秘書從業經驗職業素養指導總結：簽字儀式

　　1. 簽字的準備工作

　　⑴布置好簽字廳

　　要莊重、整潔、清靜。

　　室內應滿鋪地毯，正規的簽字桌應為長桌，其上最好鋪設深綠色的臺呢布。

　　簽字桌應橫放于室內，在其后可擺放適量的座椅。

　　簽署雙邊性合同時，可放置兩張座椅，供簽字人就座。

　　簽署多邊性合同時，可以僅放一張座椅，供各方簽字人簽字時輪流就座。

　　也可以人每位簽字人提供座椅。簽字人就座時，一般應面對正門。

　　⑵在簽字桌上，循例應事先安放好侍簽的合同文本以及簽字筆、吸墨器等簽字時所用的文具。

　　⑶與外商簽署涉處商務合同時，還需在簽字桌上插放有關各方的國旗。

　　插放國旗時，在其位置與順序上，必須按照禮賓序列。例如，簽署雙邊性涉外商務合同時，有關各方的國旗需插放在該方簽字人座椅的正前方。

　　2. 簽字時的座次安排

　　⑴簽署雙邊性合同

　　應請客方簽字人在簽字桌右側就座，主方簽字人則應同時就座于簽字桌左側。

　　雙方各自的助簽人，應分別站立于己方簽字人的外側，以便隨時對簽字人提供幫助。

　　雙方其他隨員，可以按照一定順序在己方簽字人的正對面就座。也可依照職位的高低，依次自左至右(客方)或是自右至左(主方)列成一行，站立于己方簽字人的身后。

　　當一行站不完時，可按照以上順序并遵照“前高后低”的慣例，排成兩行三行或四行。

　　原則上，雙方隨員人數，應大體上相當。

　　⑵簽署多邊性合同

　　一般僅設一個簽字椅。

　　各方簽字時，須依照有關各方事先同意的先后順序依次上前。

　　助簽人應隨之一同行動。在助簽時，依“右高左低”的規矩，助簽人應站立于簽字人的左側。

　　有關各方的隨員，應按照一定的序列，面對簽字桌就座或站立。

　　3. 對待簽合同文本的要求

　　⑴依照商界的習慣，在正式簽署合同之前，應由舉行簽字儀式的主方負責準備待簽合同的正式文本。

　　應會同有關各方一道指定專人，共同負責合同的的定稿、校對、印刷與裝訂。

　　按常規，應為在合同上正式簽字的有關各方，均有供一份待簽的合同文本。必要時，還可再向各方提供一份副本。

　　⑵簽署涉處商務合同

　　按照國際慣例，待簽的合同文本，應同時使用有關各方法定的官方語言。

　　此外，亦可同時并用有關各方法定的官方語言。

　　⑶待簽的合同文本

　　應以精美的白紙印制而成，按大八開的規格裝訂成冊，并以高檔質料如真皮、金屬、軟木等作為封面。

　　4. 簽約的程序

　　簽字儀式的正式程序一共分為四項，它們分別是：

　　⑴簽字儀式的正式開始

　　有關各主要人員時入簽字廳，在既定的位次上各就各位。

　　⑵簽字人正式簽署合同文本

　　通常的做法是，首先簽署己方保存的合同文本，接著再簽署他方保存的合同文本。

　　商務活動規定：每個簽字人在簽署己方保留的合同文本上簽字時，按慣例應當名列首位。因些，每個簽字人均應首先簽署己方保存的合同文本，然后再交由他方簽字人簽字。這一做法，在禮儀上自負盈虧為“輪換制”。它的含義是在位次排列上，輪流使有關各方均有機會居于首位一次，以顯示機會均等，各方平等。

　　⑶簽字人正式交換已經有關各方正式簽署的合同文本

　　此時，各方簽字人應熱烈握手，互致祝賀，并相互交換各自一方剛才使用過的簽字筆，以示紀念。

　　全場人員應鼓掌表示祝賀。

　　⑷共飲香檳酒互相道賀。

　　交換已簽的合同文本后，有關人員，尤其是簽字人當場干一杯香檳酒，是國際上通行的用以增添喜慶色彩的做法。

　　在一般情況下，商務合同在正式簽署后，應提交有關方面進行公證，此后才正式生效。

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