辦公文秘必備常識

　　秘書工作不是獨立的，是從屬于領(lǐng)導(dǎo)的，是完全按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事的。以下是小編整理的關(guān)于辦公文秘必備知識點，希望大家認真閱讀!

　　一、文秘分為：

　　行政文員、文員、秘書等三類。

　　二、行政文員：

　　行政文員工作涉及面較廣，事務(wù)較繁瑣，對完成工作的質(zhì)量效率也有一定的要求。那么，行政文員應(yīng)該具備的基本素質(zhì)和技能要求有哪些呢?

　　他應(yīng)能獨立操作計算機，熟練操作Word、Excel、PowerPoint等辦公自動化軟件及Internet郵件收發(fā)和處理技巧。熟練運用各類辦公自動化設(shè)備。

　　同時應(yīng)具備良好的記憶力以及對時間的分配和溝通協(xié)調(diào)能力，還要有較強的保密意識。具有良好的文字組織和語言表達能力，中英文打字速度快，能熟練操作五筆輸入等漢字輸入法。掌握常用英語口語，有較好的英語閱讀和寫作能力。

　　三、文員：

　　辦公室文員(會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā))工作職責(zé)：

　　1. 接聽、轉(zhuǎn)接電話;接待來訪人員。

　　2. 負責(zé)辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

　　3. 負責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。

　　4. 做好會議紀要。

　　5. 負責(zé)公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。

　　6. 負責(zé)傳真件的收發(fā)工作。

　　7. 負責(zé)辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

　　8. 做好公司宣傳專欄的組稿。

　　9. 按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責(zé)。

　　10. 做好公司食堂費用支出、流水賬登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。

　　11. 每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。

　　12. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。

　　13 社會保險的投保、申領(lǐng)。

　　14 統(tǒng)計每月考勤并交財務(wù)做帳，留底。

　　15 管理辦公各種財產(chǎn),合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。

　　16. 接受其他臨時工作.

　　四、秘書：

　　秘書是掌管文書并協(xié)助機關(guān)或部門負責(zé)人處理日常工作的人員。

　　1998年5月，國家勞動部(現(xiàn)勞動和社會保障部)在其新頒布的《秘書職業(yè)技能標準》一書上將“秘書”概念定義為：專門從事辦公室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理財務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實施服務(wù)的人員。

　　目前我國秘書從業(yè)人員約達2300萬人。

　　我國外資企業(yè)秘書分三類：

　　初級秘書——以接電話、發(fā)傳真、收發(fā)信件等服務(wù)型為主;

　　中等秘書(一般性秘書)——用英文寫一般信函、起草報告和準備會議等。多為大專或本科畢業(yè)。

　　高級秘書(經(jīng)理助理)——能起草重要的合同文本、懂法律、稅務(wù)知識，有應(yīng)急處理能力。

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