外貿書信撰寫的注意事項

外貿商業書信的內容常常是一種業務安排、一項協議或者一個合同，因此，必須謹慎撰寫。在撰寫商業書信時，需要注意以下事項：

1．完整信的內容應力求“完整”，即包括寫信人希望收信人作出積極反應的一切情況及問題，或是回答來信所提出的全部問題或要求。重要的信更加注意“完整”，例如接受對方的報盤時，最好把條件全部說清楚或具體說明所接受的報盤的根據是什么（如報價單，信件等等），因為這種信實際上已是成交合同，此信發出后，對方一收到，即對雙方都具有約束力，如果不“完整”，有可能引起不必要的糾紛。

2. 具體信要寫得生動、具體和明確。特別是要求對方作出明確反應的信，或是答復對方提出的要求或問題的信，或是報盤、承諾等等，該具體時就要具體，避免模糊、籠統和抽象。

不過，并不是所有的商業書信都要求“具體”，在某些特定的情況下，不但允許一般化，而且籠統一些反而更好。有時，由于沒有確實的事實或數字，就不可能做到具體。有時，雖然有確實的事實或數字，但是為了“外交”和“策略”的需要，也可以避免太具體。有時，為了有意識地讓對方發表或形成他的意見，或者這些具體事實或數字說不說都無關緊要，也可以不必具體�？傊�，該具體的就要具體，不該具體時就籠統一些，視需要而定。

3. 清楚信要寫得清清楚楚、明明白白，毫無艱澀難懂之處，使受信人看了信后不會誤解寫信人所要表達的意思。

4. 簡潔信要寫得簡潔，要長話短說，避免羅嗦，避免不必要的重復，用盡可能少的文字“完整”、“清楚”而又有“禮貌”地表達需要表達的意思。但是，如果一味省字，忽略了“完整”、“清楚”和“禮貌”，不顧英語語法，就不是“簡潔”而是使人感到“粗魯”和“突然”了。

5. 禮貌寫信要有理有節注意禮貌，不要盛氣凌人，避免“命令”和粗魯。我們的外貿書信要體現我國的對外貿易政策，要有社會主義的新風格，做到不卑不亢、得體脫俗，既尊重國際貿易的習慣，又維護本國利益，借以通過書信往來，發展與各國人民的友好關系，發展與各國的貿易。

當你寫信向對方提出問題、要求等等時，問題希望對方能及時答復。同樣，客戶給你寫信時，也希望你及時答復。因此，需要回復的信件都應迅速處理、答復，讓你的客戶苦候回音是很不禮貌的。

6. 體諒所謂“體諒”，就是要顧及對方的要求、愿望、感情等等，著重“正面的”“肯定地”談問題，盡量避免“否定地”談問題。

7. 正確商業書信必須寫得正確，因為它牽涉到買賣雙方的權利、義務和利害關系等等，是各種商業單據（如合同等）的根據。

正確不僅僅是指英語語法、標點符號、拼寫等正確。商業書信的內容要敘述得正確，既不要說得不夠，更不要說得過頭。說過頭往往造成被動。搞外貿工作離不開數字。對商業書信中的數字的正確性要特別加以注意，有時“失之毫厘，差之千里”。商業書信中常常離不開商業術語。一般常用的商業術語用字簡潔，意義明確。使用得當，工作進行得順利：使用不正確，就會引起混亂、誤解，甚至產生不必要的糾紛。因此，必須正確理解和運用商業術語。

從上可見，要定好商業書信，撰稿人必須具有較高的政策水平，精通英語，通曉貿易理論和實務，通曉術語，具有心理學知識，并有熟練的做業務的藝術。

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