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公文寫作常見錯誤例析大綱
發(fā)文字號編寫不當(dāng)
發(fā)文字號簡稱文號，又稱公文編號，是發(fā)文機(jī)關(guān)同一年度公文排列的順序號。它是一份公文特定的標(biāo)志，正式公文均應(yīng)標(biāo)注發(fā)文字號。它為檢索和引用公文提供專指性較強(qiáng)的代號，為管理和統(tǒng)計(jì)公文提供依據(jù)。XX年1月1日施行的《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》(gb／t9704——1999(以下簡稱“新國標(biāo)”)規(guī)定：“發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成。序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份標(biāo)全稱，用六角括號‘[]’括入；序號不編虛位(即l不編為001)，不加‘第’字。”在實(shí)踐中人們不嚴(yán)格按照規(guī)定編寫，常出現(xiàn)以下錯誤：
1、機(jī)關(guān)代字混淆。
機(jī)關(guān)代字是發(fā)文機(jī)關(guān)全稱的簡縮語，就是選用最能反映發(fā)文機(jī)關(guān)本質(zhì)屬性的字詞作為本機(jī)關(guān)的代字。每一個機(jī)關(guān)都有自己的代字，也只有一個代字。如國務(wù)院制發(fā)公文，其代字為“國發(fā)”，四川省人事廳發(fā)文，其發(fā)文字號為“川人”。但若簡縮不當(dāng)易造成混淆，起不到代字作用。如“華東師范大學(xué)”，它的代字不能寫成“華師大”，因?yàn)榱硗膺�有“華中師范大學(xué)”、“華南師范大學(xué)”，如用“華師大”就不能分辨，而應(yīng)寫為“華東師大”。同樣，“南京大學(xué)”的機(jī)關(guān)代字不能寫成“南大”，因?yàn)榱硗膺�有“南開大學(xué)”，“河南大學(xué)”的機(jī)關(guān)代字不能寫成“河大”，因?yàn)榱硗膺�有“河北大學(xué)”。
2、年份不全。亂用括號。例如：
①金計(jì)生(96)第15號
②夾民政(XX)16號
③夾府發(fā)〔XX〕47號
例①年份不全，應(yīng)寫為“1996”，使用圓括號也不正確，根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》gb/t9704——1988(以下簡稱“原國標(biāo)”)規(guī)定，應(yīng)用六角括號“〔〕”，“第”字多余，應(yīng)刪去；例②③年份應(yīng)置于六角括號“〔〕”內(nèi)。
3、機(jī)關(guān)代字、年份、序號次序顛倒。例如：
①成保〔96〕勞人字第51號
②〔XX〕外經(jīng)貿(mào)發(fā)展審函字第2691號
“新國標(biāo)”和“原國標(biāo)”都規(guī)定了機(jī)關(guān)代字的結(jié)構(gòu)形式是“發(fā)文機(jī)關(guān)代字+年份+序號”。因此，例①的錯誤是機(jī)關(guān)代字分列年份兩邊，且年份不全，“第”、“字”多余，正確的應(yīng)該是“成保勞人〔1996〕51號”；例②年份在發(fā)文機(jī)關(guān)代字前，“字”、“第”多余，應(yīng)改為“外經(jīng)貿(mào)發(fā)展審函XX2691號”。
標(biāo)題擬寫不當(dāng)
標(biāo)題是文章的“眼睛”，擬制時必須精心對待，不可馬虎。公文的標(biāo)題與一般的文章標(biāo)題不同，其擬寫有嚴(yán)格的規(guī)范要求。《辦法》規(guī)定：“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。”規(guī)范的公文標(biāo)題一般由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”構(gòu)成，又稱“三要素”式，如《中共中央關(guān)于加強(qiáng)社會主義精神文明建設(shè)若干重大問題的決定》，也可以是由“兩要素”構(gòu)成或由“文種”構(gòu)成。但“兩要素”的或由“文種”構(gòu)成的．一般應(yīng)是下發(fā)的帶有固定版頭，或?qū)ν夤伎蓮堎N的，如《××交通管理局通告》、《公告》等。但在實(shí)際寫作實(shí)踐中，不合規(guī)定的情況時有發(fā)生，主要表現(xiàn)為以下幾個方面的錯誤。
1、文種錯用
文種是公文標(biāo)題中必不可少的一個構(gòu)成要素。對于文種的選擇。應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的和要求、文種的適用范圍、行文關(guān)系來確定，不得混淆使用。寫作中常出現(xiàn)以下幾組文種錯用現(xiàn)象。
(1)請示與報告錯用、并用
請示和報告雖然都是上行文，但是二者有不同的用途和要求，是兩個不同的文種。請示“適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)”(《辦法》)，上級對于請示必須有答復(fù)，必須事前行文，而報告“適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問”(《辦法》)，不需要上級作出答復(fù)，可事中行文，也可事后行文。但在寫作中，人們沒有掌握二者區(qū)別，常把請示誤用為報告，或并用請示和報告。例如：
①《××公司關(guān)于急需購買堿性電池的報告》
②《××縣人民政府關(guān)于請求將××風(fēng)景區(qū)列為省級自然保護(hù)區(qū)的請示報告》
以上兩例，從標(biāo)題事由看，都是請求上級批準(zhǔn)某事項(xiàng)，因此，應(yīng)將例①的“報告”改為“請示”，例②的“報告”去掉。
(2)函與請示錯用
《辦法》明確規(guī)定：“函，適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。”；“請示，適用于向上級機(jī)關(guān)請求批準(zhǔn)、指示。”從這兩條規(guī)定可看出，函與請示都可用于“請求批準(zhǔn)”，但二者行文方向不同。函是向平級或不相隸屬的機(jī)關(guān)“請求批準(zhǔn)”，而請示是向有隸屬關(guān)系的直接上級“請求批準(zhǔn)”，這是選擇這兩個文種的關(guān)鍵點(diǎn)。但在實(shí)際操作中，人們受一種情感因素影響，總認(rèn)為用請示顯得對對方尊重，容易辦成事．而用函則顯得不那么鄭重其事，不易引起對方重視，難達(dá)目的。因此，常把函錯用為請示。例如有一篇公文的標(biāo)題為《××市司法局關(guān)于撥付法制教育經(jīng)費(fèi)的請示》，主送機(jī)關(guān)是“××市財(cái)政局”。市司法局向市財(cái)政局請求撥款，而且市司法局與市財(cái)政局是平級關(guān)系，不是相隸屬的上下級關(guān)系，完全符合函的適用規(guī)定。因此，該文標(biāo)題文種“請示”應(yīng)改為“函”。
(3)通告與公告錯用
通告和公告是現(xiàn)行法定行政公文中唯一的同類兩個文種。通告“適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)”(《辦法》)，公告“適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)”(《辦法》)。從二者概念來看，二者都有公開告之的功能，但在發(fā)布機(jī)關(guān)、受文對象、內(nèi)容重要程度等方面存在區(qū)別。公告的發(fā)布機(jī)關(guān)級別較高，多由國家機(jī)關(guān)發(fā)布，受文對象廣泛——“向國內(nèi)外宣布”，宣布的事項(xiàng)重大。而通告發(fā)布機(jī)關(guān)廣泛，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位都可發(fā)布，受文對象范圍較小——“社會各有關(guān)方面”，限制在一定的范圍內(nèi)，宣布的事項(xiàng)涉及的是一般事項(xiàng)，多是業(yè)務(wù)工作方面的內(nèi)容。在使用時，人們往往青睞公告，凡需要對外公布事項(xiàng)，不加區(qū)別都用公告。例如：
①《××商場有獎銷售開獎公告》
②《××縣人民醫(yī)院關(guān)于新設(shè)保健門診的公告》
③《××火車站關(guān)于火車晚點(diǎn)的公告》
以上三例從發(fā)布機(jī)關(guān)來看都屬企事業(yè)單位，從發(fā)布的事項(xiàng)看都是涉及業(yè)務(wù)工作方面的某一事項(xiàng)。因此，“公告”應(yīng)改為“通告”。
除以上三組文種錯用現(xiàn)象外，還存在著決定與決議相混、通報與決定不分、通知與通告等同等。由于篇幅有限，不再一一列舉。
2、事由表述重復(fù)羅嗦、冗長、空洞、不明確
公文標(biāo)題中的事由部分是對公文內(nèi)容的高度概括。是標(biāo)題的核心，要求準(zhǔn)確、簡潔，使人一看標(biāo)題就知道公文的主要意思。而有些公文標(biāo)題的擬寫沒有抓住公文主要內(nèi)容，以致事由部分表述重復(fù)羅嗦、冗長、空洞、不明確。例如：
①《××公司關(guān)于申請?jiān)黾映?jì)劃出口指標(biāo)的請示》
②《××縣人民政府關(guān)于表揚(yáng)營業(yè)員“秘書工作”同志的通報》
③《××縣稅務(wù)局重建稅務(wù)所辦公樓的請示報告》(應(yīng)為“請示”，少了介詞“關(guān)于”。該文內(nèi)容是請求上級撥款修建稅務(wù)所辦公樓。)
④《××市財(cái)政局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××省財(cái)政廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部關(guān)于修改國家工作人員出差補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)的通知的通知的通知》
例①的錯誤是詞義重復(fù)，文種“請示”已含“請求”、“申請”之意，故應(yīng)刪去標(biāo)題中“申請”二字；例②事由部分只提到了有關(guān)的人，而沒提有關(guān)的事，即要表揚(yáng)的事跡未寫出，顯得空洞，應(yīng)改為《××縣人民政府關(guān)于表揚(yáng)營業(yè)員“秘書工作”同志“秘書工作”先進(jìn)事跡的通報》；例③屬事由不明，文章主旨是請求上級撥款，故應(yīng)改為《××縣稅務(wù)局關(guān)于撥款重建稅務(wù)所辦公樓的請示》；例④屬層層轉(zhuǎn)發(fā)公文標(biāo)題，因未省掉轉(zhuǎn)發(fā)的中間環(huán)節(jié)，介詞“關(guān)于”重復(fù)使用，“通知”也多次出現(xiàn)，以致標(biāo)題冗長，讀起來拗口，不易理解，應(yīng)改為《××市財(cái)政局轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部關(guān)于修改國家工作人員出差補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)的通知的通知》。
3、亂用標(biāo)點(diǎn)符號
《辦法》明確規(guī)定，公文標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。寫作中，人們不循此規(guī)，常常不該使用標(biāo)點(diǎn)的卻使用了，或該使用標(biāo)點(diǎn)的卻用錯了。例如：
①《(關(guān)于加強(qiáng)國有企業(yè)財(cái)務(wù)監(jiān)督的意見)的通知》
②《中央職稱改革領(lǐng)導(dǎo)小組轉(zhuǎn)發(fā)國家教育委員會中小學(xué)教師職務(wù)試行條例等文件的通知》
③《“秘書工作”縣工商局、稅務(wù)局關(guān)于發(fā)布““秘書工作”縣農(nóng)村集貿(mào)市場管理暫行辦法”的通知》
例①被批轉(zhuǎn)對象“關(guān)于加強(qiáng)國有企業(yè)財(cái)務(wù)監(jiān)督的意見，是公文，不屬法規(guī)性文件，應(yīng)刪去書名號；例②被轉(zhuǎn)發(fā)的對象“中小學(xué)教師職務(wù)試行條例”屬法規(guī)性文件，故應(yīng)加上書名號；例③發(fā)布對象““秘書工作”縣農(nóng)村集貿(mào)市場管理暫行辦法”屬法規(guī)性文件，按規(guī)定應(yīng)使用書名號，而不是引號，且該兩個發(fā)文機(jī)關(guān)之間不用頓號，而是采用空一格辦法解決。
主送機(jī)關(guān)標(biāo)注不當(dāng)
《辦法》規(guī)定“主送機(jī)關(guān)是指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。”如《國務(wù)院關(guān)于成立國務(wù)院三峽工程建設(shè)委員會的通知》一文的主送機(jī)關(guān)——“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)”，采用統(tǒng)稱寫法，既簡潔又明確。而有的公文主送機(jī)關(guān)標(biāo)注存在不明確、違反文種有關(guān)規(guī)定等錯誤，嚴(yán)重影響了公文效應(yīng)的發(fā)揮。例如：
①《××縣人民政府轉(zhuǎn)發(fā)縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)局(關(guān)于加速發(fā)展鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)的報告)的通知》(“轉(zhuǎn)發(fā)”應(yīng)為批轉(zhuǎn)”，應(yīng)刪去單書名號)的主送機(jī)關(guān)是“各有關(guān)單位”
②《××縣稅務(wù)局重建稅務(wù)所辦公樓的請示報告》(應(yīng)為“請示”)的主送機(jī)關(guān)是“××地區(qū)稅務(wù)局、城建局、國土局、物資局”
③《大朝鄉(xiāng)人民政府關(guān)于解決修建場鎮(zhèn)飲水工程所需資金的請示》的主送機(jī)關(guān)是“尊敬的××”
例①錯誤是主送機(jī)關(guān)不明確，難以辦理；例②屬多頭主送，違反了“請示一般只寫一個主送機(jī)關(guān)”的原則；例③違反了“請示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人”的原則。
引用公文不當(dāng)
在公文寫作中，常常引用公文說明行文依據(jù)。正確引用公文成為公文寫作規(guī)范化極其重要的一個環(huán)節(jié)。《辦法》規(guī)定：“引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號”在操作時，正確的做法是：先用書名號引標(biāo)題，后用圓括號引發(fā)文字號，例如：你行《關(guān)于調(diào)整貨幣政策委員會及任免的請示》(銀發(fā)[XX]13號)收悉。”而寫作中不正確引用公文的現(xiàn)象比比皆是，例如：
①你公司《關(guān)于成立通洲集團(tuán)中心拍賣行的請示》悉……
②7月20日《通告》停止了省交通廳×交計(jì)字[XX]1號文件中規(guī)定的“雙排座小貨車載客養(yǎng)路費(fèi)”的收取……
③你院×月x日請示收悉……
④在粵府〔1996〕38號文“關(guān)于撥款修建辦稅大廳的批復(fù)”中……
例①只引標(biāo)題而沒引發(fā)文字號；例②只引了發(fā)文字號而沒引標(biāo)題；例③既沒引標(biāo)題也沒引發(fā)文字號；例④雖然公文的標(biāo)題和發(fā)文字號都有，但標(biāo)題與發(fā)文字號順序顛倒，且標(biāo)題用成了引號，所引發(fā)文字號未加圓括號。
結(jié)構(gòu)層次序數(shù)標(biāo)注不當(dāng)
對于篇幅較長，內(nèi)容較豐富，層次較多的公文，寫作時常常要標(biāo)注序數(shù)，分條列項(xiàng)，以顯得眉目清楚，易于閱讀、理解和執(zhí)行。《辦法》規(guī)定：“結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為‘一’，第二層為‘(一)’，第三層為‘1’，第四層為‘(1)’。”只有一個結(jié)構(gòu)層次時，就用“一”，而不用其它序數(shù)。在實(shí)踐中常出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象。例如《關(guān)于××省××地區(qū)××銀行機(jī)構(gòu)合并問題的請示》(××銀發(fā)〔1996〕124號)、《××省××培訓(xùn)中心關(guān)于籌建教學(xué)急需實(shí)驗(yàn)室的請示》(××中心〔XX〕15號)，這兩篇公文的內(nèi)容都只有一個結(jié)構(gòu)層次，其序數(shù)標(biāo)為‘‘l、2、3……”，正確的應(yīng)為“一、二、三……”；又如《××縣人民政府關(guān)于召開經(jīng)濟(jì)工作會議的通知》(1998年9月8日)，也只一個結(jié)構(gòu)層次，其序數(shù)標(biāo)為“(一)、(二)、(三)……”，顯然也是錯誤的；再如《中共中央國務(wù)院關(guān)于反腐敗斗爭近期抓好幾項(xiàng)工作的決定》(1993年10月5日)，內(nèi)容有兩個結(jié)構(gòu)層次，第一層標(biāo)為“一、二、三……”，第二層標(biāo)為“(1)、(2)、(3)……”，很明顯第二層序數(shù)標(biāo)注錯誤，應(yīng)標(biāo)為“（一）、(二)、(三)……”或“1、2、3……”。
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