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檔案信息管理工作情況匯報
在社會的各個領域，匯報和我們的生活緊密聯系著，匯報時，要熟悉掌握匯報內容，做到條理清晰，主次分明，但是，每次要寫匯報的時候都無從下手？下面是小編整理的檔案信息管理工作情況匯報，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
根據鑒江供水建設管理處下發的關于做好檔案管理工作的通知精神，積極迎省市水利部門及檔案局的檢查，我部對工程自開工以來的監理檔案信息管理工作進行了總結，現將自查情況匯報如下：
一、檔案基本情況：
1、基礎設施情況。為了加強檔案管理工作，我部檔案資料實行專人收集、專人管理，現有檔案文件柜2座，配備了微機、打印機、復印機等設備。
2、檔案資料情況。檔案室現有資料數量如下：
1）監理規劃（1份）和各項目工序的監理實施細則23份；
2）工程形象進度和完成的工程量統計報表累計20份；
3）工程進度款的計量支付證書累計19份；
4）工程質量統計及進度分析、存在問題和建議等專題報告5份；
5）監理旬報30份；
6）監理月報22份；
7）工程監理工作總結報告2份；
8）監理批復30份；
9）各種會議的會議紀要61份；
10）監理通知累計48份；11)監理文件累計23份；
12）監理報告11份。
3、對庫存檔案基本上錄入電腦，實行了電子信息化管理。
二、主要作法：
1、要求所有歸檔資料應清晰、字跡工整、表格完整，復印件不得出現歪斜、缺漏等現象，資料內不得用涂改液、膠水。資料內嚴禁一切金屬物，采用三孔一線法，三個孔保持正確間距，間距為9.9,裝訂線在距案卷左邊1至1.5處(以不影響查閱卷內內容及美觀牢固為原則)。橫寫的材料一律把文件頭放在裝訂線一側裝訂。
2、分部、階段、單位工程驗收報告、驗收簽證、鑒定書、竣工圖冊、竣工圖集、設計變更通知需印刷成冊，裝訂的資料封面顏色、封面格式由上級主管部門統一，資料應寫明資料的具體內容及樁號，不得采用同一案卷題名不同卷數的問題。其它原始資料（施工資料、施工記錄、質保資料、單元評定資料等）采用案卷封面、卷內目錄、備考表分置案卷首尾三孔一線裝訂，不需要用彩色封面印刷成冊。
3、建立工程信息編碼系統，保證工程信息的采集準確、全面和及時，運用計算機網絡技術和P3軟件協助快速處理和反饋，為工程建設的目標控制提供及時、準確的信息。
⑴監理文件的建立和發送
監理文件格式按本公司《信息管理規定》（ISO20xx：20xx監理工作質量保證體系文件）執行，并按圖10.2的程序建立和發送。
擬稿核稿是否需要會簽否簽發是有關部門會簽文件編號、打印（校核）原件存檔文件的整理、移圖10.2監理文件建立流程圖
⑵外部文件管理程序外部文件和資料包括來自發包人、承包人和其他有關各方如上級及地方單位的資料，其管理程序按圖10.2程序進行。
簽收、登記、甄別設計文件（設計或設計監一般文件報表（承包人）竣工文件（承包人）退回（閱）填寫文件處審批（承包格不合審查有關部門是否轉發（監理是否退不合審閱格合（監理是否需處轉發發回包人及有關部竣工驗格合否門收監理有關轉發有關單位及監理4、工程信息收集、整理、儲存
⑴工程信息收集
①監理工作準備階段，由信息員負責向發包人收集工程設計文件及有關工程資料。
②合同、造價監理工程師負責收集工程建設地區的原材料、燃料來源、水電供應、交通運輸、勞力、工資標準等信息資料。
③整理、歸檔圖10.2外部文件管理程序圖③施工過程，駐地監理工程師負責收集有關進度、質量、投資、合同等方面的信息，收集上級單位對工程建設的各種意見和指令。
④各專業監理組負責收集各種工程項目自檢報告、質量問題報告、質量驗收簽證等。
⑤工地會議信息記錄將在參加會議的監理人員中指定專人進行收集整理。
⑥現場每日的氣象資料收集由信息員進行記錄。
⑵信息整理和儲存制度
①監理人建立的文件，屬內部信息，由信息員按《信息管理規定》的格式整理歸類儲存。
②工序質量驗收簽證類外部信息，按分部工程類別，由各專業監理組按工程檔案管理規定整理儲存。
③設計文件、一般文件、報表、竣工等文件信息資料按外部文件管理程序進行整理儲存。
5、工程信息管理措施
⑴安排專職信息員負責信息管理
監理人將安排專職的文檔管理員負責監理文件和外部文件的管理，包括文件收發、保管、整理、歸檔、移交、無效文件的回收處理等。
⑵所有信息均編碼標識
有效信息按編碼系統進行編碼標識，對復制的文件標注“復印件”或“副本”標記，被替代或作廢的文件標注“作廢”標記，所有信息均按編碼分類存檔。
⑶采用計算機網絡建立信息目錄查詢系統
按信息編碼在電腦中建立信息目錄查詢系統，所有存檔信息均錄入到目錄查詢系統，使工程信息一目了然。
⑷及時收集、傳遞和整理有關信息監理人將根據工程的進展情況及時收集、傳遞和整理有關資料，保證信息資料與工程進度同步，充分發揮信息在動態控制中的作用，嚴禁在工程完工以后補做工程資料。監理資料的整理應以日常整理為基礎，按編碼列出目錄，分類整理。整理后的資料必須內容完整、系統、準確，總監理工程師應對歸檔（歸卷）前的資料進行審查。對于同一內容的來函及批復，正本與底稿，正文與附件，轉發文與原件要合并一起歸檔（歸卷）。
⑸嚴格履行收、發文登記簽收手續
監理人將建立收、發文登記本，來往文件均在收、發文登記本上記錄，并履行簽收手續。
⑹制定檔案管理規定，做好保密工作
所有信息文件一經歸檔，任何人借閱均須按檔案管理規定手續辦理，保密資料需經領導批準才能借閱。
⑺采用數碼照相與計算機結合進行工程形象進度管理
監理人將采取數碼照相機的先進技術，定期、定點對工程的形象進度進行拍照，并把照片附在監理月報中報送發包人。
⑻采用EXP6.0和P3軟件輔助信息管理
采用合同事務軟件EXP6.0、項目計劃管理軟件P3建立進度、投資、質量、合同管理、文檔管理系統。
10.5工程信息編碼⑴工程文件信息編碼
工程文件信息采用三級編碼，第一級表示文件類別，取文件類別名稱中關鍵字的一個拼音字母；第二級表示文件名稱，取文件名稱中兩個關鍵字的拼音字母；第三級表示文件信息序號，從“1”開始，按先后順序編排。
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