加強應收賬款內控制度建設

摘 要:本文分析了應收賬款存在的風險,提出了應從信用管理控制、銷售管理控制、財務管理控制、責任監督控制等四個方面入手建立應收賬款的內部管控制度,降低企業經營風險,保障企業健康發展。

關鍵詞:應收賬款信用控制風險

應收賬款是企業在正常經營過程中,對外銷售貨物、提供勞務等而應向購買貨物或接受勞務的單位或個人收取的款項,是企業流動資產的重要組成項目。應收賬款是企業采取賒銷方式產生的,其存在對企業經營的影響具有正負兩面性,一方面可以增強企業市場競爭力,促進銷售,擴大市場份額,增加銷售收入,減少庫存,給企業經營帶來諸多積極影響。另一方面應收賬款的存在又具有一定風險,過高的應收賬款會大量占用企業流動資金,影響企業流動資金的正常周轉和運營能力,增加企業管理成本,增大應收賬款壞賬損失的機率等。國內企業現行的重銷售和利潤目標的考核機制,使得企業通常把擴大銷量放在首位,追求利潤增長,而相對忽視企業現金流,認為貨物發出去了才有貨款回籠,客戶所欠的貨款是遲早要收回來的,應收賬款風險意識不強。 1 應收賬款存在的風險

1.1 夸大企業經營業績

我國現行的會計記賬基礎是權責發生制,企業發生的當期賒銷全部記入當期收入,就是企業產品已經發給客戶,銷售發票已經開出,對應的貨款卻不能同步收回,而銷售已告成立,銷售收入必須確認。這種貨款尚未回籠的銷售,勢必使產生沒有現金流入的損益,也就是說賒銷可以使企業產生更多的銷售收入和利潤。因賒銷產生的利潤沒有相應的現金流入,而是以應收賬款債權形式存在,一旦收不回,這部份利潤就屬虛增,因此,會計準則要求企業按照應收賬款余額的一定比例提取壞賬準備,如果實際發生的壞賬損失超過提取的壞賬準備,會給企業帶來更大的損失。

1.2 降低企業資金使用效率,增加資金成本

企業應收賬款的不斷增加,一方面必然占用大量的流動資金,使得流動資金周轉放緩,資金逐漸緊缺;另一方面企業通過賒銷擴大了市場份額,增加了銷售收入和利潤,因賒銷的貨款尚未收回,而賒銷產生的銷售稅金、所得稅等各種稅費必須按期支付,增加了現金的流出,加大了企業資金壓力。為確保正常經營所需資金,企業不得不舉債補充流動資金,造成財務費用增加,資產負債率上升。

1.3 管理難度加大,增加企業管理成本

由于企業應收賬款的大量存在,特別是逾期應收賬款的比例不斷上升,導致被占用在應收賬款上的資金喪失了其時間價值,增加了資金的機會成本。為加快貨款回收,企業勢必采取措施加大應收賬款催收,如:如提高承兌匯票收款率,以物抵債,債務重組,委托討債公司收款等。在應收賬款的催收過程中,企業需要投入大量的人力、物力和財力,增加了管理的難度和成本。 2 應收賬款的內部控制制度

目前,我國企業的應收賬款管理還存在許多問題,很多企業沒有建立一套較完整的應收賬款內控制度,如未對應收賬款進行風險信用管理、沒有建立賒銷制度、日常銷售控制制度、責任監督制度等。沒有將應收賬款的事前控制、事中控制和事后控制有機結合起來,形成一套完善的全過程控制制度。對應收賬款的風險意識不夠,風險防范意識淡薄,運用法律手段解決債務糾紛的意識不強,造成大量壞賬的產生。因此,企業應加強應收賬款內部控制制度建設,從源頭和制度上控制應收賬款風險。

2.1 建立客戶信用管理制度

（1）開展客戶資信情況調查。企業在沒有對客戶資信狀況進行調查,沒有較全面準確地撐握客戶信息的情況下,急于賒銷是造成應收賬款呆壞賬的重要原因之一。因此,企業在經營過程中應通過各種渠道收集有關客戶的信息,包括客戶的財務狀況、資金狀況、市場網絡、營銷能力、行業地位、產品品質、以往業務記錄、履約信用、組織管理、負責人個人資料等,建立客戶信用檔案。客戶信息取得的渠道主要有:客戶公開披露的財務報告和其他信息,企業的營銷人員及相關人員對客戶進行實地調查,與同一客戶往來的其他單位交換有關信息資料,從監管的職能部門如工商、銀行、財稅等部門間接了解。

（2）評定客戶信用等級。企業可根據收集的客戶信用資料,結合企業的實際經營情況,運用科學分析方法,對客戶的資信進行綜合評定,確定客戶的信用等級。企業對客戶信用實行動態管理,結合客戶實際業務往來信譽情況,定期梳理和重新調整客戶的信用等級。

（3）制訂合理的信用政策。基于風險控制原則,企業應根據客戶信用等級,對客戶進行分類管理,對不同信用等級的客戶實行不同的發貨控制政策,信用等級越高給予的賒銷政策相對寬松一些,信用等級越低賒銷控制就越嚴,低于最低信用控制標準則實行現款銷售。為促使客戶盡早付款,企業還可根據付款期限和付款方式附加相應的現金折扣。

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2.2 完善銷售管理制度

（1）建立銷售合同管理制度。銷售合同是明確業務雙方權利和義務的法律依據,也是企業催收應收賬款最重要的憑據之一。企業應建立完善銷售合同管理制度,明確銷售合同管理部門,銷售合同的簽訂辦法、程序,審批權限。除即時結清貨款的交易外,所有業務要簽訂書面合同,涉及重大交易的合同應咨詢法律顧問,并提請企業經營班子研究決定。合同管理部門應加強合同

臺賬管理,平時注意收集、記錄、整理各類應收賬款債權憑據,如送貨回單、對賬單等,做好風險防范的法律基礎工作。

（2）建立發貨審批制度。正常情況下，銷售發貨部門根據企業信用政策實行發貨控制，但實際營銷過程中存在較多的特殊情況，需區別對待發貨。因此，企業應結合客戶信用等級管理，明確賒銷的審批權限，分別規定各業務部門、業務經理的賒銷審批權限，超權限的須逐級報經上級經理或總經理審批。審批制度要明確各級審批責任人的權限和職責，實行“誰審批，認負責”，把賒銷業務風險控制在企業可承受的限度內。

（3）建立業務臺賬管理制度。企業銷售部門應當分業務部門、分區域、分業務員、分客戶設立應收賬款業務臺賬,序時記錄各客戶每筆業務的發生日期、發貨數量、金額、開票、收款額、收款方式、欠款余額等詳細信息。定期分析、編制客戶信用政策執行情況信息,對超出信用控制范圍的客戶,提請有關責任部門和責任業務員采取相應措施催收貨款。業務員須分客戶登記應收賬款業務臺賬,逐筆記錄所管轄每個客戶的發貨、開票、收款、欠款余額情況,并定期與業務部門銷售臺賬和財務應收賬款明細賬核對。

（4）定期對賬管理制度。對賬工作是應收賬款日常風險控制的一個重要環節,有些客戶把拖欠供應商的貨款作為公司籌資的一種主要手段,盡可能增加欠款額度和延長付款周期,將供應商的應收賬款作為一種“無息貸款”,長期占用,因怕供應商通過法律途徑索取貨款,往往拒絕對賬,或只對賬但不簽章確認債務,到了付款時又以賬目不清為由,拖延甚至拒絕付款,所以企業必須重視和規范日常對賬工作,建立定期對賬管理制度。①要有明確的對賬時間和內容要求,規定多長時間必須與客戶對賬,對賬工作作為業務部門和業務員的一項主要工作,與績效掛鉤,要給業務員和客戶養成定期對賬的習慣。②業務員每月與財務部門提供應收賬款分戶往來明細賬核對,出現不一致時,查明原因,調整記錄。③業務員根據與財務核對一致的臺賬,定期與客戶進行核對,取得對方確認并簽章的對賬單,作為雙方對賬的原始依據。④企業每年要組織財務、審計和信用管理部門全面清查各項應收賬款。根據客戶往來及對賬情況分析,不定期抽查業務員臺賬,在業務員的配合下直接參與部分客戶的現場對賬,提高對賬單的有效性和可靠性。

2.3 加強財務管理控制制度

（1）總額控制制度。應收賬款總額控制可分為絕對額控制和相對額控制。企業應根據年度經營計劃、經營策略等因素,確定當年的應收賬款絕對控制最高限額,同時輔以貨款回收率的相對指標控制,并分解到各業務部門、業務員、重點客戶。對那些往來多、金額大或信用較差的客戶更應加強總額控制,不得超信用限額賒銷以免發生壞賬。

（2）賬齡分析制度。財務部門應結合對客戶銷售貢獻、利潤貢獻等價值貢獻分析,每月對應收賬款進行賬齡分析,并及時反饋給業務、信用管理等相關部門。相關部門應把逾期的應收賬款作為收款工作的重點,分析產生逾期的原因,采取相應的收賬方法,對經營情況惡化,資金異常緊缺的客戶,要采取果斷措施收款,盡可能減少損失。

（3）壞賬準備金制度。有賒銷就有應收賬款,有應收賬款就有發生壞賬的可能,因此,企業在會計核算上應遵循謹慎原則要求,合理估計可能發生的壞賬損失,根據應收賬款賬齡確定一定的計提比例,按應收賬款年終余額計提壞賬準備,建立彌補損失的壞賬準備金制度。對逾期應收賬款,特別是長期掛賬的應收賬款要逐一分析原因,核實確認,對確實不能收回的應及時作為壞賬損失處理。同時對已作壞賬處理的應收賬款,企業不能放棄對它的追索權,對處理的壞賬屬于逾期3年以上的應收賬款,應當實行賬銷案存管理,做好后續跟蹤和債權追索工作。

2.4 強化責任考核監督制度

(1)建立責任考核制度。企業業務部門、業務員往往為了追求銷售業績而盲目擴大銷售,加之內部控制不到位,導致應收賬款大量增加。因此,企業應強化對業務部門的管理,以每個業務部門和業務員作為一個責任中心,明確業務員為應收賬款的第一責任人,業務員部門為應收賬款的第一責任部門。對應收賬款的收回實行終身負責制,加強對業務員銷售回款率和應收賬款占用額的考核。一是應收賬款的產生與業務員的收入掛鉤,超出規定期限未收回的應收賬款,業務員應承擔一定的資金占用利息,直接在其當月業務提成中扣除;一旦發生呆賬,就根據誰經手、誰審批、誰負責的原則,按內部制度進行懲處,其呆賬金額由相關責任人員共同承擔,從其年度考核獎金中扣除,年度考核獎金不足扣除的,結轉下年度扣除,直至扣完為止。二是建立風險抵押金制度,業務員交納一定額度的風險抵押金,或從業務員月度業務提成收入和年終獎勵中提留一部份作為風險抵押金,作為發生較大壞賬的扣除準備金。

(2)建立責任催收制度。業務員是應收賬款收回的第一責任人,業務部門作為業務員的管理部門,要時刻關注業務員及客戶的應收賬款情況,提醒業務員及時依約向客戶收款。公司內部相關職能部門要做好應收賬款動態分析、跟蹤工作,對逾期的應收賬款,要業務部門采取多種方式抓緊催收,并將逾期應收賬款的回收與業務部門月度績效考核掛鉤。對于業務員確實難以收回的應收賬款,公司要組織相關人員成立清欠小組,負責催收。

(3)建立內部審計督查制度。企業應建立銷售管理專項審計制度,定期或不定期地對應收賬款事前、事中、事后的內部控制制度執行情況進行專項審計。通過審計及時發現銷售管理存在的問題和漏洞,防止因管理不到位出現客戶信息失真,信用政策不合理,合同簽訂不規范,賒銷審批不嚴,到期貨款不及時催收,不按要求對賬,貨款挪作他用等現象,造成應收賬款長期掛賬。督促相關部門嚴格執行應收賬款內部控制制度,提高風險防范意識,減少應收賬款壞賬損失。

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