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邀請(qǐng)書的寫法和格式
邀請(qǐng)書是邀請(qǐng)對(duì)方前來參加會(huì)議、做學(xué)術(shù)報(bào)告以及婚宴喪葬的一種專用書信。 邀請(qǐng)書是行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人邀請(qǐng)有關(guān)人士前往某地參加某項(xiàng)活動(dòng)或事宜的專用書信。邀請(qǐng)書又稱邀請(qǐng)信。
邀請(qǐng)書一般來講有以下兩個(gè)特點(diǎn)。
(一)邀請(qǐng)書的禮儀色彩
同請(qǐng)柬一樣，邀請(qǐng)書也具有邀請(qǐng)的功能，要求有一些禮儀色彩。但相較而言，邀請(qǐng)書更樸 實(shí)、更常用一些。它沒有請(qǐng)柬的過分莊重嚴(yán)肅，但卻也禮儀周到，受到人們普遍的喜愛。
(二)邀請(qǐng)書的書信體格式
邀請(qǐng)書用語(yǔ)上比請(qǐng)柬隨意，而且要求有較詳細(xì)的邀約內(nèi)容，所以采用書信體的格式。
邀請(qǐng)書通常由標(biāo)題、稱呼、正文、結(jié)尾和落款五部分組成。
(一)標(biāo)題
邀請(qǐng)書的標(biāo)題一般有兩種方式構(gòu)成。
單獨(dú)以文種名稱組成。如《邀請(qǐng)書》、《邀請(qǐng)信》。
由發(fā)文原因和文種名稱共同組成 。如《關(guān)于出席亞太經(jīng)濟(jì)發(fā)展會(huì)議的邀請(qǐng)書》。
(二)稱呼
稱呼要頂格寫被邀請(qǐng)的單位或個(gè)人的名稱或姓名。也就是要寫明主送對(duì)象。如“xxx大學(xué) ：”、“xx：”
(三)正文
邀請(qǐng)書的正文通常要求寫出舉辦活動(dòng)的內(nèi)容、活動(dòng)目的、活動(dòng)時(shí)間、活動(dòng)地點(diǎn)、活動(dòng)方式、 邀請(qǐng)對(duì)象以及邀請(qǐng)對(duì)象所作的工作等。
活動(dòng)的各種事宜務(wù)必在邀請(qǐng)書中寫清楚、寫周詳。若附有票、券等物也應(yīng)同邀請(qǐng)書一并送給 主送對(duì)象。
若相距較遠(yuǎn)，則應(yīng)寫明交通路線，以及來回接送的方式等。其它差旅費(fèi)及活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的開銷來 源、及被邀人所應(yīng)準(zhǔn)備的材料文件、節(jié)目發(fā)言等等也應(yīng)在正文中交等清楚。
(四)結(jié)尾
結(jié)尾處要求寫上禮節(jié)性的問候語(yǔ)。如“懇請(qǐng)光臨”、“致以敬意”等等。
(五)落款
邀請(qǐng)書的落款要署上發(fā)文單位名稱或發(fā)文個(gè)人的姓名，署上發(fā)文日期。邀請(qǐng)單位還應(yīng)加蓋公 章，以求慎重。
邀請(qǐng)書寫作應(yīng)注意的事項(xiàng)
(一)語(yǔ)言要含有尊敬之意
邀請(qǐng)書的主要內(nèi)容類似于通知，但又有幾分商量的意思，它不能是行政命令式的態(tài)度，所以 在用詞上一定要禮貌。有些邀請(qǐng)書在開頭還應(yīng)解釋一下自己不能親自面邀的原因，以免引起 不必要的誤會(huì)。
(二)邀請(qǐng)書務(wù)必事項(xiàng)周詳
邀請(qǐng)書是被邀人進(jìn)行必要準(zhǔn)備的一個(gè)依據(jù)，所以各種事宜一定要在邀請(qǐng)書上顯示出來，使邀 請(qǐng)對(duì)象可以有準(zhǔn)備而來，也會(huì)使活動(dòng)主辦的個(gè)人或單位減少一些意想不到的麻煩。
(三)邀請(qǐng)書提前發(fā)送
邀請(qǐng)書要使被邀人早些拿到邀請(qǐng)書，這樣可以使他對(duì)各種事務(wù)有一個(gè)統(tǒng)疇的安排，而不會(huì) 由于來不及準(zhǔn)備或拿到邀請(qǐng)書時(shí)已過期了而參加不了舉辦的活動(dòng)。
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