采購管理成功的5大要素

　　很多企業都把降低采購成本作為節省企業運營成本的重要方法，下面就為大家介紹一下采購管理成功的5大要素，歡迎閱讀!

　　一、數量就是力量

　　這是談判課程中基本的原理。買方的采購批量是買方在談判中的最大優勢，但具體如何合理運用這個優勢，卻取決于不同的采購戰略。對于某些生產資料的采購，其采購批量上的優勢是相當明顯的。為了維持價格的競爭性，同時也為了分散風險，常常要維持兩到三個供應商。另外一方面，某些物料的采購，尤其是品種繁多的低值物品，單項商品的采購規模并不一定很大。如果仍然采取分散采購，則是自己削減自己的優勢。這種情況下可以將同類商品，甚至不同類的商品進行合并采購，從而提升談判的力量。試想，如果我們有近百項年采購量在幾千元左右的商品，如果單獨采購各項產品，將沒有一項可獲得采購優勢，而且因為要與數百個不同的供應商交易，廠商的采購成本也是相當巨大的。但是如果能將這千項物品集中從一兩個供應商那里采購，該廠商就是年采購量數十萬元的大客戶，沒有一個供應商會忽視我們的存在。

　　二、選擇綜合性供應商

　　如果我們要合并采購項目，有時一個具有綜合能力的中小型公司可能更能滿足我們買方的需要。對單一物料的制造商而言，單一客戶的采購量未必很大。雖然他們具有成本優勢，但其提供給我們買方的未必就是最好的價格，并且他們很少有為單獨為某一客戶儲備大量的庫存。相比之下，通過服務靈活的綜合性供應商進行采購時，買方龐大的采購批量往往能夠獲得特別的折扣，我們買方可以要求供應商儲備一定的庫存量，從而將自己的庫存削減到最小。而當我們買方由于生產計劃波動等原因而取消某些物料的采購訂單時，因為大部分庫存放在供應商那里，這部分損失可以和供應商一起分擔，而且供應商還可以通過自己的銷售渠道把這些多余的庫存銷售給其他客戶。在供應商庫存管理的支持下，企業生產在物料供應上也就有了保障。不僅如此，供應商通過增加庫存和提供額外服務等手段，也可以與我們結成相當緊密的伙伴關系。供應商通過大批量的商品進出，實現薄利多銷的目的;而當客戶有其他的需求時，他們也往往會成為首選供應商。這是實際上是一個雙贏的局面。

　　三、近地域采購

　　運輸的時間和成本在物料采購中的作用不可低估。物料的交貨期中大約有四分之一的時間是被用在了運輸上。特別是一些低價值產品，長途運輸無疑將增加采購的成本，有時甚至可能超過物料本身的價值。實際上很多廠商都注意到了這點。例如，諾基亞在建設北京經濟技術開發區的星網工業園工程中，也邀請了他們的主板、電池、機殼等主要物料供應商在開發區建廠。在整個星網工業園中，諾基亞的物料可以做到隨用隨取，基本實現了零庫存。

　　四、采購管理系統的運用

　　采購管理系統的應用無疑可以提高企業使用各種資源的效率。

　　對于我們目前的情況來看，雖然沒有實現完全的電子化管理，但是已經初步實現了電腦信息化管理，部門內部通過局域網的信息和資源互通互享，可以提高運作的速度，減少出錯率，增強計劃的準確性，從而帶來采購成本的相應下降。

　　五、誠信的工作態度

　　“動蕩經濟”的到來使競爭法則從公司之間的競爭轉為供應鏈聯盟之間的競爭。良好的供應商關系是構建供應鏈聯盟的基礎，供應商關系管理因而成為決定企業競爭力的重要因素。良好的供應商關系是通過誠信互利的合作達到的。良好的信用紀錄可以極大地提升采購方在談判中的地位，采購員在向供應商要求更合理的采購條件時也不會難于啟齒。

　　同時，良好的供應商關系常常可以使買方在物料短缺時仍能以相對合理的價格及時得到供貨，在供應充裕時又可以獲得相當優惠的價格。

　　采購要求一般來說有五大原則

　　1.適時（Right Time）

　　企業已安排好生產計劃，如果原材料不能如期到達，往往會引起企業內部混亂，生產線必須停工待料，不能完成生產計劃，并延遲交貨期，引起客戶不滿

　　如果原材料提前太久購回放在倉庫里等著生產，又會造成庫存太多，大量積壓采購資金，這是企業很忌諱的事情。所以，采購人員要扮演協調者與監督者的角色，去促使供應商按預定時間交貨。對企業來講，交貨時機很重要。

　　2.適質（Right Quality）

　　一個優秀的采購人員，應該是精明的商人和合格的品質管理人員這樣一個雙重的角色。因為一方面，采購人員要以最便宜的價格購買到企業生產所需要的最佳品質的物料

　　另一方面，采購人員要不斷地去推動那些長期合作的供應商去完善其品質管理體系，來提供質量更加穩定的物料。

　　3.適量（Right Quantity）

　　物料采購，是一次性采購還是分批量采購？

　　采購人員要對生產需求、物料損耗、搬運和倉儲費用等進行仔細地計算，來制定周密的采購計劃，最終確定究竟采用哪一種采購方式。

　　批量采購雖有可能獲得數量折扣，但會積壓采購資金，太少又不能滿足生產需要，所以合理確定采購數量相當關鍵，一般應按經濟訂購量訂購，采購人員不僅要監督供應商準時交貨，還要強調按訂單數量交貨。

　　5.適價（Right Price）

　　適價是指采購所需的物料，在滿足數量、質量、時機的前提條件下，支付最合理的價格。

　　價格永遠是采購活動中心的敏感焦點，企業在采購管理中最關鍵的一點就是采購能節省多少采購資金，所以，采購人員必須把相當多的時間和精力放在跟供應商的“砍價”上。

　　物品的價格與該物品的種類、是否長期購買、是否為大量購買及市場供求有關系，同時與采購人員對該物品的市場狀況熟悉程度也有關系，如果采購人員未能把握市場脈搏，供應商在報價時就有可能“蒙騙”采購人員。

　　采購方法

　　1. 按采購地區分類

　　A國內采購：當國內材料價格、品質、性能相差無幾時，應選擇國內采購，國內采購機動國性強，手續簡單方便

　　B國外采購：當國外材料價格低，品質高，性能好，綜合成本上升比國內采購低時，可考慮國外采購。但在某些關系于民族前途的企業，如信息產業，通信產業等等，應當不僅僅考慮到當前利益，還應為長遠著遠，盡量在國內采購或支持有能力的供應商共同開發。

　　2.按采購方法可分為：

　　A直接采購：直接向物料生產廠商進行采購。

　　B委托采購：委托某代理商或貿易公司向物料生產廠商進行采購

　　C調撥采購：在幾個分廠或協力廠商和顧客之間，將過剩物料互相調撥支援進行采購

　　3. 按采購政策可分為：

　　A集中采購：由公司總部采購部門統一進行采購，如醫藥連鎖藥店、連鎖超市等由總部進行統一采購

　　4.按采購性質可分為：

　　A公開采購：采購行為公開化

　　B秘密采購：采購行業秘密進行

　　C大量采購：采購數量極多的采購行為

　　D零星采購：采購數量零星化的采購行為

　　E特殊采購：采購項目特殊，采購人員事先須花很多時間進行采購情報搜集的采購行為

　　F普通采購： 采購項目普通的采購行為

　　G正常性采購：采購行業正常化而不帶投機性質的采購行為

　　H投機性采購：物料價格低廉時大量買進以期漲價時轉手圖里的采購行為。

　　5. 按采購時間分為

　　A長期固定性采購：采購行為長期固定性的采購。

　　B非固定性采購：采購行為不固定，需要時就采購。

　　C計劃性采購，根據材料需求計劃進行采購

　　D緊急采購：物料急用時毫無計劃的緊急采購行為

　　E預定采購：預先將物料購進而持付款的采購

　　F現金采購：現金購買物料的采購。

　　6. 按采購訂約方式可分為：

　　A訂約采購：買賣雙方根據訂立合約的方式進行的采購。

　　B口頭電話采購：買賣雙方不經過訂閱方式而是以口頭或電話洽談方式而進行的采購行為

　　C書信電報采購：買賣雙方借書信或電報的往返而進行的采購行為

　　D試控性訂單采購：采購方在進行采購事項時因某項原因不敢大量下訂單，先以試探方式下少量訂單，進行順利時才大量下訂單

　　7.按采購價格方式可分為：

　　A招標采購：將物料采購的所有條件（如物料名稱、規格、品質要求，數量、交貨期、付款條件）處罰規則，投票押金、投標資格等等）詳細列明，刊登公告。投標廠商從事報價投標方得開標，開標后原則上以報價最低的廠商得標，但得標的報價仍高過標底時，采購人員有權宣布廢標，或征得監辦人員的同意，以議價方式辦理

　　B詢價現購：采購人員選取信用可靠的廠商將采購條件講明，并詢問價格或寄以詢價單并促請對方報價，比較后限價采購。

　　C比價采購：采購人員請數家廠商提供價格后，從中加以價后，決定廠商進行采購

　　D議價采購：采購人員與廠商議價后，一定價格進行了采購，一般來講，詢價，比價或議價是結合使用的，很少單獨進行的。

　　E定價收購：購買物料數量巨大，非幾家廠商所能全部提供的，如紡織廠購棉花，糖廠訂購甘蔗，或當市場上該料匱乏時，則訂定價格現款收購，

　　F公開市場采購：采購人員在公開交易或拍賣時隨時機動的采購，因此大宗需要物料時，價格變動頻繁

　　采購協議通常涵蓋哪些重要內容？

　　交貨地點：

　　明確交貨地點的遠近對于采購價格、交貨時長、運輸風險以及付款驗收的便捷性都具有重要影響，因此需在協議中事先明確。

　　包裝及運輸方式：

　　是否規范直接影響物料進廠品質及驗收流程。協議中應詳細規定包裝材料、襯墊及標識要求，同時明確運輸工具（如汽車、火車、輪船或飛機）和運輸路線的選擇，以確保運輸成本、交貨時間及安全性得到合理控制。

　　付款方法：

　　付款方式是采購協議中的關鍵內容。公司資金狀況良好時，可選擇現金購買以獲取價格、交期或其他條件上的優惠。對于資金較為緊張的情況，可采用月結30日或月結60日等方式。此外，付款方法也可用于管理供應商，優秀供應商可享受較短的轉賬支票到期日，而新合作或較難采購的物料可能涉及預付訂金。

　　采購標準：

　　協議中應明確品質驗收標準、交期規定等，以確保采購過程的規范性和一致性。

　　不可抗力因素處理：

　　針對天災等不可抗力因素導致的違約情況，協議中應預先規定處理方式，以減輕潛在風險。

　　違約責任：

　　對于品質不達標、交期延誤、交貨數量不足、服務水準低等問題，協議中應明確相應的違約責任和處理方式。

　　其他條款：

　　長期合約的有效期、是否需要公證、采購方提供給供應商的物品保管（如模具、圖紙）等，均可作為協議條款予以規定，以確保雙方權益得到充分保障。

　　采購管理的重點目標有哪些？

　　正確計劃用料：

　　配合銷售目標與銷售計劃，確保物料需求與市場需求相匹配。

　　預防呆滯廢料的發生，減少庫存積壓和浪費。

　　加強用料支出的控制，提高成本效益。

　　適當適量管理：

　　強化重點管理，如采用ABC物料法，對關鍵物料進行精細化管理。

　　提高存貨周轉率，降低庫存成本。

　　保持適當有計劃的庫存水平，確保生產連續性和供應穩定性。

　　提高庫位的使用率，優化倉庫空間布局。

　　強化采購管理：

　　遵循適價、適質、適量、適時、適地的采購五原則。

　　深入了解市場行情，把握價格動態，確保采購價格合理。

　　與供應商建立良好合作關系，實現互利共贏。

　　發揮盤點功效：

　　消除料帳差異，確保材料數量的準確性。

　　通過盤點調整庫存，保持材料存量合理。

　　確保產品品質：

　　加強進貨驗收控制，防止不良品流入生產環節。

　　提高材料使用性，降低生產過程中的損耗。

　　發揮儲存運輸功能：

　　確保材料品質在儲存和運輸過程中不受損害。

　　維護倉庫安全，防止火災、盜竊等安全事故發生。

　　控制合理的儲存成本，提高倉儲效率。

　　確保收發作業的準確性，避免物料錯發、漏發等問題。

　　降低成本：

　　推行以舊換新制度，減少新材料的采購需求。

　　積極開發替代品，降低采購成本。

　　余料再利用，減少浪費。

　　降低采購儲存成本，提高整體經濟效益。

　　提高人員工作效率，減少人力成本。

　　合理處理呆滯廢料，降低庫存成本。

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