辦公文秘新人需知的五個“不要”

　　從高校畢業生向機關文秘人員的角色轉變，不僅需要領導和同事的教誨與幫助，也需要自己用心領悟、悉心感受，避免在思想上心理上出現誤區。下面就由yjbys小編來和大家談談文秘新人五不要。想了解更多相關資訊請持續關注我們應屆畢業生培訓網。

　　1、初來乍到“不要急”

　　經歷多年校園生活，對學習方式、行為習慣都熟悉而自然。走上工作崗位，會面臨許多“不一樣”。例如，在學校可以結合個人情況安排時間，而上班必須按規定時間上下班，絲毫不含糊;在學校自習、看書、上網等自由選擇機會很多，上班通常是兩個甚至更多人在一間辦公室，活動范圍相對固定，等等。更為重要的是，秘書工作的標準高、要求嚴，畢業生對各方面不熟悉，不可能馬上就有許多重要任務。這種情況下，就容易出現急躁情緒：要學的東西那么多卻只能干坐著，真急;偶爾遇到要做的事又不知怎么處理，仍然急。

　　為了盡快度過這個等待期，就要用實際行動驅散急躁的`情緒，要特別注意以下方面：一是眼里有活。與工作無關又有必要的事，拖地、打水、取報紙，積極去做;領導和同事交辦的事，錄入點文字、復印點資料、發個機要件，認真去做，不懂就問;遇到同事忙不過來，問一下是否要幫忙，經同意后按要求去做，邊做邊學。二是手別亂伸。秘書部門的工作既強調協調配合更強調分工負責，不明就里到處搶活、隨意插手，就可能干擾別人的正常工作。三是心中有數。不忘自己是個新手，多觀察，多積累，干一次有一次的收獲。但是，用心不等于“小聰明”，不能戴著“有色眼鏡”觀察事物、了解情況，對一件事情還沒了解就準備找毛病，想以此突出自己的“水平”。機關里面的許多工作，越司空見慣越是經過了長期實踐檢驗的，能夠存在就有其存在的理由，自己沒看出來只能說明功夫沒到家。

　　2、平穩過渡“不要慌”

　　經過一段時間，初步掌握了日常事務和具體工作的程序和要領，每天上班下班也慢慢習慣了，新的考驗也隨之開始：既然你對一些日常事務處理得還可以，各單位又普遍人員緊任務多，領導和同事會交給你越來越多的事。對你來說，大家不是領導就是老同志，無論誰交辦的，第一不能拒絕，第二必須辦好。從內心來說，年輕人對于活都不含糊，想把事做圓滿，但有時給領導送會議通知、大門口接人、復印重要資料、去機要室簽收文件、到收發科發送急件、答復一個詢問工作的電話，都急需處理，頭緒太多，難以應付。這種情況反復出現，人就容易慌。

　　避免慌的心理，基本要求是既不能因急出錯，也不能因慢拖延，要堅持八個字：急活慢做，慢活急做。具體來說：一是凡事多記。好記性不如爛筆頭，電話里接到會議通知，一樓二會議室和二樓一會議室非常接近，聽得再清楚事后也可能記混，順手記下來就穩妥得多。二是分清緩急。工作頭緒多，要根據每件事是什么時間交代的'、要求干什么、需花費多長時間，哪個先做哪個后做，排好順序。三是統籌安排。取報紙、發信、大門口接人，這些事情可以一路來做;去值班室預定會議室和取機要文件可以一路來做，等等。四是多回頭看。打印文件，送領導前多檢查一下有沒有錯字、丟字、多字;復印材料，釘好后多檢查一下頁碼有沒有缺頁、殘頁;發送文件，送前多看一下信封和內容是否一致，單位、人名、職務是否寫得準確、清楚;做一個電話記錄，放下電話后看一下內容記全了沒有，誰打的、什么事、是否需要回復、對方電話多少，等等。

　　3、鞏固提高“不要煩”

　　工作時間繼續延長，重復性工作越來越多，對日常事務越來越輕車熟路，方方面面的新鮮感逐步淡化，松口氣的同時也可能滋生另外的情緒：整天干些打字、拖地、取報紙的瑣碎小事。同學聚會時別人問“你都干什么”，都不好意思回答。煩!

　　避免煩的方法有以下幾種：一是種好“責任田”。領導和同事交代的工作保證質量、及時完成，這是由工作的責任和所處的角色決定的`。除非不準備繼續在自己的崗位上干了，否則沒有任何回旋余地。二是開發“自留地”。利用工作空隙多學習、多提高，增強自身的業務水平，跟蹤了解本處、本局室乃至本機關中心工作。三是學會“浪淘沙”。注意從日常工作中吸收營養，學習各種文字材料的文種特點、框架思路、語言風格、具體內容，學習工作特別是領導工作的規律和藝術，等等。

　　4、閱歷漸長“不要亂”

　　亂就是分心，用心不專。隨著工作時間的繼續延伸，手頭各項工作更加平穩有序，思想壓力和精神壓力進一步減小，盡管在思想認識上也明白鞏固業務能力、培養學識見地，積累工作經驗、增加工作閱歷的任務非常重要，但這個過程畢竟太長，收效也不是十分明顯。相反，這個過程中可能出現某些公司、企業的`招聘啟事剛好符合自己的條件，等等。各種各樣的機會多起來，心里也就自然亂起來。

　　在正確對待“不要亂”的問題上要堅持求真務實，客觀、全面地認識和了解自己。機關的秘書工作和學生在校期間的學生生活有很大差別，像做學生時那樣既要專業排名前三、又要做優秀學生干部、同時還在兼職撈外快，很難行得通。確實認為離開機關、離開秘書崗位更合適，就不要猶豫不決。經過綜合權衡后仍堅持在機關特別是秘書崗位上工作，就要做到以下幾點：一是正確處理生活和工作的關系，分清主次，把握好度，不走極端。二是正確面對得失，堅持有所為，有所不為。三是正確處理個人修養中的“專”與“博”，將提高業務能力和提高文化知識協調統籌，合理安排。

　　5、經年累月“不要怨”

　　機關工作時間繼續延伸，機關工作人員角色繼續鞏固，在工作中就不僅是涉及做事，還涉及做人。可能因為種種原因，閱歷增長的同時牢騷也跟著增多，能力提高的同時脾氣也跟著提高，了解事情增多的同時攀比心理也在增強，某人提級了、某人調職了、某人分房了、某人出差了，都可能使人們產生“怨”。

　　“戒怨”要積極做到以下幾點：一是提高修養。特別要注意學習別人的長處、記著別人的好處、理解別人的難處、寬容別人的短處，在服務中體現自身價值，在提高業務能力中尋找工作樂趣。二是增強定力。世界很大，周圍的變化往往既多又快，既要有“豈能盡如人意，但求無愧我心”的`坦蕩，又要有“風水輪流轉，明年到我家”的詼諧。三是尊重現實。應該將身邊的事情分三類，第一類通過自己的行動肯定能夠完成，第二類通過自己的行動可能完成也可能完不成，第三類通過自己的行動肯定完不成。正確的方法就是全力做好第一類、爭取完成第二類、徹底丟開第三類。

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