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書文立卷應(yīng)遵循的原則有哪些？
【摘 要】公文立卷即靈活地結(jié)合運用公文材料的問題特征、作者特點、文種特征、時間特征、地區(qū)特征、通訊特征，將具有共同特征和密切的內(nèi)在聯(lián)系的文件組合成一個案卷，同時適當(dāng)照顧文件的保存價值，并將處理完畢的具有考查和保存價值的文件材料，按其在形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律組成案卷。具體到文書立卷就是一個區(qū)分組合的工作，那么哪些文件應(yīng)該彼此去分開來，哪些文件又應(yīng)組合成一體立案成卷呢？這就有一個文書立卷所要的原則。
關(guān)鍵詞：立卷 保存價值 原則
我國檔案工作者在長期的實踐中不斷探索、不斷認識，總結(jié)出我國文書立卷工作所必須遵循的基本原則：“就是根據(jù)文件的形成特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價值，便于保管和利用。”從而我們看出，制定這一原則的根本目的在于文件的保管和利用，且提出了區(qū)分和組合文件的兩項基本要求，一是根據(jù)文件的形成特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，二是適當(dāng)照顧文件的保持價值，下面分別進行論述。
1、文件的特征和文件間的歷史聯(lián)系
文件的形成有自己的規(guī)律，并由這個規(guī)律所制約。各種不同文件的產(chǎn)生都有其一定的特點，如領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)是由下級機關(guān)報送了需要請示的事項后產(chǎn)生的。請示又是由于工作中出現(xiàn)了需要上級機關(guān)審批、批準(zhǔn)的事項產(chǎn)生的。工作中沒有需上級審批的具體問題也就沒有必要產(chǎn)生請示這種文件。同樣，沒有下級呈送的請示也不可能產(chǎn)生上級機關(guān)的批復(fù)。這就是請示和批復(fù)的特點。另外想會議文件，如大會記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話、開幕詞、閉幕詞、會議記錄、會議紀要等都是召開會議的產(chǎn)物。不召開會議也就無所謂會議文件，這就是會議文件的形成特點。再有想命令、規(guī)定辦法等文件，都帶有強制執(zhí)行的性質(zhì)，這些文件的產(chǎn)生，都是由于文件的制發(fā)機關(guān)需要對某些活動加以必要的規(guī)范約束。工作中有這種需要才產(chǎn)生了這類文件，這是它的共同的形成特點。
對各種不同的文件的產(chǎn)生過程進行考察后我們發(fā)現(xiàn)，某些文件的形成特點是相同的，這些有著共同的形成特點的文件，它們之間就存在著必然的聯(lián)系，這種聯(lián)系是一種客觀的存在，文件間的這種聯(lián)系就是歷史聯(lián)系。
各種文件之間的歷史聯(lián)系，是由文件形成過程中的不同特點所決定的，在文件立卷的理論中，文件的特點稱為文件的特征。文件的特征是文件間存在的歷史聯(lián)系的基礎(chǔ)，要保持文件間歷史聯(lián)系，首先要認識文件的特征，然后才能把特征不同的文件區(qū)分開來，把特征相同的文件集中起來組合成合成案卷。
文件在形成的過程中，受很多因素的影響，這些因素的影響，是文件本身帶上各種不同的特征，從不同角度分析，可得出許多不同的結(jié)論，那么與文書立卷原則有直接影響的因素，有哪些呢？
1.1問題特征
問題特征指文件內(nèi)容上的特點，即文件內(nèi)容所反映的不同事物。如某一件事、某個人物、某項任務(wù)、某種性質(zhì)的工作活動等，必須要進行辦理的，辦理過程中又一定要形成文件，文件就是要圍繞事物的辦理提出問題、調(diào)查問題、分析問題、解決問題，所以文件的內(nèi)容也必須含有各種問題，不反映問題的文件就成了沒有內(nèi)容的文件。按問題特征特征立卷就是把反映同一事件、人物、任務(wù)、工作活動的文件組合在一起立卷，以保持同一問題有關(guān)的文件之間的歷史聯(lián)系。例如：某同志被授予勞動模范稱號，在本單位內(nèi)形成了一系列文件，包括上級機關(guān)關(guān)于評選老大模范的通知，本單位報送名單的報告，介紹該同志事跡的典型材料，對該同志模范事跡的調(diào)查報告，領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的審批決定等等。這些文件都是圍繞著某同志被授予勞動模范稱號而產(chǎn)生的文件，它們的內(nèi)容反映的是同一問題，所以這些文件要與其他文件區(qū)別開來，集中到一起組合成卷。另，專業(yè)討論會上形成的文件，同一次會議中產(chǎn)生的，它們的內(nèi)容反映的都是該次會議所要討論的問題，這是同一個問題。所以這些文件在立卷時必須分別組合在一起，這樣才能保持文件間的歷史聯(lián)系。
1.2作者特征
文件都是有自己的制發(fā)機關(guān)。作者特征就是指制發(fā)文件的機關(guān)，把同一個作者所制發(fā)的文件組合成卷，有利于反映一個機關(guān)的全部工作內(nèi)容，其形成的文件許多都反映了機關(guān)工作的特點。如請示與批復(fù)、報告與請示、問函與復(fù)函等，這類文件的特點是有來有往、有問有答。一來一往的文件，其內(nèi)容是針對同一問題的，必須合并組卷才能反映問題處理的全過程。
1.3時間特征
文件的時間特征有兩層含義，一層指文件的形成時間，另一層是文件內(nèi)容所針對的問題時間，按時間特征立卷就是把屬于同一時間階段內(nèi)的文件組合成案卷。如；1996年召開的會議，1997年才整理出會議的紀要，這就需要結(jié)合文件內(nèi)容等進行具體的分析研究，這樣才能確立文件立卷時的歸屬年代。
1.4名稱特征
名稱特征指文件的名稱。由于文件的名稱在一定程度上反映了作者與立案機關(guān)的地位關(guān)系和文件內(nèi)容的性質(zhì)，所以名稱也是立卷時應(yīng)當(dāng)考慮的一個因素。由于文件的作者與設(shè)文機關(guān)之間的級別關(guān)系對文件的名稱特征的有著一定的制約作用。文件的名稱特征在一定程度上反映了文件的內(nèi)容。
文件的名稱持有兩方面的特點和作用，因此在立卷過程中應(yīng)考慮文件的名稱特征之間的聯(lián)系，把名稱特征不同的文件適當(dāng)分開，把文件名稱特征相近或相同的文件適當(dāng)集中組合成卷，便于我們了解文件內(nèi)容，方便以后查考利用。
2、照顧文件的保存價值
文件的保存價值即文件對日后工作的查考利用價值，有時也稱文件的價值。同一單位其工作中形成的文件價值是有區(qū)別的。有的文件價值較低，只需短期內(nèi)保存。有的文件價值較高，則要長期或永久地保存下去。文件保存價值的大小主要受兩方面因素的影響，一是文件作者的級別，二是文件本身的內(nèi)容。立卷時要區(qū)分文件的保存價值，區(qū)分作者的級別，從文件內(nèi)容的需要程度入手。
2.1區(qū)別作者的級別
由于不同級別的機關(guān)來文內(nèi)容對本機關(guān)日后工作的查考利用價值有很大區(qū)別，所以在立卷時如有可能盡量把它們分開立卷，這樣便于工作查找，有利于減少存檔重復(fù)及有利于文件在本機關(guān)長期保存。
2.2區(qū)分文件內(nèi)容的重要程度
2.3區(qū)分文件保存價值的必要性
結(jié)束語：文件保存價值不同，需要保管的時間長短也不同，根據(jù)文件作者的級別區(qū)分文件內(nèi)容的程度，我們必須遵守文書資料檔案的各項原則，在文件立卷時主要其價值，這并不等于破壞文件反映問題的完整性。合理地、科學(xué)地作好文件資料存檔立卷工作，時從事文件檔案工作人員應(yīng)具備的級別素質(zhì)，因此我們應(yīng)不斷學(xué)習(xí)、深化、更新本專業(yè)知識水平，力求將這一工作搞的更好。
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