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公文改錯題及答案
作為與《黨政機關(guān)公文處理工作條例》配套的國家標(biāo)準，《黨政機關(guān)公文格式》在促進黨政機關(guān)公文格式規(guī)范化方面取得了一定成效。然而，公文格式不統(tǒng)一、不規(guī)范的情況仍時有發(fā)生。看看下面14種公文格式常見錯誤，你中過嗎?
錯誤1
密級公文未標(biāo)注公文份號，或使用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，標(biāo)注位置較隨意。
正確做法：密級公文應(yīng)標(biāo)注份號，并用六位三號阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排標(biāo)注在公文首頁版心左上角第一行。
錯誤2
涉密公文密級過高或過低，保密期限標(biāo)注為“有效期內(nèi)”“發(fā)布前”“永久”“長期”“普密”等;公文保密期限中的數(shù)字用漢字小寫數(shù)字書寫。
正確做法：涉密公文應(yīng)根據(jù)涉密程度標(biāo)注密級和保密期限，用三號黑體字頂格編排標(biāo)注在公文份號的下方位置，保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。
錯誤3
不急的公文標(biāo)注緊急程度，且未按規(guī)定位置標(biāo)注;在標(biāo)題中的文種前面加注緊急程度，如“緊急通知”“緊急請示”“緊急報告”等。
正確做法：緊急公文應(yīng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，用三號黑體字，頂格編排標(biāo)注在公文首頁版心的左上角;如需同時標(biāo)注公文份號、密級和保密期限，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。
錯誤4
發(fā)文機關(guān)標(biāo)志標(biāo)注為發(fā)文機關(guān)名稱后加“任免通知”“情況通報”“值班通報”等。
正確做法：發(fā)文機關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機關(guān)名稱加“文件”二字組成(也可不加“文件”二字)，但發(fā)文機關(guān)名稱后不能加文種。
錯誤5
發(fā)文字號要素中的機關(guān)代字概括得不準確、不莊重，字數(shù)過長;年度使用“()”或“[]”括入，發(fā)文順序號前“0”占位，且加“第”字;上行文的發(fā)文字號標(biāo)注的位置不準確。
正確做法：發(fā)文字號由機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。機關(guān)代字要求準確、規(guī)范、精練、無歧義、易識別;年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“﹝﹞”括入;發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，前不加“第”字，不編虛位(即1不編為01);上行文的發(fā)文字號標(biāo)注在紅色間隔線左上方位置，居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。
錯誤6
沒有標(biāo)注簽發(fā)人;標(biāo)注的簽發(fā)人不是該機關(guān)的主要負責(zé)人或其他經(jīng)授權(quán)的負責(zé)人;簽發(fā)人標(biāo)注了職務(wù)。
正確做法：上行文應(yīng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，簽發(fā)人應(yīng)是機關(guān)的主要負責(zé)人或者其他經(jīng)授權(quán)的負責(zé)人，簽發(fā)人員標(biāo)注姓名，不標(biāo)注職務(wù)。
錯誤7
公文標(biāo)題中省略發(fā)文機關(guān)名稱;把文種作為公文標(biāo)題;公文標(biāo)題的字體字號使用不規(guī)范，排列呈長方形或沙漏形等。
正確做法：公文標(biāo)題由行文機關(guān)名稱、事由和文種組成;使用二號小標(biāo)宋體字標(biāo)注;標(biāo)題回行時，排列應(yīng)為梯形或菱形。
錯誤8
公文正文中，結(jié)構(gòu)層次序數(shù)語后的標(biāo)點符號一律使用頓號，如：“(一)、”“1、”“(1)、”;同一篇公文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)語書寫不統(tǒng)一，使用好幾種結(jié)構(gòu)層次序數(shù)語，如：使用“首先”“其次”“再次”，又使用“其一”“其二”“其三”，再使用“第一”“第二”“第三”等。
正確做法：公文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)語及標(biāo)點符號為“一、”“(一)”“1.”“(1)”;字體第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注;一篇公文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)語，使用同一種書寫，以體現(xiàn)上下文表述的一致性。
錯誤9
附件說明中的附件名稱字數(shù)較長換行時頂格標(biāo)注，未與附件名稱的首字對齊;附件名稱后使用標(biāo)點符號“;”或“。”。
正確做法：附件名稱較長需要回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊;附件名稱后不加標(biāo)點符號。 參考>>>【遴選公文寫作技巧】公文附件與附件說明的規(guī)范化用法
錯誤10
發(fā)文機關(guān)署名與發(fā)文機關(guān)標(biāo)志不一致或使用不規(guī)范簡稱;公文成文日期中的數(shù)字使用漢字小寫數(shù)字書寫。
正確做法：發(fā)文機關(guān)署名應(yīng)當(dāng)署發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，并與發(fā)文機關(guān)標(biāo)志一致;成文日期中的數(shù)字應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。
錯誤11
公文需要說明的事項標(biāo)注在版記的上一行;附注內(nèi)容未用“()”括起來。
正確做法：附注應(yīng)標(biāo)注在居左空兩字加“()”編排在成文日期下一行;標(biāo)注內(nèi)容應(yīng)該用“()”括起來。
錯誤12
抄送機關(guān)未按黨政軍群團的順序或未按上級、平級、下級的層次標(biāo)注;抄送機關(guān)要素欄內(nèi)隨意標(biāo)注“內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)”“打印、核對人”“印數(shù)”“聯(lián)系人”“存檔”等內(nèi)容。
正確做法：抄送機關(guān)的排列順序按機關(guān)性質(zhì)或隸屬關(guān)系確定;對于不同級別的應(yīng)依上級機關(guān)、平級機關(guān)、下級機關(guān)的次序標(biāo)注;抄送機關(guān)欄內(nèi)只允許標(biāo)注主送機關(guān)外需執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，不可標(biāo)注與此無關(guān)的內(nèi)容。
錯誤13
頁碼居中標(biāo)注，或頁碼左右未標(biāo)注一字線。
正確做法：頁碼用四號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各標(biāo)注一條一字線。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。
錯誤14
轉(zhuǎn)發(fā)性公文出現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)機關(guān)與被轉(zhuǎn)發(fā)機關(guān)兩個發(fā)文機關(guān)標(biāo)志和兩個版記。
正確做法：去掉被轉(zhuǎn)發(fā)公文的發(fā)文機關(guān)標(biāo)志及版記。
除了格式上的常見錯誤外，尚有三個問題值得關(guān)注，即黨政機關(guān)公文字體字號、主送機關(guān)和公文生效標(biāo)志方面，仍然不統(tǒng)一。
比如，黨的機關(guān)公文正文用17磅仿宋體字，每行26個字，而行政機關(guān)公文正文用三號仿宋體字，每行28個字;黨的機關(guān)選用“意見”“決定”文種行文時不標(biāo)注主送機關(guān)，而行政機關(guān)運用這兩個文種行文時都標(biāo)注主送機關(guān);黨的機關(guān)制發(fā)的有特定發(fā)文機關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文不用印，只標(biāo)注行文機關(guān)署名和成文日期，而行政機關(guān)制發(fā)的公文只標(biāo)注成文日期并加蓋印章，不作署名。以上這些問題，需要公文處理工作人員重視，學(xué)透用好相關(guān)規(guī)定，避免錯誤發(fā)生，鬧出笑話。
行文規(guī)則的含義
行文規(guī)則是指各級機關(guān)公文往來時需要共同遵守的制度和原則。遵守這一原則，有利于公文傳遞方向正確、線路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文進入不必要的流通過程，抑制無價值公文的產(chǎn)生。行文規(guī)則規(guī)定了各級機關(guān)的行文關(guān)系，即各級機關(guān)之間公文的授受關(guān)系，它是根據(jù)機關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍來確定的。
機關(guān)之間的工作關(guān)系是由各自的組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)歸屬、地位、職責(zé)、權(quán)利范圍等因素決定的。它對行文關(guān)系有決定性的影響，規(guī)定著公文傳遞的基本方向。機關(guān)之間的工作關(guān)系有如下幾種類型：
第一類，處于同一組織系統(tǒng)的上級機關(guān)與下級機關(guān)存在領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。第二類，處于同一專業(yè)系統(tǒng)的上級主管業(yè)務(wù)部門與下級主管業(yè)務(wù)部門之間存在指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系。第三類，處于同一組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的同級機關(guān)之間的平行關(guān)系。如全國各省、自治區(qū)、直轄市人民政府之間。第四類，非同一組織系統(tǒng)、專業(yè)系統(tǒng)的機關(guān)之間，無論級別高低，均為不相隸屬關(guān)系。如軍事機關(guān)與各級地方人民政府之間。
根據(jù)公文授受機關(guān)的工作關(guān)系不同，可以將公文劃分為上行文、下行文和平行文。上行文和下行文主要存在于以上第一類和第二類工作關(guān)系類型中，上行文是指下級機關(guān)向上級機關(guān)發(fā)送的公文，如報告、請示等；下行文正好相反，是上級機關(guān)向下級發(fā)送的公文，如批復(fù)、指示等。平行文存在于以上第三類和第四類關(guān)系類型中，同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)相互發(fā)送公文都是平行文，如函等。
行文的基本規(guī)則
正常有效的行文應(yīng)當(dāng)遵循以下普遍適用的基本規(guī)則：
一、按機關(guān)隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍行文的規(guī)則
這條規(guī)則要明確兩點：一是按機關(guān)隸屬關(guān)系行文。上級機關(guān)對下級機關(guān)可以作指示、布置工作、提出要求；下級機關(guān)可以向直接的上級機關(guān)報告工作、提出請示，上級機關(guān)對請示事項應(yīng)予研究答復(fù)。除了這一層關(guān)系外，在我們國家現(xiàn)行管理體制中，還形成了一種各業(yè)務(wù)部門上下垂直的條條關(guān)系，其中有些部門屬本級政府和上級部門雙重領(lǐng)導(dǎo)，大部分和上級業(yè)務(wù)部門之間雖然不屬直接領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，但在業(yè)務(wù)上的確存在指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系，也就形成了直接的上下行文關(guān)系。二是按機關(guān)的職責(zé)范圍行文。這一點的要求是，行文的內(nèi)容應(yīng)是本機關(guān)職責(zé)范圍內(nèi)的事項，而不能超出，超出了即為越權(quán)。如果干涉了別的機關(guān)事務(wù)，不僅在實踐中行不通，而且會造成政令混亂。當(dāng)然，不相隸屬機關(guān)之間也有公文往來，那只能是商洽工作、通知事項、征詢意見等，而不存在請示、報告或布置任務(wù)的性質(zhì)。
二、授權(quán)行文的規(guī)則
這條規(guī)則是上一條規(guī)則的引申。如果一個部門的業(yè)務(wù)需要下級政府和有關(guān)部門的支持與配合，按隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍又不具備布置工作提出要求的行文權(quán)限時，這就可以通過授權(quán)行文來解決。具體說，這個部門可向本級政府請示，經(jīng)本級政府同意并授權(quán)后，向下級政府行文。在操作中，應(yīng)將文稿擬好，由本部門領(lǐng)導(dǎo)簽署，請本級政府分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)政府領(lǐng)導(dǎo)審批后的文稿，在行文時，才能在文首或文中注明“經(jīng)**政府同意”的字樣。這里特別需要說明的是各級政府辦公廳（室）的行文都具有授權(quán)行文的性質(zhì)（內(nèi)部事務(wù)除外）。各級政府辦公廳（室）以及各部門的辦公室是政府和部門的綜合辦事機構(gòu)，對外行文都是代表政府和部門的，與本級政府和本部門的公文具有同等效力，下級機關(guān)（部門）都應(yīng)貫徹執(zhí)行，可不在文首或文中標(biāo)注“經(jīng)***同意”的字樣。
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