關于規范銷售中心費用報銷的通知

各部門（項目組）：

為規范費用報銷程序，做好銷售費用控制，現對銷售中心現有費用報銷有關事宜進行進一步明確，詳細情況通知如下：

一、費用報銷時限及要求

1.每周二、三9:00—15:00為各部門相關費用報銷固定提報時間，原則上其他時間不予受理，特殊緊急情況下除外。

2.差旅費報銷應在返回公司一星期內報賬，最長不能超過2個月；其他費用原則上應在發生后兩周內及時報銷。

二、費用報銷流程

一般按照以下流程進行： ①經辦人填寫報銷憑證

②銷售總監助理初審

③銷售總監審批

④計劃財務部審核

⑤總經理審批（視情）

⑥遞交財務報銷、打款

報銷憑證：

1. 差旅費：出差申請單+差旅費報銷單+發票

2. 業務招待費：業務招待申請單+本地費用報銷單+發票

3. 會議、培訓費用報銷：會議、培訓申請單+會議、培訓費用報銷單+發票

4. 其他費用（交通、宣傳品）等報銷：申請單+本地費用報銷單+發票 注：出差時各種費用均直接填入差旅費報銷單，并注明

三、費用報銷有關要求

（一）申請表填寫

1.按條目填寫，字跡工整，干凈整潔；

2.要將項目填寫完整（既要填寫大項名稱同時注明下屬小項目名稱）

3.要將費用預估清楚；

4.要將申領或購買各類宣傳品填報清楚。

（二）報銷單填寫

1.按條目填寫，字跡工整，干凈整潔；

2.空白不填的地方要劃“/；”

3.要將金額大小寫填寫清楚正確；

4.必須分開填寫每一項發生費用，對于所有費用的描述清晰、準確、完整。

5.差旅費報銷單上出差時間要與行政助理確認清楚，精確填寫到半天；

（三）發票及粘貼

1.發票必須提供合法的原始憑證，嚴禁偽造、變造票據；

合法的原始憑證指的是：

A套印有稅務部門監制章的發票或套印有財政部票據監制章和解放軍總后勤票據監制章的票據；

B、行政部門統一印制的事業性收費票據、統一收據及專用票據；

C、國家交通、水電等部門的專用票據。

2.所有發票須真實、有效、完整，所有發票抬頭一律填寫“中航泰德（北京）自控技術有限公司”；

3.報銷其他相關附件必須保持完整，飛機票、火車票、汽車票應提供相關憑證原件。所有的出租車票應注明出發地、目的地和事項，若拜訪客戶，填寫完整的客戶名稱。

4.報銷住宿費，應提供賓館打印的住宿流水單，無法提供機打流水單的，可以是手寫，但需要蓋賓館印章。流水單一般包括賓館名稱、房號、住宿時間、房間價格、地址及聯系電話等主要信息。

5.取得的原始憑證不符合上述基本要求，出現以下情況一律不予報銷：

A、發票或收款憑證有涂改、挖補或模糊不清；

B、購物發票與驗收單在數量、金額上不相符；

C、發票或收款憑證的收款項目與收款單位經營范圍不相符；

D、發票或收款憑證屬過期停用或偽造的；

E、套開票、連號票一律不予報銷；

F、其他未符合合法原始憑證基本要求的不予報銷；

G、以合法票據抵付不合法票據不予報銷。

6.粘貼：

A、請將報銷的發票、附件整潔、平整、規范，以左上角為準，發票正面朝上，向右、向下厚度均勻的粘貼在空白的裁剪好的A4紙上，然后將報銷單封面與粘貼單粘貼左側部分。

B、粘貼的票據不得超出報銷單所覆蓋的范圍，超出部分需裁減或折疊整齊。

C、票據粘貼只許用膠水，不得使用訂書釘、別針和回旋針。單據粘貼應當整齊、牢固。

D、發票粘貼順序與報銷單填寫順序、發票與說明應保持一致。

銷售中心

關于規范銷售中心費用報銷的通知 [篇2]

簽發：

項目部全體人員：

根據公司轉發局財務部 [2017]117號《關于加強業務招待費管理工作的通知》文件的要求，為了進一步加強項目管理，嚴肅財經紀律，更好地控制好各項成本費用的支出，經項目班子會議商討決定，現對費用報銷管理規范如下，請全體人員遵照執行！

壹．業務招待費

1、該費用主要包括餐費（食品、水果）、煙、酒、茶等。

2、嚴格按照文件要求執行，業務招待活動必須“先審后辦，超標待審”，所有業務招待活動未經批準不得擅自安排。負責接待的部門或個人應嚴格履行審批程序，事前提出接待活動安排申請和費用預算，實行一事一報。

3、如需業務招待餐飲活動需提前跟班子成員匯報并安排在我項目部定點飯店，其他飯店請取得發票在3天內報領導并于發票上簽字，在規定的時間內報銷。

4、涉及禮品贈送的，須報項目經理審批，由辦公室統一經辦。

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5、原則上取消日常業務招待用煙，如出外辦事確定需要，提前報分管領導審批（成條需項目經理審批），由辦公室統一進行采購和發放。

貳．辦公用品、日用品、勞保用品等

1、主要包括辦公用紙、筆墨、打印機、辦公桌椅、文件柜、桶裝水、生活雜物及物品、工作服裝等。上述物品由辦公室統一采購和發放，并做好辦公用品領用登記工作。需要人先寫出書面申請，經項目經理批準后交給辦公室進行采購，辦公室在收到申請后安排時間辦理。辦公室進行報銷時，要向財務部門提供與發票內容相符的采購申請批準單。

2、電話通訊費已經實行包干使用，不再報銷。

3、勞保用品須有安保部負責人批準后，安保部負責做好項目部人員和施工隊人員領用登記相關臺賬后，準許發放。

4、單價大于500小于2000的辦公用品，須有低值易耗品的驗收單和領用單。

叁．差旅交通費、車輛維修保養費和汽油費

1、交通費，原則上上海地區的出租車車票不得報銷。員工因公外出辦事，在上海市內的，原則上由辦公室安排車輛接送，確定安排不了時，如緊急事件經分管領導同意后，才可以乘座出租車輛。

2、其中的士費發票不得出現連票。夜間的士發票，原則上不給予報銷，如有特殊情況請說明。

3、外來人員的住宿費用由辦公室統一辦理及報銷，項目部其他人員禁止報銷上海市的住宿費用。

4、現項目部兩部車均有辦公室統一購買的充值油卡各一張，無特殊情況，其他汽油費發票不再予以報銷。

5、車輛維修保養費，發票上必須有明細呈現，且按照單車單機的原則核算，單據分開粘貼，分開報銷。

肆．職工福利費

1、食堂伙食費

項目部安排專人進行買菜，采購員當天要將經炊事員簽字確認后的采購清單交給辦公室負責人審核，辦公室負責人要對價格合理性審核，看看是否存在比市場價高的情況等等，經核實無誤后簽字確認。月末報銷時，報銷人要向財務部門提供當月的采購清單。（鑒于目前特殊情況，此費用暫按本條執行）。

2、探親路程費已經實行包干使用，不再報銷。

3、水電、燃氣費：由辦公室通知，各宿舍室長負責安排人員及時取得相關發票，再由辦公室統一繳費。

伍．報銷發票的相關要求和規定

1、發票抬頭統一開具：“中鐵十局集團有限公司”或“中鐵十局”。 2、發票的內容必須要填寫物品的詳細名稱、單價和數量，計量單位要填寫標準計量單位。因采購的物品樣式比較多確實不能在發票上一一寫明的，應附銷售方提供的詳細清單。對報銷人提供的內容為商品一批、辦公用品一批、日用品一批、食品一批、汽車保養一次等模糊不清的，并且不能提供有效明細清單的發票不予以報銷。

3、報銷人提供的發票，其發票內容與實際經濟事項必須要一致。報銷應遵循誰經手誰報銷的原則，一般4、發票主要包括在購銷商品、接受服務以及從事其他經營活動中，取得的由稅務機關監制的發票，以及情況下不得由他人代報。經辦人要對發票的真實性負責。 由財政部門監制的國家機關、事業單位或社會團體提供的收費票據和軍隊等其他收費票據。資金往來結算收據僅作為收款單位向付款單位或個人出具的收到款項的憑證，不得作為報銷憑證。

5、定額發票：有蓋發票專用章方有效，除停車費、快遞費發票以外，其他定額發票必須注明用途。

6、發票上收款單位名稱與發票專用章上的名稱必須吻合，如不吻合，認定為假發票。

陸．費用報銷的流程和報銷時間規定

1、報銷流程：填好粘貼單—→部門負責人核對簽字—→財務部出納審核、負責人簽字—→項目經理審批和簽字—→交至財務部出納辦理支付手續—→實際領款人簽字（請報銷人收到款項后自覺到財務部簽字，否則下次報銷支付時間將相對延后）

2、實行“多次報銷單次付款制”，即由原來的周末時間報銷改為款的時間由財務負責人統一安排，報銷金額小于500的一般情況下于兩天內使用現金支付。原則上本周發生的費用要在本周報銷完畢，發票報銷的有效期為15天（以發票日期為準）。如實在不能在規定的時間內報銷，請說明和登記情況；如發票過15天期限，又未說明情況的，則不再予以報銷。

柒．其他

1、次月10號前財務部負責統計上月個人報銷費用情況，并就較大影響到日常成本的事項作出分析。

2、截止6月5日，清理5月31日之前所有的報銷，以發票日期為準，如有特殊情況請提前說明，過后3、由于特殊情況未取得正規發票，可先由銷售單位開具收款收據及清單，再做以下處理：①、金額較小在兩千元以下（含兩千）的，可另行找可開具相關發票的機構開具發票，按報銷程序報銷。②、金額較大在兩千元以上（不含兩千）的，將相關業務事項列表注明各詳細，交至財務部，由財務部與項目經理等領導班子商量后再做處理。

4、本通知由財務部、辦公室負責解釋。

5、本通知自2017年6月1日起執行。

中鐵十局集團有限公司 不再補報。 金橋物流單元廠區工程項目經理部 2017年5月30日

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