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推薦巧用Word中的選擇性粘貼保存文檔格式
巧用Word中的選擇性粘貼保存文檔格式
不少朋友將網頁中的內容復制后在Word中進行粘貼，發現粘貼后的內容與網頁界面類似，甚至部分內容還會超出邊界。其實，這時只想復制其中的內容、傳統的Ctrl+V就不適合使用了，應該會用選擇性粘貼。
如果想要復制頁面中的內容到Word文檔中，那就可以這樣來操作避開頁面中的格式等無用信息。
先將頁面中需要的內容選中并復制到粘貼板到剪貼板中，打開Word的空白文檔或是正在編輯的文檔，選擇開始標簽，單擊粘貼按鈕旁邊的黑色下拉按鈕，選擇選擇性粘貼，在打開的窗口中再選擇無格式文本項，單擊確定即可將網頁中的內容以純文本的方式粘貼在Word文檔中了。
而有時候復制內容時需要保持源內容的格式信息，例如從另一篇WOrd文檔復制內容到當前文檔中，需要保持復制內容的格式，這時主不可能直接通地Ctrl+V來進行粘貼了。
PS：在為無格式文本時，如果復制的內容中含有特殊字符或是符號，需要在列表中選擇無格式的Unicode文本，否則可能會導致那些特殊字符顯示不正常。
延伸閱讀：
巧方法使Word2007文檔異地打開不變樣
平常編輯好的Word2007文檔往往還需要發給別人看或是攜帶到其它電腦中使用。而在其它電腦中打開word文檔時又經常會碰到頁面顯示效果不同，或是沒有Word2007程序無法打開的問題。在此為大家介紹下這兩種常見問題的解決方法。
一、防止字體變樣
編輯得很漂亮的文檔在別人電腦中打開文檔時卻發現各種漂亮字體全部變成平淡的宋體或黑體，有時還影響到頁面、段落，這種情況相信大家經常碰到吧。這主要是因為電腦中并沒有安裝文檔中用到的漂亮字體，所以就被Word自動替換成默認的宋體字了。在Word2007中有兩種方法可解決這個問題。
1.嵌入字體
在Word2007中只要把字體嵌入文檔中保存，就會出現缺少字體的問題了。用Word2007打開編輯好的文檔，單擊窗口左上角的Office按鈕，在彈出菜單中單擊“Word選項”按鈕，然后在“Word選項”窗口左側單擊選中“保存”，在窗口右側單擊選中“將字體嵌入文件”復選項（圖1），確定返回，再保存一下文檔即可。若你不打算在其它電腦上編輯，在此最好再勾選下面的“僅嵌入文檔中使用的字符”復選項以縮小文件體積，否則保存后的文件可能會很大。
2.字體替換
如果你事先沒有嵌入字體，則可在打開后通過“字體替換”，自由選擇近似字體替換缺少的字體以恢復文檔原貌。用Word2007打開文檔，單擊Office按鈕，再單擊“Word選項”按鈕打開“Word選項”窗口。在窗口左側選中“高級”，向下拖動滾動條找到“顯示文檔內容”下的“字體替換”按鈕。單擊打開“字體替換”窗口，從窗口列表中選中缺少的字體，再單擊“替換字體”的下拉列表選擇適當字體替換即可。如此逐一設置各種替換的字體后，單擊“確定”返回即可看到替換字體后的效果。
字體替換只是改變文檔在當前電腦中的顯示效果，在文檔中選中對應文字顯示的字體名還是原來的字體并沒有改變。若你想把原文檔中字體改過來可單擊“替換字體”窗口左下角的“永久轉換…”按鈕進行修改。
二、不用Word照樣看
這年頭沒安裝MS Office 2007的電腦還是不少的，若對方電腦中沒Word2007該如何查看Word2007文檔呢?對此建議事先用Office 2007自帶的虛擬打印機把編輯的文檔打印成圖片，這樣即能完全保存文檔原貌又方便查看。
用Word2007打開文檔，單擊Office按鈕選擇“打印”，在打印窗口的打印機名稱下拉列表中選擇“Microsoft Office Document Image Writer”打印機，單擊“確定”進行打印。在彈出的“另存為”窗口中設置好保存的文件名和位置，單擊“保存”即可把當前文檔轉成TIF圖片文檔。不管文檔有多少頁都會打印在同一個TIF圖片文檔中，很方便攜帶。
TIF圖片可直接雙擊在Windows的圖片預覽窗口中打開，因此一般電腦都可以打開查看，單擊預覽窗口下的“打印機”圖標還可調出“照片打印向導”自由選定頁數打印，只是不能再編輯就是。這招除了可確實顯示文檔原樣外，最大的作用就是能有效防止別人抄襲和篡改。
若打印機列表中找不到這打印機，則需要從“控制面板/添加刪除程序”中選擇MS Office 2007安裝項,單擊“更改”，以“添加或刪除功能”模式，在“Office工具”下的“Microsoft Office Document Image”中選擇添加。視情況可能需要插入Office安裝光盤。
巧妙隱藏Word文檔中指定文字內容
在Word表格中，我們可以考慮設置字體顏色、用圖片隱藏文字等手段來使用人無法進行正常的判斷，從而達到保密的目的。
1.文字與背景一色
這恐怕不能算是一個技巧，可是正所謂兵不厭詐，最危險的方法就是最安全的方法。我們可以在個人簡歷的Word文檔中將自己的文字顏色與背景顏色設置成同樣的顏色，一般就是將文字顏色設置成白色。選中要保密的文字，右鍵點擊并執行“字體”命令，在“字體顏色”中設置為白色，點擊“確定”后便可。
2.自動“隱藏文字”
如果感覺將文字顏色與背景顏色設為一致的方法比較小兒科，你可以試試“隱藏文字”功能，首先在簡歷表格模板同樣是選中要保密的文字，然后右鍵點擊并執行“字體”命令，在“字體”選項中，勾選“隱藏文字”復選框后單擊“確定”按鈕即可。
3.文字藏于圖片下
經過上述設置，我們要保密的文字已經比較安全了，現在我們再來一招。輸入自己要保密的文字后，執行“插入→圖片”命令插入一張可以迷惑人的大圖片，然后在Word中雙擊此圖片打開“設置圖片格式”對話框，在“版式”標簽頁中選擇“浮于文字上方”。現在，你就可以在Word中將這張圖片拖放到你要加密的文字上方。嘿嘿，文字是不是隱藏起來了?
如何恢復未存儲突然關閉的Word文檔
大家常常會遇到一種情形，那就是當Word打到一半的時候，此時電腦當機了 ，如果之前沒有存檔 ，那文檔就丟失了。之前的辛苦和努力付之東流。那時真是欲哭無淚，所以在此偷偷告訴大家一個小秘方。
當電腦當機時，Word中來不及存檔的檔案，系統會將他會暫時存放在C：WindowsApplication DataMicrosoftWord的隱藏文件夾里，所以重開機時只要到上述的地方，找到文件名為 → XXX.asd 之類的這就是你剛辛苦打的文件了，再把副檔名改為XXX.doc ，就可以找回剛剛原來辛苦打的文件了。
在Word2007中創建XML文檔的技巧
從Word 2003升級到Word 2007的用戶可能會注意到關于XML的某些改變：用戶將不能從“XML文檔”模板開始新建XML文檔。因為Word 2007中不包含“XML文檔”模板，取而代之的是“任何”文檔都變成XML文檔。只需簡單地選擇“Office按鈕—另存為”，并將“保存類型”設置為“Word XML文檔”。值得注意的是“Word 2003 XML文檔”選項。它具有“Word XML文檔”選項所沒有的附加選項。我們稍后進行講述。
當保存為Word XML(Word 2007)格式時，如果想與聯合，請在保存之前完成，即使用“開發工具”功能區中的“架構”工具，如同在“架構”部分所討論的。也可以在首次打開XML文檔時應用轉換，但是因為我們在此討論的創建新XML文檔，所以這并不是可選項，除非保存后再打開此文件。
一旦裝配了架構，“XML結構”任務窗格就會顯示出來。單擊右邊的元素以使用當前文檔中的這些元素。
單擊任務窗格底部的“XML選項”以訪問附加選項。注意“僅保存數據”選項，它不起作用。即使選擇了此選項，生成的文件仍然是由WordXML填充的。
可以選擇應用自定義轉換。一項轉換可以是一個清單，另一項轉換可以生成一個調回通知，再有一項可以通知預定項目現在可用，等等。
如果“僅保存數據”不起作用，那么怎樣才能剝離WordXML以獲得更簡潔的XML文件呢?如果“Office按鈕”-“另存為”，并將“保存類型”設置為另一個XML選項——“Word 2003 XML文檔”。這樣做時，附加選項是可用的，包括“應用轉換”和“僅保存數據”。此時“僅保存數據”選項真正能夠起作用（雖然保存文件時可能會通知此文件構成混亂）。
減少Word文檔丟失的建議
沒有什么事情比一篇長的文章剛剛打完機器停電且未存盤更糟糕了。其實，我們完全可以進行一些設置，在斷電或類似問題發生之后將損失減少到最低限度。
一、改變Word 定時存盤的時間間隔
在許多軟件中都內置了定時存盤的功能，每過一段時間如果用戶沒有存盤，軟件就會代為執行，的確非常方便。不過，Word中默認的定時存盤的時間間隔比較長， 由于時間越短，Word 保存文檔越頻繁，在 Word 中打開文檔后出現斷電或類似問題時，能夠恢復的信息就越多，所以我們完全可以自行設置，將它變得短一些，這樣最多只會在很短的時間內的文章不存盤，從而減少損失。具體操作如下：
(1)單擊“工具”菜單中的“選項”命令，然后單擊“保存”選項卡;
(2)選中“自動保存時間間隔”復選框;
(3)在“分鐘”框中，輸入時間間隔，如1分鐘
注意：(1)定時保存文件功能僅對Word格式的DOC文件有效，其它文件無效，所以筆者建議您在編輯的時候先存為Word格式，等編輯完成后再另存為其它格式;
(2)如果是在運行 Windows 95 或 Windows 98 的計算機上使用 Microsoft Word，用于保存自動恢復文件的默認文件夾為：WindowsApplication DataMicrosoftWord 文件夾。如果使用的是 Microsoft Windows NT 4.0 或其后續版本的操作系統，或者計算機上有不止一個活動用戶配置文件，自動恢復文件會保存在 WindowsProfiles用戶名\Application DataMicrosoftWord 文件夾下。用戶可以自行修改。
二、讓 Word 保存文檔的備份
如果我們的文檔在保存的時候能夠再保留一份備份的話，無疑使文檔保險了許多。而在Word中我們完全可以進行設置，讓Word保存文檔的備份。具體設置如下：
(1)單擊“文件”菜單中的“另存為”命令;
(2) 單擊“工具”按鈕，然后單擊“常規選項”命令;
(3) 選中“保留備份”復選框;
(4) 單擊“確定”按鈕;
(5) 單擊“保存”按鈕。
以后Word在編輯文檔時會自動地保存其備份，它的擴展名不是.BAK，而是.WBK，如果遇到文檔打不開，則只要在打開的范圍中選擇“所有文件”，直接打開即可。
三、恢復自動保存的文檔
如果您設置Word自動定時存盤，并且在時間間隔內設置了定時存盤的時間，那么，即使遇到所有在發生斷電或類似問題時處于打開狀態的文檔此時都會顯示出來，并且以自動保存1、自動保存2、自動保存3……方式打開，而僅僅只會丟失了最后一次“自動恢復”保存之后所做的修改。 接下來您所要做的是趕緊將它們存盤就可以了。
四、恢復受損文檔中的文字
如果我們在試圖打開一個文檔時，計算機無響應，則該文檔可能已損壞。但是，有時候，我們的文檔雖然損壞了，但是我們仍然可以從中恢復受損的文字，以防止丟失工作成果。具體操作如下：
(1) 單擊“工具”菜單中的“選項”命令，然后單擊“常規”選項卡;
(2) 確保選中了“打開時確認轉換”復選框，然后單擊“確定”按鈕;
(3) 單擊“打開”按鈕;
(4) 單擊“文件類型”框中的“從任意文件中恢復文本”
(5)打開損壞的文檔后Word 會自動使用專門的文件恢復轉換器來恢復損壞文檔中的文本。也可隨時用此文件轉換器打開已損壞的文檔并恢復文本。成功打開損壞文檔后，可將它保存為 Word 格式或其他格式（例如，文本格式或 HTML 格式）。段落、頁眉、頁腳、腳注、尾注和域中的文字將被恢復為普通文字，但不能恢復文檔格式、圖形、域、圖形對象和其他非文本信息。
注意： 如果在“文件類型”框中沒有看到“恢復所有文件中的文本”，則需要安裝相應的文件轉換器。
五、購買UPS不間斷電源
要想更有效地將Word文檔丟失減少到最低限度，最好、最有效的方法就是購買UPS不間斷電源，一旦系統斷電的話，UPS不間斷電源系統就會發出叫聲，提醒用戶存盤。
word文檔任意頁面設置頁碼
我們在用word編輯一篇文章時（包括目錄在內），想從目錄以后第三頁開始插頁碼，該怎么做呢?方法有二。
方法一：首先將光標移至第二頁的最后，點擊“插入→分隔符→分節符類型”中選擇“下一頁”，然后點擊“視圖”打開“頁眉與頁腳”工具條，將光標調整至第三頁也就是你準備開始編頁碼的那一頁，將“頁眉與頁腳”工具條上的“鏈接到前一個”按鈕調至不被選中，然后點擊“設置頁碼格式”按鈕，在彈出的對話框中選擇頁碼編排中的“起始頁碼”選擇1，點擊確定，最后點擊頁眉與頁腳工具條上的“插入頁碼”按鈕，完成.
方法二：通過設置不同的頁眉頁腳來實現，不過你需要把需要插入頁碼的文檔分節才可以實現。怎樣分節呢?首先將光標插入到文檔中需要分節的地方，再打開“插入”菜單，點擊“分隔符”命令，就會出現一個“分隔符”對話框。
在其中的“分節符類型”中有四個類型：①下一頁②連續③偶數頁④單數頁。“下一頁”表示分節符后的文本從新的一頁開始;“連續”表示分節符后的文本出現在同一頁上;“偶數頁”表示分節符后的文本從下一個偶數頁開始;“單數頁”表示分節符后的文本從下一個單數頁開始。根據自己編排的需要選擇一項，按“確定”退回到文檔中。你可以根據需要按照此法將文檔分為多個不同的節。
現在你就可以在不同的節按一般的方法設置不同的頁眉頁腳了。只是從第二節開始，當你打開“頁眉和頁腳”工具欄的時候，在“頁眉-第2節”后會出現“與上一節相同”的字樣，你必須點擊工具欄上的“同前（鍵接到前一個）”按鈕，去除“與上一節相同”幾個字，再設置頁眉，這以后的頁眉就與上一節的頁眉不同了。頁腳的設置與此相同。
最后，在“頁眉頁腳”的工具欄里點擊“插入自動圖文集”的下拉三角，選擇“頁碼”就可以了。
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