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文秘電話中的基本禮儀
打電話是通聯(lián)禮儀的一個(gè)主要內(nèi)容。撥打電話的人是發(fā)話人，是主動(dòng)的一方，而接聽(tīng)電話的一方是受話人，是被動(dòng)的一方。下面給大家介紹文秘電話中的基本禮儀，歡迎閱讀!
文秘電話中的基本禮儀：
1、時(shí)間適宜
打電話應(yīng)盡量避開(kāi)上午7點(diǎn)前、晚上22點(diǎn)以后及午休、吃飯等時(shí)間。通話的時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，一般以3至5分鐘為好。假如通話時(shí)間較長(zhǎng)，也事先征求一下對(duì)方意見(jiàn)，并在結(jié)束通話時(shí)略表歉意。
2、注意禮節(jié)
接通電話，應(yīng)主動(dòng)友好、恭敬地以“您好!”為開(kāi)頭問(wèn)候，然后再言及其他，切忌一上來(lái)就“喂”對(duì)方，或者開(kāi)口便道自己的事情。
問(wèn)候完畢后，接下來(lái)必須自報(bào)家門和證實(shí)一下對(duì)方的身份。態(tài)度要溫文爾雅。如果你找的人不在，可以請(qǐng)求接電話者幫助轉(zhuǎn)告。如說(shuō)：“對(duì)不起，麻煩您轉(zhuǎn)告……”如果對(duì)方允諾，轉(zhuǎn)告后勿忘向?qū)Ψ降乐x，并問(wèn)清對(duì)方的姓名。
終止通話前，預(yù)備放下話筒前，應(yīng)說(shuō)“再見(jiàn)”或道謝的話語(yǔ)，因?yàn)檫@些一般是通話結(jié)束的信號(hào)，也是對(duì)對(duì)方的尊重。要注意聲音給人愉快的感覺(jué)。
3、內(nèi)容精煉
打電話時(shí)忌諱通話內(nèi)容不著要領(lǐng)、語(yǔ)言啰嗦、思維混亂，這樣很容易引起受話人的反感。通話內(nèi)容精煉簡(jiǎn)潔是通話人的基本要求。
文秘的個(gè)人禮儀：
1、迎送禮儀
當(dāng)客人來(lái)訪時(shí)，你應(yīng)該主動(dòng)從座位上站起來(lái)，引領(lǐng)客人進(jìn)入會(huì)客廳或者公共接待區(qū)，并為其送上飲料，如果是在自己的座位上交談，應(yīng)該注意聲音不要過(guò)大，以免影響周圍同事。切記，始終面帶微笑。
2、名片禮儀
遞送名片時(shí)應(yīng)用雙手拇指和食指執(zhí)名片兩角，讓文字正面朝向?qū)Ψ剑用瑫r(shí)要用雙手，并認(rèn)真看一遍上面的內(nèi)容。如果接下來(lái)與對(duì)方談話，不要將名片收起來(lái)，應(yīng)該放在桌子上，并保證不被其他東西壓起來(lái)，這會(huì)使對(duì)方感覺(jué)你很重視他。參加會(huì)議時(shí)，應(yīng)該在會(huì)前或會(huì)后交換名片，不要在會(huì)中擅自與別人交換名片。
3、介紹禮儀
介紹的禮節(jié)是行為大方得體。介紹的原則是將級(jí)別低的介紹給級(jí)別高的；將年輕的介紹給年長(zhǎng)的，將未婚的介紹給已婚的，將男性介紹給女性，將本國(guó)人介紹給外國(guó)人。
4、握手的禮儀
愉快的握手是堅(jiān)定有力，這能體現(xiàn)你的信心和熱情，但不宜太用力且時(shí)間不家過(guò)長(zhǎng)，幾秒鐘即可。如果你的手臟或者很涼或者有水、汗，不宜與人握手，只要主動(dòng)向?qū)Ψ秸f(shuō)明不握手的原因就可以了。女士應(yīng)該主動(dòng)與對(duì)方握手，同時(shí)不要戴手套握手。另外，不要在嚼著口香糖的情況下與別人握手。
文秘禮儀的重要性：
1、文秘禮儀的含義
文秘禮儀，是指文秘在工作和社會(huì)活動(dòng)中，為了塑造個(gè)人和組織的良好形象而應(yīng)當(dāng)遵循的對(duì)交往對(duì)象表示的尊敬與友好的規(guī)范或程序。
文秘禮儀所涉及的范圍較廣，辦公禮儀規(guī)范、接待禮儀規(guī)范、外事禮儀規(guī)范、社交禮儀規(guī)范、形象禮儀規(guī)范等等，哪個(gè)方面都不可偏廢。學(xué)習(xí)文秘禮儀的相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)盡早意識(shí)到文秘禮儀的重要性，提高自身禮儀修養(yǎng)并在工作中發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。
2、文秘禮儀的內(nèi)容
文秘自身的禮儀主要包括儀表的協(xié)調(diào)、儀表的色彩搭配和不同場(chǎng)合的儀表三個(gè)方面。所謂儀表的協(xié)調(diào)，是指一個(gè)人的儀表要與他的年紀(jì)、體型、職業(yè)和他所在的場(chǎng)合吻合，表現(xiàn)出一種和諧，這種和諧能給人以美感。要把握適度性，無(wú)論在修飾程度，還是飾品的數(shù)量和搭配技巧上，都要把握分寸，自然適度，追求雕而無(wú)痕的效果。要注意適體型，修飾要與容貌、體型、個(gè)人氣質(zhì)相適宜；要與自己的身份和和職業(yè)協(xié)調(diào)統(tǒng)一，合乎和體現(xiàn)自己的身份特點(diǎn)和表現(xiàn)自己的內(nèi)在的氣質(zhì)。化妝方面，在工作崗位上，以淡妝為主，避免使用芳香型化妝品。
不同的色彩有不同的象征意義，也有不同的禮儀效果。暖色調(diào)（紅、橙、黃等）給人以溫和，華貴的感覺(jué)，冷色調(diào)（紫、藍(lán)、綠等）則使人感到?jīng)鏊⑻耢o、安寧、友好。中和色（白、黑、灰等）給人平和、穩(wěn)重，可靠的感覺(jué)，是最常見(jiàn)的工作服裝顏色。在選擇服裝外飾物的色彩時(shí)，應(yīng)考慮到各種色調(diào)的協(xié)調(diào)與膚色，選定合適的著裝、飾品，同時(shí)運(yùn)用相近的色彩配色，遵守服飾禮儀的“三色原則”。
儀表應(yīng)注意場(chǎng)合，根據(jù)不同的場(chǎng)合來(lái)進(jìn)行著裝。喜慶場(chǎng)合，莊重場(chǎng)合及悲傷場(chǎng)合應(yīng)注意有不同的服裝，要遵循不同的規(guī)范和風(fēng)俗，考慮文化背景的影響。在不同的時(shí)間、地點(diǎn)及場(chǎng)所所適宜的裝扮是文秘人員不能忽視的。
3、與領(lǐng)導(dǎo)相處禮儀
美國(guó)著名教育家卡耐基認(rèn)為：一個(gè)人事業(yè)上的成功，只有15%是由于他的專業(yè)技術(shù)，另外的85%是要靠人際關(guān)系、良好的人際關(guān)系不僅能使你心情愉快，重要的是會(huì)幫助你的工作步入成功。
而作為下屬，一定要處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。特別是文秘，只有獲得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)有力的支持，才能更好的開(kāi)展工作。與領(lǐng)導(dǎo)相處，需要注意一下幾點(diǎn)：一是要了解你的領(lǐng)導(dǎo)。與人相處，貴在相知。文秘經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，要了解他的工作作風(fēng)、習(xí)慣、愛(ài)好等，這樣就會(huì)減少許多不必要的麻煩。二是要尊重你的領(lǐng)導(dǎo)。單位的領(lǐng)導(dǎo)，一般具有較高的威望、資歷和能力、有很強(qiáng)的自尊心。作為下屬，應(yīng)當(dāng)維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威望和自尊。學(xué)會(huì)與你的上司愉快相處。三是在工作中要配合你的上司。領(lǐng)導(dǎo)想不到的你能幫他想到，領(lǐng)導(dǎo)想到的你已經(jīng)做到了，并且一個(gè)稱職的文秘還應(yīng)該多向上司提出有創(chuàng)造性的好意見(jiàn)。四是接受指示的禮儀。上司對(duì)下屬指示工作時(shí)，大都希望受到尊重，如多能馬上回答：“是”，“好的”，“我馬上來(lái)”等類似的話，上司會(huì)很高興。聽(tīng)完指示后，要問(wèn)明工作完成的最后期限，如果上司時(shí)間充裕，態(tài)度從容，可以請(qǐng)上司再?gòu)?fù)述一遍不明確的地方。要學(xué)會(huì)運(yùn)用良好的溝通技巧，解決指示中的疑問(wèn)。五是聽(tīng)取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)。對(duì)于上級(jí)的批評(píng)，首先要正確對(duì)待，認(rèn)真聽(tīng)取，在聽(tīng)取批評(píng)的過(guò)程中一定要平心靜氣，注意禮節(jié)。
4、接待禮儀
對(duì)文秘而言，接待工作是不容忽略的日常性工作之一。不論是接待遠(yuǎn)道而來(lái)的貴賓，還是接待來(lái)訪的群眾，文秘在具體的接待工作里既要有所區(qū)分，又要一視同仁。在任何時(shí)刻，對(duì)對(duì)方的重視、友好與熱情，是不可缺少的。
5、社交禮儀
禮儀的類別很廣泛，它涉及社會(huì)生活的各個(gè)方面，職業(yè)、民族、宗教、工作、學(xué)習(xí)、生活各個(gè)不同的領(lǐng)域均有不同特定的禮儀要求，因此，禮儀的內(nèi)容多種多樣，豐富多彩，但它有著自身的規(guī)律性。一是自律的原則。這是禮儀的基礎(chǔ)和出發(fā)點(diǎn)。自律就是自我約束，按照禮儀規(guī)范嚴(yán)格要求自己。二是敬人的原則。在社會(huì)交往中，要敬人之心常存，不可傷害他人的個(gè)人尊嚴(yán)，更不能侮辱對(duì)方的人格。三是寬容的原則。在交際中運(yùn)用禮儀時(shí)，要嚴(yán)于律己，更要寬以待人。四是適度的原則。應(yīng)用禮儀時(shí)要注意把握分寸，認(rèn)真得體。五是真誠(chéng)的原則。真誠(chéng)就是在交際過(guò)程中做到誠(chéng)實(shí)守信、不虛偽、不做作。
文秘辦公室接待的禮儀常識(shí)：
(1)接待來(lái)訪禮儀
人們經(jīng)常會(huì)出于各中原因來(lái)辦公室找秘書(shū)，所以秘書(shū)人員要掌握接待來(lái)訪者的禮儀，這不但涉及到組織形象問(wèn)題，對(duì)秘書(shū)工作能否順利開(kāi)展也有很大關(guān)系。
如果因工作繁忙暫時(shí)無(wú)法接待來(lái)訪者，應(yīng)首先致歉然后詢問(wèn)來(lái)訪者是稍作等待還是另約時(shí)間，切不可讓他人無(wú)故等太久。當(dāng)來(lái)訪者是上級(jí)或長(zhǎng)者時(shí)，秘書(shū)要站起來(lái)握手以示歡迎。來(lái)訪者是為了說(shuō)明某些問(wèn)題，一定要有耐心聽(tīng)完別人的話，而且要用你的表情和行為表明你是在認(rèn)真的傾聽(tīng)。在交談過(guò)程中，不要隨意承諾;當(dāng)出現(xiàn)矛盾和意見(jiàn)分歧時(shí)，要克制自己的情緒，以平和的態(tài)度處理。
在交談處理事務(wù)過(guò)程中，能立刻解決或答復(fù)的問(wèn)題要及時(shí)處理，不能擺架子或故意拖延時(shí)間;對(duì)于不能馬上解決的問(wèn)題，要向來(lái)訪者說(shuō)明理由，另約時(shí)間予以解決或商討。如果來(lái)訪者來(lái)訪時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而你又有其他事情要做，可以委婉地提醒或以看手表、起身等行為身體語(yǔ)言告訴對(duì)方結(jié)束談話。切忌不可以敷衍、不耐煩的生硬態(tài)度草草結(jié)束談話，給對(duì)方留下不良印象，從而影響組織和單位形象。
(2)拜訪禮儀
對(duì)外聯(lián)系是秘書(shū)工作的重要內(nèi)容之一，出于各種原因，秘書(shū)人員經(jīng)常要拜訪他人。了解和掌握拜訪禮儀，可以幫書(shū)秘書(shū)人員圓滿順利地完成工作任務(wù)。
拜訪時(shí)首要的禮儀是準(zhǔn)時(shí)赴約，一般情況下要提前3—5分鐘到達(dá)。萬(wàn)一出現(xiàn)意外的緊急情況要遲到時(shí)，一定要打電話向?qū)Ψ秸f(shuō)明理由，表示歉意。為了表示尊重，拜訪一般提前3—5天預(yù)約，赴約前一天再次確認(rèn)一下時(shí)間和地點(diǎn)。沒(méi)有特別的情況，一般不要突然拜訪，以免打亂對(duì)方的工作安排。與求見(jiàn)人見(jiàn)面后，如果是初次見(jiàn)面要主動(dòng)自我介紹，如果是熟人，也要先問(wèn)候并握手致意。談話時(shí)應(yīng)開(kāi)門見(jiàn)山，不要海闊天空，浪費(fèi)時(shí)間。說(shuō)話時(shí)要注意對(duì)方的反應(yīng)，要給對(duì)方講話、答復(fù)的時(shí)間，不要一個(gè)人滔滔不絕。對(duì)對(duì)方的舉動(dòng)要十分敏感，當(dāng)對(duì)方有結(jié)束談話的意思時(shí)要及時(shí)起身告辭，切忌死賴不走，不知趣。
(3)匯報(bào)工作時(shí)的禮儀
向上級(jí)匯報(bào)工作是秘書(shū)的重要工作內(nèi)容之一。秘書(shū)人員掌握正確的匯報(bào)工作的禮儀，一方面可以給上級(jí)留下良好的印象，同時(shí)也可以暢通無(wú)阻地和領(lǐng)導(dǎo)交流，提高辦事效率。
由于領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙，秘書(shū)人員和領(lǐng)導(dǎo)約好的談話時(shí)間一定要嚴(yán)格遵守，不可失約。恪守時(shí)間是秘書(shū)人員的基本素質(zhì)要求之一。赴約時(shí)不要過(guò)早抵達(dá)以免領(lǐng)導(dǎo)還沒(méi)做好準(zhǔn)備而出現(xiàn)難堪的局面;也不要遲到，讓領(lǐng)導(dǎo)等候。進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)辦公室前，要輕輕敲門，經(jīng)允許后方可入內(nèi)。如果領(lǐng)導(dǎo)辦公室的門是開(kāi)著的，也要敲門以提醒領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)調(diào)整好自己的狀態(tài)。
匯報(bào)時(shí)，要以注意舉止文雅大方，談吐得體。語(yǔ)速語(yǔ)調(diào)適中，吐字清晰。語(yǔ)言簡(jiǎn)練，條理清楚。匯報(bào)過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)有任何的意見(jiàn)和建議要及時(shí)紀(jì)錄下來(lái)以便談話結(jié)束后整理補(bǔ)充原有的材料。匯報(bào)結(jié)束后，如果領(lǐng)導(dǎo)談興猶濃，不可有不耐煩的表現(xiàn)，要等領(lǐng)導(dǎo)表示結(jié)束后方可告辭。告辭時(shí)要整理好自己的衣著、座椅等，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)送別時(shí)要主動(dòng)說(shuō)“謝謝”、“請(qǐng)留步”等以示禮貌。
(4)辦公室儀容禮儀
在辦公室里，秘書(shū)人員要樹(shù)立整潔、端莊的個(gè)人形象。如果單位有統(tǒng)一的服裝，無(wú)論男女都應(yīng)盡量穿著工作服。如果沒(méi)有，在辦公室里要盡量選擇較保守的服裝。男士以西裝為主，女士以職業(yè)裝為主。女士的著裝要端莊大方，不要過(guò)于暴露或前衛(wèi)。化妝要以淡妝為主。男士夏天切忌在辦公室穿拖鞋、短褲和背心等衣服。休閑裝、運(yùn)動(dòng)裝等也不適于辦公室的工作環(huán)境。
文秘接待客人的注意事項(xiàng)：
1、無(wú)論接待什么樣的客人，都需做到公平和禮貌，應(yīng)按先來(lái)后到的原則接待每一個(gè)客人。
2、無(wú)論接待什么樣的客人，都要和顏悅色、千萬(wàn)不能皺眉頭。
3、接待客人時(shí)態(tài)度要鄭重，但說(shuō)話要留有余地。
4、對(duì)于有預(yù)約的客人要迅速轉(zhuǎn)達(dá)他的要求，不讓客人等候。
5、為避免出錯(cuò)，對(duì)于客人說(shuō)的一些重要事項(xiàng)要確認(rèn)一遍。
6、盡快記住客人的相貌和姓名，了解他們與本公司的關(guān)系。
7、要請(qǐng)客人填寫接待登記簿。
8、上司沒(méi)確認(rèn)要見(jiàn)的客人，就不要讓他進(jìn)去。
9、在不了解對(duì)方身份時(shí)，若對(duì)方問(wèn)到上司在不在甚至上司的整個(gè)工作日程安排，則不要直接回答在不在，而應(yīng)盡可能地從對(duì)方那里了解一些有用信息。
10、陌生客人來(lái)訪時(shí)，一定要注意聽(tīng)清有關(guān)他的姓名、所在公司等基本情況的介紹;根據(jù)情況的不同，對(duì)來(lái)客的意圖和目的要打聽(tīng)清楚，但在打聽(tīng)時(shí)不失禮儀。
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