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2017自考《檔案管理學》第七章復習：檢索工作
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第七章 檢索工作
檔案檢索工作的地位
一、檢索工作在整個檔案工作中的地位
1、 檢索是提供利用的先期工作
檔案館(室)為提供利用所作的直接的準備工作，具體解決每個案卷或每一份文件的查找，是通過檢索來實現(xiàn)的。
2、 檢索是提高檔案館(室)工作水平的`重要手段
3、檢索形成了檔案業(yè)務工作中一個獨立的重要環(huán)節(jié)
編制檢索工具的要求和排檢方法
一、基本要求
(一)全--信息存儲豐富
(二)準--檢索準確
(三)快--迅速
(四)便--檢索要方便
二、應當注意的問題：
要在重要的檔案上下功夫，不要平均使用人力物力。
1、一般的可著錄到案卷級，重要檔案則可著錄到文件級。
2、強調檢索工具 按照一定的方法排列起來以供查找咨詢。
三、排檢方法
(一)分類法：
以科學的.分類為基礎，結合檔案的內(nèi)容和特點，運用概念 劃分的方法，把性質相同的檔案線索匯集在一起，分門別 類地組成一個檢索體系。
現(xiàn)又稱責任者把同一個作者形成的文件線索集中在一起。
(二)按文號排檢法：
即按照文號的先后順序進行排列，一般有文號目錄、文號對照表。
(三)按字序排檢法
編制人名、地名之類的檢索工具，一般采用部首偏旁、四角號碼、筆數(shù)、筆形與筆數(shù)結合使用這幾種方法。
1、部首偏旁法：采用不多，因為它在排列上有相當難度，很多偏旁難以掌握。
2、筆數(shù)、筆形法：其困難在于繁，簡字的問題。
3、四角號碼法：全國的人名、地名卡片采用此法較多。
4、音序法：按漢語拼音順序進行排列。多用于以作者、文件名稱、地區(qū)為編制對象的檢索工具。
(四)按地序排檢法
按照文件形成的地區(qū)排列。此法在歷史檔案和一些專業(yè)檔案的檢索工具中采用較多。如清代的奏折、地質檔案、農(nóng)業(yè)檔案等。
(五)主題法
按主題排檢一般是編有主題詞的檢索工具采用的。
目前在檔案界，比較推崇的是分類法和主題法，兩者各有優(yōu)缺點。
中國檔案分類法
1987年出版《中國檔案分類法》第一版。
1996年出版第二版。
《中國檔案分類法》由編制說明和中華人民共和國檔案分類表、新民主主義檔案分類表、民國檔案分類表、清代檔案分類表組成。
中華人民共和國檔案分類表，由主表和輔助表(綜合復分表、世界各國和地區(qū)表、中國地區(qū)表、中國民族表以及科技檔案復分表等)組成。
主表如：
CA 323 攝影
3231 新聞
3232 人像
3233 建筑
……
又如：
K 財政、金融
KB 金融
1 金融管理
13 利率管理
1311 人民幣利率
13111 差別利率
《中國檔案分類法》雖然設有檢索方法，但手工翻閱，檢索速度不快。可利用計算機容量大、速度快、檢索途徑多的特點，制作一部電子版的《中國檔案分類法》。
檔案著錄含義
是對檔案的'內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇、和記錄的過程。賦予其分類標識的過程，稱為分類標引。賦予其主題標識的過程，稱為主題標引。
表格式著錄格式直觀，易于掌握，用計算機著錄一般都用表格式。
段落符號條目著錄格式如下：(見PPT)
檔案的標引
在檔案著錄中對檔案內(nèi)容進行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化檢索標識的過程，稱為檔案標引。
一、標引方式
(一)標引工作按照工作方式分為人工標引和機器標引。
(二)標引工作按照檢索體系區(qū)分為分類標引和主題標引。
(三)標引工作按提供檢索標識的數(shù)量分為淺度標引和深度標引。
二、檔案標引的質量指標
(一)標引的網(wǎng)羅度，是指標引工作中確認檔案所有主題的程度。
(二)標引的專指度，是檢索標識表達檔案內(nèi)容的精確度。
(三)標引的一致度，即選用表達檔案主題內(nèi)容所需標引詞的一致程度。
三、檔案的主題標引
主題標引是對檔案內(nèi)容進行主題分析，賦予主題詞標識的過程。
兩項任務：一是從檔案中分析、提取有關某一主題的情報信息;
二是將得出的主題概念，按照主題詞表標出主題詞。
(一)檔案主題標引的程序
1、閱讀文件，了解主題。
2、主題分析。主要分析主題的類型與結構。
類型：單主題和多主題。
結構：亦稱主題因素。
主要有：主體因素、通用因素、位置因素、時間因素、文件類型因素。
3、主題概念的提煉。
4、主題概念的轉換。
5、標引記錄。
6、校對審查。
(二)檔案主題詞的選詞標引規(guī)則
1、標引必須持客觀態(tài)度
2、檔案主題標引的核心，是揭示文件或案卷論述的主要事物或問題。
3、選定的主題詞必須是正式主題詞。
4、必須使用詞表中最專指的主題詞標引。
5、當詞表中找不到最專指的主題詞時，剛應選用最直接相關的兩個或兩個以上的主題詞進行組配標引。
(三)主題詞的組配和組配規(guī)則
~是指運用主題詞的語義關系和邏輯性質，通過不同主題詞之間的.語法限定或邏輯組合，把兩個或更多的主題詞組合在一起，來表達檔案文件的復雜概念和某一個完整的主題。
主要有：
1、概念限定組配。
2、概念相交組配。
四、檔案分類標引
檔案分類標引是將檔案進行主題分析，賦予分類號標識的過程。
(一)分類標引的程序。
1、確定使用何種分類表。
2、深入進行主題分析。
分析題名;審讀正文;查閱文件版頭與附加標記;相互商討。
3、確定歸屬類別。
4、給予分類號。
5、審查核對。
(二)檔案分類標引基本規(guī)則
(1)檔案分類標引必須依據(jù)《中國檔案分類法》及其分類原則，辨清類目的確切含義，不能孤立地理解類目的含義。
(2)檔案分類標引的內(nèi)容，必須是檔案文件中論述比較具體的，有一定參考利用價值，可以成為檢索對象的。
(3)檔案分類標引必須符合專指性的要求，將檔案文件分入最大用途和最切合檔案內(nèi)容的類目，給予準確的分類號。
(4)檔案分類標引應能為利用者提供必要數(shù)量的檢索途徑。
(5)檔案分類應保持一致性。
(三)檔案分類標引的方法：
1、一份文件或一個案卷只論述一件事或一個問題時，一般依照其內(nèi)容性質，賦予分類表中恰當?shù)姆诸愄枴?/p>
2、從不同的方面來論述同一主題的文件，則按分類表中有關分散和集中的要求，歸入相應的類目。
3、一份文件或一個案卷論述的是兩個或兩個以上的主題時，必須分析其各主題的相互之間的關系，然后確定給予一個或幾個分類號。
檔案檢索工具
一、作用
檔案檢索工具是記錄、報道和查找檔案的工具。它的基本職能有兩個方面：1)存儲。2)查檢。
檔案檢索工具在檔案管理中具體表現(xiàn)為以下作用。
(一)橋梁作用
(二)交流作用
(三)管理作用
上述3個方面的作用是就檔案檢索工具的整體而言的，某一種檢索工具可側重于其中一個或兩個方面。
二、檔案檢索工具的分類
檔案檢索工具的種類較多，根據(jù)不同的標準可進行不同的分類。目前比較常見的分類方法有以下幾種。
1、按編制方式分為
目錄、索引、指南。
2、按載體形式分為
書本式檢索工具
卡片式檢索工具
縮微檢索工具
機讀式檢索工具
3、按檢索范圍分為
全宗范圍檢索工具
檔案館范圍檢索工具
專題范圍檢索工具
館際檢索工具
4、按功能分
館藏性檢索工具
查檢性檢索工具
介紹性檢索工具
三、常見檔案檢索工具
1、案卷目錄
案卷目錄是以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序編排的檢索工具。
案卷目錄一般采用書本式，其目錄表包括：順序號(案卷號)、案卷標題、年度、卷內(nèi)文件頁數(shù)、保管期限、備注等。
表中的備注是用來記載案卷中某些需要特殊說明的問題，如移出、銷毀、卷內(nèi)文件的增減、霉爛、字跡模糊等。
2、全引目錄
案卷文件目錄亦稱“卷內(nèi)文件目錄匯集”或“全引目錄”。它將一全宗內(nèi)的案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄匯編成冊，兼有案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄之功能。
3、全宗目錄
全宗目錄是一種介紹檔案館所有全宗狀況的檢索工具，它的內(nèi)容包括全宗的名稱、全宗號、全宗內(nèi)案卷數(shù)量及起止年代。其編制目的是向利用者概要地揭示本館所藏檔案的范圍，以及用于檔案的統(tǒng)計和保管工作。全宗目錄適合于檔案數(shù)量較大，全宗較多的大中型檔案館。
4、分類目錄
分類目錄是根據(jù)體系分類法的原理，以分類號為排檢項，依據(jù)檔案分類表的體系組織起來的一種檢索工具。分類目錄的主要特點是系統(tǒng)地揭示檔案的主題內(nèi)容，具有較強的族性檢索功能。各檔案館的手工檢索分類目錄大多采用卡片式。
5、主題目錄
主題目錄是根據(jù)主題法的原理，將檔案的主題按字順序排列的一種目錄。主題目錄的主要特點是能夠集中地揭示有關同一事物的檔案的內(nèi)容，具有較好的特性檢索功能。
6、專題目錄
專題目錄是集中、系統(tǒng)地揭示檔案館內(nèi)有關某一專門事物、某一專門內(nèi)容檔案的檢索工具。
7、文號索引
文號索引是揭示檔案的文號和檔號之間對應關系的一種檢索工具，它提供了一條按文號檢索檔案的途徑。文號索引一般采用表格形式，所以通常稱之為文、檔案對照表。也有的檔案室以文號為檢索項設置較為全面的項目，形成文號目錄。
8、人名索引
人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明出處的一種檢索工具。在檔案利用中檢索人物占有相當?shù)谋戎兀捎谠跇祟}中很少反映人名，以所只有編制專門的人名索引才能解決這個問題。
9、地名索引
地名索引是揭示檔案中所涉及的地名并指明出處的`一種檢索工具。以編史修志為目的的利用者往往需要反映某一地區(qū)各方面情況的檔案材料，地名索引可較好地滿足這一類利用需求，從地區(qū)角度提供較為全面的檔案線索。
10、檔案館指南
檔案館指南是一種全面、系統(tǒng)介紹館藏檔案情況的工具書，又稱檔案館介紹。它是檔案館面對社會的一種宣傳、報道性工具，借助這種工具，利用者可以較為全面地了解館藏檔案情況及利用檔案過程中所需的各種信息。
檔案館指南從揭示館藏的詳簡程度上可分為簡明指南和詳細指南，從揭示檔案館的范圍上可分為單一檔案館指南。
檔案館指南一般應包括6部分內(nèi)容。
.說明或序言
.目錄
.檔案館概況
.館藏檔案情況介紹
.館藏資料情況介紹
.附錄
11、全宗指南
全宗指南是揭示檔案館內(nèi)某一全宗檔案情況的工具書，又稱全宗介紹。全宗指南的內(nèi)容主要包括以下3個部分：
A.立檔單位和全宗的歷史概況
在檔案利用活動中，對立檔單位歷史的了解直接關系到對檔案內(nèi)容的理解。因為檔案是歷史的記錄，不了解檔案產(chǎn)生單位的性質、職能及機構設置情況，就難以全面認識該機關檔案的價值。這一困難尤其發(fā)生在后代人利用前代人形成的檔案，同代人利用其他機關形成的檔案等情況中。對立檔單位情況的介紹主要包括單位名稱、隸屬關系、性質、任務、內(nèi)部組織機構、主要領導人等方面的情況和沿革。
B.全宗內(nèi)檔案概況
主要包括檔案的來源、數(shù)量、進館日期、整理、保管、鑒定情況、完整程度、所編制的檢索工具等。
C.檔案的內(nèi)容與成分
一般依原整理體系加以介紹，如果是按組織機構分類的，可按照機構逐一介紹，如果是按問題分類的，可按原劃分的類目逐一介紹，這樣介紹起來比較方便，而且由于與整理情況相對應，也比較清晰。介紹檔案內(nèi)容時原則上是以案卷為單位，亦可視實際情況靈活掌握，對于若干個問題相近或相同的案卷可合并介紹;對有特色和價值較大的文件可單獨介紹。
12、專題指南
專題指南是介紹報道檔案館中反映某一特定題目檔案的工具書，又稱專題介紹。專題指南的基本結構可由以下3部分組成。
.序言
.檔案內(nèi)容介紹
.附錄
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