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如何建立和運(yùn)用Excel數(shù)據(jù)清單
Excel是我們常常會(huì)使用的辦公軟件之一，它的主要功能是幫助我們制作表格，以下是小編收集整理的如何建立和運(yùn)用Excel數(shù)據(jù)清單，希望能夠幫助到大家。
如何建立和運(yùn)用Excel數(shù)據(jù)清單
在Microsoft Excel 2000中，不需要把建立的數(shù)據(jù)清單變?yōu)閿?shù)據(jù)庫(kù)，只要執(zhí)行了數(shù)據(jù)庫(kù)的操作，例如查找、排序或分類(lèi)匯總，Microsoft Excel 2000就會(huì)自動(dòng)認(rèn)為你的清單是一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，即清單中的列被認(rèn)為是數(shù)據(jù)庫(kù)的字段，清單中的列標(biāo)記被認(rèn)為是數(shù)據(jù)庫(kù)的字段名，清單中的每一行被認(rèn)為是數(shù)據(jù)庫(kù)的一條記錄。
12.2.1 準(zhǔn)備工作
如果你對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)非常熟悉，或者使用過(guò)類(lèi)似Access、DBASE、FoxPro等數(shù)據(jù)庫(kù)產(chǎn)品，可以跳過(guò)該小節(jié)。
建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)首先是要進(jìn)行一個(gè)好的規(guī)劃。我們應(yīng)該花一些時(shí)間，考慮數(shù)據(jù)庫(kù)做什么用，實(shí)現(xiàn)它的最好方法是什么。考慮處理的數(shù)據(jù)的類(lèi)型和數(shù)量，希望從數(shù)據(jù)庫(kù)中收集什么信息等等。然后考慮數(shù)據(jù)庫(kù)的字段，關(guān)于它們的選擇，位置安排，名字等。
選擇字段
為數(shù)據(jù)庫(kù)選擇字段是極其重要的，它決定了在每個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)記錄中的信息及數(shù)據(jù)庫(kù)本身的能力。例如，要決定在應(yīng)收帳數(shù)據(jù)庫(kù)中是否應(yīng)包括公司名稱(chēng)、發(fā)票日期、金額等。通用的原則是，根據(jù)要建立的數(shù)據(jù)庫(kù)，將字段分得更細(xì)些。例如，要建立一個(gè)客戶(hù)欠款的數(shù)據(jù)庫(kù)，可以定義下列字段：公司名稱(chēng)、地址、電話(huà)、欠款日期、欠款金額等等。在建立字段時(shí)要根據(jù)當(dāng)前和將來(lái)的需要。通常字段越多越靈活。對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的每個(gè)字段應(yīng)該是唯一的。用這種方式，數(shù)據(jù)庫(kù)的記錄也是唯一的，因?yàn)橛涗浿械拿總�(gè)字段將包含特有的信息。例如一個(gè)屬于該記錄的日期或時(shí)間。在這種方式下，字段與當(dāng)前可存取的記錄確定了數(shù)據(jù)項(xiàng)的唯一性。
安排字段位置
字段名稱(chēng)構(gòu)成數(shù)據(jù)庫(kù)頂部的行，因此它們必須安排在一行連續(xù)的每一列中。字段名稱(chēng)應(yīng)該按邏輯順序組織，相似的信息應(yīng)該組織到一起。例如，使用發(fā)票號(hào)、日期、公司名稱(chēng)作為相鄰的字段描述信息會(huì)使數(shù)據(jù)庫(kù)更易于理解和使用。
命名字段
字段名稱(chēng)是數(shù)據(jù)庫(kù)操作的標(biāo)識(shí)成分。Excel根據(jù)字段名稱(chēng)來(lái)執(zhí)行排序和查找等數(shù)據(jù)庫(kù)操作。因此在選擇字段名時(shí)應(yīng)該慎重，最好選擇容易記憶的字段名。和命名區(qū)域和文件的規(guī)則一樣，數(shù)據(jù)庫(kù)的字段名字必須遵循以下的規(guī)則：字段名只能是文字或文字公式（如="1992"）。字段名不能包含數(shù)字、數(shù)值公式、邏輯值。字段名可以使用1~255個(gè)字符，字段名必須是唯一的。
12.2.2 建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)
當(dāng)完成了對(duì)一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)后，就可以在工作表中建立它了。首先在工作表的首行依次輸入各個(gè)字段：?jiǎn)T工姓名、地區(qū)、日期、產(chǎn)品名稱(chēng)、銷(xiāo)售數(shù)量、銷(xiāo)售金額、銷(xiāo)售金額，如圖12-1所示。當(dāng)我們輸入完字段后，就可以在工作表中按照記錄輸入數(shù)據(jù)了。
提示：字段名放在工作表的某一行的各相鄰單元中。也可以為字段名和尚未建立的數(shù)據(jù)庫(kù)記錄建立一個(gè)格式。格式只是使數(shù)據(jù)庫(kù)容易理解，并不影響Excel對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行操作。
12.2.3 輸入數(shù)據(jù)
要加入數(shù)據(jù)至所規(guī)定的數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi),有兩種方法,一種是直接鍵入數(shù)據(jù)至單元格內(nèi), 一種是利用“記錄單”輸入數(shù)據(jù)。使用“記錄單”是經(jīng)常使用的方法，其操作步驟如下：
（1）在想加入記錄的數(shù)據(jù)清單中選中任一個(gè)單元格。
（2） 從“數(shù)據(jù)”菜單中選擇“記錄單”命令。屏幕上會(huì)出現(xiàn)一個(gè)如圖12-2的對(duì)話(huà)框，選擇“確定”按鈕，出現(xiàn)圖12-3的對(duì)話(huà)框。
在各個(gè)字段中輸入新記錄的值。要移動(dòng)到下一個(gè)域中，按［Tab］鍵。當(dāng)你輸完所有的記錄內(nèi)容后，按[Enter]鍵即可加入一條記錄。如此重復(fù)加入更多的記錄，當(dāng)你加完所有記錄后，選擇“關(guān)閉”按鈕。我們就會(huì)看到在清單底部加入了新增的記錄，如圖12-4所示。
我們也可以直接插入記錄到數(shù)據(jù)庫(kù)中，首先在現(xiàn)有記錄的中間插入空的單元格，然后鍵入記錄數(shù)據(jù)；原來(lái)所輸入的數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容會(huì)自動(dòng)下移。要插入記錄到現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫(kù)中，可按照下列步驟執(zhí)行：
(1) 選定要插入記錄的單元格。在“插入”菜單中選擇“單元格”命令，在屏幕上出現(xiàn)一個(gè)對(duì)話(huà)框。
(2) 選擇“整行”，按下“確定”按鈕，我們就可以看到插入的單元格。輸入記錄內(nèi)容到單元格中。
12.2.4 編輯記錄
對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的記錄，我們可以采用在相應(yīng)的單元格上進(jìn)行編輯，也可以對(duì)記錄單進(jìn)行編輯，其操作過(guò)程如下：
(1) 選擇數(shù)據(jù)清單中的任一單元格。
(2) 從“數(shù)據(jù)”菜單中選擇“記錄單”命令，出現(xiàn)一個(gè)記錄單對(duì)話(huà)框。
(3) 查找并顯示出要修改數(shù)據(jù)的記錄。編輯該記錄的.內(nèi)容。(4) 選擇“關(guān)閉”按鈕退出。
12.2.5 刪除一條記錄
對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)中不再需要的記錄，我們可以使用“刪除”命令將其從數(shù)據(jù)庫(kù)中刪除。使用記錄單刪除一條記錄的操作步驟如下：
(1) 選擇數(shù)據(jù)清單中的任一單元格。從“數(shù)據(jù)”菜單中選擇“記錄單”命令。出現(xiàn)一個(gè)記錄單對(duì)話(huà)框。
(2) 查找并顯示出要?jiǎng)h除的記錄。選擇“刪除”按鈕，出現(xiàn)一個(gè)如圖12-5的確認(rèn)對(duì)話(huà)框。
(3) 回答確認(rèn)信息。按下“確定”按鈕。
注意：當(dāng)我們使用數(shù)據(jù)記錄單來(lái)刪除數(shù)據(jù)時(shí)，不能通過(guò)“恢復(fù)”按鈕或“取消”命令來(lái)恢復(fù)數(shù)據(jù)。
怎樣將數(shù)據(jù)建成一個(gè)數(shù)據(jù)表
1、設(shè)定清單
在Excel中創(chuàng)建下拉列表之前，需要使用數(shù)據(jù)列表。由于您可以在一個(gè)Excel工作簿中制作多個(gè)工作表，因此大多數(shù)人使用單獨(dú)的工作表來(lái)填充數(shù)據(jù)列表。然后，您可以在Excel表單中配置任何特定的單元格以指向此數(shù)據(jù)列表。然后，將單元格設(shè)置為列表，Excel會(huì)為您完成其余的工作。
您不必使用單獨(dú)的工作表即可填充數(shù)據(jù)列表。您可以使用相同的工作表，甚至可以使用單獨(dú)的工作簿。您可以使用單獨(dú)的工作簿，但是對(duì)此工作簿所做的任何更改都可能影響數(shù)據(jù)列表。此外，如果將工作簿移到其他目錄或存儲(chǔ)位置，則列表將不再起作用。
為簡(jiǎn)單起見(jiàn)，本文的示例使用相同的工作簿和工作表，但是只知道您可以使用引用將自己的數(shù)據(jù)列表的工作表和工作簿分開(kāi)。
在當(dāng)前打開(kāi)的工作簿中創(chuàng)建一個(gè)空白工作表，或者您可以創(chuàng)建一個(gè)新工作簿來(lái)存儲(chǔ)新數(shù)據(jù)列表。在以下情況下，狀態(tài)列表用于數(shù)據(jù)列表。我們將在新工作表的第一列（A）中添加五個(gè)狀態(tài)。
（為下拉菜單設(shè)置的狀態(tài)列表）
在上圖中，五個(gè)狀態(tài)被添加到它們自己的單元格中。請(qǐng)注意，頂部使用“狀態(tài)”來(lái)標(biāo)記列列表。這對(duì)于我們將要進(jìn)行的下拉列表很有用，并且有助于標(biāo)記數(shù)據(jù)，以便其他人可以了解該列表的用途。該列表可以根據(jù)需要而定，但是為了簡(jiǎn)單起見(jiàn)，我們僅添加了五個(gè)狀態(tài)。
現(xiàn)在，您需要一個(gè)位置來(lái)顯示包含這些值的下拉菜單。為簡(jiǎn)單起見(jiàn)，我們將在同一工作表中設(shè)置一個(gè)下拉列表。確保同時(shí)標(biāo)記下拉列表，以便用戶(hù)知道下拉列表的用途。
（狀態(tài)下拉菜單的位置及其標(biāo)簽）
在上圖中，單元格E4被選擇為將包含下拉列表的單元格。在D4中，顯示標(biāo)簽“狀態(tài)：”，以便用戶(hù)知道下拉列表中將顯示狀態(tài)列表。它還可以幫助用戶(hù)理解，他們?cè)谔顚?xiě)表格時(shí)必須選擇一個(gè)狀態(tài)。標(biāo)記單元格是創(chuàng)建有效的電子表格以存儲(chǔ)正確數(shù)據(jù)的重要部分，特別是在多個(gè)添加數(shù)據(jù)并定期修改數(shù)據(jù)的用戶(hù)中。
2、根據(jù)外部數(shù)據(jù)創(chuàng)建下拉列表
選擇“狀態(tài)：”標(biāo)簽旁邊的單元格后，單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡。“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡具有幾個(gè)可用于處理列表的數(shù)據(jù)工具。單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡的“數(shù)據(jù)工具”部分中的“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”按鈕。
（“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”按鈕的位置）
單擊此按鈕將顯示另一個(gè)下拉選擇。單擊“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”選項(xiàng)，然后將打開(kāi)一個(gè)新窗口，您可以在其中配置數(shù)據(jù)列表和包含供用戶(hù)選擇的選項(xiàng)的單元格。
（數(shù)據(jù)驗(yàn)證配置窗口）
在上面的窗口中，您有幾個(gè)選項(xiàng)可以使用數(shù)據(jù)列表設(shè)置下拉菜單。對(duì)于下拉菜單，您需要選擇“列表”選項(xiàng)。在“允許”下拉框中找到“列表”選項(xiàng)。
（選擇“列表”作為驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)）
在上圖中，請(qǐng)注意，“允許”下拉列表選擇了“列表”選項(xiàng)。此選項(xiàng)告訴Excel 2019您要使用數(shù)據(jù)列表。如果尚未在外部工作簿或當(dāng)前工作簿的工作表中創(chuàng)建數(shù)據(jù)列表，則需要取消此窗口并創(chuàng)建列表。因此，最好在設(shè)置此配置選項(xiàng)之前創(chuàng)建要在下拉列表中顯示的數(shù)據(jù)列表。
從下拉列表中選擇“列表”時(shí)，新的選項(xiàng)列表將顯示在“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”窗口中。您可以在“源”文本框中鍵入單元格范圍。僅列出了五個(gè)狀態(tài)，可以輕松查看包含狀態(tài)的單元格并將其鍵入此文本框。但是，如果您具有跨幾行的一系列單元格，則必須向下滾動(dòng)電子表格以找到列表中的最后一個(gè)單元格。向下滾動(dòng)列表時(shí)，您可能還會(huì)缺少空單元格。您可以單擊“源：”文本框旁邊的向上箭頭按鈕，而不是手動(dòng)鍵入單元格范圍。這將打開(kāi)電子表格的視圖，您可以在其中使用鼠標(biāo)選擇包含數(shù)據(jù)列表的單元格。
單擊“源”文本框旁邊的箭頭按鈕以觸發(fā)數(shù)據(jù)選擇功能。“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”窗口折疊，然后僅顯示“源”文本框。使用鼠標(biāo)突出顯示每個(gè)狀態(tài)。您不需要單獨(dú)單擊狀態(tài)。而是單擊第一個(gè)狀態(tài)，然后將鼠標(biāo)拖到列表中的最后一個(gè)狀態(tài)。數(shù)據(jù)驗(yàn)證工具將在帶有正確文本標(biāo)簽的文本框中自動(dòng)創(chuàng)建范圍，該文本標(biāo)簽引用包含要在下拉列表中顯示的信息的單元格。
（數(shù)據(jù)列表已選擇并顯示在“源”文本框中）
單擊“輸入消息”選項(xiàng)卡以查看選項(xiàng)列表，以在選擇輸入單元格時(shí)提示用戶(hù)信息。在某些情況下，僅具有“狀態(tài)”之類(lèi)的標(biāo)簽不足以解釋用戶(hù)應(yīng)輸入的內(nèi)容。您可能需要其他信息來(lái)解釋使用提示的必要條件。您可以設(shè)置一個(gè)注釋?zhuān)沁@些注釋用于修訂，而不是設(shè)置說(shuō)明信息的最佳選擇。通過(guò)輸入消息，您可以提示用戶(hù)并在選擇單元格時(shí)顯示其他信息。
（輸入消息配置窗口）
輸入配置窗口包含標(biāo)題和輸入消息。在“標(biāo)題”文本框中，您可以設(shè)置用戶(hù)單擊單元格時(shí)將看到的主要標(biāo)題。“輸入消息”可以說(shuō)是更重要的輸入文本框。此文本框描述了用戶(hù)選擇輸入的目的。它提供了其他信息，可幫助用戶(hù)在填寫(xiě)Excel 2019表單時(shí)理解正確的數(shù)據(jù)選擇。
如果您認(rèn)為在填寫(xiě)表單時(shí)用戶(hù)需要更多信息，請(qǐng)?zhí)顚?xiě)這兩個(gè)輸入字段。單擊“錯(cuò)誤警報(bào)”選項(xiàng)卡以設(shè)置一條錯(cuò)誤消息或警告，警告用戶(hù)。
（數(shù)據(jù)下拉菜單的錯(cuò)誤警報(bào)選項(xiàng)）
在上面的配置窗口中，標(biāo)有“輸入無(wú)效數(shù)據(jù)后顯示錯(cuò)誤警報(bào)”的復(fù)選框告訴Excel停止用戶(hù)，并在用戶(hù)輸入無(wú)效輸入時(shí)顯示配置的錯(cuò)誤。例如，我們有五個(gè)狀態(tài)供用戶(hù)從下拉菜單中選擇。如果用戶(hù)決定輸入不在列表中的狀態(tài)，則Excel將顯示錯(cuò)誤并提示用戶(hù)將信息重新輸入到有效輸入中。您可以刪除此選擇以跳過(guò)此選項(xiàng)，但是僅當(dāng)您不想將數(shù)據(jù)輸入限制為僅在下拉列表中可用時(shí)，才應(yīng)跳過(guò)此選項(xiàng)。
在“樣式”下拉列表中，可以選擇是否要停止用戶(hù)（默認(rèn)），還是希望消息顯示為信息性注釋或警告。這使您可以對(duì)無(wú)效數(shù)據(jù)錯(cuò)誤進(jìn)行細(xì)粒度的控制，以便您可以選擇是否允許用戶(hù)即使錯(cuò)誤輸入數(shù)據(jù)也可以繼續(xù)填寫(xiě)表單。
“標(biāo)題”和“錯(cuò)誤消息”輸入框是顯示給用戶(hù)的文本。就像“輸入消息”選項(xiàng)一樣，“錯(cuò)誤消息”文本框是最重要的，因?yàn)樗鼮橛脩?hù)提供了有關(guān)輸入無(wú)效原因的詳細(xì)信息。
在所有三個(gè)選項(xiàng)卡中進(jìn)行選擇后，單擊“確定”按鈕，Excel 2019將在所選單元格中設(shè)置下拉列表。
（使用數(shù)據(jù)列表進(jìn)行下拉）
您可以通過(guò)選擇數(shù)據(jù)來(lái)測(cè)試新的下拉數(shù)據(jù)列表。您還可以通過(guò)將單元格設(shè)置為與設(shè)置列表中的一個(gè)單元格不匹配的狀態(tài)來(lái)測(cè)試錯(cuò)誤消息。
例如，首先單擊下拉菜單中的箭頭，然后選擇“佛羅里達(dá)”。請(qǐng)注意，未顯示任何錯(cuò)誤消息。接下來(lái)，單擊下拉單元格，在此示例中為E4。在輸入單元格中輸入單詞“文本”。通過(guò)單擊單元格F1單擊遠(yuǎn)離輸入單元格。請(qǐng)注意，將顯示一條錯(cuò)誤消息，指示檢測(cè)到錯(cuò)誤的輸入。
（錯(cuò)誤輸入顯示錯(cuò)誤消息）
通過(guò)此錯(cuò)誤和驗(yàn)證控件，您可以停止無(wú)效輸入，從而可以保留遵循嚴(yán)格規(guī)則集的數(shù)據(jù)電子表格。通過(guò)阻止無(wú)效輸入，可以確保僅將一組特定的數(shù)據(jù)添加到輸入表單。
下拉列表是表單的常見(jiàn)部分，無(wú)論列表包含2個(gè)單元格還是2000個(gè)單元格，Excel都可以輕松創(chuàng)建它們。當(dāng)您有一組希望用戶(hù)選擇的項(xiàng)目列表時(shí)，下拉列表非常有用，因此下拉列表不能僅在單元格中鍵入任何值。使用數(shù)據(jù)列表可以更快地創(chuàng)建帶有多個(gè)下拉列表的長(zhǎng)格式，并且請(qǐng)記住，您不僅限于當(dāng)前工作表。您只需在數(shù)據(jù)驗(yàn)證選項(xiàng)中添加適當(dāng)?shù)匾谜Z(yǔ)法，即可引用包含數(shù)據(jù)的任何工作表或工作簿。
3、管理數(shù)據(jù)
輸入和管理大量數(shù)據(jù)可能是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。很容易讓所有這些行和列的信息不知所措。解決的辦法是使用表格。表單只是一個(gè)對(duì)話(huà)框，可讓您一次顯示或輸入一條記錄（或一行）的信息。它還可以使信息在視覺(jué)上更具吸引力并更易于理解。
大多數(shù)熟悉MS Office套件的人都將復(fù)雜表格與Excel的姐妹程序Access關(guān)聯(lián)，但是您也可以在Excel中使用它們。實(shí)際上，您甚至可以在兩個(gè)程序之間共享數(shù)據(jù)。
MS Excel中提供兩種形式的表單：數(shù)據(jù)表單和工作表表單。
4、將表單按鈕添加到快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄
功能區(qū)中不包含“表單”按鈕，但是您可以將其添加到快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄，如果您還記得，它位于應(yīng)用程序窗口的左上角。
要添加“表單”按鈕，請(qǐng)單擊“快速啟動(dòng)”工具欄右側(cè)的箭頭，然后選擇“更多命令”。這將啟動(dòng)Excel“選項(xiàng)”窗口，也可以通過(guò)單擊“文件”選項(xiàng)卡上的“選項(xiàng)”來(lái)訪(fǎng)問(wèn)該窗口。
在“選擇命令來(lái)源”框中，選擇“不在功能區(qū)中的命令”，然后向下滾動(dòng)列表，直到找到“表單”。選擇它，然后單擊添加。完成后，單擊“確定”。
這是表單按鈕看起來(lái)像：
使用數(shù)據(jù)表單添加記錄
首次單擊“表單”按鈕時(shí)，Excel將分析第一條記錄的字段名稱(chēng)和條目行。它使用該信息來(lái)創(chuàng)建數(shù)據(jù)表單。
現(xiàn)在單擊“表單”按鈕。
第一條記錄顯示在對(duì)話(huà)框中：
單擊查找下一個(gè)以查找下一條記錄。
如果要使用數(shù)據(jù)表單添加新記錄，請(qǐng)單擊“新建”。
如您在上面的快照中所見(jiàn)，記錄的編號(hào)顯示在“新建”按鈕上方。
但是，當(dāng)您單擊“新建”按鈕時(shí)，它將使您知道它是新記錄。
讓我們添加一條新記錄。
輸入信息，然后按Enter。
新記錄將出現(xiàn)在您的列表中：
完成添加記錄后，可以單擊ESC。
在數(shù)據(jù)表單中編輯記錄
除了添加記錄，您還可以編輯它們。您可以使用數(shù)據(jù)表單查找需要更新或從列表中刪除的記錄。
為此，請(qǐng)單擊快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄上的“表單”按鈕。
查找您想要更新或刪除的記錄。
現(xiàn)在，單擊任何字段以更新數(shù)據(jù)。您也可以在字段中刪除數(shù)據(jù)。
按下Enter鍵。
5、瀏覽數(shù)據(jù)表單中的記錄
如果您有很多記錄，那么瀏覽它們可能是一個(gè)挑戰(zhàn)。數(shù)據(jù)表單使其變得更容易。
如果要移至數(shù)據(jù)表單中的下一條記錄，請(qǐng)按Enter或向下箭頭鍵。
要移至上一個(gè)記錄，請(qǐng)按向上箭頭或按Shift Enter。
要移至數(shù)據(jù)列表中的第一條記錄，請(qǐng)按CTRL ↑（向上箭頭）或按CTRL PgUp。
要轉(zhuǎn)到最后一條記錄之后的新數(shù)據(jù)格式，請(qǐng)按CTRL ↓（向下箭頭）或CTRL PgDn。
6、在數(shù)據(jù)表單中查找記錄
如果要查找特定記錄，可以使用數(shù)據(jù)表單中的“條件”按鈕。如下圖。
單擊條件按鈕時(shí)，Excel 2019會(huì)清除數(shù)據(jù)表單中的字段條目。而是顯示條件一詞。
讓我們按“標(biāo)準(zhǔn)”按鈕向您展示我們的意思。
現(xiàn)在，我們看到一個(gè)空白數(shù)據(jù)表格。
請(qǐng)注意，“條件”一詞在新按鈕上方，并且由于我們正在搜索記錄，因此新按鈕處于不活動(dòng)狀態(tài)。
現(xiàn)在，假設(shè)您要尋找一位名叫Mary Webb的女士，但您的名單中有5000名名叫Mary的女士。
輸入條件：Mary Webb。
現(xiàn)在，單擊“查找下一個(gè)”按鈕。
如您所見(jiàn)，它帶來(lái)了記錄。
您還可以在搜索條件中包括以下運(yùn)算符，以幫助您找到所需的記錄：
資料驗(yàn)證
數(shù)據(jù)驗(yàn)證可讓您選擇可接受的信息以輸入到單元格中。例如，您的產(chǎn)品代碼可能包含四個(gè)數(shù)字。您可以設(shè)置一個(gè)單元，以便除4位數(shù)字之外的任何其他內(nèi)容都將顯示錯(cuò)誤消息。
要設(shè)置數(shù)據(jù)驗(yàn)證，請(qǐng)選擇一個(gè)或多個(gè)單元，然后單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡。轉(zhuǎn)到“數(shù)據(jù)工具”組中的“數(shù)據(jù)驗(yàn)證” 。
從下拉菜單中選擇數(shù)據(jù)驗(yàn)證。
您會(huì)看到以下窗口：
由于我們將要設(shè)置一個(gè)僅接受4位數(shù)字的單元格，因此我們將從下拉菜單中選擇“ 文本長(zhǎng)度 ”，并在其上顯示“允許”。在數(shù)據(jù)下拉菜單中，我們將選擇“等于”，然后在長(zhǎng)度文本字段中鍵入“ 4”。這告訴Excel我們想要一個(gè)包含四個(gè)字符的條目。
在這里，我們可以單擊確定并讓Excel 2019提供如下通用警告：
或者，我們可以通過(guò)選擇“錯(cuò)誤警報(bào)”選項(xiàng)卡來(lái)創(chuàng)建自定義警告。看起來(lái)像這樣：
在這里，我們選擇了警告樣式，并為我們的錯(cuò)誤警報(bào)輸入了文本。
當(dāng)用戶(hù)輸入少于或大于四位數(shù)的代碼時(shí)，該消息將如下所示：
Excel中提供三種錯(cuò)誤消息：信息消息，警告消息和停止消息。信息消息和警告消息不會(huì)阻止將無(wú)效信息輸入到單元中。它們只是通知用戶(hù)已進(jìn)行了這樣的輸入。用戶(hù)可以選擇忽略警告。另一方面，停止消息將不允許無(wú)效輸入。它有兩個(gè)按鈕，Cancel和Retry。取消將單元格恢復(fù)為其原始值，然后重試將其返回到單元格以進(jìn)行進(jìn)一步編輯。
您還可以設(shè)置一條消息來(lái)提醒用戶(hù)限制或期望是什么。使用輸入消息選項(xiàng)卡創(chuàng)建自定義提醒。
每次選擇單元格或單元格范圍時(shí)，它都會(huì)顯示，如下例所示。
7、稽核
MS Excel為您提供了多種工具來(lái)審核工作表中的信息。就像數(shù)據(jù)表單一樣，公式審核可以消除處理許多不同公式所帶來(lái)的一些困惑和挫敗感。您還可以查看其中包含無(wú)效信息的單元格。
要使用這些工具，請(qǐng)轉(zhuǎn)到“公式”選項(xiàng)卡，然后進(jìn)入“公式審核”組。
選擇錯(cuò)誤檢查，然后從下拉菜單中選擇錯(cuò)誤檢查。
就是說(shuō)，哪些單元格中有公式并不總是很明顯。因此，評(píng)估公式的第一步是找到它們。單擊顯示公式按鈕，如下突出顯示。
如您在下面的示例中看到的那樣，整數(shù)將更改為公式，并且將選擇公式單元格。
為了使當(dāng)不再選擇單元格時(shí)更容易看到它們，可以單擊“填充”
按鈕。這將以非常明顯的黃色填充所選單元格。
讓我們仔細(xì)看看“ 公式審核”組中的其他功能。
這兩個(gè)按鈕使您可以跟蹤（并關(guān)閉跟蹤）公式中的先例。先前的單元格是另一個(gè)單元格中的公式所引用的單元格。
B2至B13是先例，因?yàn)樗鼈冊(cè)趩卧馚15中的公式中被引用。如您所見(jiàn)，“跟蹤先例”按鈕向您顯示了單元之間的關(guān)系。
下一個(gè)按鈕將刪除所有箭頭。
當(dāng)您不確定更改單元格中的值是否會(huì)影響公式時(shí)，“監(jiān)視窗口”（如下圖所示）很有用。您可以通過(guò)將其添加到監(jiān)視窗口來(lái)輕松地提醒自己該公式。
“評(píng)估公式”功能將以慢動(dòng)作執(zhí)行公式的計(jì)算，因此您可以看到每個(gè)步驟。要使用它，請(qǐng)選擇一個(gè)公式，然后單擊
工具欄中的“評(píng)估公式”按鈕 。您將看到一個(gè)如下所示的框：
單擊``評(píng)估按鈕以查看Excel 2019以慢動(dòng)作執(zhí)行計(jì)算。使用“ 跳入”和“ 跳出”按鈕可瀏覽公式中的每個(gè)步驟。
8、使用3D地圖進(jìn)行數(shù)據(jù)繪圖的簡(jiǎn)介
Excel使您可以通過(guò)在地圖上繪制數(shù)據(jù)來(lái)瀏覽工作表中的數(shù)據(jù)。例如，您可能要?jiǎng)?chuàng)建3D地圖以顯示客戶(hù)居住的城市。您將需要.jpg，.png或.bmp格式的地圖圖像。如果您希望在地圖上繪制的數(shù)據(jù)與城市無(wú)關(guān)，而與倉(cāng)庫(kù)中的位置無(wú)關(guān)，那么您將要上傳與數(shù)據(jù)相關(guān)的圖像。也就是說(shuō)，您還需要與圖片相關(guān)的數(shù)據(jù)，以便可以使用XY坐標(biāo)系繪制數(shù)據(jù)。
要?jiǎng)?chuàng)建3D地圖，請(qǐng)轉(zhuǎn)到“插入”選項(xiàng)卡，然后單擊“ 3D地圖”按鈕。
加載可能需要一點(diǎn)時(shí)間，但是您將看到3D地圖屏幕。
要?jiǎng)?chuàng)建為您的數(shù)據(jù)定制的地圖，請(qǐng)單擊“新游覽”。
在3D地圖屏幕中轉(zhuǎn)到首頁(yè)新場(chǎng)景。
從下拉菜單中，選擇新建自定義地圖。
然后，您將看到以下對(duì)話(huà)框：
找到您要使用的背景圖片。
單擊打開(kāi)。
現(xiàn)在，您可以在3D地圖窗口中看到打開(kāi)的圖片。如果需要，使用對(duì)話(huà)框調(diào)整XY坐標(biāo)。
單擊應(yīng)用，然后單擊完成。
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