外貿(mào)書(shū)信撰寫(xiě)的注意事項(xiàng)

外貿(mào)商業(yè)書(shū)信的內(nèi)容常常是一種業(yè)務(wù)安排、一項(xiàng)協(xié)議或者一個(gè)合同，因此，必須謹(jǐn)慎撰寫(xiě)。在撰寫(xiě)商業(yè)書(shū)信時(shí)，需要注意以下事項(xiàng)：

1．完整信的內(nèi)容應(yīng)力求“完整”，即包括寫(xiě)信人希望收信人作出積極反應(yīng)的一切情況及問(wèn)題，或是回答來(lái)信所提出的全部問(wèn)題或要求。重要的信更加注意“完整”，例如接受對(duì)方的報(bào)盤(pán)時(shí)，最好把條件全部說(shuō)清楚或具體說(shuō)明所接受的報(bào)盤(pán)的根據(jù)是什么（如報(bào)價(jià)單，信件等等），因?yàn)檫@種信實(shí)際上已是成交合同，此信發(fā)出后，對(duì)方一收到，即對(duì)雙方都具有約束力，如果不“完整”，有可能引起不必要的糾紛。

2. 具體信要寫(xiě)得生動(dòng)、具體和明確。特別是要求對(duì)方作出明確反應(yīng)的信，或是答復(fù)對(duì)方提出的要求或問(wèn)題的信，或是報(bào)盤(pán)、承諾等等，該具體時(shí)就要具體，避免模糊、籠統(tǒng)和抽象。

不過(guò)，并不是所有的商業(yè)書(shū)信都要求“具體”，在某些特定的情況下，不但允許一般化，而且籠統(tǒng)一些反而更好。有時(shí)，由于沒(méi)有確實(shí)的事實(shí)或數(shù)字，就不可能做到具體。有時(shí)，雖然有確實(shí)的事實(shí)或數(shù)字，但是為了“外交”和“策略”的需要，也可以避免太具體。有時(shí)，為了有意識(shí)地讓對(duì)方發(fā)表或形成他的意見(jiàn)，或者這些具體事實(shí)或數(shù)字說(shuō)不說(shuō)都無(wú)關(guān)緊要，也可以不必具體。總之，該具體的就要具體，不該具體時(shí)就籠統(tǒng)一些，視需要而定。

3. 清楚信要寫(xiě)得清清楚楚、明明白白，毫無(wú)艱澀難懂之處，使受信人看了信后不會(huì)誤解寫(xiě)信人所要表達(dá)的意思。

4. 簡(jiǎn)潔信要寫(xiě)得簡(jiǎn)潔，要長(zhǎng)話短說(shuō)，避免羅嗦，避免不必要的重復(fù)，用盡可能少的文字“完整”、“清楚”而又有“禮貌”地表達(dá)需要表達(dá)的意思。但是，如果一味省字，忽略了“完整”、“清楚”和“禮貌”，不顧英語(yǔ)語(yǔ)法，就不是“簡(jiǎn)潔”而是使人感到“粗魯”和“突然”了。

5. 禮貌寫(xiě)信要有理有節(jié)注意禮貌，不要盛氣凌人，避免“命令”和粗魯。我們的外貿(mào)書(shū)信要體現(xiàn)我國(guó)的對(duì)外貿(mào)易政策，要有社會(huì)主義的新風(fēng)格，做到不卑不亢、得體脫俗，既尊重國(guó)際貿(mào)易的習(xí)慣，又維護(hù)本國(guó)利益，借以通過(guò)書(shū)信往來(lái)，發(fā)展與各國(guó)人民的友好關(guān)系，發(fā)展與各國(guó)的貿(mào)易。

當(dāng)你寫(xiě)信向?qū)Ψ教岢鰡?wèn)題、要求等等時(shí)，問(wèn)題希望對(duì)方能及時(shí)答復(fù)。同樣，客戶(hù)給你寫(xiě)信時(shí)，也希望你及時(shí)答復(fù)。因此，需要回復(fù)的信件都應(yīng)迅速處理、答復(fù)，讓你的客戶(hù)苦候回音是很不禮貌的。

6. 體諒所謂“體諒”，就是要顧及對(duì)方的要求、愿望、感情等等，著重“正面的”“肯定地”談問(wèn)題，盡量避免“否定地”談問(wèn)題。

7. 正確商業(yè)書(shū)信必須寫(xiě)得正確，因?yàn)樗鼱可娴劫I(mǎi)賣(mài)雙方的權(quán)利、義務(wù)和利害關(guān)系等等，是各種商業(yè)單據(jù)（如合同等）的根據(jù)。

正確不僅僅是指英語(yǔ)語(yǔ)法、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、拼寫(xiě)等正確。商業(yè)書(shū)信的內(nèi)容要敘述得正確，既不要說(shuō)得不夠，更不要說(shuō)得過(guò)頭。說(shuō)過(guò)頭往往造成被動(dòng)。搞外貿(mào)工作離不開(kāi)數(shù)字。對(duì)商業(yè)書(shū)信中的數(shù)字的正確性要特別加以注意，有時(shí)“失之毫厘，差之千里”。商業(yè)書(shū)信中常常離不開(kāi)商業(yè)術(shù)語(yǔ)。一般常用的商業(yè)術(shù)語(yǔ)用字簡(jiǎn)潔，意義明確。使用得當(dāng)，工作進(jìn)行得順利：使用不正確，就會(huì)引起混亂、誤解，甚至產(chǎn)生不必要的糾紛。因此，必須正確理解和運(yùn)用商業(yè)術(shù)語(yǔ)。

從上可見(jiàn)，要定好商業(yè)書(shū)信，撰稿人必須具有較高的政策水平，精通英語(yǔ)，通曉貿(mào)易理論和實(shí)務(wù)，通曉術(shù)語(yǔ)，具有心理學(xué)知識(shí)，并有熟練的做業(yè)務(wù)的藝術(shù)。

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