談話也有要求，各國習慣不同，禁忌不同，人常說多說無益，但是不說豈不是冷落了貴客，所以如何說的恰到好處，還需遵循外事接待談話禮儀。主要要求有以下內容：

　　外事交往場合談話時要弄清對方身份，以便自己談話得體，有針對性。

　　三人以上在場，不要只談兩人知道的事，冷落其他人。

　　對外接觸談話要自然、和藹。對方發言時要注意傾聽，不要左顧右盼，總看手表。

　　說話時不可用過多過大的手勢。談話聲音不要過高，以使對方能聽清為宜，尤其不要濺出口沫。

　　談話時不要總自己講，讓別人有講話機會，別人講話，不要隨便插嘴，打斷別人話頭。

　　對外談話要實事求是，自己不知道的事不要隨便答復，無把握的事不要允諾，應言而有信。

　　不要議論第三者的事情。不要交頭接耳，譏笑他人，如所談事情不便讓旁人知道，則應尋找適當的時機再說。

　　不要談疾病等不愉快的事情，一般不要詢問對方履歷，談及時，要十分客氣，如對方不講，不要追問。不要詢問婦女的年齡，是否已婚。

　　對方講話如未聽清楚，可以再問一遍，發現對方對我講話有誤解，應進一步解釋。

　　社交場合，應按本人身份，主動交際。但如別人在個別談話，不要湊前旁聽，若有事需與某人談話，應待別人說完。有急事找，則應先打招呼，表示歉意。

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