文秘基礎知識與技能
(1)閱讀能力
秘書閱讀能力的一般要求是：要準確、要快速。秘書閱讀能力的培養，首先要有較好的知識結構，其次要注意其他能力的發展，最后要有科學的閱讀方法。
(2)寫作能力
即書面表達能力，這是秘書的基本功，是文字秘書的“看家本領”。秘書寫作能力，主要是指各種應用文的寫作能力。秘書寫作能力的一般要求是：要準確、簡潔、規范。
(3)說話能力
即口頭表達能力，秘書說話能力的一般要求是：要發音正確，要表達簡練，要語氣措辭得體。提高說話能力的途徑：首先要多說，其次要多想，此外要注意其他方面的修養和磨練。
(4)辦事能力
秘書的基本職能就是辦事。秘書一般辦事能力的一般要求如下：要熟諳辦事之道，要善于相機行事，要善于接人待物。
3、特殊能力
指秘書從事一些專門秘書工作所需要的能力，它帶有個性特色，是造成秘書能力結構個性差異的重要方面。
(1)協調能力
指運用協調原理和方法使各方面保持秩序化、科學化的能力。一般要求是：要掌握協調依據，熟悉政策法規，不搞“隨意性”;要掌握協調原則，使協調有根有據;要選擇協調方法，針對不同的情況和對象運用各種不同的協調方法。
(2)調研能力
一般要求是：要有計劃;有科學的方法;有較強的洞察力;要善于與被調查者迅速溝通，取得對方的信任。
(3)操作能力
主要包括打字、復印、微縮、攝影、錄音、錄像、編輯、校對、速記、駕駛等。
(三)秘書的心理素質
秘書的心理素質，指秘書在心理過程、心理傾向和心理品質等方面表現出來的穩定心理特點的總和，它影響著秘書的輔助行為、人際關系和自我修養。
1、秘書心理素質的構成
(1)秘書的興趣
即認識傾向，常說的愛好。秘書的興趣應具有以下幾種品質：廣泛性、中心性、持久性
(2)秘書的情感與情緒
情感是人們對客觀事物是否符合其需要而產生的內心體驗。秘書情感的品質是：要有道德感;要有理智感;要有審美感。
情緒是情感的基本形式，是人們對客觀事物的態度體驗。情感比較穩定而持久，情緒容易變化而不穩定。秘書的情緒按性質分為兩類：即愉快的情緒;不愉快的情緒。按發生強度、速度和持續時間分為三類：心境、激情、應激。
(3)秘書的意志
良好的意志是秘書工作取得成效的保證，是自我修養不斷提高的動力。
良好的意志應該具備的特征：要具有自覺性、果斷性、堅持性、自制性。(相反的分別是：受示性、獨斷性;寡斷性、武斷性;頑固性、動搖性;任性)
(4)秘書的氣質
氣質是指人們比較穩定的心理活動動力特征。人的所有心理活動和行為都受氣質影響，氣質具有穩定性，但人的氣質是千差萬別的。氣質的主要類型有：多血質(活潑型)的人、膽汁質(興奮型)的人、粘液質(安靜型)的人、抑郁質(抑制型)的人。
注意：
上述四種氣質既有積極的因素，也有消極的方面，并不能決定一個人成就的大小。工作成就的大小主要是由一個人的工作態度和努力程度決定的。在實際工作中，對不同氣質類型的秘書安排工作可以有不同的考慮。
秘書進行氣質修養的途徑：自我控制、職業環境影響、有意識地做一些與自己氣質相反的工作。
(1)秘書的性格
秘書性格是秘書心理素質的核心部分。性格主要表現在兩個方面：對現實的態度上和行動的方式上。
秘書健全的性格主要包括：要堅強執著而不固執;要敏捷靈活而不冒失;要開朗隨和而不輕佻;要幽默詼諧而不尖刻。健全的性格，有利于搞好人際關系，有利于適應環境，有利于身心健康。
2、秘書的心理健康
(1)影響秘書心理健康的因素
負擔過重;輿論壓力;關系復雜。
(2)秘書心理健康的標準
一個心理健康的秘書應具有以下的主要標志：智力正常;情緒成熟;行為協調;工作專注;關系和諧。
(3)秘書常見的心理障礙及消除
嫉妒：要正視自己的差距，停止與別人的比較，要有通過努力趕上或超過別人的積極心態，從病態的自卑或自尊中解脫。
焦慮：要增強自信，對未來充滿信心，不為一時一事所困擾，不為一得一失而計較，努力去實現一個有意義的目標，
急躁：遇事冷靜，處變不驚。
厭煩：樹立正確的理想信念和工作目標，要有正確是思維方法，懂得厭煩是無濟于事的。
自傲和自卑：樹立正確的自我表現意識，從而保持心理平衡。
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