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電子檔案的定義及其特點
電子信息的檔案化管理是把應用系統的電子信息進行憑證化處理后，形成電子檔案，將電子信息從應用系統中獨立出來，形成用應用無關的，不可抵賴的，能夠直接閱讀的帶樣式的文檔。下面是小編給大家整理的電子檔案的定義簡介，希望能幫到大家!
電子檔案的定義
電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。
電子檔案的要點
1、應該構建一個公共的，獨立與應用的檔案管理信息化平臺，以支撐各類業務所涉及的，實體和虛擬的檔案信息化管理，從而實現“實體檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理”。
2、電子檔案涉及的“檔案源”包括：電子化的實體檔案(照片、掃描件、影像等多媒體數據文件)，檔案化的電子信息(版式數據文件)，結構化的數據庫(從應用中卸載，且能夠加載重用的數據庫文件)等。
3、具有保存價值的歷史記錄和作為法律依據的電子信息(表證單書)，必須能夠具備檔案的屬性：“直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息；是直接形成的歷史紀錄”，且必須具有文件原始記錄性和具有歷史再現性。
4、將作為檔案管理的電子信息必須要經過一個歸檔過程處理后才能稱之為電子檔案，否則，只能稱其為文件，這個過程主要是將每件電子信息，封裝成為以卷為單位的檔案基本單位，并且每個卷都有一個標準的元數據(電子封面)。
5、電子檔案的管理不僅僅是管理檔案的電子信息，還要實現實體檔案的信息化管理，以及電子信息和實體檔案的關聯管理。
電子檔案的特點
電子檔案優勢
1、信息的非人工識讀性；
2、信息存儲的高密度性；
3、信息與載體之間的可分離性；
4、多種信息媒體的繼承性；
5、系統依賴性。
電子文件分類
1、文本文件；
2、命令文件；
3、圖像文件；
4、數據文件。
電子檔案管理信息化平臺
檔案管理信息化平臺的目標是：實現紙質檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理。
紙質檔案的信息化管理是：以電子影像技術為支撐，將紙質檔案轉化為電子信息進行管理。
電子信息的檔案化管理是：把應用系統的電子信息進行憑證化處理后，形成電子檔案，將電子信息從應用系統中獨立出來，形成用應用無關的，不可抵賴的，能夠直接閱讀的帶樣式的文檔。
為電子檔案管理搭建一個公共支撐環境，為各類檔案提供統一的采集、管理、查詢、加載及展現的平臺，主要實現以下功能：
統一電子檔案入口。
能夠以影像技術、條形碼技術、版式電子數據文件等技術為支撐，實現對不同介質、不同類別的檔案進行標準化封裝處理，轉化為統一的入口文件，形成電子檔案的最小粒度“件”，以統一的格式進行存儲，并保證電子檔案的不可抵賴性和可追溯性。
對采集的電子資料“件”進行統一管理。
根據檔案管理的相關規定，采用流程化方式對電子資料實施統一、規范的檔案管理。主要包括登記、歸檔、整理、移交、接收、保管、遷移、鑒定銷毀、查詢借閱、備份恢復等覆蓋案卷整個生命周期的各環節管理。并能夠實現對流程各個環節的流轉痕跡進行記錄查詢等操作。
系統應提供對檔案流程的管理。
使用產品化的流程管理工具，實現流程的可維護性。用戶可自行定制工作流環節、路徑，滿足流程變化時，操作人員能夠自行通過平臺新增或修改流程，并能夠根據業務需要，為每個環節設置分配不同的業務角色。同時滿足各類業務檔案管理流程不同的需要。
支持新的業務加載。
先期以搭建統一的電子檔案管理平臺為主，并在其上加載較規范的檔案管理業務(如公文檔案)，實現所有的操作人員能夠在同一個平臺上，對不同類別的檔案進行管理。該平臺應支持新類別檔案的業務加載，使業務人員能夠僅使用平臺提供的工具，就可以實現其它業務電子檔案(如人事檔案、財務檔案等)的添加及修改。
實現電子檔案的可靠性、安全性管理。
一方面應用支撐環境能夠通過數字證書、電子印章等先進技術保證電子檔案的不可抵賴性及其憑證價值。另一方面要有安全機制保證電子檔案封裝、傳輸過程、整理、歸檔過程、保管和利用過程中的信息安全。要實現對電子檔案安全級別的劃分和標志，并根據不同的級別和權限進行訪問控制。
實現權限的靈活、方便管理。
系統能夠采用CA和數據加密技術實現用戶對數據訪問的身份控制。權限體系能夠適應稅務系統不同的組織機構設置、適應不同的管理模式。能夠實現權限的分級管理、共享使用、分組共享、分別配置和臨時發放等。
電子文件作為一種數字化的信息記錄形式，具有區別于紙質檔案的明顯特征。具體表現為：
1.可復制性。對于傳統的紙質檔案而言，檔案就是原件。而電子檔案則是對傳統檔案觀念的挑戰，其可不斷的復制性，是電子檔案區別于紙質檔案最重要的特征之一。它可以從一個載體復制到另一載體，可以從這臺計算機傳輸到另一臺計算機，不再具有原先意義上的、有物理邊界的原件。
2.操作方便。形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。并且電子檔案具有高度的標準性，使之對電子檔案的檢索更加方便。
3.對計算機系統的依賴性。電子檔案的生成是在計算機系統的支持下完成的，所以如果離開了計算機，電子檔案既看不見也摸不著。
4.實現資源共享。在計算機環境中，文件的形式特征發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多方位的組合，不需要像紙質文件那樣對其進行分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。通過計算機系統，一份檔案可以同時在不同的地方被多人使用，突破了紙質檔案在使用上的局限性，提高了檔案的使用價值。
5.方便快捷。一份紙質檔案只能在某時、某地讓能夠接觸到它的人閱讀，而電子檔案由于其處理環境是計算機和網絡技術，因此可以不受這種限制。網絡上傳遞電子檔案的時間是按秒計算，而同樣距離的紙質檔案傳遞則是以天計算的，二者在速度上的區別非常明顯。
6.節約存儲空間。無限增長的紙質文件與有限的存儲空間之間本身就是一對矛盾，而電子檔案占據的極少量空間能夠很好地解決這一矛盾。電子檔案幾乎無重量和體積可言，相比之下紙質文件就顯得笨重了。
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