員工檔案管理的方法是什么

　　很多小型企業(yè)在人力資源管理方面都不注重員工資料的管理，所以導(dǎo)致了很多的后果。下面為您精心推薦了員工檔案管理技巧，希望對您有所幫助。

　　員工檔案管理方法

　　員工紙質(zhì)檔案

　　員工檔案的建立應(yīng)以紙質(zhì)檔案為主。員工檔案的建立應(yīng)該自員工應(yīng)聘起始，員工辦理入職手續(xù)時(shí)正式建立。各企業(yè)可以根據(jù)自己的公司人員情況選擇按部門建檔和按人員分別建檔的方式建立員工檔案。

　　員工檔案中必須具備的內(nèi)容有員工應(yīng)聘入職登記表(資料必須填寫完備，有明確的聯(lián)系方式、家庭住址、緊急聯(lián)系人、身份信息與員工提供相關(guān)資料必須一致)、員工身份證復(fù)印件、崗位必須的執(zhí)業(yè)資格復(fù)印件、原單位離職證明等信息、健康證明(體檢報(bào)告)等、經(jīng)公司及員工簽字確認(rèn)的員工入職定薪調(diào)薪表、勞動合同等;公司可按要求要求員工提供學(xué)歷證明、職稱證明等其它資料。

　　實(shí)際操作中，建議為員工單獨(dú)建檔，為方便管理可按部門分類保管，一方面按部門分類管理，便于資料的查詢;為員工單獨(dú)建檔有利于隨著員工在企業(yè)中不斷成長，在調(diào)薪、升職、調(diào)崗等資料不斷增加的情況下員工檔案的方便管理和保存。

　　紙質(zhì)資料的保存，更多體現(xiàn)的是原始資料的管理，是員工在企業(yè)中工作的原始證明資料，所以必須何以、妥善保存，不允許任何性質(zhì)的損壞和修改。同時(shí)，作為員工私人信息，企業(yè)必須注重信息保密工作，不得將相關(guān)資料借閱給任何非相關(guān)人員閱覽。

　　電子檔案

　　隨著計(jì)算機(jī)的普及，員工電子檔案的建立，更有利有利于企業(yè)在人員信息的查詢和管理，同時(shí)，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)也更方便檔案管理人員更加快捷的引申制作更多的員工管理資料，提升企業(yè)人力資源管理的精細(xì)度和標(biāo)準(zhǔn)化。

　　根據(jù)公司檔案管理的需要電子檔案可包含以下內(nèi)容：員工編號、部門、層級職位、姓名、入職日期、轉(zhuǎn)正日期、合同到期、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人及聯(lián)系方式、現(xiàn)住地址、戶籍地址、最高學(xué)歷、身份證號、戶籍性質(zhì)等

　　員工紙質(zhì)檔案是員工檔案的基礎(chǔ)，電子檔案的建立是為了彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案在查詢方便及人力資源管理方面的便捷性和延伸性提供基礎(chǔ)。所以紙質(zhì)檔案應(yīng)該更加被重視。

　　檔案管理必須由專人負(fù)責(zé)，且不可多人同時(shí)從事檔案管理工作，以免造成檔案資料因管理不當(dāng)造成的重復(fù)輸入和錯(cuò)誤問責(zé)不明。

　　員工管理方法

　　讓員工參與進(jìn)來

　　我們?nèi)找姘l(fā)現(xiàn)在實(shí)際工作中，有最好想法的人往往是那些直接參與任務(wù)執(zhí)行的人。讓一線員工參與進(jìn)來，讓員工知道你對他們的意見很重視。員工不希望被簡單的命令和指示，他們希望在工作中起更重要、更有意義的作用，他們渴望參與決策。當(dāng)員工希望參與，而你卻不給他這種機(jī)會時(shí)，他們就會疏遠(yuǎn)管理層和整個(gè)組織。如果你能夠尊重員工的看法，即使最終沒有采納他們的建議。你將發(fā)現(xiàn)他們會更愿意支持你的決定。

　　信守諾言

　　也許你不記得曾經(jīng)無意間對什么人許過什么諾言，或者你認(rèn)為那個(gè)諾言根本不重要。但你要記住你的員工會記住你答應(yīng)他們的每一件事。身為領(lǐng)導(dǎo)的.你，任何看似細(xì)小的行為隨時(shí)都會對組織的其他人產(chǎn)生影響。你要警惕這些影響，如果你許下了諾言，你就應(yīng)該對之負(fù)責(zé)。如果你必須改變計(jì)劃，你要向員工解釋清楚這種變化。如果你沒有或者不明確地表達(dá)變化的原因，他們會認(rèn)為你食言，這種情況經(jīng)常發(fā)生的話，員工就會失去對你的信任。對喪失信任通常會導(dǎo)致員工失去忠誠。

　　員工檔案管理制度

　　1目的

　　為規(guī)范公司員工人事檔案管理，變靜態(tài)的員工管理為對員工成長過程的動態(tài)跟蹤管理，特制定本規(guī)章。

　　2 范圍

　　公司針對所有員工的管理工作均應(yīng)遵照本辦法執(zhí)行。

　　3解釋

　　人事管理檔案：指公司為加強(qiáng)對員工的管理，而建立起來的有關(guān)員工基本情況的資料以及歷次考核與異動等項(xiàng)的資料。

　　4 權(quán)責(zé)

　　4.1 全體員工人事管理檔案的建立、管理工作由人力資源部人事管理專員負(fù)責(zé)，各人力資源派駐機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)在其指導(dǎo)下完成所屬單位中層及以下員工的人事管理檔案的建立、更新工作。

　　4.2 員工的人事資料由員工所在部門負(fù)責(zé)收集，并填寫《人事(管理)檔案資料移交清單》移交人力資源部。

　　4.3 公司員工的人事管理檔案，必須是一級部部長(含)以上的領(lǐng)導(dǎo)在其所屬員工晉升、獎懲、異動、了解基本情況時(shí)方有權(quán)調(diào)閱。

　　5 工作內(nèi)容

　　5.1人事檔案

　　5.1.1人事檔案的調(diào)轉(zhuǎn)

　　5.1.1.1員工可在被公司正式聘用之日起三十天內(nèi)將人事檔案轉(zhuǎn)入公司。

　　5.1.1.2人力資源有義務(wù)協(xié)助員工辦理人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)。

　　5.1.2 人事檔案的管理

　　人力資源部負(fù)責(zé)按照國家有關(guān)法規(guī)和文件的規(guī)定,定期對員工的人事檔案進(jìn)行更新、整理。

　　5.2 人事管理檔案

　　5.2.1人事管理檔案的建立

　　5.2.1.1 人事管理檔案應(yīng)在員工到職一周內(nèi)，由所在部門負(fù)責(zé)將員工到職后形成的人事資料收集完整，待員工經(jīng)試用期考核通過，正式錄用時(shí)將其人事資料移交人力資源部。

　　5.2.1.2 人力資源部對移交的人事資料要依據(jù)《人事管理檔案分類目錄》進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)有人事資料不完整的及時(shí)向相關(guān)單位和人員追索，以確保人事檔案的真實(shí)與完整。

　　5.2.1.3 對營銷人員、送貨員、外派財(cái)務(wù)人員等特殊崗位的人員應(yīng)收取學(xué)歷證原件;對外派財(cái)務(wù)人員還需收取執(zhí)業(yè)資格證、職稱證原件;對營銷人員及非總部財(cái)務(wù)人員同時(shí)需收取擔(dān)保文件。

　　5.2.1.4 收取員工相關(guān)證件時(shí)，應(yīng)向?qū)Ψ匠鼍呤論?jù)(一式二份)，一份交對方，一份存入檔案袋(盒)查驗(yàn)。

　　5.2.1.5人事資料收集、歸檔后，人事管理專員應(yīng)在檔案袋(盒)上詳細(xì)填寫員工姓名及檔案資料清單等內(nèi)容，依檔案材料分類目錄順序排列，各類資料以形成時(shí)間為序，分類裝訂，并注明檔案資料收集、歸檔經(jīng)辦人姓名。

　　5.2.1.6 檔案管理員應(yīng)將檔案資料分類存放、嚴(yán)格保管。

　　5.2.2 人事管理檔案的健全、更新

　　5.2.2.1公司員工考核、任免、獎懲、教育培訓(xùn)、薪資調(diào)整、職務(wù)異動等人事資料一經(jīng)形成，員工所在部門應(yīng)及時(shí)協(xié)助人力資源部整理相關(guān)資料。

　　5.2.2.2員工調(diào)任、晉升、降職、免職等人員異動資料歸檔時(shí),除按資料形成時(shí)間順序排列裝訂在檔案第三類外,同時(shí)應(yīng)在《人員薪資/異動變化記錄表》中登記。

　　5.2.2.3員工薪資變動資料歸檔時(shí)，除按資料形成時(shí)間順序排列裝訂在檔案第五類外，同時(shí)在《員工薪資/異動記錄表》中登記，如因調(diào)任、晉升、降職等人事異動涉及薪資變動時(shí)，所歸檔資料仍放第三類。

　　5.2.2.4人力資源部人事管理專員在對收集上來的各項(xiàng)人事資料審核無誤后，應(yīng)參照5.2.1.5條款規(guī)定交檔。

　　5.2.3人力資源部本著對員工負(fù)責(zé)的態(tài)度，按照人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，定期填寫《人事(管理)檔案資料移交清單》。

　　5.2.4 人事管理檔案建立后，由人力資源部按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一保管。

　　5.3 人事檔案及人事管理檔案查閱、借閱及復(fù)印管理

　　5.3.1 有下列情形之一時(shí)，方可查、借閱人事(管理)檔案：

　　a. 了解所屬員工基本情況;

　　b. 員工晉升、降職;

　　c. 員工獎懲;

　　d. 員工調(diào)動。

　　5.3.2查、借閱及復(fù)印人事(管理)檔案的手續(xù)

　　5.3.2.1查閱人事(管理)檔案的手續(xù)

　　a. 須查閱人員(管理)檔案時(shí)，查閱人持所屬一級部部長簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經(jīng)人力資源部長簽核后，即可到檔案室查閱所需的人事資料。

　　b. 查閱人事(管理)檔案，必須在檔案室內(nèi)完成;不準(zhǔn)將有關(guān)資料私自帶出或復(fù)印。

　　5.3.2.2借閱人事(管理)檔案的手續(xù)

　　a. 須借閱人員(管理)檔案時(shí)，借閱人持所屬一級部部長簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經(jīng)有核準(zhǔn)權(quán)限的人員簽核后，即可到檔案室辦理借閱手續(xù)。

　　b. 人事(管理)檔案的借閱期限，一般為十五天，特殊情況可延長至一個(gè)月。借閱人必須保證人事資料的安全、完整，不準(zhǔn)私自復(fù)印或轉(zhuǎn)借他人。

　　c. 借閱檔案人員應(yīng)按期交還所借閱之檔案，逾期未還者，檔案管理人員有責(zé)任進(jìn)行追索。

　　d. 歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)依《人事(管理)檔案查閱/借閱單》的記載逐一核對，并檢查檔案資料的完整性，確認(rèn)無誤后，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》備注欄中注明歸還日期。

　　e. 因工作需要確需調(diào)閱員工人事檔案的,由人力資源部負(fù)責(zé)與(b)聯(lián)系。

　　5.3.2.3確因工作需要，要求復(fù)印人事資料者，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》上標(biāo)明，必須經(jīng)人力資源部長核準(zhǔn)方可進(jìn)行。

　　5.3.3人事(管理)檔案的借閱及復(fù)印者，應(yīng)注意資料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成資料丟失、損壞或不注意保密擅自擴(kuò)大資料的閱讀范圍影響者，而對當(dāng)事人造成損失或不良影響者，責(zé)任由其個(gè)人承擔(dān)。

　　5.4 離職人員檔案的處理

　　5.4.1 退檔手續(xù)的辦理

　　離職人員持經(jīng)核準(zhǔn)的《離職(調(diào)動)交接表》到檔案室辦理。

　　5.4.2 人事管理專員需將離職人員離職資料歸檔，按分類目錄排放裝訂，并在檔案袋(盒)上注明離職日期和原因。

　　5.5 證件的借用、歸還程序

　　5.5.1因特殊用途需借用人事管理檔案中證件者，應(yīng)提出書面申請，經(jīng)所屬一級部部長或單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

　　5.5.2證件借出期限最長為二個(gè)月。逾期未歸還者，按每個(gè)證件20元/天計(jì)算罰金，罰金從押金中扣除。

　　5.5.3證件的歸還

　　5.5.4檔案管理員應(yīng)詳細(xì)記錄證件借用者的姓名、部門、借用證件名稱、借出日期、歸還日期等資料，備查。

　　5.6 檔案的統(tǒng)計(jì)、清點(diǎn)

　　5.6.1檔案管理員應(yīng)及時(shí)將人事信息歸檔，及時(shí)記錄，及時(shí)錄入微機(jī)，保證實(shí)存檔案信息與微機(jī)存儲信息一致。

　　5.6.2檔案管理員每周一統(tǒng)計(jì)上周退檔、歸檔人員清單，每月五日進(jìn)行月度匯總。

　　5.6.3每年一月份，對檔案進(jìn)行年度清點(diǎn)。統(tǒng)計(jì)上年度歸檔數(shù)、檔案總數(shù)、退檔總數(shù)、在崗人員檔案數(shù)等數(shù)據(jù)，并與微機(jī)存儲數(shù)據(jù)校對，要求二者一致。

　　5.6.4人事管理檔案保存期限：

　　a. 已辦理離職手續(xù)的員工，其人事管理檔案保存期為兩年，從《離職(調(diào)動)交接表》中核準(zhǔn)的日期為依據(jù)計(jì)算;

　　b. 未辦理離職手續(xù)但實(shí)際已離開公司的人員，其人事管理檔案保存期為三年，以當(dāng)事人所在部門出具的書面報(bào)告中標(biāo)稱的離開公司時(shí)間為依據(jù)開始計(jì)算。

　　5.6.5 每年三月份，對上年度已超出保存期限的檔案統(tǒng)一進(jìn)行銷毀。

　　5.7 本辦法自頒布之日起開始執(zhí)行。

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