商務接待的流程是怎樣的

　　一個企業，接待工作至關重要，尤其是商務接待等事項。商務接待的流程是什么？下面是小編為你整理的商務接待的流程是怎樣的，希望對你有幫助。

　　商務接待的流程

　　接待前充分準備

　　1、了解清楚來賓的基本情況，包括所在單位、姓名、性別、職務、級別及一行人數，以及到達的日期和地點。

　　2、根據客戶的具體情況確定具體的接待規格。

　　特級接待：中央部、委、局、辦和省、市主要領導視察;省級職能部門主要領導視察;

　　一級接待：國內、外大型企業負責人的考察及參觀;區政府主要領導視察;市級黨政群機關主要領導視察;區級黨政群機關視察;戰略投資伙伴、行業知名專家考察接待;新聞媒體發布會;金融機構主要負責人;

　　二級接待：國內中型企業負責人的考察、參觀;區級街道部門參觀接待;上游產品供應商業務洽談;

　　一般接待：區政府、區街道部門帶領的一般人士參觀;業內人士、兄弟公司參觀、交流接待;公司聘用的法律、設計、質量標準體系等顧問、專家的參觀、交流接待。

　　3、根據對方意圖和實際情況，擬出接待日程安排方案，報請領導批示。

　　4、根據來賓的身份和其他實際情況，安排具體接待人員、住宿、接待用車、飲食。

　　5、根據來賓的工作內容，分別作好以下安排：

　　(1)如來賓要進行參觀或學習交流，則應根據對方的要求，事先安排好參觀行程;

　　(2)通知相關交流人員，準備交流材料，籌備好相關情況介紹、現場演示等各項準備工作。

　　接待中的服務工作

　　1、根據來賓的身份和抵達的日期、地點、安排有關領導或接待人員到車站、機場迎接。

　　2、來賓到達并住下后，雙方商定具體的活動日程，盡快將日程安排印發有關領導和部門按此執行;并安排有關領導看望來賓，事先安排好地點及陪同人員。

　　3、宴請

　　(1)掌握宴請的人數、時間、地點、方式、標準，并提前通知酒店;

　　(2)精心編制宴會菜單，做好宴會設計;擺放席位卡，并核對確認;

　　(3)接待人員提前一小時到宴會廳，督促檢查有關服務;

　　(4)陪餐領導先到達宴會地點;

　　(5)接待人員主動引導客戶入席、離席;

　　(6)嚴格按擬定宴會菜單上菜、上酒水等，特殊情況按主陪領導意圖辦理，準確把握上菜節奏，不宜過快或過慢。

　　4、商務會見、會談安排

　　(1)明確商務工作會見的基本情況、目的以及會見(談)人的職位、姓名等基本信息;

　　(2)提前通知我方有關部門和人員做好會見(談)準備;

　　(3)確定會見(談)時間，安排好會見(談)場地、座位;

　　(4) 雙方進入會議室后，由主持人開場，介紹雙方領導、會議主題和會議議程;

　　(5) 對方領導先后致辭;

　　(6)就會議內容進行發言或討論;

　　(7)相關領導作總結發言;

　　(8)主持人宣布會議結束;

　　5、來賓如有重要身份，或活動具有重要意義，則應事先安排記錄人員作好記錄并安排宣傳人員負責報道。

　　6、商務參觀考察安排

　　(1)提前準備好一切相關物資、車輛;

　　(2)提前通知安排領導和隨行陪同人員;

　　(3) 相關領導提前至大門口迎接賓客的到來;

　　(4)賓客到達下車后，雙方領導交換名片，初步認識;

　　(5)雙方進入招商大廳，進行沙盤講解后，將賓客帶至項目參觀;

　　(6)雙方進入會議室就項目或其他話題進行座談;

　　(7)安排好相關人員對接待過程中的關突發情況進行現場處理;

　　7、商務休閑娛樂征求客戶意見根據客戶的喜愛和習慣安排活動項目。

　　(1)安排活動場地、確定活動時間;

　　(2)安排電影、健身、體育等娛樂活動，舉辦文藝晚會，接待之前應做好相關準備工作;

　　(3)根據客戶興趣靈活掌握活動時間長度;

　　(4)根據領導指示或來賓要求，做好游覽風景區和名勝古跡的安排。

　　商務接待介紹的禮儀

　　介紹的手勢：五指并攏，手心向上，指向被介紹人。

　　介紹的順序：先介紹位卑者給位尊者。先將男士介紹給女士;年輕的給年長的;自己公司的同事給別家公司的同事;先將職位稍低者介紹給職位高者;公司同事給客戶;非官方人事給官方人士;本國同事給外國同事;如果身邊各有一人，先介紹右邊的，再介紹左邊的。

　　商務接待握手的禮儀

　　握手時，距對方約一步遠，上身稍向前傾，兩足立正，伸出右手，四指并攏，虎口相交，拇指張開下滑，向受禮者握手。

　　掌心向下握住對方的手，顯示著一個人強烈的支配欲，無聲地告訴別人，他此時處于高人一等的地位。應盡量避免這種傲慢無禮的握手方式。相反，掌心向里握手顯示出一個人的謙卑和畢恭畢敬。平等而自然的握手姿態是兩手的手掌都處于垂直狀態。這是一種最普通也最穩妥的握手方式。

　　戴著手套握手是失禮行為。男士在握手前先脫下手套，摘下帽子。女士可以例外。當然在嚴寒的室外也可以不脫。比如雙方都戴著手套，帽子，這時一般也應先說聲：“對不起”。握手時雙方互相注視，微笑，問候，致意，不要看第三者或顯得心不在焉。

　　除了關系親近的人可以長久地把手握在一起外，一般握兩三下就行。不要太用力，但漫不經心地用手指尖“晴蜓點水”式去點一下也是無禮的。一般要將時間控制在三五秒鐘以內。如果要表示自己的真誠和熱烈，也可較長時間握手，并上下搖晃幾下。

　　握手時兩手一碰就分開，時間過短，好像在走過場，又像是對對方懷有戒意。而時間過久，特別是拉住異性或初次見面者的手長久不放，顯得有些虛情假義，甚至會被懷疑為“想占便宜”。

　　長輩和晚輩之間，長輩伸手后，晚輩才能伸手相握，上下級之間，上級伸手后，下級才能接握;男女之間，女方伸手后，男方才能伸手相握;當然，如果男方為長者，遵照前面說的方法。

　　如果需要和多人握手，握手時要講究先后次序，由尊而卑，即先年長者后年幼者，先長輩再晚輩，先老師后學生，先女士后男士，先已婚者后未婚者，先上級后下級。

　　交際時如果人數較多，可以只跟相近的幾個人握手，向其他人點頭示意，或微微鞠躬就行。為了避免尷尬場面發生，在主動和人握手之前，應想一想自己是否受對方歡迎，如果已經察覺對方沒有要握手的意思，點頭致意或微鞠躬就行了。

　　在公務場合，握手時伸手的先后次序主要取決于職位、身份。而在社交、休閑場合，它主要取決于年齡、性別、婚否。

　　在接待來訪者時，這一問題變得特殊一些：當客人抵達時，應由主人首先伸出手來與客人相握。而在客人告辭時，就應由客人首先伸出手來與主人相握。前者是表示“歡迎”，后者就表示“再見”。這一次序顛倒，很容易讓人發生誤解。

　　應當強調的是，上述握手時的先后次序不必處處苛求于人。如果自己是尊者或長者、上級。而位卑者、年輕者或下級搶先伸手時，最得體的就是立即伸出自己的手，進行配合。而不要置之不理，使對方當場出丑。

　　當你在握手時，不妨說一些問候的話，可以握緊對方的手，語氣應直接而且肯定，并在加強重要字眼時，緊握著對方的手，來加強對方對你的印象。

　　握手的場合也有講究，在如下幾種情況下，應該握手，如：遇到較長時間沒見面的熟人;在比較正式的場合和認識的人道別;在以本人作為東道主的社交場合，迎接或送別來訪者時;拜訪他人后，在辭行的時候;介紹給不認識的人時;在社交場合，偶然遇上親朋故舊或上司的時候;別人給予你一定的支持、鼓勵或幫助時;表示感謝、恭喜、祝賀時;對別人表示理解、支持、肯定時;得知別人患病、失戀、失業、降職或遭受其他挫折時;向別人贈送禮品或頒發獎品時。通常，上述所列舉的情況下都是適合握手的場合。

　　最后，說說握手的八禁忌：不要用左手相握，尤其是和阿拉伯人、印度人打交道時要牢記，因為在他們看來左手是不潔的;在和基督教信徒交往時，要避免兩人握手時與另外兩人相握的手形成交叉狀，這種形狀類似十字架，在他們眼里這是很不吉利的;不要在握手時戴著手套或墨鏡，只有女士在社交場合戴著薄紗手套握手，才是被允許的;不要在握手時另外一只手插在衣袋里或拿著東西;不要在握手時面無表情、不置一詞或長篇大論、點頭哈腰，過份客套;不要在握手時僅僅握住對方的手指尖，好像有意與對方保持距離。正確的做法，是要握住整個手掌。即使對異性，也要這么做;不要在握手時把對方的手拉過來、推過去，或者上下左右抖個沒完;不要拒絕和別人握手，即使有手疾或汗濕、弄臟了，也要和對方說一下“對不起，我的手現在不方便”。以免造成不必要的誤會。

　　商務接待禮儀流程

　　一、國際商務室內接待禮儀

　　1、客人要找的負責人不在時，要明確告訴對方負責人到何處去了，以及何時回本單位。請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我方負責人到對方單位去。

　　2、客人到來時，我方負責人由于種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與等待時間，若客人愿意等待，應該向客人提供飲料、雜志，如果可能，應該時常為客人換飲料。

　　3、接待人員帶領客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢。

　　在走廊的引導方法：接待人員在客人二三步之前，配合步調，讓客人走在內側。

　　在樓梯的引導方法：當引導客人上樓時，應該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時，應該由接待人員走在前面，客人在后面，上下樓梯時，接待人員應該注意客人的安全。

　　在電梯的引導方法：引導客人乘坐電梯時，接待人員先進入電梯，等客人進入后關閉電梯門，到達時，接待人員按“開”的鈕，讓客人先走出電梯。

　　客廳里的引導方法：當客人走入客廳，接待人員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下后，才能行點頭禮后離開。如客人錯坐下座，應請客人改坐上座(一般靠近門的一方為下座)。

　　4、誠心誠意的奉茶，我國人民習慣以茶水招待客人，在招待尊貴客人時，茶具要特別講究，倒茶有許多規矩，遞茶也有許多講究。

　　二、國際商務室外接待禮儀

　　1、接待準備

　　對于前來訪問、洽談業務、參加會議的外國、外地客人，應首先了解對方到達的車次、航班，安排與客人身份、職務相當的人員前去迎接。若因某種原因，相應身份的主人不能前往，前去迎接的主人應向客人作出禮貌的解釋。

　　2、及時接待

　　主人到車站、機場去迎接客人，應提前到達，恭候客人的到來，決不能遲到讓客人久等。客人看到有人來迎接，內心必定感到非常高興，若迎接來遲，必定會給客人心里留下陰影，事后無論怎樣解釋，都無法消除這種失職和不守信譽的印象。

　　3、接待禮節

　　接到客人后，應首先問候“一路辛苦了”、“歡迎您來到我們這個美麗的城市”、“歡迎您來到我們公司”等等。然后向對方作自我介紹，如果有名片，可送予對方。

　　4、交通工具的安排

　　迎接客人應提前為客人準備好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙準備交通工具，那樣會因讓客人久等而誤事。

　　5、日程安排

　　主人應提前為客人準備好住宿，幫客人辦理好一切手續并將客人領進房間，同時向客人介紹住處的服務、設施，將活動的計劃、日程安排交給客人，并把準備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。

　　將客人送到住地后，主人不要立即離去，應陪客人稍作停留，熱情交談，談話內容要讓客人感到滿意，比如客人參與活動的背景材料、當地風土人情、有特點的自然景觀、特產、物價等。考慮到客人一路旅途勞累，主人不宜久留，讓客人早些休息。分手時將下次聯系的時間、地點、方式等告訴客人。

　　注意送名片的禮儀：

　　當你與長者、尊者交換名片時，雙手遞上，身體可微微前傾，說一句“請多關照”。你想得到對方名片時，可以用請求的口吻說：“如果您方便的話，能否留張名片給我？”

　　作為接名片的人，雙手接過名片后，應仔細地看一遍，千萬不要看也不看就放入口袋，也不要順手往桌上扔。

　　三、國際商務會議的座次安排

　　一般情況下，商務會議座次的安排分成兩類：方桌會議和圓桌會議。

　　一般情況下會議室中是長方形的桌子，包括橢圓形，就是所謂的方桌會議，方桌可以體現主次。

　　在方桌會議中，特別要注意座次的安排。如果只有一位領導，那么他一般坐在這個長方形的短邊的這邊，或者是比較靠里的位置。就是說以會議室的門為基準點，在里側是主賓的位置。如果是由主客雙方來參加的會議，一般分兩側來就坐，主人坐在會議桌的右邊，而客人坐在會議桌的左邊。

　　還有一種是為了盡量避免這種主次的安排，而以圓形桌為布局，就是圓桌會議。在圓桌會議中，則可以不用拘泥這么多的禮節，主要記住以門作為基準點，比較靠里面的位置是比較主要的座位就可以了。

　　四、國際商務談判的座次安排

　　商務談判多為雙邊談判。雙邊談判時，賓主分列長桌或橢圓形桌的兩側，如果橫放，則面對正門的一方為上，應屬于客方;背對正門的一方為下，應屬于主方;如果豎放(順著門的方面)，應以進門方向為準，右側為上，屬于客方;左側為下，屬于主方。主談人員應在自己一方居中而坐。其他人員按照右高左低的原則，自近而遠分坐。國際慣例與政務禮儀會議座次相悖。如果雙方各帶翻譯，應就坐于主談人員之右。

　　五、國際商務接待中的相關禮儀

　　1、乘車禮儀

　　①小轎車

　　小轎車的座位，如有司機駕駛時，以后排右側為首位，左側次之，中間座位再次之，前坐右側殿后，前排中間為末席。

　　如果由主人親自駕駛，以駕駛座右側為首位，后排右側次之，左側再次之，而后排中間座為末席，前排中間座則不宜再安排客人。

　　主人夫婦駕車時，則主人夫婦坐前座，客人夫婦坐后座，男士要服務于自己的夫人，宜開車門讓夫人先上車，然后自己再上車。

　　如果主人夫婦搭載友人夫婦的車，則應邀友人坐前座，友人之婦坐后座，或讓友人夫婦都坐前座。

　　主人親自駕車，坐客只有一人，應坐在主人旁邊。若同坐多人，中途坐前座的客人下車后，在后面坐的客人應改坐前座，此項禮節最易疏忽。

　　女士登車不要一只先踏入車內，也不要爬進車里。需先站在座位邊上，把身體降低，讓臀部坐到位子上，再將雙腿一起收進車里，雙膝一定保持合并的姿勢。

　　②吉普車

　　吉普車無論是主人駕駛還是司機駕駛，都應以前排右坐為尊，后排右側次之，后排左側為末席。上車時，后排位低者先上車，前排尊者后上。下車時前排客人先下，后排客人再下車。

　　③旅行車

　　在接待團體客人時，多采用旅行車接送客人。旅行車以司機座后第一排即前排為尊，后排依次為小。其座位的尊卑，依每排右側往左側遞減。

　　2、饋贈禮儀

　　在現代商務交往中，人與人之間的距離逐漸縮短，接觸面越來越廣。但如何挑選適宜的禮品，對每一位商務人士都是費解的問題。懂得送禮技巧，不僅能達到大方得體的效果，還可增進彼此感情。

　　同時，還要注意送禮的一些忌諱。切忌送一些將會刺激別人感受的東西。不要打算以你的禮物來改變別人的品味和習慣。必須考慮接受禮物人的職位、年齡、性別等。謹記除去價錢牌及商店的袋裝，無論禮物本身是如何不名貴，最好用包裝紙包裝，有時細微的地方更能顯出送禮人的心意。考慮接受者在日常生活中能否應用你送的禮物。

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