- 相關推薦
項目經理的項目溝通技巧
成功的項目經理應具有良好的溝通技巧，以下是小編跟大家分享項目經理的項目溝通技巧，希望對大家能有所幫助！
一、概述
項目溝通管理如是說：“管理者要用70%的時間用于與人溝通，而項目經理需要花費90%或更多的時間溝通”。作為一名項目經理，不應該埋在一大堆的技術、管理工作中，而應站在較高的角度審視整個項目，必須花大量的時間去做溝通工作，使自己既能準確地把自己的意圖傳遞給項目相關人員，同時又能及時正確地去理解項目相關人員的需求，達成一種共識，使他們理解你、支持你、幫助你，那么項目就成功了一半，否則就很難成功地組織完成這個項目。因此，良好的溝通不但是提高項目完成的質量和效率、降低項目成本的必由之路，更是關系到項目成敗的關鍵因素之一。ISO 10006-2003《質量管理—項目質量管理指南》、 ISO/IEC TR 16326-1999 《軟件工程--項目管理ISO/IEC 12207應用指南》、GB/T 19016-2005 《質量管理體系—項目質量管理指南》等對項目管理及其溝通提出了規范性要求，為便于理解和實施，筆者擬把多年的項目管理的實踐經驗體會與讀者共享。
二、項目溝通的對象與時機
項目管理的過程包括項目啟動、需求確認、計劃安排、項目實施、項目驗收、項目收款等各階段，在各個階段都需要有項目經理圍繞項目的進度、成本、質量等要素與客戶、項目組成員、供應商、上層管理者及其他相關項目經理等進行溝通、協調和控制。與項目各相關方之間持續、有效的溝通，是促成項目成功的諸多因素中最重要的一項因素。
1.與客戶的溝通
客戶是項目成果的使用者。因此，在項目的全過程中都應與其決策層、業務部門保持及時有效的溝通，以便獲得他們的支持、參與和推動，特別是項目的啟動期間更為重要。良好的溝通能使雙方對于項目目標、范圍達成共識，保證項目健康的進行。如果項目初期就沒有得到客戶的支持和認同，很難想象該項目能成功。
為了達到獲得支持的目的，溝通必須做到以下幾點：
首先，培養客戶對項目的價值與戰略重要性的認同感。形成雙向交流，以保持信息的一致性，增強項目進度的透明度，并確保雙方了解項目的進展。
其次，必須通過良好的溝通就客戶的需求達成一致，否則會給項目帶來無窮的隱患，甚至會使項目前功盡棄。筆者負責的部門曾經承接了一個小型項目，安排A作為項目經理，由于項目不大，忽視了與客戶的溝通，在項目的細節需求方面沒有主動去和客戶達成共識，開發人員花了許多精力進行開發、測試，結果客戶在試用時認為不能滿足他們的需求，既耗費了人力，延長了工期，增大了成本，同時又影響了客戶的滿意度。
再次，還要與客戶在管理思想、管理理念上要達成一致，爭取客戶的理解和支持。
2.與項目組成員的溝通
項目組成員是項目實施的主力軍，他們對項目的認識、對項目的投入狀態，以及團隊成員間的和諧程度，都會對項目成功造成不容忽視的影響。如果項目中一些重要信息沒有進行充分有效的溝通，如在制定計劃、實施情況、技術問題等方面與相關人員溝通不足，就會造成各行其事、重復勞動、甚至造成不必要的損失。
與項目組成員的溝通，要注意把握以下三點：
(1)項目經理不但自己要把工作重點放在溝通上，還要引導整個項目團隊進行有效的溝通。
(2)作為項目經理，為調動項目組成員的的工作熱情、提高其效率，還應充分了解項目成員的個性、喜好等，并采取不同的溝通方法，使項目組成員的工作協調一致，從而保證按時、按質、按量完成預期的任務。
(3)“有人的地方就有沖突”，作為項目經理，應盡可能地避免項目組成員之間發生沖突，當沖突發生后應采取積極的態度和適當的方法解決，以維持項目組的和諧氛圍。解決這類沖突有兩個很重要的原則：一是不能全部采用正式、生硬的方式去解決，應該多尋求一些非正式渠道來溝通;二是要倡導互相理解和尊重。
3.與供應商的溝通
對于系統集成項目，項目經理必須考慮供應商這一重要環節。因為供應商所提供的產品或服務的質量、交貨期等將直接影響到項目的質量和進度。因此，要保證供應商能按項目計劃進度及時地提供符合要求的產品，當質量出現問題時能及時有效地處理，既不影響工期又能保證質量，就必須進行良好的溝通。
4.與上層管理者的溝通
上層管理者往往更加關心的是項目的工期、成本、質量等等。作為項目經理，就應該經常主動地與上層管理者保持溝通，及時地反饋信息，特別是將可能會延期、將增加項目費用、可能會產生質量問題的苗頭等等提早匯報，使上層管理者能及時并適時調整工作計劃，在人力、物力、財力等方面給予支持，保證項目的順利進行。
5.與其他相關項目經理之間的溝通
對于大型的項目，項目經理還應與項目的其他方的項目經理保持良好的溝通，因為其他方所負責的項目的進度、質量等也將會對本項目的進度、質量和成本等產生影響。比如，系統集成項目會與建筑施工隊或裝潢公司有配合問題，系統集成方何時入場最佳，都必須與建筑施工隊或裝潢公司進行及時有效地溝通。
三、實現有效溝通的途徑
溝通管理的目標是及時并適當地創建、收集、發送、儲存和處理項目的信息，以增強溝通的有效性。項目經理應從以下方面考慮。
1.取得項目相關方的信任
項目經理應該清醒地認識到自己的職業來自多方的信任和委托，因此必須保持自己的個人魅力，在知識、技能、個人品德、洞察問題、分析問題、解決問題的能力上勝人一籌，使自己能夠得到他人的認同，樹立必要的威信，這是保證有效溝通的前提。
成功的項目經理應具有良好的溝通技巧，包括能夠有效地闡明工作內容、傾聽反饋并采取行動，在團隊成員之間培養融洽的氣氛，坦誠地和相關人員溝通，使所有相關方形成一個共同體。
2.制定切實可行的溝通計劃
一個有效的溝通計劃將會促進團隊的發展，實現客戶的同步，實現項目文件的減少。
有效的溝通計劃應該考慮以下幾點：
(1)確定項目相關文件保存方式。對于收集到的不同類型的信息,應制定統一規章制度,將與項目有關的重要文件進行建檔、保存。
(2)建立項目組織聯系方式。項目涉及到多方人員，為提高工作效率，應該建立一個專用于項目管理的所有相關人員的聯系方式名冊，做到簡潔、明了。
(3)確定工作匯報方式。明確表達項目組成員對項目經理、項目經理對上級和相關方的工作匯報方式，包括匯報時間、匯報形式。比如項目組成員每天通過EMAIL向項目經理匯報，項目經理每周通過EMAIL向直接客戶和上級匯報，緊急匯報可通過電話及時溝通，每兩周項目組進行一次項目工作溝通會議等等。
(4)統一項目文件格式。對于項目統一文件模板，是規范管理的一項措施，所以必須統一各種文件模板，并提供編寫指南，以保證項目溝通的效率。
(5)溝通計劃應簡單實用。溝通計劃是用來執行的，要保證項目相關人員已經正確理解，避免為計劃而計劃，使其束之高閣。
3.采取多種有效的方式進行溝通
優秀的項目經理知道如何計劃溝通工作，了解每一個團隊成員需要什么類型的信息，并在項目工作中根據不同的目的采用不同的溝通方式。
(1)書面材料。對于一些重要的、需雙方確認的信息可以采取這種正式的方式進行溝通。
(2)電子郵件。通過這種方式可以方便地傳遞與客戶、供應商、項目團隊成員之間、上層管理者之間的文件，比如項目計劃、備忘錄、會議紀要、工作報告、項目文檔等等。
(3)提供一個正式的論壇。在此上面可以公布用來溝通的政策和工作程序。
(4)即時消息。可通過電話、短信平臺等使項目各方可以實時地溝通。
(5)項目會議。通過項目會議溝通項目狀況、存在的問題，以及解決的方式等。
(6)電視電話網絡會議。為身處異地的團隊成員提供一個參與溝通的方式。
(7)內部網、互聯網留言板。可與全體成員進行正式地溝通項目狀況，進展和目標。
(8)實地溝通。與你的團隊、客戶、供應商等面對面地溝通。
(9)非正式溝通活動。如聯誼活動、聚會、個別交流等，都可使其與項目相關方關系更加融洽。
(10)使用先進的項目管理軟件工具�？商岣邷贤ǖ男屎陀行�。
4.保證信息的正確傳遞
信息的傳遞一定是雙向。首先，必須保證你所傳遞的信息是正確的信息，而不是給他們提供過量的不相關的或是重復性的信息，也就是說傳遞的信息質量要高;其次，必須保證信息被接收者收到了，即所有的溝通方式，必須有回饋機制，以確認接收者已收到;再次，必須保證對收到信息的理解是正確的，以免給項目帶來或大或小的損失。對于一些重要的信息，在可行的情況下采用雙方的會談可能會更快更準確地讓人接收。
項目管理中涉及到眾多的項目相關方，而項目經理與項目各個相關方之間建立良好的溝通是非常必要的，同時為保證項目溝通的有效性，項目經理應采取適當的溝通方式、規范的溝通行為，保證信息傳遞的準確、及時、理解無誤，只有這樣，才能為項目的成功提供保證。
【項目經理的項目溝通技巧】相關文章：
項目溝通管理的作用和技巧07-07
溝通的技巧07-03
溝通技巧：與人溝通的一些技巧和方法03-12
成功直銷的溝通技巧演講技巧03-21
績效溝通的方式與技巧11-25
電話客服溝通技巧02-01
溝通技巧：在交往中學會傾聽的技巧12-22
店長與員工關系的溝通技巧02-07
口才訓練與溝通小技巧02-10