秘書辦公室事務與管理

　　今天人們談到秘書，往往與文牘，領導的助手、智囊、參謀等聯系在一起，有的聯系得更廣泛一些。下面是yjbys小編為大家帶來的關于秘書辦公室事務與管理的知識，歡迎閱讀。

　　秘書辦公室事務與管理

　　一、鑒定要點

　　掌握對辦公環境和辦公設備進行安全檢查的方法;做好信息的保密工作;能夠處理日常辦公事務，如安排值班、履行報銷手續、零用錢的管理、印章及介紹信的管理;辦公設備和辦公用品的發放和管理;編制時間表的方法;管理領導和自己的工作日志;熟悉文書形成與處理的基本程序。

　　二、重點提示

　　1.對辦公環境和辦公設備進行安全檢查，改進辦公環境

　　(1)安全檢查的方法

　　1)確定檢查周期。

　　2)發現隱患，在職責范圍內排除或減少危險。

　　3)發現個人職權無法排除的危險，有責任和義務報告、跟進、直到解決。

　　4)發現隱患，認真填寫“隱患記錄及處理表”。

　　(2)健康、安全的辦公環境的基本要求

　　1)建筑堅固安全、光線充足、溫度適宜、布局注意通風。

　　2)辦公室空間適當、噪聲要低。

　　3)辦公用品和設備要滿足工作、安全要求。

　　4)設置相應的消防設施和設備。

　　5)飲用水符合健康安全要求。

　　2.做好信息的保密工作

　　(1)口頭信息的安全保密工作

　　1)不要在組織內部、外部談論被告知的有關單位的保密信息。

　　2)在沒有確認對方身份前，不要通過電話、手機、答錄機等給出保密信息。

　　3)只向來訪者提供組織允許提供的信息。

　　4)按會議要求傳達會議信息。

　　(2)紙面信息的安全保密工作

　　1)接收保密文件要登記，傳閱保密文件要簽收，保存保密信息要歸類，攜帶保密文件要放在文件夾或文件盒中。

　　2)離開辦公室時，要把保密文件鎖入抽屜或柜子;用郵件發送保密信息要注有“秘密或保密”;高密級信息由工作人員親自送交收件人。

　　3)當傳真保密信息時，應使用具有保密功能的接收設備或要求接收人等候在傳真機旁。

　　4)極為重要但不經常使用的紙面信息可制成微縮膠片，保存到銀行保險柜里;不再需要的保密文件要銷毀。

　　(3)電子信息的安全保密工作

　　1)計算機顯示器應放置在別人看不到屏幕的地方;打印保密材料時要人不離機。

　　2)在提交電子信息前要向上級核對，不能給未被授權的人;有保密信息的軟盤不應帶出單位。

　　3)使用密碼保護計算機數據，密碼應經常更換;不要隨意安裝借來的程序，經常查毒、殺毒;重要文件要做備份。

　　3.安排值班工作，編制值班表

　　(1)值班工作的主要內容：記好值班電話記錄;記好值班接待記錄;記好值班日記;做好信息傳遞。

　　(2)值班表包括的內容

　　1)列出值班時間期限和具體值班時間。

　　2)按照要求填人值班人員姓名、值班的地點、負責人或帶班人姓名、替班人姓名。

　　3)用簡短的文字標明值班的工作內容和人員缺勤的備用方案。

　　(3)值班管理制度的主要內容：信息處理制度，崗位責任制度，保密制度，交接班制度。

　　4.零用現金的管理

　　辦公室中設立一筆零用現金或稱作備用金，用以支付本市交通費、郵資、接待用茶點費、停車費和添置少量的辦公用品。

　　(1)秘書必須建立一本零用現金賬簿。

　　(2)需要使用零用現金時，應填寫“零用現金憑單”，秘書要認真核對零用現金憑單，經授權人審批簽字后，方可將現金支付給需用者。

　　(3)秘書要認真核對領取者提交的發票等證據上的用途、內容、金額是否與零用現金憑單上填寫的完全一致，將發票等證據附在零用現金憑單后面。

　　(4)每當支出一筆現金，秘書均須及時在零用現金賬簿上記錄。

　　(5)當支出的費用到一定數額后或月末，秘書到財務部門報銷并將現金返還進行周轉。

　　5.商務費用報銷

　　(1)申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，經組織確定的授權人審核同意，并簽字批準。

　　(2)一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務部門，領取支票或現金借款;另一種情況是先由申請人墊付，完成商務工作。無論是使用支票還是現金，都要向對方索取相應的發票。

　　(3)商務工作結束后，申請者應將發票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門。

　　(4)如計劃的費用需要超出時，應提前向領導報告，在得到批準后，超出的部分才可報銷。

　　秘書辦公室事務與管理

　　一、辦公室工作的主要職責、地位和作用

　　首先辦公室擔負著上情下達、下情上報、對外交往和后勤服務等繁重工作，處于協調機關各部門、連接領導和基層的樞紐地位，是機關的信息中心、服務中心、參謀中心、運轉中心和指揮中心。具有參謀、助手、協調、服務、把關、督辦等六大職能，這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準確的預見性，工作具有超前性和豐富經驗。不論是辦文、辦事、辦會，還是管理、服務、協調，任何一個環節出了問題，都會產生很大的影響，甚至給整個地稅工作帶來被動或造成損失，也就是說，辦公室工作開展得如何，直接制約和影響著全局各項工作的開展和各項稅收任務的完成。

　　其次辦公室工作能不能得到加強，關鍵在于領導，在于領導對辦公室工作的認識和重視，如果把辦公室單純地作為后勤服務單位而忽視其參謀、助手作用來認識，辦公室就變成了勤雜室，辦公室工作人員每天就會沉浸于紛繁零碎的瑣事之中，就沒有時間去抓信息工作和搞調查研究。下情不了解，談不上給領導提供決策的依據。如果領導重視、關心、支持辦公室工作，從政治上關心他們，給他們提供盡可能多的學習提高機會，盡可能地改善他們的工作環境和條件，從工作上支持他們，從生活上關心他們，從心靈上理解他們，肯定會使辦公室不僅能夠穩定住隊伍，而且還會有很大的吸引力，達到其充分調動他們努力工作的積極性。

　　二、具備擔當辦公室主任的條件

　　(一)辦公室工作有利于提高自己的綜合素質，全面發展自己。能否有效發揮辦公室的.整體作用，關鍵在于辦公室主任，因為辦公室主任的職責是主持辦公室的全面工作，既要參與領導班子對重大問題的討論與決策，又要組織參與日常的瑣碎事務，要帶領和組織辦公室人員努力完成承擔的各項工作任務，一個稱職的辦公室主任必須具備與相適應的政治理論水平、文化知識、專業知識和管理水平。

　　(二)從我從事眾多工作崗位來看，越是雜務事情多，工作煩瑣的工作崗位和工作環境越富有吸引力和挑戰性，越是能夠學到新知識、新經驗，增長新才干，開拓新視野，挖掘新潛力，辦公室崗位就是用武之地和鍛煉的最好場地。對人生閱歷的增長和能力的培養都是一次難得的鍛煉機遇。但是，挑戰與機遇同在，壓力與動力并存，在辦公室工作將會嘗到更多的酸甜苦辣。但是辦公室主任崗位能夠鍛煉自己，獲取多方面知識和實踐經驗，提高自身綜合素質。

　　(三)要具備擔當辦公室主任所必須的政治素質和個人品質。

　　1、敬業精神要強，工作要認真負責，勤勤懇懇、任勞任怨、干一行、愛一行、專一行。特別是要有嚴明的組織紀律性，吃苦耐勞的優良品質、雷厲風行的工作作風，這是干好辦公室工作的前提條件。

　　2、思想要活躍，要有解放思想，實事求是的優良作用，接受新生事物要快，愛學習，愛出點子，改革和超前意識要強，在工作中要充分發揮主觀能動性，才能不斷開拓新局面。

　　3、辦事要穩妥，處事要嚴謹，在廉潔自律上要求嚴格，嚴于律已，要起模范帶頭作用，這是做好各項工作的保證。

　　4、要信奉誠實、正派的做人要誠實、正派，要有高尚的道德品質，樸實的工作作風，公正的處事原則。所謂“高尚”就是要樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，做到堂堂正正做人，認認真真做事;所謂“樸實”就是人的能力有大小，水平有高低，只要把勁全使出來，就是一個好同志;所謂“公正”就是在原則問題上不能糊涂，不能像墻頭蘆葦隨風倒，看領導眼色行事;要謙虛謹慎，慎用權力，知人善任，能夠與人團結共事，而且具有良好的協調能力和工作方法。有了成績歸功于大家，出了問題要主動承擔責任，關心下屬要一視同仁，始終發揮整體合力的戰斗作用。

　　(四)要具有擔當辦公室主任必須的知識能力從辦公室的職能來看，綜合性強，職能繁雜，擔負著機關內務、文秘、協調、后勤服務和機關管理等多項工作。辦公室主任必須具備一定的政治理論水平、文字綜合能力、組織協調能力和管理經驗。

　　1、具備一定的政治理論水平。在辦公室崗位工作，加之辦公室崗位的要求，必須要一定的政治理論水平，才能適應辦公室工作的需要。因此，平時注重學習，理解掌握有關國家的大政方針政策，保持清醒的政治頭腦，才能夠在工作中始終把握正確的政治方向，保持較高的政治敏銳性。

　　2、要具備一定的文字綜合能力。本身要具有一定的文字基礎，同時，要熟悉業務知識，包括稅收知識、財會知識和科學文化知識，文字功底和語言表達能力以及工作方法，如果不具備這一點，那么不論起草文件還是開會發言答復問題等方面都是糊里糊涂，抓不住要害，提不出問題，只能是和“稀泥”。

　　3、要有一定的組織協調能力和管理經驗。辦公室的所有工作，本人在辦公室12年工作中不同程度地實踐過。我認為辦公室工作不單是要對辦公室崗位本身熟悉，而且要對本部門整個工作有所了解。只有對稅收工作的全面熟悉和了解，才能打下綜合管理能力的基礎。