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公司標準行文規定
公司標準行文規定1
一、目的
為規范公司文件編制、確保公文處理的標準化，特制定本規定。
二、范圍
本規定適用于公司對內、對外公文的管理。
三、職責
1、公司行政人力資源部負責公司公文歸口的管理部門，為內部行業的統一編號及內外公文的統一歸檔；
2、各部門領導負責本部門的公文擬稿；
3、各部門主管領導負責對本部門對內、對外行文的審核；
4、總經理負責公司對內、對外行文的簽批。
四、發文分類
公司內部發文為各項規章制度、公務文書、事務性文件。各項規章制度：公司在管理中依照執行的各項制度（規定/辦法/準則/政策/措施）等；公務文書：請示（申請）、報告、通知、通報、通告、決議、決定、函、會議紀要等；事務性文件：說明、各類統計報表等；
公司外部文件為接到的信函、公文、傳真等。
1、規定/辦法/準則/政策/措施：對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范、規章制度；
2、請示（申請）：用于下級向上級或政府部門請求批示、批準、批復的事項；
3、報告：向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議，答復上級的詢問；
4、通知：傳達公司指示、要求，告知各部門辦理中需要的事情；
5、通報：公司認定的，表彰先進、好人好事、或批評錯誤、或傳達情況；
6、通告：公開發布、全體員工應當遵守或周知的事項；
7、決議：經過會議討論通過，要求貫徹執行的事項；
8、決定：對重要事項或重大行動做出安排，對有關部門及人員的獎懲，組織變更或人事任免等；
9、函：于對外溝通，用于對外溝通、和外部業務單位相互商洽，聯系工作的，或稱公函（可不受行文規定擬定）；
10、會議紀要：用于各類會議的記錄、整理與總結；
11、說明、表格：用于日常事務工作，由撰寫部門領導決定是否受行文進行制定；
五、發文格式
1、公司統一文字排版上下邊距為2.2cm，左右邊距為2.0cm，表格排版上下左右邊距為2cm；
2、文字版頭標題為二號、宋體加黑、居中，正文為小四、宋體；表格版標題為二號、宋體加黑，表內文字為五號、宋體；
3、文字行距1.5倍行距；段落設置一般為首行縮進2個字符；
4、文本中所有的符號、數字、英文均選用Times New Roman體；
5、頁眉頁腳：
對內行文頁眉靠左“北京中農可信生化科技發展有限公司”靠右“XXX管理文件KX-XX-001(編號格式見本規定附錄)”；頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗、帶格式線；
對外行文頁眉靠右“北京中農可信生化科技發展有限公司”；頁腳同對內行文；
6、落款為4號、宋體、加黑，發文單位寫在公文下面偏右，寫全稱；發文日期在發文單位下面向右錯開，寫全年月日，日期為發文公布日為準；
7、發文中有附件，應在正文后、落款前，注明附件數及附件名稱；
六、行文要素要求
1、標準發文即為紅頭文件的形式，除第五條的各項外，包括發文部門、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、主送部門、抄送部門、主題詞。其中：
文件按密級分為“普通”、“秘密”、“機密”三級；普通指在工作當中隨時讓員工
可以借閱、查看、了解的文件資料；秘密指在一定的時間和范圍內，需加以限制、保護，避免外界知悉的'保密性文件資料；機密指關系到公司的利益，依照公司的規定，在一定時間只限一定范圍的人員知悉的保密性文件資料；涉及公司保密的文件應當標明密級，其中秘密、機密文件還應當標明份數、序號。
對于公司保密文件的執行屬于保密協議中的一項要求，公司人員嚴格遵守保密協議中提及的各項；文件按緊急程度分為：“急件”、“一般”；急件需立即辦理；一般文件可根據崗位工作進展調整辦理時間；
發文字號以公司關鍵字縮寫、年份、發文序號組合在一起：可信（20xx）XX號（字體：宋體；字號：5號，其他符號：用Times New Roman體，5號）各部門頻布公文時，應向行政人力資源部申請文件編號；
2、主送、抄送部門，屬上級的列入主送，平級或下級列入抄送；
3、所有發布文件，除封皮隱藏頁碼外，其他頁數一律設置頁碼，頁碼設置在每頁的右側。
七、發文管理
1、發文按照編制→審核→批準→發放→學習與執行→作廢的程序進行管理。
2、文件編制、審核、批準流程：
制度→所屬部門領導編寫→主管領導審核→總經理批準→行政人力資源部發布；通知、通報、通告、決議、決定→行政人力資源部編制→主管領導審批→行政人力資源部發放；
會議紀要→會議紀要員編制→會議主持人批準→行政人力資源部存。
3、公司內部行文，各項規章制度掃領導批復分別屬、機密、秘密范圍；相對于通知、通報、通告、決議、決定等無須全員查閱但當下一段時間內比較重要的，應以紅頭文件的形式；
4、對于公司出臺的各項制度、通知、決定等，公司行政人力資源部對生效公文（加蓋公章）進行簽字留存；
5、公文作廢時，需向總經理進行申報請示，獲批后，進行統一整理銷毀；
八、其他注意事項
1、所擬稿件的密級等級，應先通報總經理進行初步定級；
2、公文在討論期間需要打印時，均應先用已單面使用過的廢棄紙張，包括呈送公司相關領導的紙質文件。
附1部門文件格式：
1、銷售管理文件：KX-XS-001
2、客服管理文件：KX-KF-001
3、技術管理文件：KX-JS-001
4、物流管理文件：KX-WL-001
5、財務管理文件：KX-CW-001
6、行政人力資源管理文件：KX-XR-001
7、電子商務管理文件：KX-DS-001
附2行文流轉表格：
1、發文登記表
2、收文登記表
3、文件簽閱表
4、文件銷毀審批表
5、文件格式
發文登記表
收文登記表
文件銷毀審批表
文件格式：
關于××××的請示/報告
正文
妥否，請批示。
年月日主送：抄送：
北京中農可信公司文件
xxxx字【２０xx】xx號密級：簽發：
關于xxxxx的通知/決定
正文
公司年月日
主題詞：抄送：
會議紀要
會議時間：年月日會議地點：會議主持：會議記錄：與會人員：會議主題：內容簡要：
會議主持人簽字：
公司標準行文規定2
制度名稱（宋體小二、加粗，單倍行距，段前0.5行，段后0行）
（空一行，行距：固定值10磅）
1.一般規定（章：黑體小四、加粗，序號與標題間空二字節間距）
1.1本規定制定的依據。（節：1.1、1.2、1.3.。）
頁面設置為A4縱向，上邊距2.4cm，下邊距2.3cm，左邊距2.8cm，右邊距2.5cm。
正文、段落。正文、段落中的中文字體使用小四號宋體，數字及西文為小四號Times New Roman字體，英文詞組第一個字母需大寫。每段落兩端對齊，固定行距22磅，段前、段后0行，縮進左、右0字符。 1.2本規定適用范圍。（所有標題采用黑體小四、加粗）
1.3本規定解釋和修改部門。注：
1.（“注：”與“1.”間空一字符，中文宋體和阿拉伯數字Times NewRoman三號加粗字體）
注：1.對附注內容進行說明時，應在進行標識的段落結束后或圖表下方進行說明描述。（中文小五號仿宋GB2312和西文采用小五號數字Times New Roman字體）
1.4本規定所涉及的關鍵術語解釋。
1.5必要的原則和概括性描述。
2.具體事項
2.1制度管理內容涉及相關部門和單位的職責分工。
2.2管理相對人的權利、義務。
2.3管理的具體要求。
2.4管理流程（應按實際操作業務流程的邏輯順序進行描述，可以完全流程化的配套建立流程，不能完全流程化的要表述清楚）。
2.5獎懲考核。
2.5.1條：使用阿拉伯數字對條編序。如：2.5.1、2.5.2.。
2.5.2同一條文中有兩個以上（含兩個）的.條文時，才可細分序號。
2.5.3條一般不列標題，序號后為正文內容，但有無標題要求全文應進行統
a)列項
b)列項可以在章、節、條、款內獨立使用
c)圖表：
（圖）表1標題（序號與標題間空一字符，四號宋體及Times NewRoman字體，加粗居中）
當圖表需要轉頁接排時，設置格式為“允許跨頁斷行”“在各頁頂端以標題行形式重復出現”
3.附則
作為每項管理制度正文的最后一章，以段的形式表述，不設立序號。
在制度條文結束后加一條粗實線，作為終結線，置于正文結束后、附件前，與正文間空一行。居中，粗細1.5磅，長度4cm。
附件（XX.XX.XX）(編號方法：如此附件為規章制度名錄中一、規章計劃下1.統計管理制度文中第一個附件，則編號為：01.01.01，以此類推)
附件標題（居中，小四號仿宋GB2312字體西文使用小四號Times New Roman字體）
附件內容中文均使用小四號仿宋GB2312字體，西文使用小四號Times New Roman字體，固定行距22磅，標題行可加粗。附錄
附錄部分使用中文小四號仿宋GB2312字體及西文小四號Times New Roman字體，其它內容采用與制度正文一致的頁面、版式規范。
公司標準行文規定3
一、目的
為規范公司文件編制、確保公文處理的標準化，特制定本規定。
二、范圍
本規定適用于公司對內、對外公文的管理。
三、職責
1、公司行政人力資源部負責公司公文歸口的管理部門，為內部行業的統一編號及內外公文的統一歸檔；
2、各部門領導負責本部門的公文擬稿；
3、各部門主管領導負責對本部門對內、對外行文的審核；
4、總經理負責公司對內、對外行文的簽批。
四、發文分類
公司內部發文為各項規章制度、公務文書、事務性文件。各項規章制度：公司在管理中依照執行的各項制度（規定/辦法/準則/政策/措施）等；
公務文書：請示（申請）、報告、通知、通報、通告、決議、決定、函、會議紀要等；事務性文件：說明、各類統計報表等。公司外部文件為接到的信函、公文、傳真等。
1、規定/辦法/準則/政策/措施：對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范、規章制度；
2、請示（申請）：用于下級向上級或政府部門請求批示、批準、批的事項；
3、報告：向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議，答復上級的詢問；
4、通知：傳達公司指示、要求，告知各部門辦理中需要的事情；
5、通報：公司認定的，表彰先進、好人好事、或批評錯誤、或傳達情況；
6、通告：公開發布、全體員工應當遵守或周知的事項；
7、決議：經過會議討論通過，要求貫徹執行的事項；
8、決定：對重要事項或重大行動做出安排，對有關部門及人員的獎懲，組織變更或人事任免等；
9、函：于對外溝通，用于對外溝通、和外部業務單位相互商洽，聯系工作的，或稱公函（可不受行文規定擬定）；
10、會議紀要：用于各類會議的記錄、整理與總結；
11、說明、表格：用于日常事務工作，由撰寫部門領導決定是否受行文進行制定；
五、發文格式
1、公司統一文字排版上下邊距為2。2cm，左右邊距為2。0cm，表格排版上下左右邊距為2cm；
2、文字版頭標題為二號、宋體加黑、居中，正文為小四、宋體；格版標題為二號、宋體加黑，表內文字為五號、宋體；
3、文字行距1。5倍行距；段落設置一般為首行縮進2個字符；
4、文本中所有的符號、數字、英文均選用Times New Roman體；
5、頁眉頁腳：對內行文頁眉靠左“云南超彥汽車貿易有限公司”
靠右“XXX管理文件CY—XX—001（編號格式見本規定附錄）”；頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗、帶格式線；對外行文頁眉靠右“云南超彥汽車貿易有限公司”；頁腳同對內行文；
6、落款為4號、宋體、加黑，發文單位寫在公文下面偏右，寫全稱；發文日期在發文單位下面向右錯開，寫全年月日，日期為發文公布日為準；
7、發文中有附件，應在正文后、落款前，注明附件數及附件名稱；
六、行文要素要求
1、標準發文即為紅頭文件的形式，除第五條的各項外，包括發文部門、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、主送部門、抄送部門、主題詞。其中：文件按密級分為一般文件、密件、機密文件、極機密文件與絕對文件共五級，具體劃分（詳見附件3）；涉及公司保密的文件應當標明密級，其中密件、機密文件、極機密文件與絕對文件還應當標明份數、序號。對于公司保密文件的執行屬于保密協議中的一項要求，公司人員嚴格遵守保密協議中提及的各項；文件按緊急程度分為：“急件”、“一般”；急件需立即辦理；一般文件可根據崗位工作進展調整辦理時間；發文字號以公司關鍵字縮寫、年份、發文序號組合在一起：超彥[20xx]XX號（字體：宋體；字號：5號，其他符號用Times New Roman體5號）各部門發布公文時，應向行政人力資源部申請文件編號；
2、主送、抄送部門，屬上級的列入主送，平級或下級列入抄送；
3、所有發布文件，除封皮隱藏頁碼外，其他頁數一律設置頁碼，頁碼設置在每頁的`右側。
七、發文管理
1、發文按照編制→審核→批準→發放→學習與執行→作廢的程序進行管理。↓保管
2、文件編制、審核、批準流程：制度→所屬部門領導編寫→主管領導審核→總經理批準→行政人事部發布；通知、通報、通告、決議、決定→行政人力資源部編制→主管領導審批→行政人事部發放；會議紀要→會議紀要員編制→會議主持人批準→行政人事部留存。
3、公司內部行文，各項規章制度歸屬于領導批復分別屬密件、機密文件、極機密文件與絕對文件范圍；相對于通知、通報、通告、決議、決定等無須全員查閱但當下一段時間內比較重要的，應以紅頭文件的形式；
4、對于公司出臺的各項制度、通知、決定等，公司行政人事部對生效公文（加蓋公章）進行簽字留存；
5、公文作廢時，需向總經理進行申報請示，獲批后，進行統一整理銷毀。
八、其他注意事項
1、所擬稿件的密級等級，應先通報總經理進行初步定級；
2、公文在討論期間需要打印時，均應先使用單面使用過的廢棄紙張，包括呈送公司相關領導的紙質文件。
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