辦公室如何精細化管理

　　精細化管理是一種理念，一種文化。它是社會分工精細化、以及服務質(zhì)量精細化對現(xiàn)代管理的必然要求。下面是小編給大家整理的關于辦公室如何精細化管理，歡迎閱讀！

　　辦公室如何精細化管理1

　　豐臺局隊辦公室承擔著服務大局、服務決策，溝通上下、協(xié)調(diào)各方等多項職能，事務繁雜、任務繁重。為更好做好20xx年各項工作，局隊辦公室樹立精細化管理理念，把握精細化管理內(nèi)涵，營造精細化管理氛圍，為辦公室各項工作起好步、開好局。

　　一、“精”，即精益求精，是做好辦公室工作的目標

　　樹立精益求精、盡善盡美、追求卓越的態(tài)度和意識，工作中高標準、嚴要求，力求把每一項工作做成精品工程，實現(xiàn)辦文出精品、辦事有章法、辦會無差錯。

　　二、“細”，即把握細節(jié)，是做好辦公室工作的要求

　　在工作中不斷強化細節(jié)意識，養(yǎng)成處理好細節(jié)的習慣，時刻秉持認真負責的實干態(tài)度，細致做事、細研門道、細探規(guī)律，切實把工作想細、做細、查細。把能想到的想到位、把能做到的做到位。

　　三、“化”，即化解問題，是做好辦公室工作的前提

　　倡導攻堅克難的精神，對待矛盾和問題不回避、不積累、不激化、不上交，善于用新思路、新途徑、新辦法來控制、解決工作中可能出現(xiàn)的新矛盾和新問題，做到預判到位、處理到位、化解到位。

　　四、“管”，即強化管理，是做好辦公室工作的手段

　　以完善各項管理制度為主題，明確各項工作的責任主體、責任內(nèi)容，切實做到任務到崗、責任到人，使各崗位的工作人員都能按照崗位職責、制度要求，優(yōu)質(zhì)高效地完成工作，形成靠制度管人、靠制度管事、靠制度實現(xiàn)科學管理的好局面。

　　五、“理”，即理清思路，是做好辦公室工作的基礎

　　以績效管理為主線，緊緊圍繞局隊中心工作，準確把握重點任務，為各項工作順利進展提供有力保障。充分發(fā)揮辦公室的服務職能，為領導、為各科、所提供過程化服務、理性化服務和人性化服務。

　　辦公室如何精細化管理2

　　一、辦公室管理精細化的內(nèi)容與要求

　　推進辦公室工作科學化、精細化的管理，需做好以下方面的工作：

　　1、定崗定責，權責對等。按照“定崗、定責、定標準”的要求，健全辦公室工作的責任體系。根據(jù)辦公室工作職能和流程，科學設置工作崗位。明確界定崗位職責，確定工作銜接的節(jié)點和程序，做到分工明確、各司其職、協(xié)調(diào)配合。按照局部功能最優(yōu)化、整體功能最大化的要求，將各項管理標準具體分解到每一個工作崗位，形成崗位工作規(guī)范。

　　2、優(yōu)化流程，保障有序運作。建立科學簡約、清晰明了的工作流程，是推進辦公室工作科學化、精細化管理的前提。要借鑒現(xiàn)代管理理論，健全和優(yōu)化辦公室各項工作流程。要根據(jù)辦公室職能，建立信息調(diào)研，使各項工作均依流程運行。在流程設計中要做到目標明確，環(huán)節(jié)清晰，努力實現(xiàn)各環(huán)節(jié)間的“無縫銜接”，有機配合，信息共享，既相互促進又相互制約，既提高效率又減少出錯率。

　　3、實行考核評議，提高績效。要合理確定考核標準。對一些程序性、易于量化的工作，盡可能設計量化指標；對那些非程序性、主觀因素較強的工作，設計必要的定性評價的指標。要采取科學的考核方法。充分運用信息系統(tǒng)，自動選取并生成相關工作指標。對一些難以量化的指標，輔之以必要的人工方式，人機結合，提高考核效率。通過考核對辦公室整體職能發(fā)揮情況進行全面評價。

　　4、完善制度，夯實基礎。要健全辦公室各個環(huán)節(jié)事務管理的工作制度，避免出現(xiàn)管理真空。要完善督促檢查制度，提高執(zhí)行力。要對現(xiàn)行制度進行認真清理，保留合理的，補充必要的，廢止過時的，形成完善、管用、有效的制度體系。

　　5、強化保障，改進手段。依托先進的信息技術手段支持，實現(xiàn)流程運轉(zhuǎn)、工作評價的標準化、信息化、自動化，是推進辦公室工作科學化、精細化管理的必由之路。

　　二、做好辦公室管理精細化具體措施

　　1、日常管理工作。管理目標：使管理工作規(guī)范化、程序化、標準化、科學化，切實加強精細化管理。

　　根據(jù)單位實際情況，梳理，整合、修訂、補充各項規(guī)章制度，審核、編制單位對內(nèi)、對外的公文。負責公文的承收、登記、傳辦、存檔等。保證公文的時效性和處理的規(guī)范性，為領導決策和工作的開展提供保證。

　　（1）文件的制發(fā)。包括打印、審核、校對、分發(fā)單位下發(fā)的各類文件、通知、紀要、通告等。一般文稿由相關處室的擬定清樣，向辦公室申請登記，填寫發(fā)文登記表。

　　（2）公文處理。負責上級來文，登記、送閱、審簽后分類存檔。省市其它部門及下屬單位來文，登記、簽批后送主管領導閱示。

　　2、檔案管理。管理目標：檔案管理流程清晰、規(guī)范，提高辦公效率，確保檔案的安全性及延續(xù)性。

　　（1）對收發(fā)文進行分級、分類、編號登記管理。

　　（2）對檔案的調(diào)閱、借用要按照文件密級規(guī)定，實行嚴格的審批、登記、回收管理。

　　（3）電子文檔和紙質(zhì)文檔同時保存，其它影音資料重點保管，做好安全保護工作。改善檔案室管理條件，引進“檔案電子管理信息化”管理軟件，提高科學化、精細化、信息化管理的能力。

　　3、會議通知及業(yè)務接待。

　　管理目標：及時、準確、高效。認真做好各類會議的通知、會場安排、會議文件印發(fā)、會議記錄等。保證及時、準確，不出差錯。做好業(yè)務接待工作。負責聯(lián)系各類參觀、學習、考察事宜。及時完成領導督辦事項，以及督辦完成情況的反饋。

　　4、辦公耗材管理。

　　管理目標：降低辦公成本，杜絕浪費現(xiàn)象。對于紙張的使用進行嚴格控制，領用時要造冊登記，在不影響工作要求的前提下可將紙張二次使用。對其他單位部門借用打印、復印的情況，需經(jīng)相關領導審批后，方可登記使用。

　　5、加強信息管理。

　　目標：上傳下達，重質(zhì)量，講時效，為發(fā)展決策，提供良好企業(yè)窗口，樹立企業(yè)形象。完善單位網(wǎng)站管理。在現(xiàn)有網(wǎng)站基礎上改進版面，增加欄目內(nèi)容。恢復單位原有OA辦公自動化系統(tǒng)。運用收發(fā)文信息管理系統(tǒng)管理辦公室收發(fā)文件。

　　6、車輛調(diào)度管理。

　　目標：有效使用車輛，合理控制費用。運用“三秦通”等交費系統(tǒng)有針對性地采取交費的措施，達到不斷優(yōu)化的效果，降低車輛費用。

　　（1）集中管理，合理調(diào)配。嚴格按派車單安排車輛，并記錄備案。派車單先由用車處室填寫清楚用車時間、地點、事由、預計用車時間等，由主管領導審核簽字，交車輛主管派車，杜絕公車私用。

　　（2）在用車空閑合理安排好車輛的加油、保養(yǎng)、清洗等事項，保證車輛的最佳運行狀態(tài)。

　　（3）加強駕駛員安全教育，確保安全減少事故發(fā)生。

　　寫字樓物業(yè)如何做好精細化管理

　　一、建立健全管理制度

　　制定并完善管理制度：根據(jù)寫字樓的特點和需求，制定詳細的管理制度，包括安保、清潔、設備維護、客戶服務等方面的規(guī)定，確保各項管理工作有章可循、有據(jù)可依。

　　科學配置人力資源：根據(jù)寫字樓的規(guī)模和特點，合理配置人員，確保每個崗位都有合適的人員負責。同時，要明確崗位職責，制定詳細的崗位職責說明書，避免職責不清導致的推諉扯皮。

　　二、加強治安管理

　　建立安保體系：寫字樓應建立健全的安保體系，包括設立安保巡邏制度、配備專業(yè)安保人員、安裝監(jiān)控設備等，確保寫字樓內(nèi)的人身和財產(chǎn)安全。

　　加強出入管理：對進出寫字樓的人員進行嚴格的登記和檢查，防止閑雜人員進入。同時，要定期檢查樓宇的防盜與安全設施，確保設備正常運行。

　　三、提升清潔服務質(zhì)量

　　制定清潔標準：根據(jù)寫字樓的實際情況，制定詳細的清潔標準，包括清潔頻次、質(zhì)量要求等。同時，要配備專業(yè)保潔人員，負責寫字樓內(nèi)外的清潔工作。

　　加強監(jiān)督檢查：定期對清潔工作進行檢查和評估，確保清潔質(zhì)量符合標準。對存在的問題要及時整改，不斷提高清潔服務質(zhì)量。

　　四、加強設備管理和設施維護

　　建立設備檔案：對寫字樓內(nèi)的各項設備進行詳細登記和建檔，包括設備的名稱、型號、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、安裝時間、維修保養(yǎng)記錄等。

　　定期維修保養(yǎng)：制定設備維修保養(yǎng)計劃，定期對設備進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保設備的正常運行和延長使用壽命。對于老舊、損壞嚴重或無法滿足使用需求的設備，要及時進行更新?lián)Q代。

　　五、提供優(yōu)質(zhì)客戶服務

　　設立服務中心：寫字樓應設立客戶服務中心，提供一站式服務，包括幫助客戶辦理入住和退房手續(xù)、解決相關問題、提供問詢和商務服務等。

　　加強溝通協(xié)調(diào)：物業(yè)管理公司要加強與客戶的溝通，主動征詢、聽取他們對管理服務工作的意見與要求，認真接受、處理他們的投訴，及時解決他們提出的問題。

　　六、優(yōu)化能源管理

　　能源消耗監(jiān)測：對寫字樓內(nèi)的能源消耗進行監(jiān)測和分析，找出能源浪費的原因和環(huán)節(jié)。

　　制定節(jié)能措施：根據(jù)監(jiān)測結果，制定具體的節(jié)能措施，如優(yōu)化照明系統(tǒng)、調(diào)整空調(diào)溫度設定等，降低能源消耗和運營成本。

　　七、建立物業(yè)管理信息系統(tǒng)

　　利用信息技術：利用現(xiàn)代信息技術，建立物業(yè)管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)物業(yè)數(shù)據(jù)的采集、分析、存儲和共享等功能。

　　推廣智能設備應用：如智能門禁、視頻監(jiān)控、電子巡更等設備的應用，可以提高物業(yè)安全管理的水平和效率。

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