年會準備工作及注意事項

　　企業年會是一個很好地回饋員工和客戶的機會，更是一次不可缺少的宣傳的機會，為了將年會的影響力發揮到最大，下面是小編為大家整理的年會準備工作及注意事項，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

　　年會準備工作及注意事項

　　一、會議準備

　　（一）會議室地點

　　（二）背板制作：名稱、規格、顏色

　　（三）外部條幅：形式、數量

　　（四）主席臺設置：按領導參會名單安排

　　（五）會議臺桌牌：桌牌形式、規格、人名

　　（六）會議臺擺桌：人數：麥克數量、鮮花

　　（七）會議室座次安排：印制全體參會人員座位圖，確保對號入座，并裝入文件袋。

　　（八）會議室用水

　　（九）禮儀人員（如發獎等）數量、任務

　　（十）貴賓席

　　（十一）會議報告用多媒體：是否使用

　　（十二）到會領導接送：通知時間地點、安排用車

　　（十三）負責人

　　二、活動日程

　　（一）早餐時間

　　（二）上午會議時間、內容、主講人、主持人

　　（三）中餐時間

　　（四）下午會議時間、內容、主講人、主持人

　　（五）晚餐時間

　　（六）餐后活動安排

　　（七）休息時間

　　（八）返程票定購、發放

　　（九）各環節用車及具體安排

　　（十）參觀活動的分組及活動時間、內容

　　（十一）離會時間

　　（十二）周邊環境：交通介紹，賓館位置及聯系電話

　　三、材料準備

　　（一）材料準備：收集、印刷、分裝

　　（二）主要文件

　　（三）參閱文件

　　（四）領導講話、致辭

　　（五）活動安排

　　（六）證件：參會人員佩帶《代表證》，工作人員佩帶《工作證》，記者佩帶《記者證》，并裝入文件袋

　　（七）領導、新聞媒體材料（完整性）

　　（八）零星材料處理方式

　　（九）負責人

　　四、專家安排

　　（一）專家（專家人數、隨行人員及安排）

　　（二）迎接

　　（三）住宿

　　（四）報告順序（多名時）

　　（五）支付講課費、交通費

　　（六）交通安排（包括機票訂購）

　　（七）活動安排（非報告期間）

　　（八）小會交流安排

　　（九）專家就餐安排

　　（十）送行

　　五、 代表安排

　　（一）會議規模

　　（二）會議通知（起草、打印、簽字、蓋章、郵寄等）

　　（三）通知要素：時間、地點、內容、人員、要求、路線、回執

　　（四）報到：報到程序提示牌、提交相關材料、領取資料、餐卷、活動及相關物品、填寫通訊錄等

　　（五）紀念品發放

　　（六）住宿安排

　　（七）返程事宜

　　（八）臨時通知用品

　　（九）交通安排

　　六、 活動安排

　　（一）音響準備：

　　專業人員提前對會場音響效果、燈光進行全面測試，確保燈光、音響、投影儀設備正常。

　　（二）提出會議紀律要求

　　（三）進行會議內容：

　　1．開幕式與領導致辭

　　2．專家報告

　　3．研討活動

　　4．現場展示

　　5．會議總結

　　（四）會議各環節主持人

　　七、參觀展示

　　（一）分會場數量

　　（二）日期、內容

　　（三）參觀人員的編組

　　（四）往返交通方式及發車時間

　　（五）講解人員：隨車講解員、參觀點講解員

　　（六）單位工作介紹

　　（七）單位引導人員

　　（八）單位提供的材料、紀念品及發放

　　（九）總協調人和各點負責人

　　八、宣傳報道

　　（一）新聞媒體(接送；相關資料的提供；細節采訪地點、人員安排)

　　（二）單位媒體

　　（三）主辦單位錄音錄像資料存檔

　　（四）會議簡報的撰寫與發放

　　（五）負責人

　　九、用餐安排

　　（一）用餐人數

　　（二）用餐編組（地區式、課題式、自定式）

　　（三）專家用餐

　　（四）備用數量（人員增減）

　　（五）專家餐后休息處

　　十、賓館業務

　　（一）接待能力符合會議要求

　　（二）會議相關設施

　　（三）食宿收費標準

　　（四）就餐方式：自助、桌餐

　　（五）菜單模式與基本標準

　　（六）會議室標準

　　（七）付費結帳事宜：

　　（八）結算方式

　　1．餐：按餐卷、按桌

　　2．宿：按實際、按預定

　　（九）安全責任條款

　　（十）食品衛生責任條款

　　（十一）其他問題責任

　　（十二）熱水供應

　　（十三）娛樂活動

　　（十四）人員接送

　　（十五）其他特殊要求

　　（十六）會議期間是否允許外營業

　　（十七）出現超員情況的應對方式

　　（十八）賓館門前懸掛祝賀、歡迎條幅

　　（十九）專家、重要領導特殊住宿要求（小型交流，寫作，休息條件等）

　　十一、經費預算

　　（一）餐費

　　（二）宿費

　　（三）資料費

　　（四）會場布置費

　　（五）交通費

　　（六）活動費

　　（七）專家費用（食宿費、交通費、講課費、活動費）

　　（八）會務補助費

　　（九）通訊費

　　（十）不可預見費

　　（十一）管理人員

　　（十二）房間內水果、洗漱用品標準

　　（十三）印制入住卡（放置床頭柜上），注明姓名、性別、職務

　　年會準備工作及注意事項

　　－ 前期準備

　　需要對工作人員、part-time、攝影師、攝像師以及企業指派的工作人員提前進行培訓。這種培訓包括工作人員分工以及執行手冊的制定。

　　在活動開始之前，需要對所有設備進行調試。包括演示的筆記本電腦是否設置了自動關機或者屏幕保護程序，活動現場需要演示的ppt文件投影出來是否足夠清晰等看似非常微小，卻又在現場活動得以順利運行過程中起到關鍵作用的很多細節環節。

　　－ 人員分工

　　由年會活動執行者負責人依據大家本身的特長來分配工作。有組織能力的人會去發動公司的員工，并將大家組織在一起排練在年會上演出的才藝，請專業的老師進行授課，為表演的人安排練習場所，聯系現場的服裝化妝等一切相關的工作。有人負責采購一切活動所需要的物品，有人負責與場地進行聯系及協調工作，有人負責公司內部的協調工作等等。活動執行者中每個人都將獨立負責自己的環節部分的準備工作，并及時統一向負責人報告，確保活動的順利進行。同時，負責人也應準備一套應急預案以確認突發情況的發生。團隊的力量是無窮的。

　　－ 節目排練

　　公司的年會上都會有公司的員工參與或編排的表演。可以請來專業的老師進行指導并協助編排節目。（曾經有一個公司的年會因當年最為流行的是“超級女生”，幾個唱歌比較好的女孩子組合在一起。他們并且請來了專業的聲樂老師進行輔導，不僅讓自己的業余生活豐富，同時又展現了自己的實力，在現場的活動中，這個節目受到了公司上下的好評，還得到了當年的最佳表演獎）

　　因為大家都不是專業演員，必須要多做整合預演。可以集中所有演出人員及主持人，在布置好的現場按照時間順序彩排各個環節。彩排能夠使演出人員熟悉舞臺位置，上下臺方向，現場音樂效果并了解如何和其他人員如何配合。

　　－ 制作、購買物品

　　通常在年會開始的前一天布置，（也要考慮到工作量是否合適）。現場搭建，包括舞臺區，嘉賓區（餐區），vip室，候場區，化妝區。有些公司為了體現出對員工的細致，還會特別準備餐前交淡區及吸煙區。

　　－ 細節安排

　　一場公司年會的細節安排也是非常重要的。比如現場的食品酒水的安排，菜上早了，精彩的節目大家來不及看了，菜上晚了，讓大家餓肚子也是不好的。每個環節與環節中的串場安排也可以看出組織的精心安排。是通過主持人的串詞，還是通過視頻音樂，不同的設置也會帶來意思不到的效果。

　　很多單位在公司年會結束后，還會宴請員工吃團圓飯，在這種公司宴會上，職場人應該如何表現呢?安贊華表示，職場人切不可只把它當做一次普通的用餐，這可是員工抓住機會讓領導對你留下深刻印象的“戰場”。

　　－ 嘉賓邀請

　　由專門負責此項工作人員進行嘉賓邀請。有的公司年會會邀請一些公司的重要的客戶或嘉賓來參加，不僅能讓客戶和嘉賓感到收到重視，更能讓客戶了解公司的實力以及員工的素質。另外，如果資金允許，還會特別的去邀請一名到兩名社會上的知名人士來到現場參與表演或是互動。

　　－ 活動期間

　　對工作人員進行明確的分工，每項工作都必須責任到人，保持手機或對話機的開通便于及時聯絡。

　　一場活動的順利進行需要各個方面的配合，更需要對現場環節的控制及管理。對于演出的催場候場，舞臺上的道具提供，對于整體活動的節奏的把握都是非常重要的。

　　－ 活動管理

　　活動管理是保證策劃，準備工作能夠得到實現的最關鍵的一步。準備好充足的人和對每個環節做好具體安排和預演是至關重要的。在預演階段對每個環節每個工作人員的站位和配合都要做詳細的安排。活動中的細節管理需要注意的地方很多，具體可分為前期準備、活動期間以及活動結束這樣幾個階段。

　　－ 飲酒適度

　　席間可以主動給領導敬酒，即使領導連你的姓名都不知道也不要怕，主動上去介紹自己，向領導表示感謝。安贊華指出，敬酒時，職場人要上身挺直，以雙手舉起酒杯并向對方微微點頭示禮，對方飲酒時再跟著飲。

　　后記

　　除少數公司為做公司宣傳借話題外，公司年會通常為內部活動，不會邀請媒體。因此這里沒有提及媒體方面如何操作。

　　另外，根據過去參加和組織企業年會的經歷，感覺到大部分企業年會失敗的原因都是對于管理的重視不足，導致直接影響到年會的效果。成功的策劃與執行會帶來預期的積極效果，而缺乏創意與組織的年會則可能導致公司/客戶的不滿意。

　　企業年會策劃的5大注意事項

　　1、 確立明確的目標

　　作為活動組織者要充分意識到，不同的活動需要不同的環境，舉辦不同的活動有著不同的需要達到的目的和目標。因此，我們在做企業年會策劃時，第一件事就是要收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨本次活動的具體目標。對于企業年會來說，到底是以表彰為主，還是以娛樂為主，都需要在前期就明確好。

　　2、 完善信息的采集分析

　　信息的收集也是策劃工作中極為重要的一環。對于企業年會來說，這其中的信息采集就包含了年會的參與人數、舉辦地點、節目類型、獎品設置等等信息。充分了解這些信息，對于后續工作的布置和開展有著很好的幫助左右，需要策劃者予以重視。

　　3、 追求不斷的創新

　　年會可以說是每年都會舉辦的固定活動，但肯定不能每次都一模一樣。如何在每次的年會策劃中加入新的創意，可以說是策劃時最大的挑戰了。這要求策劃人員在決定舉辦年會的時候就要開始思索，無論在內容或形式上，不斷的創新能使每一次年會都充滿激情與樂趣。

　　4、 制定周密的計劃

　　無計劃不執行，這是做活動的基本，尤其是對于企業一年中最關鍵的企業年會，沒有詳細周密的計劃就很難保證活動的順利進行。在制定年會計劃的時候，最好是有詳細的計劃書和完整的人員安排表，盡可能把年會所有的細節都考慮到位。

　　5、 實施嚴格的現場管理

　　這里說的現場管理，其實就是活動會場的布置和管理。在進行這一步的時候，一定要嚴格的計劃書上的安排一項項的進行和確認，任何疏漏都會導致企業年會的最終呈現。此外，現場負責人也要時刻保持高度的關注，做好隨機應變的準備。

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