文秘應(yīng)該如何使用電話

　　正確使用電話是一門(mén)基本功，也是一門(mén)藝術(shù)。使用的好，能增加工作效率，提高工作質(zhì)量，使用不好，既會(huì)誤事漏事，又會(huì)影響上下、內(nèi)外的團(tuán)結(jié)和協(xié)。那么文秘應(yīng)該如何使用電話呢，一起來(lái)看看！

　　(一)接聽(tīng)要仔細(xì)，記錄要認(rèn)真。

　　對(duì)來(lái)自直接首長(zhǎng)和上下級(jí)以及地方有關(guān)部門(mén)的電話，首先要問(wèn)清單位、姓名和職務(wù)，連同電話內(nèi)容一一記清。對(duì)重要內(nèi)容記完后應(yīng)主動(dòng)要求對(duì)方復(fù)述，進(jìn)行校對(duì)，防止錯(cuò)傳漏辦。有時(shí)因?qū)Ψ降胤娇谝糁�、講話快、聲音小，有的內(nèi)容聽(tīng)不清楚，要不厭其問(wèn)，不要因?yàn)槭巧霞?jí)和首長(zhǎng)不好意思問(wèn)、不敢問(wèn)，一定要把主要內(nèi)容搞清楚，以免造成工作失誤。

　　(二)態(tài)度要和藹，語(yǔ)言要文明。

　　電話是語(yǔ)言交流工具，只能聽(tīng)其聲，不能觀其形，態(tài)度和不和藹、語(yǔ)言文不文明非常重要。有的同志給上級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)打電話畢恭畢敬，可給下級(jí)打電話卻盛氣凌人、拖腔拉調(diào)、哼哼哈哈。這樣既不利于工作交流，又不利于情感交流，應(yīng)提倡文明用語(yǔ)。如“您好!請(qǐng)問(wèn)貴姓?”、“您找哪一位?”、“您怎么稱(chēng)呼?”、“您是哪一位?”、“請(qǐng)稍等”、“還有什么要請(qǐng)示的?”、“請(qǐng)問(wèn)聽(tīng)清楚沒(méi)有?”等等。打完電話，要說(shuō)聲“再見(jiàn)”，等對(duì)方放下電話，你再放，以示尊敬。

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