開會最大化效率的原則

　　在每天的絕大部分工作時間中，大家是不是都在忙于參加一場接一場看不到盡頭的眾多會議，由于還要手忙腳亂地回復各種電子郵件，因而連關注會議的實際進行情況也無法做到。如果大家給出了肯定答案的話，我還有幾條好消息要公開：你并不孤單。所有人都在這么做。但從另一方面來看，這也并不能證明該做法就是完全正確的。實際上，由于系統已經完全崩潰了，因此只有從內部才能進行修復。

　　最近，《哈佛商業評論》就針對如何打破沉迷于會議之中的錯誤模式進行了專門介紹，這篇文章提出了很有啟發性的觀點。之前的時間，我就對不必要的會議進行過多次嚴詞抨擊;實際上，我甚至對無用會議的成本情況進行過詳細論述(提前披露一下：有73%的專業人員承認自己在參與不關注的會議時將進行不相關的其它工作，這是一個很高的比例)。

　　我們如何才能打破這個循環?我們提供了一個非常酷的決策樹小模型，能夠幫助大家跳出到循環之外。當然，它也并不屬于什么內容高深的火箭科學;不過，我們只要認真考慮一下這些說法的話，還是能夠獲得相當有價值的領悟：

　　* 如果一場會議的主題并不屬于本團隊優先事項，正確的選擇就應該是謝絕邀請。

　　* 如果會議主題并不屬于個人優先事項，就應該將邀請委托給其它人。

　　* 如果會議主題確實屬于當前優先事項，而坐在會議室里進行交流卻不屬于最佳處理方式時，正確的做法就應該選擇謝絕邀請將時間留給解決問題的規劃之中。不要在意所付出的代價：電話、晃動某人的辦公桌……大家明白了吧。

　　* 如果確實必須參加會議的話，就應該在到場之前花費一點時間對所參與部分進行全面規劃。在這里，正確的做法就是一定要確保能夠利用最小的投入，最短的時間來達到最大的效果。

　　大家務必牢記，如果試圖打破遍及全美絕大多數企業的會議文化，唯一的途徑就是從內部干掉這只怪獸。在這里，為了實現減少人們對于會議的依賴讓工作變得更加有效率的目標，就有下面列出的幾件事情可以去做：

　　* 不要僅僅因為30或者60分鐘是outlook對于會議時間的標準設置就直接作出選擇。如果實際情況容許的話，將會議時長控制在15分鐘以內或許會是更可行的做法。

　　* 必須竭盡全力將會議實際參與者的人數降到最低程度。實際上，對于大型會議來說，能夠獲得的實際效果就與參與者名單的長度成反比。

　　* 在自己的日程安排中標注出完成工作的時間。畢竟，對于不必要會議來說，一份所有時間全面開放的日程規劃就屬于最佳邀請。

　　* 絕對不要安排僅僅會對情況進行說明的會議——這項工作使用電子郵件就可以完成。

　　* 務必確保每次會議上都會有指定人員來對會議情況進行記錄，并負責交辦事項的分配工作。

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