電子文件整理歸檔保管利用思考方法

　　在電腦愈來愈普及的今天，更多的公文將會以電子文件的形式產生和存儲。因此，今后機關、企事業單位等部門將會更多地以電子文件的形式作為公文流轉的主體對象。目前在我國，辦公自動化尚未完全社會化，在相當長的一個階段，電子文件和紙質文件將長期并存，在文件材料的歸檔上相互制約，相互影響，使幾十年來我國傳統的文件立卷歸檔的理論與實踐受到了巨大沖擊。今后機關、企事業單位等行文部門將會更多地以電子文件的形式作為公文流轉的主體對象。所以，新的形勢要求我們檔案工作者不斷探索立卷歸檔的新思路、新方法。

　　一、電子文件的立卷歸檔

　　開展電子文件立卷歸檔工作必須要有一支專業化的隊伍，由于大多數計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，而不少檔案工作者對計算機技術掌握尚不完全，目前的立卷隊伍還不適應工作發展的需要，必須通過組織業務學習和技術培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。

　　首先，在文件材料的收集整理時，要轉變傳統觀念，在辦公自動化條件下，對公文實行電子信息處理，隨著每年數據的更新，過期數據應由各業務部門按檔案室的統一要求，進行鑒定，編目整理，移交給檔案部門保存，定期歸檔。電子文件的歸檔一般可在年度或任務完成后，進行歸檔，并根據電子文件的技術環境條件，存貯介質的質量、壽命等情況，一般以不超過2-3個月。

　　其次，要對收集到的電子文件進行分類編目。一個單位的電子文件類別是多種多樣的，要對這些電子文件進行分門別類地管理，就必須進行科學的分類。要按門類劃分要求，結合本單位的專業和電子文件內容制定分類編號方案，按照分類編號方案的規定對電子文件進行劃分，并給每份電子文件一個固定的唯一的號碼，從而使全部電子文件成為一個有機的整體。目前，電子文件、紙質文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法。檔案部門應在每一卷紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。

　　最后，要將分類編目完畢的電子文件固定上架保存。檔案人員將應歸檔的經過整理的電子文件存入磁盤或光盤。并采用數據壓縮工具對應歸檔電子文件進行壓縮，但采用壓縮工具的過程必須統一、規范。然后將確定要歸檔的電子文件進行一次備份操作，檔案室保存的電子文件一般拷貝二套，保存一套，借閱一套。這樣可以大大提高安全性和可行性。最后可將這些磁盤和光盤裝入專門的裝具中，再進行統一編號，并利用檔案管理軟件制作目錄，以便檢索查詢。

　　二、電子檔案的保管儲藏

　　由于電子檔案的載體為磁盤、磁帶、光盤等，這些介質抵抗外界不利因素的能力都比較差，往往因為保存不善會造成破碎、形變或其它損壞，即使不造成損壞，隨著時間的推移，其存儲的信息也會出問題。電子文件極易被抹掉，在電子計算機上操作如果違反了操作程序或者不注意按錯了鍵鈕，就會造成文件的破壞或被全部抹掉。所以檔案工作者必須對電子檔案載體使用專門的裝具和進行有效的檢測與維護。

　　首先，電子檔案應當存放在具有防磁性能的裝具中，以保證磁盤、光盤的穩定性。由于電子文件載體與傳統紙質載體有明顯區別，其存放環境和防護設備除調溫、調濕、防水、防盜、防光、防蟲、防塵、防鼠、防雷電等外，還應具備防磨損、防強震、防病毒等措施。

　　其次，必須對電子檔案進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測，應每年一次，采用等距抽樣或隨機抽樣的方式進行。首先進行外觀檢查，確認載體表面是否有損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現等。然后進行邏輯檢測，采用專用檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗。通過檢測發現有出錯的載體，須進行有效的修正或更新。對電子檔案要進行定期拷貝，并將原件與拷貝件同時保存一段時間，以確保檔案的安全性。對于電子檔案的檢測與維護，必須進行嚴格管理，要對檢測、維護、拷貝等操作過程進行記錄，避免發生人為的誤操作或不必要的重復勞動。

　　對電子檔案的有效保存與維護，是一項極其重要而復雜的工作。因而，在對電子檔案的保存與維護過程中，應充分考慮環境、設備、技術、人員及電子檔案的特點等綜合條件，來制定技術方案和工作模式，并采取有效措施，以確保電子檔案的安全可靠，能夠永久地處于可準確提供利用的狀態，使其在社會生活中發揮更大的作用。

　　三、電子檔案的開發利用

　　電子檔案具有可重復使用的特點，允許若干個查詢者同步利用一份電子文件，同紙質文件比，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高。但電子文件只有實現網絡化，才能發揮出真正的優越性。

　　1、電子檔案提供利用的方法。對檔案部門來說，電子檔案提供利用，一般有三種方法：即提供拷貝；通信傳輸；直接利用。

　　（1）提供拷貝，檔案部門可將檔案備份向利用者提供，并將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可以向這些用戶提供打印件或縮微品。

　　（2）通信傳輸。即用網絡傳輸電子檔案。這一方法適合于建立局域網的單位。檔案部門可將整理歸檔完畢的文件材料作為共享信息，通過網絡傳遞，提供給本單位的查閱者。還可利用檔案管理軟件，進行網上借閱檔案，使閱檔者足不出戶就能查看到所需的文件材料，充分體現出網絡的快捷便利。

　　（3）直接利用。是利用檔案部門的電腦，在檔案部門的數據庫上直接查詢的一種方法。其特點是：可為利用者提供技術支援；同通信傳輸相比減少了大量的管理工作；可以使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這要求檔案員注意平時的積累，不斷擴大數據庫中檔案的信息量，盡可能為閱檔者提供豐富的檔案信息資源。

　　2、電子檔案的利用管理。由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。利用管理的內涵很豐富，從信息安全的角度出發，主要有對用戶及提供利用者的管理、對提供利用載體的管理及利用中安全保密措施等。

　　一是采用的利用方式應視

　　利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式；

　　二是依據電子檔案內容的密級層次，進行有效的管理。一般情況下，對于內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對于提供拷貝的制作，必須在有效監控下進行；

　　三是采用通信傳輸或直接利用等利用方式時，對有密級的信息內容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的更換；

　　四是系統應對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動進行相關記錄，作為對利用工作查證的依據；

　　五是利用的系統應有較強容錯能力，避免由于誤操作所帶來不可挽回的損失。要有對用戶及提供利用者的管理、對提供利用載體的管理及利用中安全保密措施等

　　電子檔案在我國還是新生事物，但它的發展是迅速的，相信在不久的將來，電子文件和由其生成的電子檔案將成為檔案人員工作的主要對象。我們檔案工作者應與時俱進，不斷加強計算機知識的學習，積極主動的開發研制檔案管理軟件，使檔案這門科學煥發出新的生機。

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