辦公文秘的工作技巧

　　⑥協辦式：整個接待工作由外事部門或其他有關部門負責，秘書部門只是協助辦理有關事項。

　　三是內賓接待的技巧。

　　1、工作要求：負責接待人員態度要和藹、誠懇;接談回答要認真、負責;介紹情況要做到實事求是、嚴守機密;服務工作要熱情周到。

　　2、接待程序：接受任務——了解來賓——預定食宿——派人接站——商議日程——禮節拜訪——組織會談——陪同來賓——安排送站——接待小結

　　3、接待內容：對上級領導機關來賓的接待;對平級機關和與本單位有業務來往的外單位來賓的接待(分領導同志來與一般工作人員來兩種情況);系統受管單位來賓的接待;對新聞記者的接待。

　　四是外賓接待的技巧。

　　1、基本原則：統一的原則;適應性原則;平等的原則;內外有別的原則;節儉的原則。

　　2、接待工作種類：①業務性接待工作(搜集資料，熟悉情況;為領導出謀獻策;斟字酌句，把好文字關);②事務性接待工作(迎來送往的安排;會見、會談的安排;宴請安排;文藝活動、參加游覽等)。

　　五是宴請接待安排技巧。

　　1、宴請的幾種形式。

　　國際上通用的宴請(賓)形式有宴會、招待會、茶會、工作進餐等。宴賓活動采用何種形式，通常根據活動目的、邀請對象以及經費開支等各種因素而定。

　　(1)宴會：①國宴。(略)

　　②正式宴會。除不掛國旗、不奏國歌及出席規格不同外，其余安排大體與國宴相同。有時亦安排樂隊奏席間樂，賓主均按身份排列就座。

　　③便宴。即非正式宴會，常見的有午宴、晚宴，有時亦有早上舉行的早宴。這類宴會形式簡便，可不排座位，不作正式講話，菜肴道數亦可酌減。便宴較為隨便、親切，宜于日常友好交往。

　　④家宴。即在家中設宴招待客人，以示親切友好，家宴往往由主婦親自下廚烹調，家人共同招待。

　　(2)招待會：①冷餐會(自助餐)。這種宴請形式的特點是不排席位，菜肴以冷食為主，也可以用熱菜，連同餐具陳設在菜桌上，供客人自取。冷餐會，在我國常用于官方正式活動，我國舉行的大型冷餐招待會，往往用大圓桌，設座椅，主賓席排座位，其余各席不固定座位，食品與飲料均事先放置桌上，招待會開始后，自動進餐。

　　②酒會。又稱雞尾酒會，這種招待形式較活撥，便于廣泛接觸交談。招待會以酒水為主，略備小吃。不設座椅，僅置小桌(或茶幾)，以便客人隨意走動。

　　(3)茶會。這是一種簡便的招待形式，舉行的時間一般在下午四時左右(也有上午十時舉行的)。茶會通常設在客廳，不用餐廳。廳內設茶幾、座椅，不排席位。

　　(4)工作進餐。按用餐時間分為工作早餐、工作午餐、工作晚餐，它是現代國際交往中經常采用的一種非正式宴請形式(有時由參加者各自付費)，利用進餐時間，邊吃邊談問題。在代表團活動中，往往因日程安排不開而采用這種形式。進餐往往排席位，如用長桌，其座位排法與會談桌位安排相仿。

　　2、宴請的準備工作。

　　首先要確定宴請的目的、名義、對象、范圍與形式。其次要確定宴請時間和地點。還有，宴請席位的編排也是一項很重要的準備工作。現時通用的模式一般都與會議中安排座次的圓桌式或方桌式差不多。以圓桌為例，主人應面向正門居中而坐，主賓坐在主人左手一邊，第二位的賓客坐在主人右手一邊，依次類排。最后的一項準備工作就是發送請柬。便宴經約妥之后，可不發請柬，工作進餐一般不發請柬。

　　3、宴請過程中的禮儀

　　①席前主人怎樣迎接客人：主人一般在門口迎接客人，有時還可有少數其他人員陪同主人列隊歡迎客人。主賓到達后，由主人陪同進入休息廳與其他客人見面。主人陪同主賓進入宴會廳，全體客人就座。

　　②席間主人怎樣向客人敬酒、敬菜：客人入座之后，主人首先應該起立，舉杯向客人敬酒。碰杯先后以座次順序為序，從主到次進行，只僅僅一杯即可，不可碰得太響。碰杯干杯之后，主人應持筷子示意，請客人正式用餐。宴會進行中，當客人互相謙讓，不肯下箸時，作為主人，便有給客人敬菜的任務。

　　——當每一道菜端上桌時，主人可簡單介紹一下這道菜的色、香、味等特色，并熱情招呼客人動箸，嘗試。

　　——當餐桌上的客人有主次、長幼之分時，每一道菜上來，主人應先請主客或者長者首先品嘗。

　　——分菜時，主人可站立起來，用公筷、公匙為客人分菜。首先分給在座的主客或長者。

　　——當客人對某道菜表示婉謝時，主人不宜強人所難，硬將菜塞到客人碗里。

　　③席后主人怎樣歡送客人。

　　客人就餐完畢，起身告辭。主人應送主賓至門口，熱情話別，要等主賓離去后，主人才可關門或轉身回到宴會廳。

　　(六)關于會務管理的技巧

　　一是認真做好會前準備工作。

　　①確定會議名稱：以與會者的身份或職務作為會議名稱的主體;以會議的內容作為會議名稱的主體;②確定會議時間(會期宜短不宜長);③確定會議地點;④確定與會人員;⑤會議議題的確定：領導確定議題，辦公室和有關部門準備材料;辦公室主動收集議題;下級部門提出的議題;上級機關提出的議題;⑥制發會議通知：一般采用文件或電報形式，要求簡明扼要，概念準確，寫清楚會議時間、地點、議程、員、要求等;⑦會議議程、日程與程序的確定：會議議程是指會議所要通過文件、解決問題的概略安排。日程則是指會議各項活動在會期以內的每一天中的具體安排。程序是指為完成會議議程而按照工作順序和時間先后依次安排的會議工作體系，是對會議議程的具體化;⑧組織會議報到;⑨擬制編組名單;⑩準備會議文件：草擬文件，審閱文件，文件送迎。

　　二是認真搞好會議管理。

　　1、會議管理方法

　　①行政方法：建立必要的會議制度;頒布會議政策;制定會議計劃;會議審計活動。②法律方法：立法;司法。③經濟方法：經濟杠桿;經濟處罰。

　　2、會間組織服務工作：①組織簽到;做好會議記錄;②編發會議簡報;③會議特殊情況的處理;④特殊會議的組織工作。

　　三是做好會議禮儀。

　　1、安排好會場。

　　首先，選擇會場：大小要適中;地點要合理;附屬設施要齊全;要有停車場地。其次，會場選定，接著是布置。人民代表大會的會場要布置得隆重莊嚴;慶祝大會的會場要布置得喜慶熱烈;紀念性會議的會場要布置得肅穆典雅;業務洽談會議、看樣訂貨會議、經驗交流會議的會場要布置得和諧親切。一些大型會議的會場門口，還要張貼“歡迎”之類的標語。

　　2、正確設計主席臺和會場形式。

　　(1)主席臺設置：①大型會議的會場大多設主席臺，和與會人員呈面對面形式。②中型會議的主席臺，設在舞臺上面或下面均可，如設在臺下，要離與會者近一點，稍微墊高一點。③小型會議可不設主席臺。

　　(2)會場形式種類(根據交際需要和情況而選定)：①圓桌式、方桌式。在圓桌或方桌的周圍安放椅子，可以互相看得見。領導和會議成員可以無拘無束地自由交談，適合于召開16~20人左右的小型會議。②“口”字型。如果出席會議的人較多，可以把桌子擺成口字型，內側也可以安排座位。③“匚”字型、“V”字型。擺成“匚”字型、“V”字型時，要注意主席位置，要有黑板或銀幕。就像研討會使用黑板或幻燈那樣，要讓與會者不必挪動座位就可以看到。④教室型。是目前中國最通行的開中型、大型會議的會議形式，它便于召開發布會或以說明情況、傳達情報為目的的會議。

　　3、注意排列座次。

　　主席臺座次，以上主席臺人員的職務(或社會地位、聲望)高低排列，最高的排在第一排的正中間，其余按高低順序，以正中間座位為重點，面向會場，依左為上、右為下的原則排列。若有幾排座位，其余各排的排位可靈活掌握。

　　其他參加會議的人員面對主席臺就座，習慣采用以下幾種方法排列：①按漢字筆畫排列;②按地理位置排列;③按行業系統排列;

　　4、搞好會務服務。

　　①準備好會議文件和材料，包括工作報告、典型經驗、會議須知、日程表、編組名單。②辦妥后勤服務事宜。③大型會議要做好新聞發布準備工作。

　　5、注意會議禮儀特點。

　　①代表會議的禮儀;②工作會議的禮儀;③例會的禮儀;④報告會的禮儀;⑤座談會的禮儀;⑥經驗交流會的禮儀;⑦表彰會的禮儀;⑧紀念會的禮儀;⑨慶賀會的禮儀;⑩新聞發布會的禮儀。

　　四是做好會后事項處理工作。

　　1、整理會議記錄;2、印發會議紀要;3、安排與會人員離會;4、會議文件和立卷歸檔;5、會議決定事項的傳達與催辦;6、會議新聞報道;7、會議財務決算;8、總結會議工作(積累經驗、明確成績和缺點)。

　　(七)關于后勤工作的技巧(關鍵是對人的要求：人要正、事要公、管要嚴)

　　1、要熟悉后勤工作的特性：具有先行性、服務性、不可替代性和實用性的大特性。

　　2、要選用愛崗敬業的后勤人員。具備“負責、實干、勤儉、奉獻、無私”主動精神。

　　3、要熟悉后勤服務工作的任務：

　　(1)房產管理：基本建設;房產的分配;房產的維修;水電及供暖設施的管理;費用管理。(2)辦公用品管理：計劃;購置與保管;發放;經費核算。(3)機關環境管理：搞好總體規劃;衛生管理;環境保護工作;綠化工作;安全保衛工作。(4)車輛管理：車輛的配備定編;購置、更新車輛;值班、調度;車輛的維修及保養。(5)公共服務部門管理：電話服務部門;招待所的管理;醫療衛生所的管理;食堂管理;物業設備的管理。

　　(八)關于公文的寫作技巧

　　一是要熟悉掌握公文主旨的確定依據。

　　1、黨和國家以及上級文件是公文主旨確立的直接依據;2、領導意圖是公文主旨的具體要求;3、工作實踐是確立公文主旨的直接因由。

　　二是要熟悉地運用公文主旨的表現形式。

　　1、題目明旨;2、開門見山;3、卒章顯志;4、片言居要;5、一線貫通。

　　三是正確選取和使用公文材料。

　　1、材料的占有：直接材料和間接材料;現實材料和歷史材料;具體材料和概括材料;正確材料和反面材料。2、選材的要求：準確;新穎;真實;典型。3、公文材料的使用方法：先亮觀點，后列材料;先列材料，后擺觀點;邊列材料，邊擺觀點。

　　四是巧妙組織和安排公文結構。

　　1、結構組成：標題、開頭、結尾、層次和段落、過渡和照應。

　　2、結構安排：縱向組合結構(直敘式、遞進式)、橫向組合結構(并列式、總分式)、縱橫交叉結構。

　　3、結構要求：必須圍繞主旨安排結構;必須有明確、清晰的層次;必須做到完整、嚴謹、勻稱。

　　4、公文的表述方式：敘述、議論、說明。

　　5、公文的語言運用：規范性詞語的運用;大量使用介賓短語;簡縮和模糊語言(比如“原則同意”)。

　　(九)關于督查督辦工作的技巧

　　一是熟悉掌握要督查的內容。

　　1、檢查上級制定的方針、政策、重要的文件和重要會議精神貫徹落實情況;

　　2、檢查上級重要工作部署，重要決定事項的落實情況;

　　3、檢查上級和本級領導同志重要批示和交辦事項落實情況;

　　4、認真完成上級黨委辦公室交辦的督促檢查事項;

　　5、負責人大代表、政協委員提出的需要答復的有關提案、議案辦理情況的督查;

　　6、領導同志認為必須督促檢查的重要事項。

　　二是熟練掌握督查工作的技巧。

　　1、督察報告的寫作技巧：要突出本地特色;督察報告的主要任務是向上反映督查工作的重要情況;要突出反映問題。

　　2、查辦催辦的技巧：與信息工作、調查研究工作、信訪工作相結合;實事求是，秉公辦案;分級負責，歸口辦理;領導上陣，親自查辦;堅持結報反饋制度;樹立全局觀念，圍繞改革和建設這個中心，以查辦催辦黨和政府各項改革方針、決策和重要工作部署的貫徹執行情況為主。

　　3、專項查辦的技巧：要事實清楚處理得當;嚴格查處時限，徹底查清事實。

　　4、跟蹤督查的技巧：要看實際工作效果如何;要強調深入，掌握實際。

　　(十)關于給領導提建議的技巧

　　一是考慮領導易于接受的建議方式和時機。

　　1、以子之矛攻子之盾的提建議法：以領導的話作為個人評價事物的標準;以行為證據證其偽;指陳先言明其心。2、娛樂中要適時提建議：潛移默化，潤物無聲;借題發揮，巧妙引申;切勿掃興。

　　二是提意見要注意不讓領導丟面子。領導十分注意自己在公開場合，特別是在其他領導或者眾多下屬在場的時候，不能丟面子。如果辦公室主任的意見使領導感到難堪，即使是出于善意的愿望，即使是“對事不對人”，但其結果卻必然是一樣的：使領導的威信受到損害，自尊受到傷害。

　　三是迂回表達反對意見。過于直接的批評方式，會使領導自尊心受損。因為這種方式使得問題與問題、人與人面對面地站到了一起，除了正視彼此以外，已沒有任何的回旋余地，而且，這種方式是最容易形成心理上的不安全感和對立情緒的。迂回的方法很容易擺脫其中的各種利害關系，淡化矛盾或轉移焦點，從而減少領導的敵意。在心緒正常的情況下，理智占了上風，領導自然會認真地考慮所提的意見，不至于先入為主地將意見一棒子打死。