公文文書的寫作技巧

　　1、標題

　　公文標題是對文件內容的精確概括，要準確、簡要，一般由發文單位、事由和文件三部分組成。它表明了文件的來源、主要內容及其性質使用。

　　有版頭的文件或法規性文件，計劃和總結，通知和通報，可省略發文單位，有時或只標以文件種類，如《通知》。

　　2、發文字號

　　包括機關代號、年號、順序號。編寫發文字號的作用是有利于統計發文數量，便于公文管理，有利備案查找，在引用時，可以作為公文的代號使用。

　　例如“審辦發（xxxx）6號”，代表審計署（局）辦公廳xxxx年第6號文件，“審辦發”是審計署（局）辦公廳的代字，（xxxx）是年號，“6”號是發文順序號。

　　幾個機關聯合發文，只標明主辦機關發文字號。

　　編號的位置，凡有文件版頭的，放在文頭名稱的下面；凡無文件版頭的，放在標題的右側方。

　　3、主送機關

　　主送機關是行文的主要對象，即要求主辦或答復這份文件的對方單位。準確地確定主送機關是公文發出后能否及時得到處理的關鍵。

　　對下級發出的指示、通知、通報等稱為普發公文，可以主送幾個以上機關，凡其下屬機關都是主送機關；向上級報告、請示的公文，一般只寫一個主送機關，不能多頭主送，如需報送另一個上級機關時，可以用抄報的形式，以免責任不明，處理延誤。布告、通告、公告等公布性公文，不寫主送機關，可在發表或發送時，另附一個通知或公函給主送機關。

　　主送機關一般寫在正文之前、標題之下，頂格寫。

　　4、正文

　　正文是公文的主體，請示問題時，要求一文一事，不要一文數事。

　　正文的作用是：直接體現黨和國家的方針政策，反映文件作者的意圖。發文的目的能否實現，主要在正文的書寫。因此，正文的寫作應該觀點鮮明，內容清楚、簡潔、通暢，標點符號準確。正文一般在主送機關之后另起一行空兩格書寫。

　　正文一般分為開頭、中段、結尾三個部分，不同文種的正文結構還有些細微的差別。

　　開頭要開篇明意，簡要說明發文的根據和理由、發文的目的或結論。如是復文，要引述來文的日期和標題。

　　中段是公文主體，要根據辦文的目的、國家的有關政策，將情況、問題、要求闡述清楚。內容較多的，可依次表述，或分段寫，或用序數表明項目，以資醒目。

　　結尾應簡潔明晰，向對方提出要求，請求解決某項問題。結尾用語要按照行文關系，寫得妥貼得體：上行文，可用“以上報告妥否，請批示”、“以上報告如無不妥，請批轉”；平行文，可用“專此函復”、“特此通知”；下行文則常用“希遵照執行”、“此復”、“此令”等語。

　　5、發文機關

　　發文機關又稱落款，應寫在正文的下面偏右，與正文保留適當的空格，以便蓋章。發文機關應寫明全稱，以示嚴肅負責。以機關領導人名義行文時，應冠以職務、身份。

　　蓋章是表示發文機關對公文生效負責的憑證，應按GB9704—88“國家標準”規范執行，端正、清晰地蓋在成文日期上，做到上不壓正文，下壓成文日期年月日4～7個字，俗稱“齊年蓋月”。領導機關大批印發的公文，因使用了規定格式的文件版頭，并由機關交通遞送，所以不蓋印章也同樣生效。

　　6、發文日期

　　發文日期是以文生效的起始時間，年月日須完整，年份不得略寫，如1991年不得寫成91年。發文日期一般以機關領導人簽發日期為準；會議通過文件以會議通過日期為準；一般性例行公文如通知、函等以實際發出日期為準；法規性以公文的批準日期為準，或公文最后專門規定生效、執行日期，如“本條例自發布之日起施行”。

　　發文日期寫在公文末尾、發文機關下面，并稍向右錯開。

　　7、抄報、抄送

　　抄報、抄送單位是指協助承辦或需要了解公文內容的有關單位。上行文列為抄報，平行、下行文列為抄送。為了提高工作效率，節省人力、物力，必須避免濫抄濫報，但也要防止漏抄漏報，以免工作脫節，影響協調。

　　抄報、抄送單位名稱列于公文末頁下端。為了整齊美觀，文尾的報、送單位，印刷單位，印發時間，一般均用兩條線段隔開，文件份數印在最后。

　　8、文件版頭

　　正式公文一般都有統一規格，標明發文機關的專用版頭。版頭以套紅大字印上“××××（機關名稱）文件”，下加一條紅線，中綴紅五星。公布性文件，如公告等通常不用版頭。

　　9、公文附件

　　附屬公文正文的材料叫公文附件。它是公文的補充說明或參考材料，是公文的重要組成部分，但并非每份公文都有附件。

　　公文附件應在正文之后，發文機關之前注明附件名稱全稱和件數，不可略寫成“附件如文”或“附件×件”。

　　10、機密等級

　　公文內容涉及國家機密時，應根據機密程度，分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。劃分機密等級力求準確，寬了，造成失密，嚴了，妨礙工作開展。

　　密級的位置，通常放在公文標題左上方醒目位置。密級不同，公文遞送方式也不同。

　　機密公文還要按份數編號，如“編號000××”或“No、000××”，印在文件版頭左上方，以便查對，清退。

　　11、緩急程度

　　緩急程度是公文送達和辦理時限的要求，有“急件”、“緊急”、“特急”三種。標明緩急程度是為了引起特別注意，保證公文時效和緊急工作的及時處理。

　　緩急程度的書寫位置沒統一要求，為了醒目，常寫在標題或編號的左側或放在版頭的右上角。有時緩急程度不單獨標出，而是放在標題中的公文種類前面，如“國務院關于控制各單位上年結余存款的緊急通知”。

　　12、閱讀范圍

　　上級機關對下級發文，根據工作需要和機密程度，有些公文還要注明發送和閱讀范圍。閱讀范圍通常寫在發文日期之下，抄報、抄送單位之上偏左的位置，并加括號，如“（此件發至縣、團級）”。

　　行政性、事務性的非機密公文，向上級機關的報請性公文都不必規定閱讀范圍。

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