辦公自動化系統的功能介紹及特點

　　辦公自動化(Office Automation，簡稱OA)，20世紀70年代中期發達國家迅速發展起來的一個綜合性技術。以下是YJBYS小編搜索整理的關于辦公自動化系統的功能介紹及特點，供參考閱讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關信息請持續關注我們應屆畢業生培訓網!

　　OA辦公自動化系統功能介紹

　　個人辦公室：可瀏覽和查詢個人工作狀況，提醒處理個人工作事務，日程安排，任務管理等

　　電子公文：發布、瀏覽并處理相關的公文

　　單位公告：單位可向所有工作人員發布公告信息，并且在每個工作人員界面出現提示

　　文件管理：對單位和工作人員的共享軟件進行同一的管理

　　政策法規庫：發布、瀏覽單位相關的法律法規文件

　　單位通訊錄：詳細列舉單位工作人員的具體通訊信息

　　公共服務區：對單位日常的辦公服務設施進行管理，如車輛、會議室、值班、公務活動等。設有內部BBS論壇和聊天室，大家可以在此暢所欲言，方便了員工之間的交流和信息的傳遞

　　系統管理：設置系統權限、各欄目的管理、更改使用密碼，并可獲得使用相關幫助

　　事務提醒：當與用戶有關的公告、任務、安排等信息產生時，系統自動彈出提醒窗口，進行提醒

　　OA辦公自動化系統系統特點：

　　1、新任務主動通知，處理更及時、更方便

　　新任務主動通知是業務能夠得到及時辦理的最重要保證。所有新信息都能夠在幾秒內主動通知到桌面，包括新的公告、消息、公文、審批報表等。對于工作流來說。

　　2、操作特別簡單，與OFFICE完美結合，只要會簡單操作電腦，用戶無需培訓即可熟練使用。

　　3、短信提醒，確保主動聯系

　　短信提醒模塊讓主動通知無處不在，重要信息決不錯過，業務處理更及時。

　　4、審批狀態可追蹤

　　能夠追蹤所有已處理和待處理的事務，并根據其狀態決定審批的走向。不僅僅如此，所有信息都可以追蹤其閱讀或處理狀態，跟蹤業務處理的最新狀態和所有審批人的處理時間、意見，甚至每個人修改的痕跡。

　　5、強大的工作流程處理

　　⑴流程可以自由定義，可以根據發展需要隨時修改。

　　⑵流程能及時處理，允許查看審批人在線狀態，主動通知到桌面或短信提醒，特殊情況下還可以“撤辦”，讓業務及時辦理

　　⑶流程可以追蹤狀態和保留痕跡，每個人在流程中所作的改動都被作為原始單據保留，以備追查。

　　⑷多種流程審批模式，可以滿足用戶的各種業務審批要求：

　　⑸流程中能夠同時處理文檔和數據，OA網絡辦公自動化系統允許業務數據以審批方式經過多人協同處理，數據更新時能夠主動通知到指定人，因此在協同工作和適用范圍上更強。

　　6、 科學嚴密的考核體系

　　OA網絡辦公自動化系統中對處理的每一筆業務實現了計算機的自動考核，在事務處理的每一個環節都可設置相應的考核項目，按照考核細則量化的分值由計算機逐條比對考核，對于文字、材料性的考核，計算機給出提示性的考核方案，通過人機結合方式予以考核，從而完成目標責任制考核辦法。

　　7、 功能豐富

　　OA網絡辦公自動化系統中提供了通知公告、郵件、短信、業務咨詢、考勤、精神文明建設、法律法規庫、人事信息、工作部署、工作日志等眾多功能，使系統的功能更加強大。

　　OA系統有何用

　　第一，OA系統提高企業信息化管理

　　OA系統主要以工作流提高企業工作效率。工作節點的設置系統解決了工作任務和文件的處理問題，單據的審批、簽章不會受上級或相關部門時間或空間上的限制，系統自動提醒和電子化處理節省大量時間和人力，多變的工作流處理方式提供事件多種解決渠道。

　　第二，OA系統無紙化辦公降低企業運營成本

　　企業每天處理大量事務需要紙張、辦公耗材，難免造成浪費。OA系統實現信息化辦公，原本需要在紙面上形成的文件完全由系統文件代替，不僅節約成本，而且解決大量文件存放的空間問題和查找問題。

　　第三，強化任務安排，職責明確

　　OA辦公系統按照不同部門安排職責，將職責問題規范化，系統中的待處理問題清晰可見，避免因忙碌或其他突發事件造成的遺忘或權責不清。

　　第四，消除信息孤島

　　OA辦公系統在企業部門由于其信息和資源的共享性，通過數據交換、采集、組織、打包，并通過信息門戶向所有使用OA系統的企業員工按其權限提供信息服務，打破了信息孤島和資源孤島，企業各部門因OA系統實現數據、信息共享，使行政管理工作集中化、流程化、規范化，達到資源的有效共享。

　　第五，逃脫時間、空間束縛

　　OA系統不僅能夠實現辦公信息化和科學化，而且不再拘泥于傳統模式下的辦公室行為，所有用戶在共享企業資源的基礎上，打破了時間與空間的束縛，實現智能辦公、移動辦公。各級領導和員工能夠跨越時間和空間的障礙，在網絡覆蓋下即可使用互聯網設備包括筆記本、PAD、智能手機在內的電子設備達到辦公目的。

　　第六，加強企業內部資源管控

　　OA系統的安全性保證了企業內部資源不會因人員的流失或網絡被攻擊而泄密。傳統模式下的企業因人才流失而喪失大量的客戶資源和文件性企業機密，而OA系統設置了內部資源下載的權限和客戶資源的統計功能，其避免了內部員工在使用過程期間因私人或不利目的給企業造成的侵害。

　　由此可見，OA系統是企業發展到一定階段，自身難以實現科學管理或在管理過程中出現效率低下、浪費巨大等現象時出現的，為提高企業管理的信息化工具。僅憑筆者一言難以將OA辦公系統所有優點涵蓋，希望讀者在使用過程中逐漸發現OA辦公系統對企業管理產生的作用以及影響。

　　OA辦公自動化系統的優點

　　通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性 。下面一起去看看OA辦公自動化系統的優點有哪些吧！

　　一、OA的“顯見”好處

　　OA辦公管理系統，可以幫助中小企業建立一個統一、整合的辦公管理平臺，規范員工的日常工作習慣、提高執行力，讓每位員工都可以成為管理者。真正做到“管理更高效，流程更統一，權責更分明。”

　　可實現異地辦公，讓公司所有的在異地的員工都感覺是在一個辦公室辦公。

　　提高工作效率，縮短工作時間。拋棄了原始的拿著紙張這個辦公室跑，那個辦公室跑的弊端。

　　為企業節省成本，不用去打印諸多的紙張，不僅是紙張節約，也節約了電、油墨。

　　企業的管理更加高效。

　　如上，僅僅是我們能夠看到或感受層面的好處。

　　那么，站在管理視角，從組織流程優化的角度思索，還有哪些好處呢?

　　二、OA帶來的管理上的“好處”：

　　建立內部的通信平臺。

　　建立單位內部的郵件系統，使單位內部的通信和信息交流快捷通暢。

　　建立信息發布的平臺。

　　在單位內部建立一個有效的信息發布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解企業的發展動態。

　　實現工作流程的自動化。

　　變革了單位傳統紙質公文辦公模式，企業內外部的收發文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式，提高辦公效率，實現無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請、單據在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價的網絡傳遞手段，發揮信息共享功能來協調單位內各部門的工作，減少工作中復雜環節。

　　實現文檔管理的自動化。

　　輔助辦公。

　　它牽涉的內容比較多，像會議管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化。

　　實現分布式辦公。

　　變革了傳統的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區域，可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網絡連接隨時辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。

　　建立信息集成平臺。

　　節省企業的辦公費用支出。

　　將傳統的紙張填寫過程電子化，尤其是長途電話、傳真、復印、打印和辦公用紙費用，真正實現無紙化辦公，是企業實現管理現代化的標志。

　　搭建知識管理平臺。

　　系統性利用企業積累的信息資源、專家技能，改進企業的創新能力、快速響應能力、提高辦公效率和員工的技能素質。

　　增強領導監控能力

　　強化領導的監控管理，增強管理層對組織的控制力，及時有效監控各部門、各個人員的工作進度情況;實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態，及時發現問題及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公。

　　極大的提高了工作效率

　　OA辦公系統能極大的提高工作。不用拿著各種文件、申請到處跑來跑去中，不用拿著文件等著領導審批，因為這些都可以在隨網上、手機上進行，大大的減少了辦公成功，極大的提高了工作效率。

　　節省成本，提高企業競爭力

　　通過OA平臺來辦公，大大減少了辦公程序和辦公時間，同時還節省了紙張、筆等辦公用品，所以為企業節省了時間成本和金錢成本。另一方面，OA辦公平臺方使員工與上級溝通更方便，信息反饋更順暢，為發揮員工智慧和積極性提供了舞臺。所有的這都可以提高企業的競爭力。

　　基于OA有這么多的“好處”，那么我們該如何對待和看待OA，也就是說，如何使用好OA，善用OA，落腳點為何?——OA終極目的：高效提升企業整體運營效率

　　三、OA終極目的：高效提升企業整體運營效率

　　1. 辦公OA系統規范審批業務

　　辦公OA系統全面規范企業基礎管理流程，如對業務單據、審批流程、審批權限、審批時間、審批意見、流程使用范圍、審批委辦、審批轉辦、歷史審批查看等進行規范，來幫助企業實現制度的行為落地。

　　2. 辦公OA系統提高業務審批效率

　　辦公OA系統將紙質的審批單據電子化和模版化、將人工審批流程、業務催辦督辦網絡化和自動化，實現網絡辦公和移動辦公;從而，全面提升業務審批效率，幫助企業優化工作崗位、減少人員投入、單位時間內的審批效率提高

　　3. 辦公OA系統實現高效協作和溝通

　　辦公OA系統通過部署各種信息化的溝通工具，如即時消息、郵件、協同工作、論壇、通知、公告、關聯人員等，幫助企業管理者和員工之間及時的做更多、更廣泛、更有效的溝通和協作。

　　4. 辦公OA系統助力企業文化建設

　　通過辦公OA系統可以搭建企業論壇、公司動態、單位新聞、活動通報、發展建議、領導心聲、調查問卷、合理化建議、專家支持、員工天地、電子期刊、意見采集、銷售快報、技術快報、產品改進等各種互動欄目，提高員工的主人翁意識、增強企業的凝聚力、倡導學習型文化、實現企業價值觀和核心理念的宣貫、統一。

　　5.辦公OA系統打造學習型組織

　　通過辦公OA系統的知識管理模塊，實現知識的采集、分類、沉淀、分享、學習和持續創新，實現群眾智慧的激發、單位大量無形知識資產的積累，方便員工快速查找到自己需要的文檔、資料，提升知識的開發和利用效率。

　　6.辦公OA系統快捷的信息發布

　　通過辦公OA系統模塊中的通知、公告、論壇、問卷等工具，將經營中每天產生的大量信息，如獎罰通報、人事公告、組織調整、產品發布、政策新聞、制度變更、等分門別類的、及時性的傳達給相關部門、相關員工。并且通過OA系統的消息引擎，實現人與系統之間的信息互動，及時將系統中的信息變更、待辦工作等進行在線提醒。

　　7.辦公OA系統的計劃管理

　　通過辦公OA系統的計劃管理模塊，讓員工把精力投放到重要事項中去，按照不定期計劃、月計劃、周計劃、日程;月總結、不定期總結、月總結、周總結、日志等安排個人工作、管理下屬工作、檢查和考評下屬工作。

　　8. 辦公OA系統打造信息化門戶和集成的平臺

　　通過辦公OA系統構建全員信息化的第一臺階。辦公OA系統是其他系統進行集成的中心平臺，打破各業務系統之間的數據孤島、信息孤島和應用孤島，實現信息在不同系統間的推送、共享和調用。

　　綜上所述，辦公OA系統不是一個無紙化的軟件，而是一個管理工具，通過它來貫徹企業管理制度的執行，傳播企業文化，通過流程的規范、知識的沉淀、員工的配合和協作來促進企業中人與組織的和諧發展，從而達到提升企業整體運營效率的目標!

　　辦公自動化系統五大特性

　　辦公自動化(OA)是面向組織的日常運作和管理，員工及管理者使用頻率最高的應用系統，自1985年國內召開第一次辦公自動化規劃會議以來，OA在應用內容的深度與廣度、IT技術運用等方面都有了新的變化和發展，并成為組織不可缺的核心應用系統。主要推行一種無紙化辦公模式。

　　開放性:把整合用到極致

　　從技術上看，OA采用整合性強的技術架構作為底層設計對軟件的整合性會有決定性的幫助。因此，軟件就能預留大量接口，為整合其他系統提供充分的技術保障。

　　易用性:學軟件有難度，但上網人人都會

　　OA能做到徹底網絡風格化，平臺從整體到細節，徹底堅持網絡風格，甚至能實現與外網的全面打通，從而，讓軟件應用變得像上網一樣簡單。

　　健壯性:沒有并發數上限的平臺

　　堅持網絡風格是最大限度提升軟件健壯性的一種有效手段，這樣一來，決定應用并發數的并不是軟件平臺本身，而是硬件和網絡速度;也就是說，從理論上講，OA這樣的軟件平臺沒有嚴格的并發數限制。

　　嚴密性:"用戶、角色、權限"三維管控還不夠

　　企業，尤其是集團型企業，從制度落地的現實需求來看，一方面必須有統一的信息平臺，另一方面，又必須給各個子公司部門相對獨立的信息空間。所以，OA辦公系統不僅要實現"用戶、角色和權限"上的三維管控，還必須同時實現信息數據上的大集中與小獨立的和諧統一，也就是必須實現"用戶、角色、權限+數據"的四維管控，具備全面的門戶功能。而OA平臺的權限分配就能成功實現嚴密的分級設置模式，徹底實現真正的門戶應用。

　　實用性:80%標準化+20%個性化的絕配

　　支撐制度落地的OA辦公系統最好能采用標準化平臺的模式，在標準化的基礎上，提供開放的強大的自定義功能，如此便能同時具備項目化與產品化的優點。OA就成功做到了這一點，既有標準化，又部署了大量的自定義工具，包括:首頁門戶自定義、知識管理平臺、工作流程平臺、自定義模塊平臺，自定義關系平臺，以及大量的設置和開關與支持以上模塊定義的基礎自定義內容，如:數據表自定義、表單自定義、頻道自定義等，通過這些功能或工具，讓企業對系統的控制力大大加強，在日常的使用中不再過分依賴軟件開發商，能夠讓系統迅速適應管理的變革更多辦公自

　　OA辦公自動化系統的三種類型

　　事務型OA系統

　　事務型OA系統是處理辦公部門中大量的事務性工作，這種工作量大，重復性高。使用辦公自動化系統來處理可以使辦公人員從這些工作中解脫出來。事務型為基礎層，包括文字處理、個人日程管理、行文管理、郵件處理、人事管理、資源管理，以及其他有關機關行政事務處理等等。

　　管理型OA系統

　　管理型OA系統就是對信息的流通進行控制和管理，做好對信息的收集、加工、傳遞、交流、存取、分析、判斷和反饋，從而使信息資源的利用獲得良好的效益。管理型為中間層，它包含事務型，管理型系統是支持各種辦公事務處理活動的辦公系統與支持管理控制活動的管理信息系統相結合的辦公系統。

　　決策型OA系統

　　決策型OA系統是指辦公自動化系統要有決策或輔助決策功能，在對大量信息進行分析的基礎之上分析制定出各種優化解決方案提供給決策者。決策型為最高層，它以事務型和管理型辦公系統的大量數據為基礎，同時又以其自有的決策模型為支持，決策層辦公系統是上述系統的再結合，具有決策或輔助決策功能的最高級系統。

　　OA系統對企業的重要性

　　OA即辦公自動化系統，為英文Office Automation的簡寫，是現代利用電腦進行全自動的辦公,從而提高工作效率的功能整合系統軟件系統。對于企業而言， OA系統的主要作用體現在：

　　1.提高工作效率。目前公司各事業部的行政管理運作方面不是很流暢，權限、流程不清。使用OA系統后無論是辦公文件處理，還是工作流程的流轉，各類有形、無形資產的管理等工作都可起到防止積壓、丟失、耗時、扯皮等問題的出現，也能理清事業部與總部之間、部門與部門之間、崗位與崗位之間的關系。

　　2.節約辦公資源。OA系統可以減少不必要的人力耗費，減少大量的紙張、耗材費用。 系統的整體應用可以減少寶貴的時間，從而最大限度的節約各項資源。

　　3.整合各類信息，提供決策支持。OA的數據采集功能、信息整合功能可以將例如考勤數據、業績數據、薪資數據、人力數據等信息進行匯總計算并分科目統計之后形成直觀圖圖表供上層管理者進行分析研究，用數值來體現員工動態，并能供決策者對集體內部的運營情況做詳盡的了解，并為其更改策略、調整業務傾向等決策工作提供了第一手參考資料。

　　4.提升企業形象。統一、便捷、高效的OA系統不公提升了辦公效率，也能規范員工辦公行為，提升企業在行業中的形象。

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