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文秘如何進(jìn)行總體日程安排
“日程安排”是指時(shí)間排定的領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃，是領(lǐng)導(dǎo)工作量、工作效率、工作成果的一種反映，是時(shí)間管理藝術(shù)的集中體現(xiàn)。秘書的職責(zé)是當(dāng)好“管家”按日程安排為領(lǐng)導(dǎo)做好各種必要的準(zhǔn)備，并提醒領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施。那么文秘應(yīng)該如何進(jìn)行總體日程安排呢，一起來看看！
(一)總體原則：
了解總經(jīng)理的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息習(xí)慣、身體狀況，
-優(yōu)化工作方法，細(xì)心觀察總經(jīng)理的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，主動(dòng)適應(yīng)其工作節(jié)拍;
-了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，特別是所服務(wù)總經(jīng)理的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，留意近期的工作興奮點(diǎn);
對(duì)計(jì)劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程;及時(shí)整理日程表，以免安排沖突;
明確事情的優(yōu)先級(jí)，在處理事務(wù)時(shí)注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理;
定期與總經(jīng)理溝通，將雙方的要求、需求和可能會(huì)遇到情況的處理原則達(dá)成共識(shí)，以利工作開展;
注意日程安排的時(shí)間松緊，適當(dāng)安排
(二)經(jīng)驗(yàn)與技巧
周一日程、出差前后一個(gè)工作日不要安排過多的事務(wù);
在兩個(gè)約會(huì)間留出機(jī)動(dòng)時(shí)間，防止會(huì)議延長(zhǎng)引起時(shí)間沖突，并給總經(jīng)理留出整理思路的時(shí)間;同時(shí)預(yù)留時(shí)間處理日常事務(wù);
根據(jù)總經(jīng)理習(xí)慣留出適當(dāng)固定時(shí)間閱讀報(bào)刊資料及其他信息;
對(duì)于總經(jīng)理的各項(xiàng)安排熟記于心，及時(shí)提醒已定下來的安排，防止沖突;每日安排相對(duì)固定時(shí)間與總經(jīng)理核對(duì)日程，保證秘書與總經(jīng)理日程表內(nèi)容一致;
不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，在總經(jīng)理的同意下針對(duì)其工作習(xí)慣和時(shí)間對(duì)各種預(yù)約酌情處理;
控制約會(huì)時(shí)間，適時(shí)打斷，防止拖延，以免影響下面的日程;
掌握近期要回避的人物;
月/周計(jì)劃安排模版
可使用NOTES日歷功能，填入相關(guān)安排，打印即可;
也可按照總經(jīng)理習(xí)慣，自行制作日程表;
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