行政文秘是做什么

　　行政文秘(或稱行政文員、行政助理)幾乎存在于每一家企業機構，大到機關、企事業單位，小到可能只有十余人的私企，它是一個企事業單位不可或缺的組成部分。很多應屆畢業生剛開始從事的都是這類工作。以下是小編整理的行政文秘是做什么，歡迎大家分享。

　　行政文秘是做什么

　　行政文秘是一個看似簡單，實則很考驗人的工作，因為它的工作非常多元化，要求應聘者是個多面手，簡單的說，做這個工作要求人會 “三辦”(辦文、辦會、辦事) ，具體而言包括以下幾點：

　　公文處理

　　接待來訪

　　檔案管理

　　組織會議

　　上傳下達

　　有人說行政文秘是“打雜的”，可以這么理解，因為他們要做的工作非常瑣碎。外面來個人，要去接待;公司招聘，要組織;人員請假，要統計;公司開會，得準備場地;月底了，還要負責發工資……

　　除了這些雜事之外，你可能還要打印復印、采買辦公用品、甚至打掃衛生，當然，比較重要的一點是行政文秘要有一定的寫作能力，因為公文、領導的演講稿等等都是行政文秘的分內之事。

　　能寫、能跑，能說、能做 ，也許是對行政文秘的最好概括。

　　文秘寫作借鑒

　　一直以來從事公文寫作，也算是積累了一些心得。評判一篇公文的優劣，當然要看其內容，但是，有時候形式很很重要。公文標題就是公文形式的重要方面，好的標題，能夠讓公文錦上添花，增添魅力。

　　公文的標題，以工整對稱、結構統一、言簡意賅、概括準確、中心突出、特色鮮明、易讀好記、瑯瑯上口為佳。

　　例一：

　　一、常思發展之策，堅持干事創業;

　　二、常懷學習之心，堅持修身求知;

　　三、常存律己之念，堅持拒腐防變。

　　評點：這個標題的亮點在于結構統一，不但字數一致，而且用了三個相同的詞，分別為“常”、“堅持”、“之”，另外，“干事創業、修身求知、拒腐防變”都是并列的動賓結構。

　　例二：

　　一、虛心學習，以識修身;

　　二、專心工作，以勤補拙;

　　三、真心待人，以和行政;

　　四、公心處事，以廉律己。

　　評點：這個標題的亮點在于結構統一，同異結合。既有相同的詞組，也有不同的詞組。使用了四個包含“心”的詞組，用了四個“以”，也用了“識、勤、和、廉”四個不同的字，還用了“修身、補拙、待人、律己”四個文字不同但結構相同的詞。

　　例三：

　　一、不斷加強隊伍建設，從組織上保障文明;

　　二、不斷促進社會和諧，從取向上體現文明;

　　三、不斷繁榮特色文化，從品位上塑造文明;

　　四、不斷提高市民素質，從內涵上展示文明。

　　評點：亮點同上。

　　例四：

　　一是塑造干凈干事的形象;

　　二是塑造親民愛民的形象;

　　三是塑造公道正派的形象。

　　評點：亮點在于“同”，結構相同、詞組相同。

　　例五：

　　一是真抓;

　　二是親抓;

　　三是巧抓;

　　四是敢抓。

　　評點：亮點在于同異結合，用“真、親、巧、敢”形容“抓”的四種情形。

　　例六：

　　一、要求很高，但認識要更高;

　　二、壓力很大，但決心要更大;

　　三、困難很多，但方法要更多。

　　評點：亮點在于轉折與遞進相結合的結構，“但”體現轉折，“更”體現遞進。

　　例七：

　　一要做到責任共擔;

　　二要做到目標共進;

　　三要做到審批共議;

　　四要做到信息共享。

　　評點：亮點在于四個與“共”字組成的詞組。

　　例八：

　　一是聽民聲、解民怨;

　　二是謀民利、紓民困;

　　三是察民情、暖民心。

　　評點：亮點在于八個與“民”字組成的詞組。

　　例九：

　　一是盡職盡責保穩定，

　　二是一心一意促發展，

　　三是再接再厲強管理。

　　評點：亮點在于“盡職盡責、一心一意、再接再厲”三個結構一致的成語。

　　例十：

　　一是強化監督。

　　二是細化要求。

　　三是量化考核。

　　四是優化服務。

　　評點：亮點在于四個“化”。

　　例十一：

　　一是抓好輿論宣傳，造大聲勢。

　　二是抓好典型宣傳，求大推動。

　　三是抓好群眾宣傳，促大參與。

　　評點：亮點在于三個“大”以及與“大”的不同組合。

　　例十二：

　　全方位組織。

　　全覆蓋宣傳。

　　全身心服務。

　　評點：亮點在于三個“全”以及與“全”的不同組合。

　　例十三：

　　用定位找準坐標點;

　　用規劃強化著力點;

　　用創新營造閃光點。

　　評點：亮點在于“坐標點、著力點、閃光點”三個詞。

　　例十四：

　　一要常打思想“免疫針”;

　　二要構筑制度“防火墻”;

　　三要強化監督“緊箍咒”;

　　四要重用法典“殺手锏”。

　　評點：結構統一，而且使用了知名度高又表意準確的四個詞語：免疫針、防火墻、緊箍咒、殺手锏。

　　例十五：

　　回顧過去，既有成績，也有問題;

　　立足當前，雖有壓力，卻有機遇;

　　展望未來，很有動力，更有信心。

　　評點：結構統一，使用了六個“有”，還恰到好處地表達了轉折或遞進的關系。

　　例十六：

　　樂于多作貢獻;

　　善于分工合作;

　　敢于堅持原則;

　　富于創新精神。

　　評點：亮點在于四個“于”。

　　上述本精妙的標題，它們所用的詞語都很普通和大眾化，是一些使用頻率很高的詞語，單個拿出來看，可能并無特別之處，并不能吸引眼球，但是把它們組合在一起，就顯示出了非凡的文字功力。

　　好的公文標題，應該不著痕跡，順其自然，一氣呵成，在有意無意之間顯露深厚功底，不刻意突出，卻又能讓人會心一笑，恍然大悟，拍案叫絕。

　　行政文秘必備知識

　　一、紅頭文件的制作及標準

　　1、進行頁面設置

　　選擇“文件”——“頁面設置”選擇“頁邊距”附簽，上：3.7厘米，下：3.5厘米，左：2.8厘米，右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設置成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”。選擇“文檔網格”附簽，“字體設置”，“中文字體”設置為“仿宋”；“字號”設置成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網格和字符網格”；將“每行”設置成“28”個字符；“每頁”設置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設置成了以三號字為標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。

　　2、插入頁號

　　選擇“插入”——“頁碼”，“位置”設置為“頁面底端（頁腳）”，“對齊方式”設置為“外側”。然后單擊“格式”按鈕，“數字格式”設置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線；并將頁碼字號設置成“四號”；字體任意；奇數頁的頁碼設置成右空一個漢字，偶數頁的頁碼設置成左空一個漢字。

　　3、發文機關標識制作

　　選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項，鼠標將會變成“┼”，在Word 2000版面上單擊鼠標左鍵，出現一個文本框，在該文本框內輸入發文機關標識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標右鍵——“設置文本框格式”，在這里來設置紅頭的屬性。

　　選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設置成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設置成“2cm”；寬度設置成“15.5cm”。注：用戶可根據實際情況調節尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“居中”，“度量依據”設置成“頁面”；垂直對齊： “絕對位置”設置成“頁邊距”， “下側”設置成“2.5cm”——平行文標準，“8.0cm”——上行文標準，注：用戶可根據實際情況調節尺寸。然后單擊“確定”。

　　選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框屬性全部設置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內的全部文字，將顏色設置成“紅色”，字體設置成“小標宋簡體”，字號根據文本框的大小設置成相應字號，但要盡量充滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。

　　4、紅線制作

　　首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標會變成“十”字形，左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動鼠標從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標右鍵，選擇“設置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進行設置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設置為“紅色”；“虛實”設置為“實線”；“粗線”設置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“居中”，“度量依據”設置成“頁面”，垂直對齊：“絕對位置”設置成“頁邊距”，“下側”設置成“7cm” ——平行文標準，“13.5cm”——上行文標準，注：用戶可根據實際情況進行調節。單擊確定。

　　5、文號制作

　　平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。

　　上行文文號：文號——三號仿宋字體、左空一個字的距離；簽發人——三號仿宋字體；簽發人姓名——三號楷體、右空一個字的距離。

　　注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”——“符號”——“符號”附簽，找到六角符號后，將光標置于準備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。

　　6、主題詞制作

　　選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標右鍵——表格屬性——“表格”附簽，“對齊方式”設置為“居中”；然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內容：主題詞用三號黑體；主題詞詞目用三號小標宋；抄送、抄送單位、印發單位及印發日期用三號仿宋。

　　7、保存成模板文件

　　單擊“文件”——“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板（*.dot）”；“文件名”：給模板命名；“保存位置”：模板所在路徑（一般不做，默認即可）。至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類型的公文都可以調用該模板，直接進行公文正文的排版。 要對該模板進行修改，可以調出相應模板，方法是：選擇“文件”——“打開”，找到相應的模板路徑，若模板保存時按系統默認設置的，然后單擊“打開”按鈕調出模板即可進行修改。

　　二、公文正文排版

　　1依據模板建立新公文：選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調出模板。

　　2 制作公文正文內容：正文內容根據用戶的實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復制進來，但必須遵循以下國家標準：

　　標 題——二號小標宋字體，居中顯示； 主送機關——三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式；

　　正 文——三號仿宋字體；

　　成文日期——三號仿宋字體，右空四個字的距離，“○”和六角符號的輸入方法一致，不能使用“字母O”或“數字0”代替。

　　文號、簽發人、主題詞——按照模板定義的字體填寫完整。最后，將紅頭、紅線、文號、簽發人、標題、主送機關、

　　正文、成文日期、主題詞的相互位置調整好。

　　文秘專業知識介紹

　　一個稱職的秘書，必須具有運籌能力、辦事能力、調查研究能力、組織協調能力、交際能力、文字表達能力和操作現代化辦公設備的能力。其中文字表達能力是最重要、最基本的，也是實現其它能力的基礎。可以這么說，文字表達能力是秘書工作人員的基本功，是“看家”的本領。

　　那么，怎樣才能有效地提高文秘寫作的能力呢?具體說來，主要應注意以下幾點：

　　首先，要端正態度，培養興趣，自覺學好文秘寫作。

　　不管干什么事情，必須有正確的態度和濃厚的興趣，這樣才有動力，才樂于去干，并想方設法去把工作干好。學習文秘寫作也是如此。寫作，是一種復雜、精細的精神生產，是一項十分嚴肅而艱苦的創造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國著名的未來學家約翰·奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活的十個新方向》一書中指出：“在工業社會向信息社會過渡中，有五件?最重要?的事情應該記住，而其中的一件就是：在這個文字密集的社會里，我們比以往任何時候都更需要具備最基本的讀寫技能。這里所說的?讀寫技能?，首先就是足以應付日常工作和生活所需的寫作能力，也就是應用寫作能力。”與此同時，我們還要培養學習文秘寫作的濃厚興趣，變被動為主動，變要我學為我要學。愛因斯坦說過：熱愛是最好的老師。對寫作有強烈的責任感和濃厚的興趣，熱愛寫作，熱愛到“忘我”、“癡迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會意，便欣然忘我”，樂此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就一定會學得好，學得入門，就會不斷地取得進步。

　　其次，學習文秘寫作基礎知識，借鑒優秀作品。

　　寫作有沒有規律可循、方法可求呢?我們的回答是肯定的。古人說：“寫作無秘雇作文有要道”，“定體則無，大體須有”，這種認識是符合辯證法的。我們所學的文秘寫作教材，就是前人文秘寫作經驗的科學總結，就是揭示文秘寫作的一般規律、引導人們掌握文秘寫作方法和技巧的理論。

　　要提高文秘寫作能力，還應有意識地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說過：“凡是已有定評的大作家，他的作品，全部就說明著?應該怎樣寫?。只是讀者很不容易看出，也就不能領悟。我們也應認識到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文;借鑒只是從中汲取營養，經消化后成為自己的東西;而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫瓢”。

　　最后，要勇于實踐，堅持多練習、多修改。

　　寫作是一種技能，技能的提高要靠實踐。實踐出真知。立足于多寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學到的確良知識，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補拙。只有勤學若練，堅持不懈，才會熟能生巧，運筆自如，真正學到本領。 作為文秘人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時，還要進行仔細的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫作能力的一個重要環節。多改符合人們認識客觀事物由淺入深、由片面到全面的規律，也是寫文章責任心強的一種表現。文章頻改，工夫自出。事實上，多一次認真修改，就多一份寫作的體驗，就多一項具體的收獲。作為稱職的秘書人員，要有高度的責任感，，養成修改文章的良好的良好習慣，虛心聽取領導和同志們的意見，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反復推敲，精思細改，這樣寫作能力才能迅速地提高。

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