辦公文秘的工作技巧

　　文秘作為一種全球性的職業，文秘工作越來越趨于現代化、科學化和專業化。它在輔助各級領導進行綜合管理、樹立企業形象、溝通內外關系、處理信息交流等方面發揮著越來越重要的作用。下面是小編整理的關于辦公文秘的工作技巧，希望大家認真閱讀!

　　(一)關于人際關系的技巧

　　一是與上級相處的技巧。要注意尊重上級的職權、維護上級的威信、尊重上級的工作業績、理解上級工作的甘苦;對上級提出批評要講究技巧。

　　二是與下屬相處的技巧。要注意尊重下屬，平等待人;體察下情，關心和愛護下屬;實事求是，公正處事;言而有信，敢于承認錯誤和承擔責任;以身作則。上級在與年長者交往時，應以尊敬的態度，以晚輩的身份與之交往;與年輕下屬交往時，以慈祥的長者形象出現，應該表現出對下屬的關心、愛護、理解和支持;對下屬的錯誤應正確地進行批評和處罰。

　　三是與同事相處的技巧。要注意①加強同事間的交流;②謹慎對待贊揚和褒獎;③正確對待同事的優點和成績;④勇于承認差距，虛心學習他人長處;⑤關心同事的工作成績，肯定和贊美同事的優點;⑥工作中競爭應保持心平氣和;⑦與同事一起取得工作成績時不要爭名利。要妥善處理同事間的矛盾，①不要輕易責怪、批評和抱怨別人;②不在領導面前詆毀和貶低其他同事;③當同事利益受損失，不能幸災樂禍，應挺身而出進行維護;④不散布他人隱私和私密，不要過分干涉別人的私生活。

　　四是與其他部門間的關系。①積極合作，相互配合;②堅持原則，分清是非;③經常溝通，不互相排擠;④職責分明，不爭功諉過;⑤互相學習，取長補短。

　　(二)關于協調工作的技巧

　　1、熟練掌握協調的種類，以便針對性地采取不同方法。

　　一是按范圍分有四種：

　　①戰略協調。辦公室必須協助戰略決策者和戰略發展規劃制定者，對戰略規劃討論中出現的各種方案進行分析，對各種看起來矛盾實際上都可能相互補充的意見進行綜合協調。

　　②政策協調。指辦公室在政策制定中的協調工作和政策本身所具備的協調性，是為了避免先后制定的政策彼此矛盾和有關單位在執行同一政策的過程中發生矛盾，造成實際工作的混亂。

　　③事務協調。指對各部門各單位日常事務發生矛盾而進行的協調工作。

　　④計劃協調。指在行政領導機關制定和執行工作計劃、企業發展計劃、事業發展計劃時所進行的協調。

　　二是按協調關系分有八種：

　　①上下關系的協調;②左右關系的協調：協調本單位各部門之間的關系;協調本單位與有關單位的關系。③局部與整體關系的協調;④領導人之間關系的協調;⑤業務關系的協調;⑥內部關系的協調;⑦工農、城鄉關系的協調;⑧軍政、軍民關系的協調。

　　2、熟悉掌握做好協調工作的技巧。

　　一是熟記協調工作的六字要訣：

　　①“硬”協調(指運用行政法規組織協調); ②“軟”協調(指運用道德輿論的力量和負責政治工作的優勢進行協調處理); ③“冷”協調(指運用冷處理的辦法解決矛盾，特點是“避其鋒芒，以柔克剛，后發制人”); ④“熱”協調(指趁熱打鐵的方法解決矛盾、協同處理問題); ⑤“明”協調(指利用會議、談話、對話、談判形式進行公開場合下的協商解決矛盾); ⑥“暗”協調(指與“明”協調相輔的方法，首先背后做工作、協調關系，再轉入“明”協調解決問題)。

　　二是掌握機構內部人際關系協調的技巧

　　a. 協調與領導關系的技巧：

　　①勇擔重擔;②切勿越位;③巧言進諫;④貴在勤奮：手要勤、腦要勤;⑤與不討人喜歡的上級融洽相處：上級領導才能不如自己;上級領導偏聽偏信;上級領導心胸狹窄，嫉妒賢能。

　　b. 協調與下級關系的技巧：

　　①以身作則：帶頭搞好人際關系;要帶頭樹立良好的職業道德;要帶頭廉潔奉公。

　　②協調下級關系中的平衡藝術：平衡利益的可容性;平衡心理的可接受性;平衡空間的等距性。

　　③協調下級關系中的引力藝術：作風的吸引性;態度的相近性;需求的互補性。

　　三是熟練運用協調工作中的語言技巧。

　　a.. 激勵的語言藝術。情愫真切;揚長也須論短;多用通俗語言。

　　b. 說服的語言技巧。以情動人;巧妙利用數字;重復申述;采用比喻;用名人的話或俗語來支持你的言論。

　　c. 批評的語言藝術。使用幽默的語言;多用委婉語言;批評應注意場合;批評語適度技巧。

　　(三)關于外事工作操作技巧

　　一是外事接待準備。

　　1、邀請前的準備。邀請外賓往往同某項具體工作聯系在一起，無論是禮節性回訪，還是有目的的科技文化交流，開學術討論會，參觀、考察、游覽等，往往先由本單位領導人員或具體業務部門、專門部門的負責人以書面形式向上級領導提出請求。邀請外賓可以是按計劃進行的，也可以是臨時性的。正式的邀請必須是書面的，用郵寄、電傳、電子信件的方式均可。邀請發出后須耐心等待，不可催促。

　　2、接待準備要求：

　　(1)接待計劃的擬定。接待計劃應盡可能具體、詳細、全面、周到，擬訂后應報送上級領導單位批準后再執行。接待計劃廣義上應包括如下內容：代表國家，代表團名稱，人數，團長姓名、職務，抵離時間，所乘交通工具，來訪目的、要求，接待方針，迎送和陪同人員姓名、職務，會見、宴請及主持人的姓名、職務，業務活動(包括會談、貿易洽談、技術交流、簽訂合同、參觀考察等)，游覽、購物、文娛活動，食宿、交通安排，費用開支，新聞報道，禮品，安全保衛以及安全免檢，行李免檢或從寬檢放等。

　　(2)具體準備工作。提前預訂住房;準備專業活動;落實參觀單位;通知迎接陪同人員;準備禮品。

　　(3)準備工作注意事項：依靠各方，密切配合;認真仔細，充分準備;精心設計，巧妙安排。

　　二是外事接待實務。外事接待工作總體上由禮賓禮儀、參觀游覽、生活保衛三個部分組成，在接待工作中又分為各具體事項。要區別不同國家、不同對象，結合具體時間、地點、條件，有針對性地做好外事接待工作。

　　1、接待外賓須知

　　(1)態度應不卑不亢、熱情大方。(2)不可帶病參加活動，以免引起外賓反感。(3)嚴格遵守時間。(4)參加接待活動前，不要吃大蒜等有強烈辛辣氣味的食物，以免帶有口臭。(5)在外賓面前，舉止要文雅，不要摳鼻、剔牙、挖耳、伸懶腰、哼小調等。(6)在公共場所，不要隨地吐痰。(7)尊重外賓的生活、風俗習慣，對外賓的服飾打扮、形貌、動作、表情等不要評頭論足，更不可譏笑或做出怪異表情。(8)遇到熟悉的外賓，要主動友好的打招呼致意。(9)與外賓用餐，不要狼吞虎咽、發出響聲，喝酒時嚴格控制酒量。(10)不要私自接受外賓的禮品，更不能暗示外賓送禮。

　　2、排列禮賓次序

　　(1)按身份與職務高低排列。(2)按字母順序排列。(3)按通知代表團組成的日期先后排列。(4)把關系最密切的國家(團體或個人)排在最前列。

　　3、參觀游覽

　　(1)突出重點;(2)有針對性;(3)勞逸結合。

　　三是外事洽談。洽談，又稱談判，指中外雙方就政治、經濟、文化、軍事等領域中的具體問題作商洽性的談判。

　　1、意向性洽談

　　(1)準備談判。

　　①要收集和提供準確、詳細的信息和文獻資料。②擬訂計劃。③洽談調查。④正式談判前，預備方案往往有兩個：一個是對我方最為有力的方案，另一個是能夠接受和利益最低的方案。⑤談判會場的布置。⑥迎接、安頓對方人員等。

　　(2)洽談組織：地點選擇;人員安排;談判進度;洽談目的。

　　(3)洽談策略：開放策略;先苦后甜策略;休會策略;疲勞戰術;最后期限策略;不開先例策略;以外促內策略;潤滑策略。

　　(4))談判中的服務：口語翻譯;記錄;協助起草協議書。

　　2、簽約性洽談

　　(1)簽約前的準備：確定日期;確定地點;會場布置(右為上，左為下，以旗面為準，右為客方，左為主方);必備物品;確定人員。

　　(2)簽約程序：①雙方按規定時間進入簽字會場，簽字人員入座，助簽人員侍立兩旁，其他人員按主客位置并依身份順序由中向兩邊站列;②助簽人員協助翻揭簽字文本并加以指點，第一文本簽完后，由助簽人將文本互相交換，簽字人再在對方的文本上簽字，然后由雙方簽字人交換文本，相互握手。眾人鼓掌表示祝賀;③由服務人員送上香檳，賓主舉杯共賀，攝影留念。

　　四是外事出訪程序。(有規范、硬性的程序，沒有技巧，按規定辦)

　　(四)關于調研工作的操作技巧

　　一是調查研究工作方法上的技巧(共有9種方法可供選擇，可單向可多向)：

　　①實地調查法：蹲點、檢查、勘察。②召開座談會。③綜合歸納法。

　　④抽樣調查法：純隨機抽樣;等距抽樣;分類抽樣;整群抽樣。

　　⑤定性、定量分析法：定性分析是指根據社會現象或事物所特有的屬性和運動變化中的矛盾性來研究事物的方法或手段。定量分析是指對社會現象存在和發展的規模、速度、程度等進行度量、計算和說明，從而了解社會現象的數量、數量變化和數量關系。

　　⑥比較法。⑦民意測驗法：書面問卷;走訪調查法。⑧統計調查法：利用固定報表的形式，把下邊的情況反映上來，通過分析而進行的一種常用的調查研究方法。⑨資料調查法。

　　二是撰寫調查報告的技巧。

　　1、注重特點：真實性;針對性;鮮明性。

　　2、明細結構：

　　(1)層次結構：①該項調查的意義概述;②闡述前人的研究成果;③介紹本次調查的范圍、對象、時間、地點、方法、程序;④昭示調查事實，分析研究成果;⑤總結與討論，進一步辨明事物發展的趨勢和方向;⑥提出作者的觀點和建議;⑦注明參考資料。

　　(2)內容順序：①標題;②開頭;③正文：調查報告的中心思想和觀點;說明中心思想和觀點的事實;對這些事物的分析與評價。總的要求是：先后有序，詳略得當，具體充實，有點有面，突出重點。④結尾：簡要，或提出結論，或概括經驗要點，或交待事物產生的影響或群眾意見、反應;或說明不足之處或提出新的問題，指出努力方向，或可省略。

　　3、劃清類型：

　　(1)按調查報告涉及的范圍分：普通調查報告;專題調查報告。

　　(2)按調查研究的不同內容分：介紹新事物型;介紹典型經驗型;揭露問題型;反映社會現狀型;事物發展動態型。

　　4、巧用語言：簡潔、明了、準確、生動、通俗。

　　5、選準題材：

　　(1)主題：真實正確、穎脫俗、鮮明通達、精煉集中。

　　(2)選材：精心選材，圍繞主題，由表及里，去粗取精，把分析得來的情況資料一一篩選，把與主題無關的、次要的'、非本質的、瑣碎的材料都剔除，選出那些能夠反映事物本質的、主要的典型材料。

　　6、充分表現：用事實說話，用典型的事例來說明觀點。

　　(五)關于接待工作的技巧

　　一是熟悉地掌握接待對象以針對性的制定不同的接待方案。

　　①按接待對象的身份不同，可分為官方的和民間的兩種，通常指在外事接待中。

　　②按接待對象的人數多少，可分為集體的和個人的兩種。

　　③按接待對象所從事的不同活動，可分為講學、旅游、參觀、訪問、開會等。

　　④按接待對象的來源不同，有內賓和外賓之分。

　　⑤對象的工作目的不同，可分為上級領導檢查、視察工作;兄弟單位領導指導工作;有關單位前來取經等。

　　⑥按接待對象邀請與否，可分為應邀請的和未被邀請的兩種。

　　二是科學合理地安排接待形式。

　　①引見式：秘書工作人員負責將客人介紹給有關部門或有關領導。至于來賓以什么方式前來、何時回去、需要食宿與否等，都不作安排。

　　②會見式：秘書工作人員直接接待來賓，并與對方會談有關事宜。會談結束，接待工作也結束。

　　③座談式：秘書工作人員單獨或和領導一起與來賓座談，商洽有關事項。座談完成，接待工作也完成。

　　④陪同式：秘書工作人員在來賓訪問期間負責陪同來賓參觀、旅游，或協辦有關事情。這種情況，來賓的迎送由其他有關部門負責。

　　⑤迎送式：秘書工作人員負責迎接來賓，并送走客人。這時候對于來賓的其他活動一般不予考慮。