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公司公文寫作要則
總體而言，公司公文寫作應(yīng)遵循以下幾點基本要求：合法、求實、合體、嚴謹、規(guī)范。公文內(nèi)容與形式必須符合上至國家、下至公司內(nèi)部方針政策、法規(guī)以及有關(guān)規(guī)定，具有合法性；求實，即要實事求是、講究實效；合體，即公文主題明確、結(jié)構(gòu)完整、格式規(guī)范。嚴謹，即要求公文結(jié)構(gòu)須嚴密有序，避免產(chǎn)生歧義；規(guī)范，即要求公文格式、語言表達、符號使用都應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定，運用規(guī)范的現(xiàn)代書面語言，排斥使用口語詞、方言詞、土俗俚語及生造語詞等，符合語法規(guī)則和邏輯，句子含義完整確切，具有較強的獨立性，便于受文者全面理解和準確執(zhí)行。
一、行文規(guī)則的基本內(nèi)容
為確保公文迅速、準確地在公司內(nèi)外傳遞，避免行文紊亂，公司有關(guān)部門應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定，制定行文方向、行文方式的有關(guān)準則，這就是行文規(guī)則。基本內(nèi)容包括以下幾個方面。
（一）根據(jù)機關(guān)之間的工作關(guān)系準確行文各機構(gòu)的組織系統(tǒng)、歸屬、職權(quán)范圍決定機構(gòu)之間的工作關(guān)系，機構(gòu)之間的工作關(guān)系又決定著公文傳遞的方向。即處于領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)地位的上級機構(gòu)向被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)的下級機構(gòu)主送下行文；被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)的下級機構(gòu)應(yīng)向上級領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機構(gòu)主送上行文；具有平行關(guān)系或不相隸屬關(guān)系的機構(gòu)之間相互主送平行文。
（二）選擇適宜的行文方式，一般不得越級行文行文方式是指機構(gòu)之間公文傳遞的形式，分為逐級行文、多級行文、越級行文、直接行文等。對外發(fā)文，應(yīng)考慮需要和可能的條件，選擇適宜的行文方式。
1．逐級行文。為了維護正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，存在隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機構(gòu)之間應(yīng)采取逐級行文的方式，按級逐漸上報或下發(fā)文件，即只對直屬上一級機關(guān)或下一級機關(guān)制發(fā)公文，如果需要，再由上一級或下一級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)。
2．多級行文。為加快公文傳遞，在必要時可采取同時向若干層級的上級或下級機構(gòu)制發(fā)公文，包括直達基層組織和向公司全體員工公布。
3．越級行文；為了維護組織或?qū)I(yè)系統(tǒng)中的合理分工和正常的工作秩序，防止工作上的脫節(jié)、被動或抵觸，一般情況下避免越級行文。只有在下列情況下才采用越級行文：情況特殊緊急，如逐級上報下達會延誤時機造成重大損失；經(jīng)多次請示直接上級和抄送機關(guān)，問題長期未解決；上級交辦，并指定直接越級上報的具體事項；出現(xiàn)需要直接詢問、答復(fù)或聯(lián)系的具體事項；控告、檢舉直接上級等。因特殊情況越級行文時，一般應(yīng)抄送越過的機構(gòu)。
4．直接行文。同級或其他不相隸屬的機構(gòu)之間相互行文時采用。行文不受系統(tǒng)歸屬與級別層次的制約。
（三）正確選擇主送與抄送機構(gòu)
除普發(fā)性公文之外，一份公文通常只選擇一個主送機構(gòu)，防止由于多頭主送而貽誤處理。下列情況時，在向主送機構(gòu)發(fā)文時，應(yīng)同時抄送：對下級的重要發(fā)文應(yīng)同時抄報直接上級機構(gòu)；受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機構(gòu)向上級請示，應(yīng)明確主送、抄送機構(gòu)，由主送機構(gòu)答復(fù)；上級向雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級行文，必要時應(yīng)抄送另一上級；公文內(nèi)容涉及有關(guān)機構(gòu)的職權(quán)范圍，需相關(guān)機構(gòu)配合時，應(yīng)抄送。如屬下列情況，則不得抄送：請示在上報同時，不得向下級抄送；接受抄送的機構(gòu)不得再向其他抄送；與公文辦理無關(guān)的機構(gòu)不得抄送。
（四）聯(lián)合發(fā)文時，作者應(yīng)是同級部門并須對有關(guān)問題協(xié)商一致因公司業(yè)務(wù)，公司內(nèi)部兩個或兩個以上部門橫向聯(lián)系較多，行使職能時可以聯(lián)合行文。但聯(lián)合行文的部門級別層次須相同或相近。同時，為維護公司管理一致性，聯(lián)合行文前須就有關(guān)問題協(xié)商一致，不得以自己部門單方面意見各自向下行文。
（五）嚴格控制公文數(shù)量，簡化行文手續(xù)機構(gòu)行文必須注重實效，堅持少而精的原則，可發(fā)可不發(fā)的堅決不發(fā)；經(jīng)批準在報刊上全文發(fā)布的可不再行文，必須印發(fā)的要控制數(shù)量與范圍。上下級各業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)盡量對口行文，簡化手續(xù)，以提高管理效率。
二、公文特殊表達要求
（一）時間概念的表達
除不必或不允許精確表達外，須確切表達時間，完整標明年月日，特殊時需標出時、分甚至秒；避免使用"今年"、"明天"等需借助其他時間概念才能準確理解的時間代詞；禁止使用"上月以前"、"去年之后"等一類不易劃定界線的詞語；年份一律使用全稱，如需有關(guān)歷史年號時，先寫公歷年份，再將歷史年號置于圓括號內(nèi)。
（二）空間概念的表達
在專用名詞中，城市、地區(qū)、縣、鄉(xiāng)等名稱首次出現(xiàn)時，如屬于國外的應(yīng)冠以國別，屬于國內(nèi)的應(yīng)冠以所屬盛自治區(qū)、直轄市的名稱。所有國名、地名均應(yīng)使用國家公布的標準名稱（包括標準譯名），一般不使用別稱，國內(nèi)地名不用簡稱。除出于特殊需要，或表達對象在文中無重要和必要意義之外，公文中的空間概念大都需精確表達，慎重使用表示處所的代詞，以防止誤解或費解。
（三）數(shù)量概念的表達
表示數(shù)量時一般應(yīng)使用阿拉伯數(shù)字，特殊情況下用漢字。同一文件中同類數(shù)量的表示方法，應(yīng)前后一致。除在特殊情況下使用約數(shù)、概數(shù)外，公文中的數(shù)目概念應(yīng)用精確數(shù)字表示。表示增加時用倍數(shù)或分數(shù)，表示減少時則只用分數(shù)而不用倍數(shù)。在"增加、上升、擴大"或"減少、降低、縮斜等詞語后面有"到、至"等字樣的句式與后面帶"了"或不帶"了"字的句式，語意差別很大，使用時務(wù)必謹慎。若需用"以上"、"以下"等詞表示數(shù)字分界時，為使界線劃分清晰準確，應(yīng)以各種方式注明本數(shù)是否包含在內(nèi)。注意數(shù)詞"兩"的使用，"兩"不能做序數(shù)，也不能用以表達沒有零頭的多位數(shù)。
量詞中的度量衡單位必須使用國家法定計量單位和國家公布的中文名稱。
如文中須出現(xiàn)歷史上使用的、外國使用的或地方性的單位（如石、斗、磅、英寸等）時應(yīng)折算成國家法定計量單位，并加以說明。使用復(fù)合量詞時，如詞語不常使用，應(yīng)加注簡要說明。
（四）職務(wù)、姓名的表達
各種職務(wù)、姓名應(yīng)以全稱出現(xiàn)。當某人擔負多種職務(wù)時，只列出與文件內(nèi)容有關(guān)者。需列出某人兩個或兩個以上職務(wù)時，國內(nèi)的應(yīng)按先黨內(nèi)、后黨外，由大到小排序，國外的應(yīng)尊重對方習慣或雙方需要。國外人士的譯名、職務(wù)應(yīng)以國家公布的標準譯名為準，如無標準譯名應(yīng)注意在有關(guān)文件中使用同一譯名，譯名后一般應(yīng)用圓括號注明其外文名稱。若干人物的姓名需同時并列出現(xiàn)在文件中時．應(yīng)按職務(wù)高低、姓氏筆畫、姓氏字母的規(guī)定排序，與事情相關(guān)的程度、歸屬等標準構(gòu)成排序。
（五）程度概念的表達
表示程度的成分往往構(gòu)成公文關(guān)鍵性部分，表達不當就會造成失實、失誤。
公文中表達程度的關(guān)鍵是選用各種副詞、代詞。"很、極、最、更加、極其、非常、尤其、十分、過于、特別、比較、多么、大致"等副詞，"這么、這樣、如此"等代詞都可以表示程度。選用這些詞語時應(yīng)注意與客觀實際符合，務(wù)求恰到好處。在公文中常需對肯定或否定的程度加以表述，注意把握分寸。
（六）范圍概念的表達
在現(xiàn)代漢語中，表示全部或部分的詞語，分別為一些副詞、數(shù)量詞以及名量詞的重疊形式，如"所有、一切、全部、任何一個、總共、人人"等就可用于表示全部。而"有些、有的、一些、部分、少數(shù)、多數(shù)、接近半數(shù)、百分之幾"等則用于表示部分。在使用上述詞語時應(yīng)注意：當事物是被全面肯定或全面否定時，才能用表示全部的詞語，稍有保留或無法最終確定時，只能用表示部分的詞語。公文中表示部分時，常要求精確，此時應(yīng)使用詞義精確的詞語，不能在一個語句中同時出現(xiàn)表示全部或部分的詞語，前后出現(xiàn)的表示范圍的詞語不能自相矛盾。
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