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巧妙利用Excel表格和銀行進(jìn)行對(duì)賬
在對(duì)賬前，首先，應(yīng)加計(jì)累計(jì)銀行存款余額；然后，檢查銀行存款收支憑證的完整性；最后，準(zhǔn)備好上月銀行存款余額調(diào)節(jié)表和空白的銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等。
一切就緒后，把銀行對(duì)賬單導(dǎo)入Excel，按需要整理好數(shù)據(jù)。按Ctrl鍵選定日期欄、支票號(hào)碼欄、憑證號(hào)欄、借方發(fā)生額欄（單位支出）、貸方發(fā)生額欄（單位收入），依次“點(diǎn)”選數(shù)據(jù)→篩選→自動(dòng)篩選（本文所述“點(diǎn)”、“選”均指左鍵單擊）。完成以后，選定欄后都添了一個(gè)“三角符號(hào)”。
“點(diǎn)”支票號(hào)碼欄后的“三角符號(hào)”，“選”“自定義”選項(xiàng)，彈出自定義篩選方式窗口，選“包含”選項(xiàng)，輸入支票號(hào)碼后四位，“點(diǎn)”確定會(huì)自動(dòng)篩選出其對(duì)應(yīng)的支票金額，然后在對(duì)應(yīng)憑證號(hào)欄輸入其記賬憑證號(hào)：“點(diǎn)”貸方發(fā)生額欄后的“三角符號(hào)”，會(huì)發(fā)現(xiàn)下面有許多數(shù)據(jù)，根據(jù)記賬憑證的銀行收款金額“選”定數(shù)據(jù)，然后在對(duì)應(yīng)憑證號(hào)欄輸入其憑證號(hào)；同理，“點(diǎn)”日期欄選定其中任一時(shí)間，可以篩選出當(dāng)日的全部銀行存款收支。顯然，支票號(hào)碼欄是用于篩選銀行支票發(fā)生額的，貸方發(fā)生額欄是篩選單位收入的，借方發(fā)生額欄是篩選單位支出的，而日期欄是按日期篩選單位收支的。
理解以上用法后，可以根據(jù)完整的銀行存款記賬憑證，靈活運(yùn)用上述方法將憑證號(hào)輸入對(duì)應(yīng)的對(duì)賬單發(fā)生額前的憑證號(hào)欄內(nèi)。
為便于理解，現(xiàn)舉例說明如下：銀行記賬憑證1有三筆業(yè)務(wù)都發(fā)生于2005年6月1日，現(xiàn)金支票（支票號(hào)碼18224712）付款10000元、財(cái)政撥款50000元，購(gòu)買支票120元。
對(duì)于第一筆現(xiàn)金支票付款10000元，“點(diǎn)”支票號(hào)碼后的三角符號(hào)，“選”“自定義”選項(xiàng)，在彈出自定義篩選方式窗口中選“包含”然后輸入支票號(hào)后4位（4712），“點(diǎn)”確定，所有發(fā)生額隨之消失，只剩下4712號(hào)支票發(fā)生額，在憑證號(hào)欄輸入“1”。需要說明的是，之所以只輸入后四位，是因?yàn)檩斎牒笕挥锌赡芎Y選出兩筆以上的發(fā)生額，而輸入后五位或六位會(huì)加大工作量。
對(duì)于第二筆財(cái)政撥款50000元，“點(diǎn)”貸方發(fā)生額欄后的三角符號(hào)，“選”50000，將50000元的業(yè)務(wù)篩選出，或“點(diǎn)”日期欄后的三角符號(hào)，選6月1日，篩選出6月1日的銀行業(yè)務(wù)。如果收支業(yè)務(wù)復(fù)雜可以綜合運(yùn)用上述兩種方法，即在篩選出日期的基礎(chǔ)上，再篩選出50000元的貸方發(fā)生額，或在篩選出50000元貸方額的基礎(chǔ)上，再篩選出6月1日發(fā)生的50000元貸方收入。
對(duì)于第三筆購(gòu)買支票業(yè)務(wù)，可參照第二筆業(yè)務(wù)，在此不再詳述。
根據(jù)以上方法，我們可以較省時(shí)省力地將銀行存款收支篩選一遍。
這里，要強(qiáng)調(diào)幾點(diǎn)注意事項(xiàng)：
1.利用支票號(hào)碼篩選時(shí)一定要選“包含”，因其最省時(shí)省力；
2.在“方法”與“方法”轉(zhuǎn)換前，一定要還原為全部業(yè)務(wù)（“點(diǎn)”選全部），否則，就只會(huì)形成在第一種方法的基礎(chǔ)上再運(yùn)用第二種方法的綜合法；
3.一定要有憑證號(hào)欄，每篩選一筆業(yè)務(wù)都要輸入相應(yīng)的憑證號(hào)，并根據(jù)相應(yīng)的憑證號(hào)與銀行進(jìn)行對(duì)賬。
4.在完成檢查并改正了錯(cuò)漏之后，再次“點(diǎn)”憑證號(hào)，“選”空白。這些空白的就是未達(dá)賬項(xiàng)，把上期的未達(dá)賬項(xiàng)剔除，剩下的就是本期的未達(dá)賬項(xiàng)。
鑒于單位間的差異，在實(shí)際工作中不應(yīng)對(duì)上述方法照搬照套，而應(yīng)具體情況具體分析，在理解的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新，不斷發(fā)展。
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