秘書做會議記錄的注意事項

　　會議記錄是記載會議基本情況的文字材料，是日后工作中可供查考的憑證。它可以為檢查會議決議的貫徹執行情況、整理會議紀要、下達與上報會議精神、分析研究與總結工作提供依據。它的制作質量如何，不僅直接影響其日后轉化為檔案的質量。因此必須重視會議記錄工作。

　　筆者在整理、提供利用檔案中發現，某些會議記錄的質量問題是由于“先天不足”的原因造成的，具體表現有：

　　一、會議記錄本內無目錄。特別是不填寫會議議題時，在利用時就要逐頁查閱，不僅效率很低，而且人為地增加了對案卷的'磨損，不利于檔案的保護和保密。

　　二、記錄不完整。有些會議記錄未記載會議日期、地點、主持人、記錄人；有些會議記錄只記了參加人、發言人的姓而沒有記全名；有些會議記錄只有參加人、時間和主持人而無會議內容；有些會議記錄雖有會議內容卻沒有記錄會議的議題等，使人很難了解會議的全貌。

　　三、會議記錄本沒有按工作性質分開。如有的系黨總支同系行政共用一個會議記錄本（聯席會議例外），給保管和利用帶來不便。

　　四、會議記錄本不固定。有些單位是兩三個記錄本交叉使用，有的本子只記錄了幾頁就再也不用了；更有甚者，每次開會時臨時找幾張稿低記錄，過后就不知去向了。

　　五、記錄字跡潦草、書寫材料不符合歸檔要求。有的會議記錄人經常使用圓珠筆、純藍墨水等不耐久字跡材料，而且書寫潦草，不利于會議記錄的日后查考和歸檔后的長久保存。

　　為了提高檔案質量，筆者認為做會議記錄應該注意以下問題：

　　一、使用固定的會議記錄本。記錄人員應選用紙質較好的會議記錄本，按會議性質分別記錄并按照會議的時間順序規范、完整地做好會議記錄。會議記錄本前三頁應寫有目錄，包括會議日期、內容摘要、頁碼、備注等欄目。會議記錄人應把每次會議的情況按目錄欄中的要求逐項填寫清楚，這樣不但查找起來一目了然、十分方便，而且有利于檔案的保密和保護。

　　二、按照規范格式做好會議記錄。會議記錄一般分為兩個部分：

　　1、會議基本情況。包括會議名稱、開會時間（要寫明年、月、日及會議開始時間）、會議地點、出席人（人數不多的會議要把出席者的姓名都寫上，注明其他人員全部到會；人數過多的會議可只寫出席范圍和人數）、列席人、主持人、記錄人。上述內容要在會議主持人宣布開會前寫好。

　　2、會議內容。包括會議議題、會議發言、會議結論等。會議內容是會議記錄的重點，記錄時必須聚精會神，邊聽邊記，耳、腦、手并用，不能因注意力分散而出現疏漏。

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