董事長秘書職責概述
一、辦公室內務
1 、辦公環境：明亮整潔、一塵不染、家具擺放整齊、辦公桌無文件累積、文件整齊規范、圖書排放整齊
1)每天準時上班;
2)開窗通風;
3)清潔辦公室：每天將辦公桌、椅、文件柜、窗臺擦拭一次;
4)清理花木：鮮花每天換水一次，其他花木沒有枯葉、雜草;
5)為董事長備好茶水;
6)每天下班前清理辦公桌一次，關閉好門窗、電源等;
7)及時清理辦公、生活垃圾;
8)每周監督吸塵一次。
2 、文件管理：流程齊全、分類合理、處理及時、管理規范
1)對所有文件先進行識別，并分類登記，再分別辦理;
2)外來紅頭文件： 向人力資源部索要收文編號，及時送批和傳遞發放，并留下記錄;
3)內部紅頭文件： 作好收文記錄并放置在待處理文件夾內;
4)外來公函、通知及文字資料： 及時送交董事長閱示，根據董事長批示正確辦理;
5)內部通知、公司各部門(單位)遞交報告：及時送交董事長閱示，根據董事長批示正確辦理;
6)重要的和緊急的文件，須提醒董事長。
7)每天將送交董事長批示、看閱的文件清理一次，并核對登記記錄。
8)根據文件積累的情況及時進行存檔，并作好相應記錄，便于查閱。
二、來賓接待
彬彬有禮 熱情接待
1、笑臉相迎，茶水相待;
2、詢問來賓情況、來訪目的、有無預約并索要名片;
3、及時向董事長請示;
4、按董事長意見引見，接待(按情況給予續茶水);
5、根據客人來訪時間及職務等級，征詢領導意見后確定是否客餐、宴請;
三、會務服務
準備充分、安排周全、接待周到、組織完善
1、董事會
1)會議議程的擬定;
2)確定與會人員;
3)會議通知起草和發送;
4)會議文件的'準備;
5)會議場所的確認及會場布置;
6)會議簽到及記錄;
7)與會人員的接待工作。
2、工作會
1)檢查會場環境是否干凈整潔;
2)檢查會議通知是否到位;
3)檢查會議文件準備是否齊備;
4)會議人員的接待;
5)會議期間的服務。
四、完成董事長交代的其他事宜。
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