招投標辦公室工作職責

　　一、職責概述

　　招投標辦公室是公司招標工作的重要部門，負責公司招標項目的策劃、組織、實施和監督。主要職責如下：

　　1.招標策劃：根據業務部門和公司經營方向，組織起草招標方案，制定招標時間表和工作進度計劃，確定招標方式以及所需招標條件、評標標準、合同條款等招標要素。

　　2.招標組織：根據招標方案，組織招標投標人的資格審查和招標文件的編制、印制、發送及答疑等各項工作。

　　3.招標實施：組織投標人的現場會議、開標會議、評標會議及結果公示等各項工作。對投標人的資格、投標文件、評標過程及評標結果進行監督，并向公司領導報告評標結果。

　　4.合同簽訂：組織中標候選人進行洽談、簽訂合同，并對合同履行進行監督，以確保合同的執行順利進行。

　　5.招標檔案管理：組織招標項目的檔案整理、保管及利用，以備以后管理、監督、審計和復查等需要。

　　6.咨詢服務：向有關業務部門或者其他單位提供招標法律法規及企業經營管理方面的咨詢服務。

　　二、職責細則

　　1.招標策劃

　　（1）采集業務部門及公司領導的招標需求，根據具體情況組織編制招標方案，擬訂招標時間表和工作進度計劃。

　　（2）確定招標方式、規模、標的、評標標準和基本條件等招標要素，制定招標公告和招標文件。

　　（3）根據招標要求，分別向公司領導、業務部門、核心技術人員、評標委員會及招標代理公司等提供相關資料和信息。

　　2.招標組織

　　（1）建立招標檔案，編制投標人名錄和保證金清單，安排招標文印和投標人答疑，關注招標程序的公開和透明性。

　　（2）根據公司招標的程序和標準，擬定招標文件，編制工程量清單、技術規格、設計圖紙、業務指南及招標合同等附件，召開投標人會議和現場踏勘會議等。

　　（3）負責招標公告及招標文件的發布與傳遞（例如網站發布、報刊或者行業媒體刊發、發郵件等），跟蹤投標人的信息互動，保證招投標過程的順利進行。

　　3.招標實施

　　（1）主持投標人的現場會議、開標會議、評標會議及結果公示等各項工作，向公司領導匯報招標評標結果。

　　（2）負責招標程序和細則的規范執行，嚴格遵守法律法規、招標文件和合同等規定。

　　（3）對招標實施的相關方面進行監督和管理（例如規范文件發布、完善投標人名錄、維護招標視頻平臺等），落實招標工作的質量、進度和效益等管理職責。

　　4.合同簽訂

　　（1）在招標過程中確立中標人，組織中標候選人進行洽談、簽訂合同，并對合同履行進行監督，以確保合同的執行順利進行。

　　（2）擬訂合同模板及附件，并在合同簽訂前在法律法規及招標文件的基礎上對其進行審核，以充分保障公司的權益。

　　（3）對招標合同的執行過程進行監督，確保雙方遵守合同的條款及各項約定，及時發現和解決各種問題和爭議。

　　5.招標檔案管理

　　（1）建立招標項目檔案，包括招標方案、招標文件、招標答疑記錄、評標記錄、流標記錄、中標結果、合同、交付驗收報告等資料。

　　（2）落實招標檔案的保管責任，建立檔案借閱制度，加強檔案管理和檔案利用，完善招標資料的維護工作。

　　（3）每年對招標檔案進行審查和整理，將無用資料進行清理，及時更新相關文件和記錄，并向公司領導及審計機構進行報告。

　　6.咨詢服務

　　（1）向有關業務部門或者其他單位提供招標法律法規及企業經營管理方面的咨詢服務。

　　（2）對招標工作中浮現的各類風險，及時向公司領導報告，并協調相關部門采取措施進行風險控制，從而保證投標、評標和合同簽訂等過程的合法、公正和透明。

　　三、所涉及的法律名詞及注釋：

　　-招標：指采購人依法公開辟布采購公告，邀請有相應能力和條件的潛在供應商來投標，以確定中標供應商和采購內容的過程。

　　-招標文件：就采購活動的性質、規模、要求等需要公開宣傳的內容，編制的文件，是指出價人投標、評定以及合同執行等活動所用的管理文件。

　　-現場會議：指招標活動期間相互溝通、解釋合同條款、商討招標工作等內容為主的會議。

　　-開標會議：對遞交投標文件的時間和地點進行公示，為所有投標人開放，并在指定時間內對遞交文件進行開啟、檢查等程序的會議。

　　-評標會議：評標委員會披露評標標準及其權重，對遞交的所有投標文件進行評選、推選、認定中標人的會議。

　　-招標代理公司：被業主、采購人禮聘的獨立第三方招標代理機構，對招標策劃、組織、實施過程中的各個環節、程序和實施效果，對招標相關類別的數據進行采集、整理、流程管理、數據分析、評估和風險管理的服務機構。

　　四、在實際執行過程中可能遇到的艱難及解決辦法：

　　（1）投標人對招標文件內容的理解和接受度較低，或者是被投標人誤解、遺漏或者導致解釋差異，導致整個招投標過程的順利進行。

　　解決方案：在編制招標文件時，應當根據公司實際情況，細化招標標準，準確說明要求和細節，降低信息傳達的難度和復雜度，保證招標過程的正常開展。

　　（2）評標人員資格、素質差異性較大，或者是某個環節存在重大失誤或者質量問題，導致一旦評標浮現重大問題，可能引起投訴甚至引起刑事責任。

　　解決方案：建立專業化的評標委員會，進一步明確評標標準，遵循公正透明的原則，對評標人員必須進行嚴格的安排、教育和考試，確保評標程序的質量及其環節的順暢。因此，進行制度、流程和細節的查漏補缺，加強評標會議的紀律性和規范化，確保評標過程順利進行。

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