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會(huì)計(jì)檔案的整理方法是什么
會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料，是記錄和反映企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要史料和證據(jù)，屬于單位的重要經(jīng)濟(jì)檔案，是檢查企事業(yè)單位過(guò)去經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要依據(jù)，也是國(guó)家檔案的重要組成部分。下面是小編整理的會(huì)計(jì)檔案的整理方法是什么，歡迎大家借鑒與參考，希望對(duì)大家有所幫助。
會(huì)計(jì)檔案的整理方法
對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理是會(huì)計(jì)檔案管理的重要內(nèi)容，是保存、利用會(huì)計(jì)檔案的前提，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)人員必須認(rèn)真對(duì)待，努力做好。
�。�1）會(huì)計(jì)憑證的整理。
會(huì)計(jì)憑證是會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分。《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》對(duì)會(huì)計(jì)憑證的整理、裝訂、保管都有明確的要求。會(huì)計(jì)憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。
整理會(huì)計(jì)憑證，首先，要把所有應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)憑證收集齊全，并根據(jù)記賬憑證分類(lèi)。記賬憑證一般分為現(xiàn)金收、付款憑證，銀行收、付款憑證，轉(zhuǎn)賬憑證，共三類(lèi)五種。根據(jù)不同的種類(lèi)，按時(shí)間或按順序號(hào)逐張排放好。其次，整理記賬憑證的附件，剔除不屬于會(huì)計(jì)檔案范圍和沒(méi)有必要?dú)w檔的一些資料，補(bǔ)充遺漏的必不可少的核算資料。再次，清除訂書(shū)針、曲別針等金屬物。最后，將記賬憑證按適當(dāng)厚度分成若干本。將會(huì)計(jì)憑證整理好后，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定的要求，認(rèn)真做好會(huì)計(jì)憑證的裝訂工作。
�。�2）會(huì)計(jì)憑證的歸檔。
首先，要認(rèn)真填好會(huì)計(jì)憑證的封面。封面各記事欄是事后查賬和查證有關(guān)事項(xiàng)的最基礎(chǔ)的索引和憑證。其次，填好卷脊上的項(xiàng)目。卷脊上一般應(yīng)寫(xiě)上×年×月憑證和案卷號(hào)。再次，將裝訂好的憑證入盒，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。
�。�3）會(huì)計(jì)賬簿的整理。
年度終了，各種賬簿（包括倉(cāng)庫(kù)的材料、產(chǎn)成品或商品的明細(xì)分類(lèi)賬）在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會(huì)計(jì)集中統(tǒng)一整理。首先，將活頁(yè)賬按頁(yè)碼順序排好，加封面后裝訂成本。然后，將各種賬簿按照會(huì)計(jì)科目順序排列，據(jù)以逐本登記會(huì)計(jì)檔案（會(huì)計(jì)賬簿）封面。會(huì)計(jì)賬簿封面的有關(guān)內(nèi)容要寫(xiě)全。
�。�4）會(huì)計(jì)報(bào)表的整理。
會(huì)計(jì)報(bào)表一般在年度終了后，由專(zhuān)人（一般是主管報(bào)表的人員或財(cái)會(huì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人）統(tǒng)一收集、整理、裝訂，并立卷歸檔。平時(shí)，月（季）度報(bào)表，由主管人員負(fù)責(zé)保存。年終，將全年會(huì)計(jì)報(bào)表，按時(shí)間順序整理裝訂成冊(cè)，登記會(huì)計(jì)檔案（會(huì)計(jì)報(bào)表）目錄，逐項(xiàng)寫(xiě)明報(bào)表名稱(chēng)、頁(yè)數(shù)、歸檔日期等。經(jīng)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核、蓋章后，由主管報(bào)表人員負(fù)責(zé)裝盒歸檔。
�。�5）其他會(huì)計(jì)資料的整理。
其他財(cái)會(huì)資料，包括年（季）度成本、利潤(rùn)計(jì)劃、月度財(cái)務(wù)收支計(jì)劃、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告、工資計(jì)算表及一些重要的經(jīng)濟(jì)合同，也應(yīng)隨同正式會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行收集整理。但是，這部分資料不全部移交檔案部門(mén)，有的在一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)，由財(cái)會(huì)部門(mén)保存。這就需要認(rèn)真篩選，把收集起來(lái)的這些資料，逐件進(jìn)行鑒別，將需移交檔案部門(mén)保管存放的，按要求另行組卷裝訂，而后移交檔案部門(mén)。
會(huì)計(jì)檔案的整理要規(guī)范化。封面、盒、袋要按統(tǒng)一的尺寸、規(guī)格制作，卷脊、封面的內(nèi)容要按統(tǒng)一的項(xiàng)目印制、填寫(xiě)。要做到收集按范圍，整理按規(guī)范，裝訂按標(biāo)準(zhǔn)。
會(huì)計(jì)檔案的保管期限
會(huì)計(jì)檔案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。
會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)，分為永久、定期兩類(lèi)。永久檔案即長(zhǎng)期保管，不可以銷(xiāo)毀的檔案；定期檔案根據(jù)保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定了中國(guó)企業(yè)和其他組織、預(yù)算單位等會(huì)計(jì)檔案的保管期限，該辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，具體規(guī)定如下：
1、需要永久保存的會(huì)計(jì)檔案有：
年度決算財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；資本金、股金及股權(quán)明細(xì)；開(kāi)銷(xiāo)戶(hù)登記簿；客戶(hù)掛失申請(qǐng)書(shū)、掛失登記簿、補(bǔ)發(fā)憑單（卡）收據(jù)；賬銷(xiāo)案存的清單或資料。會(huì)計(jì)檔案保管登記簿、銷(xiāo)毀清冊(cè)；7有價(jià)單證、業(yè)務(wù)公章銷(xiāo)毀清冊(cè)；機(jī)構(gòu)變動(dòng)交接清冊(cè)；有權(quán)機(jī)關(guān)查詢(xún)、凍結(jié)及扣劃書(shū)；己用憑證、賬簿登記簿；會(huì)計(jì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)移植日的所有會(huì)計(jì)檔案；會(huì)計(jì)初始環(huán)境文本、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)修改有關(guān)記錄、文件；其他需要永久保管的檔案。
2、保管期限為25年的會(huì)計(jì)檔案有：
現(xiàn)金和銀行存款日記賬；稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類(lèi)出納賬。
3、保管期限為15年的會(huì)計(jì)檔案有：
會(huì)計(jì)憑證類(lèi)；總賬、明細(xì)賬、日記賬和輔助賬簿（不包括現(xiàn)金和銀行存款）；會(huì)計(jì)移交清冊(cè)；行政單位和事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證；各種完稅憑證和繳退庫(kù)憑證；財(cái)政總預(yù)算撥款憑證及其他會(huì)計(jì)憑證；農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證；會(huì)計(jì)移交清冊(cè)。
4、保管期限為10年的會(huì)計(jì)檔案有：
國(guó)家金庫(kù)編送的各種報(bào)表及繳庫(kù)退庫(kù)憑證；各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表；財(cái)政總預(yù)算保管行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報(bào)、國(guó)家金庫(kù)年報(bào)、基本建設(shè)撥貨款年報(bào)；稅收會(huì)計(jì)報(bào)表（包括票證報(bào)表）。
5、保管期限為5年的會(huì)計(jì)檔案有：
下級(jí)行上報(bào)的中期財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告（月度、季度、半年度報(bào)表及附件、說(shuō)明）；聯(lián)行往來(lái)清單及查詢(xún)查復(fù)書(shū)；密押代號(hào)表使用保管登記簿；存、貸款單位余額對(duì)賬回單；固定資產(chǎn)卡片、固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后卡片；客戶(hù)申請(qǐng)辦理電子支付業(yè)務(wù)的基本資料、協(xié)議；其他需要保管五年的會(huì)計(jì)檔案。
6、保管期限為3年的會(huì)計(jì)檔案有：
各級(jí)行本身及匯總?cè)牭娜沼?jì)表；會(huì)計(jì)系統(tǒng)運(yùn)行日志；不定期報(bào)表；會(huì)計(jì)檢查工作底稿、檢查報(bào)告、整改情況等檢查資料；流水賬；其他需要保管三年的會(huì)計(jì)檔案。
會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀規(guī)定
�。�1）會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)，需要銷(xiāo)毀時(shí)由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)共同鑒定、嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。
�。�2）機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位和非國(guó)有企業(yè)會(huì)計(jì)檔案要銷(xiāo)毀時(shí)，報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀；國(guó)有企業(yè)經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管單位批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。
�。�3）會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止；建設(shè)單位在建設(shè)期間的會(huì)計(jì)檔案，不得銷(xiāo)毀。
�。�4）銷(xiāo)毀檔案前，應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列的項(xiàng)目逐一清查核對(duì)；各單位銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)應(yīng)由檔案部門(mén)和財(cái)會(huì)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)；各級(jí)主管部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級(jí)財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)；財(cái)務(wù)部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級(jí)審計(jì)部門(mén)派員才加監(jiān)銷(xiāo)；會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀后經(jīng)辦人在“銷(xiāo)毀清冊(cè)”上簽章，注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期，以示負(fù)責(zé)，同時(shí)將監(jiān)銷(xiāo)情況寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告一式兩份，一份報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)，一份歸入檔案?jìng)洳椤?/p>
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