2024采購知識和技巧

　　采購是指個人或企業為滿足個人需要或保證企業生產及經營活動正常開展，在一定的條件下從供應市場獲取產品或服務作為個人或企業所需資源的系列行為及活動。以下是小編為大家整理的2024采購知識和技巧，歡迎大家分享。

　　采購的認識：職責及價值。

　　采購的職責簡單的說就是以成本結構為導向，按照公司的需求以及生產的需要，從公司利益出發買，以盡可能低的價格，較高的質量，合理的數量，在一定期限內買到所需的物品。采購分為戰略采購(sourcing)和日常采購(procurement)兩部分。

　　采購人員可以通過采購工作熟悉商品市場，增長見識；可以接觸不同的人，提高語言交流能力，增強個人溝通能力。盡管要做好采購是不容易，但個人發揮空間比較大，對個人發展很有幫助。

　　采購的價值主要體現在通過成本的杠桿效應提高企業利潤率。假設一個成品的售價是1000元，其中成本為900元，采購成本為800元，則采購成本降低100元，其利潤效用相當于銷售賣出1000元的產品。

　　訂單已經下給供應商生產，但客戶取消訂單，該如何解決？

　　首先，要了解供應商對所下訂單的完成狀況，同時要求供應商停止訂單的生產。根據供應商的反饋來決定處理。

　　若供應商還未進行訂單的正式生產，可與供應商協調取消此單，請其幫忙將所訂原材料用于其它產品的生產；

　　若供應商已進行了生產，要求供應商提供準確的生產數量，再與生產、物料等部門協調看此種物料是否會在今后的生產中使用。若將來有用，只需與供應商協調將送貨期推后即可。若不可能再用，應該向客戶索取已生產物料的賠償金。

　　如果物料是行業中的通用件(標準件)，可以適當的跟供應商溝通，試著去說服供應商，看供應商能否把此款產品銷售出去。如果供應商不幫忙，不同意退貨的話，只 能跟老板或是客戶商量，把這批貨收下來，然后試著找這個產品的同行，或是尋找一些相關信息，盡可能地把貨賣出去。如果是非標件，若客戶不做任何賠償時，應 盡快與供應商協調以成本價將物料金額算清，并考慮物料報廢后是否有利用價值，將損失降到最低。

　　采購方與供應商都會簽定框架合同，不是供應商問題的時候，本著互信的原則，采購方不可以輕易的作退貨處理。

　　如何維持和管理供應商的關系？

　　維持和促進供應商的關系，無非是在技術進步、成本的降低、供貨周期的縮短、質量控制水平的提高、發展規模和速度等幾方面考慮，共同進步。

　　對于供應商的管理，采購需要有專業知識，有一定的談判經驗與技巧并且對市場有一定的了解，買賣雙方要經常溝通，解決存在的問題，提出長期的發展規劃及戰略目標，讓供應商有一個明確的思想，全力配合采購活動。

　　如何判定供應商的報價是否真實合理？

　　判斷一個報價是否合理，一般可通過以下途徑：

　　①通過多家比價：盡可能多的獲取多家供應商的報價，過高和過低的報價都是不合理的報價；

　　②通過成本分析：通過物料的原材料價格、物料構成、制造費用(水電、人工、包裝、檢驗、機器折舊、報廢等) 、管理費用+稅收+運輸等成本，推算合理的價格空間；

　　③通過該產品的功能定位來與同等產品比較進行價格比較，確定價格的合理空間。

　　對于不熟悉的新物料，如果要評估供應商的報價是否合理，在新產品評估價格前，首先要做市場調查，根據零件的要求尋求相關的資料和質量標準，根據當時當地的加 工成本和加工費用推算大概的成本；如果涉及到的工藝超過采購的專業范疇，可以從工程技術人員尋求協助，以達到最好的談判效果。

　　供應商無法如期交付應該怎么辦？

　　交期對一個公司的正常運作來說，非常的重要。如果供應商的交期無法達成，先發改善通知書，強烈要求對方改善，可根據交期未達成而影響公司生產情況的程度，給 予扣款或延遲付款，以督導并強制對方改善，若對方無法改善，則需要立即啟動備選供應商，或者更換新的供應商。而在此之前，必須開發備選供應商，防患于未 然。

　　交期過長和價格過高的替代物料應該如何選擇？

　　假如公司需要一種海外采購的物料， 但交期太長，為了保證生產，在國內能買到代理的同種物料，可價格很高。在這種情況下，首先要試著去跟國內的代理商去談，爭取獲得代理商的最低價格。同時和 銷售部門聯系，與客戶溝通是否可以延遲交期，以滿足物料采購的時間。如果客戶選擇價格高，交期準的話，就可以按客戶的要求去做，但需要爭取讓客戶承擔新增 加的成本。但是如果是為了保證正常的生產，則交期顯得尤為重要。在不同的環境下，要根據實際情況選擇最有利的方案，保證公司的利益。

　　緊急采購的處理

　　由于銷售計劃緊急或是臨時更改生產安排，就可能出現材料的緊急采購。一般有兩種解決方案：

　　一是通過地理位置最近的生產廠家或者貿易商采購，成本放在相對靠后的位置；

　　二是迅速找到供貨方，以最快的運輸方式獲取物料。

　　生鮮食品采購的特點及采購模式

　　1.生鮮食品的特點

　　與一般超市相比，生鮮食品具有以下特點：

　　(1)生鮮食品價格變化很大，批零差價大，很多商品價格變動幅度全年能達到10%以上，大多商品價格是一天一個價。

　　(2)除了面包和熟食外，生鮮食品的品種季節性很強，這些商品均在短短的一個時期集中上市，在生產、銷售和價格上都表現出明顯的季節性的變動趨勢。

　　(3)生鮮食品大多為初級農副產品，其質量目前還主要沿用感官鑒定，缺乏統一的質量標準，造成生鮮食品在質量分級定價上標準制定困難。

　　(4)生鮮食品保質期短，易變質、易腐敗，其商品損耗大大高于其他商品。

　　2.生鮮食品采購管理的特點

　　正是由于生鮮食品與一般商品相比存在以上特點，相應地生鮮食品的采購也具有自己一些特點：

　　(1)采購的復雜性。由于生鮮食品價格變動較大，這就造成了采購人員市場采價困難，同時也增加了對采購人員吃拿回扣的控制的難度；由于生鮮食品質量難以標準化，這使得采購部門對廠家的質量比對和控制困難，同樣也給采購人員降低質量以謀取個人私益留下了空間。由于季度性很強，再加上農業產品靠天吃飯所造成的產量不確定性，這使得對生鮮食品的采購的品種和數量的預測困難。正是由于以上三個問題，造成生鮮食品采購的不確定性、復雜性加大。

　　(2)風險性。由于生鮮食品，特別是生鮮三果，經營成本、損耗大，操作復雜，如果采購管理不慎，就有可能使超市因經營生鮮食品而出現虧損或加大虧損，難以為繼，這也是許多超市想經營生鮮食品，卻又不敢貿然進人的一個原因。

　　(3)規模性降低。由于生鮮食品保質期短，有的僅1+2天，再加上許多超市未形成規模經營，這使得生鮮食品的采購半徑縮短，使得許多超市，特別是跨地區經營的超市門店自行采購商品，降低了連鎖經營在統一集中采購上所能獲得的規模效益。這也是在洋超市的進逼下，許多超市仍有生存空間的原因。因為洋超市在全國有一二十家，但在某一地區還只有一兩家超市，這些超市在生鮮食品的規模效益還不是很明顯，而當地超市只要規模達到一定程度，統一集中采購，在價格上還是有一定優勢的。因此當地超市只要把生鮮食品這一最具有集客力和特色的商品經營好，就能與洋超市形成有效抗爭。

　　3.采購的模式

　　從采購的集權程度可分為：

　　(1)分權式的采購組織(門店采購)

　　這種方式由各店商品部自行采購生鮮食品。

　　優點：采購具有相當彈性，較具市場針對性；價格由門店自定，機動性強，有較好的經營主導權；較能符合消費者需求。

　　缺點：較難發揮大量采購、以量制價的功能；利潤很難控制；無法塑造連鎖經營的統一形象。

　　分權式的采購組織，由門店自行采購，它多適用于門店之間分布較廣的連鎖企業，并且它適宜于保質期相對較短的生鮮食品，如蔬菜中的葉菜，鮮活水產等等。

　　(2)集權式的采購(總部采購)

　　此種采購組織是把采購權集中在總部，由專職的采購部門來負責，采購權不下放。門店采購無決定權，但有建議權。

　　優點：連鎖店不負責采購，可專心致力于搞好門店銷售工作；可發揮集中議價功能，有利于降低采購成本；價格形象一致，利潤較易控制；促銷活動易于規劃，易掌握貨源。

　　缺點：門店工作彈性小，較難滿足消費者的需求；采購工作和銷售工作較易脫節。

　　總部采購是連鎖超市非食品以及食品中干雜食品的最常用的采購方法。在生鮮食品上，它較多地運用于門店較為集中的企業，特別是局限在某一城市的連鎖企業，在品種上，它比較適宜保質期較長的品種，如凍肉、冷凍水產品等等。

　　從采購的渠道可分為當地采購和跨地區產地采購：

　　(1)當地采購。當地采購的生鮮商品主要是因為保鮮原因不適于遠途運輸的生鮮商品，采購渠道又可分為農產品批發市場和城市周圍農產品生產基地。生鮮商品的品類包括蔬菜中的葉菜類；按照政府規定必須從當地肉聯廠采購的鮮肉類產品；淡水養殖的鮮活水產品，部分副食產品(豆腐和豆制品，以及當地制作的新鮮糕點和熟食制品等)；各種半成品涼菜和切配菜等。

　　(2)跨地區產地采購。跨地區產地采購的生鮮食品主要是可以在一定時間和距離內遠途調運，或者經過保鮮加工處理的生鮮的食品，它包括具有耐儲存、大批量大宗菜(大白菜、洋蔥、土豆和冬瓜等)；部分果實類水果(柑橘、蘋果、香蕉和箱裝水果等)；冷凍水產品；干鮮產品和保鮮封裝的加工制成品。

　　目前，超市生鮮區的經營品種很大程度上是依靠當地的采購貨源渠道，其主要原因：

　　一是由于大量非標準化的生鮮商品因保鮮問題，不適于遠途販運；

　　二是超市生鮮區的銷售流量無法支撐批量采購，所以現在同一地區的超市生鮮經營經常會出現商品雷同化的傾向，超市生鮮經營的特色未能得到發揮。

　　然而真正能形成品種、價格和新鮮度等渠道優勢的還是產地采購，包括城市周圍農產品生產基地和跨地區的產地采購，這種渠道優勢的發揮會使超市生鮮經營更加生動，運作空間更加寬闊，例如聯華超市的跨地區采購戰略就使其差異化經營策略得以充分展示。但生鮮采購渠道優勢的發揮程度是與連鎖超市生鮮經營規模(銷售量)和生鮮供應鏈中配送體系的完善程度密切相關的，相信隨著農產品保鮮運輸問題的逐步解決和超市區域性連鎖規模的擴大，跨地區采購的品種和數量都會不斷增加，超市生鮮經營也會越來越豐富多彩。

　　生鮮食品采購程序

　　1.接洽供應商

　　與供應商進行接洽是超級市場商品采購活動的第一步，在這一步驟中通常要進行以下具體工作：

　　(1)確定接待日。在消費品買方市場的條件下，各生產廠家都必須為自己的產品尋找銷路，每天都會有供應商到超級市場來推銷他們的商品，為了提高超級市場采購工作的效率，有必要建立一種與供應商接洽的制度，規定與供應商接洽的具體時間。

　　這樣就可以將采購人員從大量的接待活動中解放出來，使他們有一定的時間進行商品價格比較和商品適銷分析。坐等供應商上門是一種方法，但是對于生鮮食品來說價格、品種變化較大。采購人員也應主動前向批發市場、生產基地了解情況，這點對新開張的超市中顯得尤為重要。

　　(2)分類接洽供應商。要根據商品的不同類別將供應商進行分類，不同的采購人員接待不同類別的供應商，以提高洽談效率。

　　(3)明確規定供應商應提交的有關資料。具體包括供應商的生產許可證、產品的有關證明文件等。

　　(4)要求供應商提供樣品。在與供應商洽談時，可以要求供應商提供商品的實物樣品，以便采購人員檢查和判斷。

　　2.采價

　　采價就是超市采購人員在收到了供應商的產品報價以后，到市場上了解同類產品的價格，與供應商的報價進行比較，來確定取舍。采購人員在采價時，一定要注意采訪的商品要與供應商的商品是相同類型、相同品項，否則就沒有可比性。

　　3.議定價格

　　超級市場采購人員在采價以后，要與供應商面對面地商定供應商品的價格。在商議之前，采購人員要做一定的準備工作，要通過各種途徑了解供應商向其他超級市場的實際供貨價，再具體分析本超級市場的經營優勢和劣勢，以增加自己在價格談判中的砝碼，為本企業爭取到最優的供應價格。

　　超級市場采購人員事先應該確定一個可接受的最高價格，超過這個價格就應該果斷地放棄，再尋求其他供應商。

　　4.將商品導入賣場

　　采購人員在確定了供應商以后，要將準備采購的商品經過規定的程序進行報批，一經通過就要著手導入市場的具體工作。

　　(1)根據超級市場的規定為商品確定一個代碼，以便對商品進行統一管理。

　　(2)建立商品檔案。要將商品的品名、規格、代碼、所屬部門等資料錄入超級市場的計算機系統中，便于經營者及時了解該商品的銷售情況，進行恰當的進銷調存決策。

　　(3)首次進貨。首次進貨必須由采購人員親自負責，集中進貨，熟悉采購通道，了解供應商的實情，一旦發現不妥，及時調整采購方案，使超級市場免受損失或少受損失。以后的采購可以由采購總部具體辦理，也可以由各分店電話進貨。

　　生鮮食品采購量的控制

　　生鮮食品按其保質期的長短可分為二類：一是保質期較長的，可壓底的商品，如冷凍食品，另一種是保質期較短，不能壓庫產品，需當日購進當日銷售，如各種鮮活食品。對待上述兩類產品，在采購量的控制上應采取不同的方式。

　　1.可壓庫商品采購量的控制

　　這類商品采購量的控制，關鍵在于最小庫存量和最大庫存量的確定。

　　(1)最小庫存量。根據電腦資料中滾動的N天的銷售量計算出某一商品的日平均銷售量，再根據商品到貨和加工配送的周期來確定最小的壓庫天數。如果一張訂單發下去，3天內能到貨，再加上加工配送的時間2天，則壓庫時間為5天。其計算公式：

　　最小庫存量=某類商品日平均銷售量×(廠家將商品送達配送中心的天數+配送中心進行加工的天數+配送中心將貨送達門店的天數+賣場中陳列量可銷售的天數)

　　對一些沒有組建配送中心的連鎖企業，其計算公式為：

　　最小庫存量=某類商品的日平均銷售量×(廠家將商品送達門店的天數+門店進行商品加工的天數+賣場中陳列量可銷售的天數)

　　這是最小庫存商品量，如果實際庫存低于這個數，可能會造成商品脫銷。在實際中可在計算機管理軟件開發時，在程序中設置預警措施，一旦實際庫存量臨近或低于最低庫存量，電腦系統進行預警報告。

　　(2)最大庫存量

　　最大庫存量的確定要綜合考慮以下3方面因素：

　　①根據庫容量來確定。根據當前保鮮設備的容量來計算庫存量，如果一個冷庫可存放10噸食品，分攤給每種食品的庫存容量是多少即可算出，這就是最大庫存量。

　　②根據保質期來確定。其計算公式為：最大庫存量=(保質期一廠家將商品送達門店天數一門店進行加工的天數)×日平均銷售量。

　　③根據最大采購資金預算量來確定。其計算公式為：最大庫存量=預算資金÷商品單價在最小庫存和最大庫存之間，超市可根據廠家發貨的批量大小以及相應的價格折扣、運輸費用來確定一個合理的量值作為每次采購的批量值。

　　2.鮮活食品的采購控制

　　鮮活食品不能壓庫，沒有最大最小庫存量的限制，必須力爭當天購進當天售出。其理論采購量等于日平均銷售量。但是實際超市運作中可能會有一些商品無法當日全部售出，因此，計算公式為：

　　采購量=某日銷售預測值一前日商品庫存值

　　鮮活食品一般采用簽訂永續訂單的形式，簽訂一張合同，可以分多次交貨。對于由總部(或配送中心)集中進貨的，總部有了永續訂單后，門店可以根據這張訂單來填補補貨申請單，并實時傳到總部，總部經過審核后，將各個門店所需的鮮活食品的品種、數量匯總，然后發送給各個供應商。對于由門店自行訂貨的，程序也大致相同，則由門店直接向供應商訂貨，只是中間少了一道總部匯總審核這一環節。

　　生鮮食品采購合同的內容規定

　　生鮮食品采購合同內容除了商品的品種、數量外，還應對以下問題進行規定：

　　1.配送問題的規定

　　生鮮食品主要是供給日常生活所需，要求商品周轉很快。此時如欲保證充分供應，就必須依靠供應商準時配送商品。因此，在配送方式、配送時間、配送地點、配送次數等方面，通常在采購時就要和廠商在合同中予以規定，并要清楚規定廠商若違反了規定必須承擔的責任。

　　2.缺貨問題的規定

　　對于廠商的供貨，若出現缺貨的現象，必然會影響生意。因此應規定一個比例，要求廠商缺貨時應承擔的責任，以保證廠商能準時供貨。例如：容許廠商的欠品率為3%，超過3%時，每月要付1萬元罰金等。

　　3.商品品質的規定

　　進行商品采購時，采購人員應了解商品的成分及品質等是否符合政府衛生部門或工商行政等部門的規定。但因為采購人員的能力并不足以判斷各種商品的成分，因此在采購時，必須要求廠商在合同中作出保證符合政府法律規定的承諾，并提供政府核發合法營業的證明，以確保在商品銷售中不會出現問題。

　　4.價格變動的規定

　　生鮮食品價格變動較大，在鮮活食品簽訂永續訂單時，要對未來價格變動的處理作出規定，如在價格上漲時，要在調整生效前通知超市并經超市同意方為有效等。

　　5.付款的規定

　　采購時，支付貨款的日期是一種采購條件，在此不贅述。但在合同中須對付款方式有所規

　　采購談判的基本原則

　　1）合作原則：

　　（1）量的準則要求所說的話包括交談所需要的信息，所說的話不應包含超出的信息。

　　（2）質的準則要求不要說自知是虛假的話，不要說缺乏足夠證據的話。

　　（3）關系準則要求所說的話內容要關聯并切題，不要漫無邊際地胡說。

　　（4）方式準則要求清楚明白，避免晦澀，歧義，要簡練，井井有條。

　　2）禮貌原則：禮貌原則包括6個準則：

　　①得體準則是指減少表達有損于他人的觀點。

　　②慷慨準則是指減少表達利已的觀點；

　　③贊譽準則是指減少表達對他人的貶損；

　　④謙遜準則是指減少對自己的表揚；

　　⑤一致準則是指減少自己與別人在觀點上的不一致；

　　⑥同情準則是指減少自己與他人在感情上的對立。

　　采購談判的作用

　　（一）可以爭取降低成本

　　（二）可以爭取保證產品質量

　　（三）可以爭取采購物資及時送貨

　　（四）可以爭取比較優惠的服務項目

　　（五）可以爭取降低采購風險

　　（六）可以妥善處理糾紛

　　采購談判技巧

　　要有彈性

　　在價格談判中，還價要講究彈性。對于采購人員來說，切忌漫天還價，亂還價格；也不要一開始就還出了最低價。前者讓人覺得是在“光天化日下搶劫”而后者卻因失去彈性而處于被動，讓人覺得有欠精明，從而使價格談判毫無進行的余地。

　　化零為整

　　采購人員在還價時可以將價格集中開來，化零為整。這樣可以在供應商心理上造成相對的價格昂貴感，會比用小數目進行報價獲得更好的交易。這種報價方式的主要內容是換算成大單位的價格，加大計量單位。如：將“公斤”改為“噸”；“兩”改為“斤”；“月”改為“年”；“日”改為“月”；“小時”改為“天”；“秒”改為“小時”等。

　　過關斬將

　　所謂“過關斬將”，即采購人員應善用上級主管的議價能力。通常供應商不會自動降價采購人員必須據理力爭。但是，供應商的降價意愿與幅度，視議價的對象而定。如果采購人員對議價的結果不太滿意，此時應要求上級主管來和供應商議價。當買方提高議價者的層次，賣方有受到敬重的感覺，可能同意提高降價的幅度。

　　若采購金額巨大，采購人員甚至可進而請求更高層的主管(如采購經理，甚至副總經理或總經理)邀約賣方的業務主管(如業務經理等)面談，或直接由買方的高層主管與對方的高層主管直接對話，此舉通常效果不錯。因為，高層主管不但議價技巧與談判能力高超，巨社會關系及地位崇高，甚至與賣方的經營者有相互投資或事業合作的關系。因此，通常只要招呼一聲，就可獲得令人意想不到的議價效果。

　　壓迫降價

　　所謂壓迫降價，是買方占優勢的情況下，以脅迫的方式要求供應商降低價格，并不征詢供應商的意見。這通常是在賣方處于產品銷路欠佳，或競爭十分激烈，以致發生虧損和利潤微薄的情況下，為改善其獲利能力而使出的殺手锏。此時采購人員通常遵照公司的緊急措施，通知供應商自特定日期起降價若干； 若原來供應商缺乏配合意愿，即行更換供應來源。當然，此種激烈的降價手段會破壞供需雙方的和諧關系；當市場好轉時，原來委曲求全的供應商，不是“以牙還牙”抬高售價，就是另謀發展，因此供需關系難能維持良久。

　　敲山震虎

　　在價格談判中，巧妙地暗示對方存在的危機，可以迫使對方降價。通過暗示對方不利的因素，從而使對方在價格問題上處于被動，有利于自己提出的價格獲得認同。這就是還價法的技巧所在。但必須“點到為止”，而且要給人一種“雪中送炭”的感覺，讓供應商覺得并非幸災樂禍、趁火打劫，而是真心誠意地想合作、想給予幫助一一當然這是有利于雙方的幫助，那么還價也就天經地義了。

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