文秘工作制度范本2017

　　文秘是隨著科學經(jīng)濟高速發(fā)展，信息傳播急劇膨脹，社會競爭日趨激烈而產(chǎn)生的一門新興現(xiàn)代科學管理專業(yè)。那么辦公室文秘一般有什么規(guī)章制度呢?下面跟yjbys小編一起來看看吧!

　　行文簽發(fā)制度

　　縣委公文處理及簽發(fā)程序嚴格執(zhí)行《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》、《中共四川省機關公文處理實施細則》以及《縣委工作規(guī)則》的相關規(guī)定。

　　1、以縣委名義制發(fā)的涉及全局工作的重要文件，須經(jīng)縣委全委會或縣委常委會討論通過，由縣委書記簽發(fā)。

　　2、以縣委名義制發(fā)的涉及某一方面工作的文件，由分管常委簽發(fā)。

　　3、經(jīng)縣委常委會討論決定的任免、提名、推薦重要干部的文件，由分管常委簽發(fā)。

　　4、以縣委辦公室名義制發(fā)的文件，涉及某一方面工作的文件由分管常委簽發(fā);政策性強、涉及面廣的文件，經(jīng)分管常委審核后，由縣委書記簽發(fā)。

　　5、黨政聯(lián)合行文，由縣委有關部門起草的，經(jīng)縣委辦公室核稿，轉(zhuǎn)縣政府會簽后，再由縣委辦公室辦理;由縣政府有關部門起草的，經(jīng)縣政府辦公室核稿，縣政府領導審簽后轉(zhuǎn)縣委辦公室辦理。

　　6、縣委常委會紀要由縣委辦負責起草，經(jīng)分管副書記審核后送書記審定簽發(fā)。

　　文件簽收登記制度

　　一、單位所有文件(除領導親啟的外)均由機要室收發(fā)員登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時，收發(fā)員需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應查明原因。

　　二、對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。

　　三、收發(fā)員拆封和簽發(fā)后應及時附上文件處理傳閱單，須將標題(文件摘要)、發(fā)文字號、來文單位、件數(shù)、收文時間等逐項進行登記，編號，保管。

　　四、本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收發(fā)員(文書)進行登記編號保管，不得個人保存，如工作需要借閱的可按有關規(guī)定復印或借用。

　　文件登記分發(fā)制度

　　一、文件收發(fā)、登記、呈送由專人負責。凡正式文件均須均辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員作好登記后分送領導和承辦部門閱辦，其他人員不得隨意處理公文。

　　二、一般禮儀性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

　　三、為加速文件運轉(zhuǎn)，收發(fā)員應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門，如關系到兩個以上部門，應一一加以注明，按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

　　四、分發(fā)文件要準確、及時。分發(fā)文件人員要熟悉單位機構(gòu)設置、職責范圍及領導同志的分工，遇到疑難或重大問題不能解決時，要及時請示分管領導。(并及時掌握變化情況)。重要文件或急件要及時呈送領導(或分管領導)閱批后分送承辦部門閱辦，以免壓誤，并在左上角標上緊急標簽。特急文件，除催促經(jīng)辦單位及時處理外，應向分管領導報告。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。

　　五、誤分的文件，應及時退回分文單位，不能壓著不退不辦。

　　文件復制匯編制度

　　一、文件的復制。復印密級文件，必須有嚴格的審批、登記制度，并指定專人管理。絕密級公文和發(fā)文部門規(guī)定不準翻印的公文，不得自行復印。因工作需要翻印或復印上級機關發(fā)給的密級文件，須經(jīng)文件制發(fā)機關同意。經(jīng)批準同意翻印或復印的文件，翻印件和復印件上要標明翻印、復印機關的名稱。翻印、復制的文件按正式文件一樣嚴格進行管理，不得任意擴大閱讀范圍，要嚴格控制復印數(shù)量。嚴禁將密級文件拿到社會上營業(yè)性的復印場所復印。

　　二、文件的匯編。匯編上級機關的秘密級以上文件需向上級機關寫出書面請示，并附上匯編文件的目錄，經(jīng)發(fā)文機關批復授權(quán)后方可匯編。經(jīng)批準匯編的文件，匯編本應按編入文件的最高密級標注密級，并按機要文件進行管理。匯編文件只發(fā)組織，不發(fā)個人。

　　文件擬辦閱簽管理制度

　　一、市以上文件由保密辦負責送主任批閱。領導有批示意見的，按批示意見辦理。有催辦查辦任務的，由縣委、縣政府督查辦負責。

　　二、各類電報由機要局負責送主任閱批，并負責傳閱。領導人有批示意見的，送有關領導或部門辦理。

　　三、縣委、縣委辦文件，按正常渠道分發(fā)，做到迅速及時，不出現(xiàn)漏發(fā)、誤發(fā)問題。

　　四、鄉(xiāng)鎮(zhèn)和縣直部門發(fā)來的文件，由秘書綜合科辦理，屬需要書記閱批的報告、請示等，先送主任閱處;屬發(fā)給書記的信件按程序送書記辦公室;一般資料性文稿，除寫明各科室收的其余都交分管文字的主任閱批。

　　五、從事內(nèi)收發(fā)的文秘崗位人員負責縣委領導各類文件的傳閱工作;綜合秘書崗位負責辦公室正副主任、掛靠單位領導的文件傳閱工作。

　　六、及時將黨中央、國務院，省委、政府，市委、市政府，縣級機關、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件登記造冊按領導排名依次送各位領導傳閱。

　　七、緊急文件及時登記、及時傳閱，保證文件的時效性。絕密、機密、秘密文件按傳閱范圍登記造冊，專卷傳閱。

　　八、文件傳閱要履行簽字手續(xù)，送出文件要登記，退回文件要銷號。領導與領導之間文件不得橫傳，不得將文件夾內(nèi)的文件隨意抽出或丟失。每個傳閱卷每人閱文時間原則上不超過兩天，閱后的文件要及時交回綜合秘書崗位銷號，閱件人要自覺遵守保密紀律，嚴防失泄密事件的發(fā)生。

　　九、文秘崗位相關人員對傳閱完畢的文件要及時清點、核對，妥善保管。做好中央、省、市文件年終清退時的準備工作;做好有查考利用價值文件的平時歸卷工作;做好年終文件的銷毀準備工作。

　　文件分類傳閱制度

　　一、為做好文件的傳閱管理工作，按照有關規(guī)定，結(jié)合我辦實際，特制定本制度。

　　二、辦公室收到各類文件后，由機要室收發(fā)人員在做好文件的收發(fā)、分類、編號、登記工作后，認真填寫收文處理單，附在所傳文件上，送辦公室主任或副主任提出擬辦意見。

　　三、根據(jù)領導的批示，對需傳閱的文件分類別傳閱，領導批示需具體部門、個人承辦的文件要及時送閱承辦人。需要復印的文件，由辦公室統(tǒng)一辦理，同時通知相關部門傳閱或復印送閱，任何人不得在文件傳閱過程中擅自復制或損毀文件和資料。

　　四、凡經(jīng)領導批準，需傳閱的文件，由辦公室派專人具體負責文件傳閱整個過程的服務管理工作，不得任意擴大傳閱范圍。

　　五、凡涉密文件的傳閱，均應嚴格遵照有關保密規(guī)定具體辦理。閱辦單位一般應于當日把閱示文件返回機要室，特殊情況須辦理借閱手續(xù)。

　　六、送閱文件要及時、準確、迅速，急件急送，文件傳閱完畢，應及時收回、清點注冊、整理歸檔。

　　立卷歸檔制度

　　立卷歸檔工作是文書處理過程的最后環(huán)節(jié)，是檔案工作的基礎，為了使案卷更好的利用，發(fā)揮其作用，便于管理和查找，特作如下規(guī)定：

　　一、歸檔時間：

　　各部門要在每年12月份報文字材料和電子文檔，移交本機關檔案人員。

　　二、歸檔要求：

　　1、凡是本機關在貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策和年度工作活動中形成的各類文件材料和電子文檔都應歸檔立卷。

　　2、歸檔的文件材料(原件、修改件、正式件等)和電子文檔，應保持它們之間的歷史聯(lián)系，并根據(jù)其性質(zhì)區(qū)分保存價值，分類整理，確定保管期限立卷。案卷標題簡明確切，以便保管和利用。

　　3、具有永久和長期保管價值的案卷內(nèi)“備考表”必須按要求填寫。

　　4、對需要歸檔的案卷，在裝訂時必須認真檢查。圓珠筆、鉛筆、復寫紙的材料一律不得歸卷，有者必須用鋼筆重新抄寫或復印。裝訂做到結(jié)實、整齊、美觀，便于長久保管。

　　5、每年的文件材料和電子文檔，要在第二年的四月末前裝訂成冊。

　　檔案員崗位責任制

　　一、負責國家、省、市、縣各單位的各種文件分發(fā)、傳遞、搞好年存檔文件的歸檔立卷工作。

　　二、收發(fā)文件要做到及時、準確、安全，對各類文件及時處理，急件隨到隨辦，做到當日文件當日發(fā)出。

　　三、對每件收發(fā)文件要認真分類登記，馬上送辦公室主任手中，對領導的批示、批復，一般要在當天或第二天轉(zhuǎn)送有關部門承辦，對返回的文件要妥善保管，年終立卷做到一件不缺。

　　四、要協(xié)助領導搞好保密檢查，做好保密宣傳。

　　五、半年核對一次文件，以免丟失，文件借閱要認真簽字。

　　六、有計劃的搶救歷史檔案，使檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化、科學化、制度化。

　　七、負責接收財務檔案，科技檔案的編目和管理工作。

　　八、平時注意收集、整理文件材料，為年末裝訂打下基礎。

　　九、對案卷進行認真分類登記入冊，并隨時記載借閱利用情況。

　　十、及時為機關、為領導提供利用檔案資料，做到查找迅速、準確。

　　十一、熱情接待來檔案室查找文件的同志、并且對查檔人進行保密宣傳。

　　十二、做好縣委辦的資料、刊物的登記。

　　檔案借閱查閱管理制度

　　為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：

　　一、本辦公室檔案原則上僅供本單位借閱查閱利用，不得外借。

　　二、本單位各部門借閱查閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱查閱管理標準辦理借閱查閱手續(xù)。借閱查閱文件檔案，需首先填寫借閱查閱登記表，履行批準手續(xù)，方能借閱查閱。外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經(jīng)單位有關部門領導簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出。

　　三、借閱查閱時需由檔案員按指定內(nèi)容查出，借閱查閱人不準隨意翻閱案卷。借閱查閱檔案應在閱覽室內(nèi)進行，不準將檔案帶出檔案室，不得刪改、涂寫、拆損案卷、拍照等。特殊情況需借出的，需經(jīng)主管領導批準，但借出時間不得超過一周，不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。

　　四、絕密、機密、秘密檔案借閱查閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。

　　五、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不準借出。

　　六、復印檔案資料，必須經(jīng)主管領導批準。摘抄、復印檔案資料不準外傳和翻印。凡私自抄錄、拍攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》追究責任。

　　文件的清退銷毀制度

　　1.辦公室秘書對承辦的公文應抓緊催辦，機要室應定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告，積極設法追查和補救。如遺失密件，還要及時向保密部門報告。

　　2.干部調(diào)動工作或離退休時，必須將承辦、借用的文件等清理退還，個人不得帶走。

　　3.銷毀文件分為紙面文件銷毀和電子文件銷毀兩類。

　　4.對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

　　5.銷毀密級公文必須逐一登記，任何個人不得私自銷毀秘密公文。

　　6.經(jīng)審核同意銷毀的文件，由單位主管領導批準簽字后，方可銷毀。銷毀公文必須實行二人現(xiàn)場監(jiān)銷。應由辦公室機要室收發(fā)員和指定的專人，在分管領導及縣保密局的共同監(jiān)督下到指定地點銷毀。電子類文件刪除后必須清空回收站。在銷毀過程中，應禁止無關人員介入，不得失落、遺漏。

　　7.嚴禁向廢品收購等部門出售內(nèi)部文件、內(nèi)行刊物和內(nèi)部資料和其他涉密物品。

　　信息報送制度

　　1.要緊緊圍繞縣委的工作中心，及時為各級黨委和領導決策提供參考依據(jù)和信息服務;信息工作人員要認真學習政策理論和業(yè)務知識，不斷提高業(yè)務水平，增強信息敏感性。

　　2.必須遵循真實性、時效性、全面性和保密性的原則。一般動態(tài)性信息，力求當日發(fā)生當日報送;緊急重要信息，必須在請示有關領導后，在規(guī)定的時間內(nèi)報省、市委辦公廳，并及時續(xù)報事態(tài)進展、措施、原因、后果等;每季度要報送一次反映全縣社情民意的綜合材料。

　　3.信息的撰寫要力求選題準確，立意新穎，語言簡潔，層次明晰。信息的校核要嚴肅認真，從語言、文字、思想、內(nèi)容到數(shù)字、標點、格式、引文等都要確保無誤。

　　4.嚴格信息簽發(fā)制度。上報常規(guī)性信息由分管副主任審核簽發(fā)，分管副主任外出時，委托其他副主任代簽;上報緊急重要信息(包括涉及縣內(nèi)工作問題的新聞、調(diào)研文章或其他“問題信息”)必須由主任甚至分管縣領導、縣主要領導審核簽發(fā)。下發(fā)信息在印發(fā)前必須經(jīng)分管副主任審閱，重要的必須經(jīng)辦公室主任審閱。

　　5.信息傳遞要快速、高效。上報信息在簽發(fā)后從專網(wǎng)當日上報。加急和特急信息要隨編隨發(fā)。《鹽邊信息》編印后，由文秘直接分送縣委領導。

　　6.做好節(jié)假日期間的信息值班工作。對節(jié)假日期間發(fā)生的緊急重要信息，要立即向縣委和辦公室領導匯報，經(jīng)同意后，以“特提”電報的形式報送省、市委辦公廳值班室。

　　7.辦公室實行全員報送信息制度。辦公室各主任和所有文秘人員都參與信息報送工作，承擔信息報送任務。

　　8.信息會商制度。每月月初對上月信息報送和采用情況進行通報，研究近期信息工作，確定重點和方向。

　　9.責任量化制度。把信息報送和采用任務分解到人，人人頭上有指標，個個肩上有擔子。

　　10.考核獎懲制度。根據(jù)報送采用任務完成情況，按照信息工作獎懲辦法，每半年對鄉(xiāng)鎮(zhèn)、部門和辦公室內(nèi)部的信息工作進行考核，兌現(xiàn)獎勵，通報后進，調(diào)動工作積極性。

　　11.約稿制度。加強與市委辦公室的銜接溝通，掌握信息需求動向。每月月初下發(fā)信息要點，根據(jù)需要隨時調(diào)整確定信息要點，要求鄉(xiāng)鎮(zhèn)、部門和單位在限定時間內(nèi)整理上報，為辦公室提供第一手材料。

　　12.信息調(diào)研制度。加大信息調(diào)研力度，變零敲碎打為深入調(diào)研，注重綜合調(diào)研信息的采寫編發(fā)，定期開展信息調(diào)研活動，及時為黨委決策提供有情況、有分析、有建議的調(diào)研信息。

　　13.檔案制度。辦公室確定專人對上報信息、下發(fā)信息和《鹽邊信息》歸檔登記，負責管理，不斷提高信息工作規(guī)范化、標準化水平。

　　重大緊急情況報告制度

　　一、辦公室主任、副主任及各股室(班)負責人對辦公室承辦的緊急重大情況的處置和報告負責，并督促值班人員或信息部門認真做好向領導和上級部門的緊急重大情況報送工作。

　　二、緊急重大情況和事件主要包括：

　　(一)由于人為因素引發(fā)的重大危害國家和人民群眾的安全、破壞社會穩(wěn)定、影響較大的事件;

　　(二)民族、宗教、邊界糾紛;

　　(三)金融擠兌、國有企業(yè)下崗職工安置、工資和養(yǎng)老金發(fā)放、農(nóng)民負擔過重等問題引發(fā)的群體性上訪、請愿、罷工、罷市和非法集會、游行等重大情況和事件;

　　(四)各種生產(chǎn)事故、交通事故等重大安全事故;

　　(五)爆炸、搶劫、盜竊、兇殺、故意縱火等重大刑事案件;

　　(六)火災、水災、地震等各種重大自然災害和各種疫情;

　　(七)其他可能影響社會穩(wěn)定、危害人民生命財產(chǎn)安全的情況。

　　三、縣委必須向市委報告的緊急重大情況的具體內(nèi)容和標準是：

　　(一)縣所在地城市3級以上有感地震，其他地區(qū)5級以上，直接經(jīng)濟損失100萬元以上的破壞性地震;

　　(二)一次死亡3人以上或死亡、重傷累計。10人以上或直接經(jīng)濟損失50萬元以上的特大道路交通事故;

　　(三)一次死亡2人、重傷6人以上或直接經(jīng)濟損失100萬元以上的火災等自然災害;

　　(四)一次死亡2人、重傷6人以上或直接經(jīng)濟損失50萬元以上的重大責任事故、重特大治安災害事故、生產(chǎn)事故或涉及10人以上的重大中毒事故;

　　(五)一次死亡2人以上或重傷5人以上的重特大刑事案件;

　　(六)30人以上有可能到市委、市政府上訪的，10人以上有可能到省委政府上訪的，或特殊人物、影響面大的上訪事件，當?shù)匕l(fā)生的參與集會人數(shù)可能在100人以上的，有暴力傾向或可能誘發(fā)暴力行為的事件;

　　(七)參與人數(shù)在100人以上或人數(shù)雖少，但造成工廠停工、學校停課和城市交通堵塞的群體性的事件;

　　(八)各種重大疫情;

　　(九)其它各類重要情況。

　　四、凡有緊急重大情況發(fā)生，各股、局、室、班及值班人員在及時妥善做好處置工作的同時，必須及時、準確地先向辦公室主任和辦公室分管領導報告，根據(jù)辦公室領導要求及時處理。不得遲報、漏報、瞞報。一般情況下，應在2小時以內(nèi)將有關情況形成材料按規(guī)定程序上報，最遲不得超過24小時，超過規(guī)定時限的視為遲報。特殊情況下，可先電話報告主要，晴況，再書面報告詳情，并根據(jù)事態(tài)進展和處理情況，隨時續(xù)報，直至事情處理完畢。

　　五、對緊急重大情況的報送要視不同情況，及時請示縣委有關領導后確定報送程序、范圍和形式。

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