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辦公自動化是如何定義
辦公自動化從提出到現(xiàn)在，已經(jīng)有了60多年的歷史，但它真正進入全面發(fā)展階段始自20世紀70年代末、80年代初，至今也就30多年的時間。隨著辦公自動化技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動化新產(chǎn)品的不斷出現(xiàn)，以及辦公自動化系統(tǒng)應用的普及，人們對辦公自動化的認識在不斷深化和拓展，從而使有關(guān)辦公自動化定義的描述也在不斷發(fā)生著變化。
關(guān)于什么是辦公自動化，專家學者們認識不一，至今也沒有統(tǒng)一的定義。按字面意義理解，辦公自動化可以解釋為辦公管理的自動化或辦公信息處理的自動化，這兩種解釋分別是從管理角度和信息角度給出的。辦公自動化還被具體地界定為：辦公人員運用現(xiàn)代科學技術(shù)，通過局域網(wǎng)或遠程網(wǎng)絡，采用各種媒體形式，管理和傳輸信息，改變傳統(tǒng)辦公的面貌，實現(xiàn)無紙辦公。實際上，人們對辦公自動化的認識和理解經(jīng)歷了從最早的手段說、系統(tǒng)說、技術(shù)說到學科說的發(fā)展過程，辦公自動化的內(nèi)涵隨之不斷豐富。當然，至今仍有一些人堅持系統(tǒng)說或技術(shù)說，而以不同的理解和理念來建設各自的辦公自動化系統(tǒng)。
㈠手段(方法)說
最早的辦公自動化指的是傳真機、打字機、復印機等辦公設備的使用。當時人們僅把辦公自動化看作是提高工作效率的一種手段，比較常見的說法有以下幾種： oa就是用文字處理機進行辦公中的文字編排;oa是無紙辦公;oa是使辦公功能高效率化的重要手段，它單獨或綜合地利用各種機器;oa是利用現(xiàn)代化技術(shù)和設備，代替辦公人員的部分業(yè)務活動，優(yōu)質(zhì)高效地處理辦公信息和事務;oa是處理信息的一種新的概念和方法。
㈡系統(tǒng)說
繼手段說之后，oa指的是用計算機進行文件存儲、排版及輸出工作，用計算機進行人事、財務等業(yè)務管理。這種把oa簡單地理解為oa系統(tǒng)的做法，仍把辦公自動化局限在工具層次上。
這階段的常用定義是：oa是把基于不同技術(shù)的辦公設備用網(wǎng)絡聯(lián)成一體，將語音、數(shù)據(jù)、圖像、文字處理等功能組合在一個系統(tǒng)中，使辦公室具有綜合處理這些功能的能力。
我國專家學者在1985年全國第一次辦公自動化規(guī)劃討論會上，綜合了國內(nèi)外的各種意見做出定義：oa就是利用計算機等先進的科學技術(shù)，不斷使人們的一部分辦公業(yè)務活動物化于人以外的各種現(xiàn)代化的辦公設備中，并由這些設備與辦公人員構(gòu)成服務于某種目的的人機信息處理系統(tǒng)。
還有比較常見的類似定義是：oa是利用先進的電子信息技術(shù)和現(xiàn)代辦公設備構(gòu)成的人機信息處理系統(tǒng)，輔助管理人員進行各種辦公活動。
辦公自動化發(fā)展到今天，我們把這些定義作為辦公自動化系統(tǒng)的定義似乎更為適合。
㈢技術(shù)說
一些學者把辦公自動化看成是一門純技術(shù)學科。例如定義：oa是綜合了有關(guān)適宜幫助人們管理信息的現(xiàn)代技術(shù)的一門科學，是自動化的一個子集。
技術(shù)說中比較有代表性的定義是美國麻省理工學院m.c.季斯曼教授給出的：oa就是將計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學、行為科學應用于用傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)難以處理的量非常大而結(jié)構(gòu)又不明確的那些業(yè)務上的一項綜合技術(shù)。這一定義雖然仍把辦公自動化定義為技術(shù)，但指出了這種技術(shù)是綜合性的，應用了系統(tǒng)科學、行為科學知識，可以說，這種定義有了本質(zhì)上的超越，在一定程度上反映了oa的本質(zhì)內(nèi)容。這種定義已非常接近于學科說所下的定義。
㈣學科說
隨著越來越多的社會科學理論方法被引入辦公自動化領(lǐng)域，辦公自動化作為一門新的交叉學科的地位得以確定。由于“辦公”對“辦公自動化”的限定，管理學家們更傾向于把辦公自動化作為一門綜合性的、更多偏重于管理學的學科。這方面獲得廣泛認可的定義是：oa是把計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、系統(tǒng)科學及行為科學結(jié)合在一起的一門綜合性科學。它以行為科學為主導，系統(tǒng)科學為理論基礎，綜合運用計算機技術(shù)及通信技術(shù)完成各項辦公業(yè)務，屬于綜合性學科范疇。這一定義是對季斯曼教授所下定義的發(fā)展。
由上可見，辦公自動化的思想、概念、方法、手段和理論還在發(fā)展中，包括它的名稱也叫法不一，有的叫做辦公自動化，有的稱作辦公自動化系統(tǒng)、辦公信息系統(tǒng)，還有的稱作電子辦公室、綜合辦公室，還有的干脆稱作無紙辦公室。但我們認為，這些名詞是有差別的，應該準確地加以區(qū)分，本章的后續(xù)內(nèi)容將對此加以說明。
2002年，國務院發(fā)展研究中心局長鄧壽鵬提出：辦公設備+自動化=oa，oa+系統(tǒng)化=ois，ois+網(wǎng)絡=eg/eb(e-government/e-business)。不管類似的提法是否意味著辦公自動化定義的進一步發(fā)展，但我們畢竟可以欣慰地看到，有關(guān)辦公自動化理論和實踐的研究探索從未停止過，從政府到企事業(yè)單位，人們對辦公自動化始終有著巨大的需求，而這些正是辦公自動化這門科學興旺發(fā)展的希望所在。
從本節(jié)給出的定義不難看出，無論人們從什么角度去定義辦公自動化，在表示形式和內(nèi)容上有多少不一致，但有幾點是共同的，表現(xiàn)在：
⑴強調(diào)利用先進的、綜合的科學技術(shù)和現(xiàn)代化的辦公設備。
⑵強調(diào)辦公人員和辦公設備構(gòu)成人機信息系統(tǒng)。
⑶辦公自動化的目的是要提高辦公效率，改進辦公質(zhì)量。
現(xiàn)在人們已經(jīng)普遍接受了辦公自動化是一門正在發(fā)展的綜合性學科的觀點。那么，作為一門學科，它的定義就應按學科來界定。比如，行政管理學是研究國家行政機關(guān)運行機制及其規(guī)律的科學;政治學是研究政治現(xiàn)象及其規(guī)律的科學。于是，辦公自動化就可定義為：辦公自動化是研究如何利用先進的科學技術(shù)和設備來實現(xiàn)某些辦公室管理工作自動化的科學。也可以從學科的知識體系和系統(tǒng)建設的角度，把辦公自動化定義為：辦公自動化是以管理科學為前提，以行為科學為主導，以系統(tǒng)科學為理論基礎，把科學社會學、人機工程學、系統(tǒng)工程學、決策學等多門社會科學與技術(shù)科學結(jié)合在一起，綜合運用計算機技術(shù)、通信技術(shù)和自動化技術(shù)等，來研究如何實現(xiàn)各項辦公業(yè)務的自動化的一門文理交叉型的綜合性學科。后一定義更為學者們所認同并多加引用。由此，辦公自動化理論體系就必然包括辦公自動化理論基礎和技術(shù)支撐、辦公自動化系統(tǒng)軟、硬件環(huán)境以及系統(tǒng)建設等內(nèi)容。
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