采購流程管理制度(通用12篇)
在充滿活力，日益開放的今天，大家逐漸認識到制度的重要性，制度是一種要求大家共同遵守的規章或準則。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？下面是小編幫大家整理的采購流程管理制度，歡迎閱讀與收藏。
采購流程管理制度1
一、目的
為了進一步加強公司制度管理，健全企業采購管理制度，監督和控制不必要的開支，保證采購工作的正常化、規范化，特制定此制度。
二、工作程序
（一）采購原則
1、采購是一項重要、嚴肅的工作，各級管理人員和采購經辦人必須高度重視。
2、采購必須堅持“秉公辦事、維護公司利益”的原則，并綜合考慮“質量、價格”的競爭，擇優選取。
3、一般日常辦公用品及其它消耗用品由綜合辦公室人員負責采購，需求時填寫《物品申請單》；
4、原材料及設備的請購由各子公司或部門自行負責采購，需求時填寫《物品申請單》或《采購訂單》，入庫時由采購的子公司或部門對固定資產進行編碼，送綜合辦資產管理專員處備案。
5、物料采購應盡量采用月結方式為付款條件與供應商洽談。
6、單次采購在金額在20xx元以上的，有兩名采購人員一同進行采購，單次采購金額在10000元以上的有財務部派人一同進行采購。
（二）采購申請
1、需采購部門填寫《物品申請單》，填寫清楚物件的品名、規格、數量，需求日期及注意事項，經部門負責人簽字確認后交由綜合辦公室處；原材料及設備的《物品申請單》或《采購訂單》交財務部審核。
2、采購之前，采購經辦人進行統一匯總采購原則。
3、緊急采購時，由需求部門在《物品申請單》或《采購訂單》上注明“緊急采購”字樣，以便及時處理。
4、若撤銷采購，應立即通知綜合辦公室或采購人員，以免造成不必要的損失。
（三）采購流程
1、采購經辦人根據《物品申請單》或《采購訂單》內需填寫所購物品和數量進行估算價格。
2、原材料及設備的'采購在采購之前必須把《物品申請單》或《采購定單》交到財務部進行審核，審核后報分管負責人或總經理審批后，方能給采購人員進行采購。
3、采購物料定單和采購設備必須寫上公司統一規定PO單號報總經理審批后復印一份交與財務。
（四）采購經辦人職責
1、建立供應商資料與價格記錄。
2、做好采內參市場行情的經常性調查。
3、詢價、比價、議價及定購作業。
4、所購物品的品質、數量異常的處理及交期進度的控制。
5、做好平時的采購記錄及對帳工作。
（五）采購方式
1、集中計劃采購：凡屬日常辦公用品必須集中計劃購買。
2、長期報價采購：凡生產用物料須選定供應商議定長期供貨價格。
3、與供應商洽談需兩人以上進行，并對供應商評審。
采購流程管理制度2
一 總則
為加強 采購 工作的管理，提高 采購工作的效率，制定本制度。所有的 采購 人員及相關人員均應以本制度為依據開展工作。
二 采購 部人員職責及管理制度
1. 熱愛本職工作，勤于學習新技術，了解新產品，注意市場信息的積累。
2. 廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀，勤儉節約，講究職業道德。
3. 負責公司生產所需材料的 采購 工作。
4. 負責供應商的開發、管理及維護工作。
5. 堅決執行各項 采購 工作制度及公司各項規章制度。
6. 大項材料必須做招標工作，其他材料詢價必須三家供應商以上參與。
7. 積極了解材料的短缺、發貨、驗收等實際情況，早知道，早處理。
8. 及時協助財務部對照欠款數額或者合同要求安排對供應商進行付款。
9. 做到每周一小結，每月一總結，每年一審核。
10. 完成領導交辦的其他工作。
三 采購 工作流程
采購部作為一個職能部門，在項目的具體實施中擔負了不可推卸的重要責任， 采購工作的好壞，直接影響了工程的質量、工期、成本。建立高效、實用、完善的采購 工作流程 是提高 采購效率，較低成本最有效的方法。在項目實施的過程中， 采購 部需要生產、財務、質檢等各個部門的大力支持才能順利的完成 采購工作，每個部門之間的聯系需要一個標準來規劃，來提升工作效率，減少工作失誤，為項目的順利實施做出各自的貢獻。
1. 在項目的初始運作階段， 采購部根據項目部、投標部的具體要求，配合進行投標的材料報價，以更好的達到在以后的生產中控制成本的目的，更要避免發生投標價低于實際采購價的情況出現。
2. 項目正式運作后， 采購 部應該在第一時間開始進行所需材料的采購準備工作。生產計劃部門依據工程合同和對比庫存后的實際需求，對 采購 部下達《材料申購單》(附表 1 )此單由申請人填寫，生產或者項目負責人簽字后生效，一試三份，一份申請人留存，一份發往 采購部，一份發往工廠或者生產基地。
3. 采購部接到《材料申購單》后，根據所需材料的規格，質量要求，數量，生產地址等實際情況，向公司已經確定的合格供應商中的 3 家— 5 家發出《材料詢價單》(附表 2 )。供應商根據要求確認價格后對我司的《材料詢價單》簽字，蓋公章后回傳，簽字蓋章的《材料詢價單》會做為以后向供應商付款的依據之一，需妥善保存。采購部根據幾家供應商的對比研究后確定其中的一家或者幾家進行供貨。向其發出《材料訂購單》(附表 3 )，同時向收貨的工廠或者生產基地發送傳真件通知其準備收貨。
4. 供應商根據《材料訂購單》安排生產運輸，各項具體要求以與我司簽訂的供貨合同為準。隨貨攜帶各種合格證和材質證明書。
5. 工廠和生產基地在所需材料到場后，應由專人負責材料的質量、數量檢查，檢查中必須將供應商的送貨單與我司的《材料申購單》和《材料訂購單》相對照，質量和數量都準確無誤后才能進行收貨，然后填寫《材料到貨單》(附表 4 )，相關責任人簽字后回傳 采購 部。
6. 工廠或者生產基地完成生產任務后，及時通知采購 部，由 采購部根據貨物情況和送貨地址等安排物流公司進行運輸。建議物流公司相對固定，便于統一定價，統一結算，節約運輸成本。
7. 項目完成后， 采購 部根據與供應商簽訂的合同條款安排付款。付款時，采購部填寫統一的《付款申請單》或者《支票領用單》，同時向財務部遞交此批次材料的《材料訂購單》和《到貨確認單》，如有需要， 采購部有義務向財務部提供《材料訂購單》以及各家供應商簽字蓋章的《材料詢價單》。由財務部根據實際情況安排付款額度。
8. 供應商應于付款前開具出相符的增值稅發票或者普通發票，財務部在收到發票后即向供應商付款。
四 采購 部發展規劃
原材料 采購在任何一個公司都是決定生產、銷售的關鍵環節，早在幾年前，資深的管理專家就提出了：采購 成本降低 5% 企業利潤提升 10% 的戰略觀點。但是時至今日，又有多少個公司能真正的做到這點呢?
降低 采購成本不是一個短期的目標，也不是短期內就可以達成的目標，而是一個公司必須要規劃、重視的長遠發展策略，是需要長期的工作經驗的積累和公司整體的采購流程， 采購 制度的規范化來支撐的。需要公司的各個部門精誠合作，來完成這一共同目標。
我們 采購部的初步計劃如下，其中的時間和工作目標根據實際情況會作出相應調整，但是保證前進的大方向永遠不變
(一)在 3 個月內完成 采購 體系的建立，包括 采購制度， 工作流程 ，供應商管理等制度。進行供應商資格的`初步審核，每種材料確定出 5 — 10 家候選供應商。開始逐步實施 采購 工作流程 。
(二)在 6 個月內完善 采購體系，修正具體工作中出現的問題。進一步完善供應商系統的開發和維護。讓 采購 工作流程走入正軌，高效，準確的運行。
(三)在 1 年內建立高效的 采購團隊，杜絕缺貨、少貨、次品、殘品、送貨不及時、報驗不及時等工作失誤，不出現一起由于 采購 工作失誤造成的公司損失，建立完善的采購管理體系，能初步感受到 采購 工作流程 高效、準確帶來的便利，能看到 采購 成本降低帶來的實際效果。
(四)在 2 年內建立起相對固定的 采購團隊和供應商隊伍。能切實看到由于 采購 成本降低而帶來的公司利潤上漲。
(五)大膽設想： 5 — 10 年后，公司以自主設計，自主研發牽頭，以符合科技進步的產品、技術為主打，以完善的組織結構，人員搭配為根基，以高效、先進的管理體系為依托，建立一個集研發、設計、生產、安裝、調試、售后服務為主線，涉及鋼結構工程設計、施工，通信工程設計、施工，物流，工業品貿易等跨行業的集團公司。爭取到時候每個省份和各大城市都能有我們公司的供應商，為公司的發展提供最大限度地支持。
目前起草的《 采購 部管理制度和 工作流程 》與《供應商管理辦法》只是依據原來在工程項目公司及生產廠家的 采購 工作中所積累的經驗做的一個現行的暫時性的文件。還需要在試行的過程中不斷的發現問題，修改失誤，爭取在幾個月內修改出一套完整的，適合公司具體情況的 采購 系統體系。希望公司領導，各個部門同事在具體實施中，多提寶貴意見，指出我們工作中的不足，促進我們 采購 部工作的進步，真正達到降低 采購 成本，推動公司發展的目標
采購流程管理制度3
第一條采購部門的劃分
1．生產原材料采購：由采購部門負責辦理。
2．日常辦公用品采購：由辦公室或辦公室指定的部門或專人負責辦理。
3．對于重要材料的采購，必要時由總經理指派專人或指定部門辦理采購作業。
第二條采購作業方式
一般情況，采購部門依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進行采購：
1．集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利，采購前，先通知請購部門依計劃提出請購，采購部門集中辦理采購。
2．長期報價采購：凡經常性使用，且使用量較大的材料，采購部門應事先選定供應廠商，議定長期供應價格，批準后通知請購部門依需要提出請購。
3.未經公司主管領導書面同意，不得私自變更、替換現有面輔材料供應商；如有更適合供應商而需要替換原供應商的，采購部必須提交書面變更供應商陳述材料，獲得書面批準后方可變更。
4.詢價、議價結束后，需公司主管領導書面同意方可定價，否則公司不予認可價格；由此引起后果由責任人負全責。
5.采購作業合同簽訂由公司指定或授權委派專人負責，否則視為無效。
6.毛領、毛條、面料等大額材料合同簽訂由分管采購副總經理以上級別人員辦理。
第三條采購作業處理期限
采購部門應依采購地區、材料特性及市場供需，分類制定材料采購作業處理期限，通知有關部門以便參考，如果有變更時，應立即修正。
采購作業處理
第四條詢價、比價、議價
(一)經辦人員應對廠商的.報價資料進行整理并經過深入調查分析后，以電話或其他聯絡方式向供應廠商議價。
(二)凡是最低采購量超過請購量的，采購經辦人員在議價后，應在請購單中注明，經主管簽字確認后上報。
(三)采購經辦人員接到“材料采購單”后應依采購材料使用時間的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應商進行產品的書面比價，經分析后進行議價，議價結果書面上報主管領導。
(四)采購部門接到請購部門（生產部、總經理辦）以電話聯絡的緊急采購情況，主管應立即指定經辦人員先行詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優先辦理。
第五條審核及批準
附注：凡是列入固定資產管理的采購項目應該以“財產支出”批準權限進行上報。
第六條訂購
(一)采購經辦人員接到經批準的“材料采購單”后，應以“訂購單”向廠商訂購，并以電話或傳真確定交貨(到貨)日期，同時要求供應商在“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方式”，材料需按款號標明分包包裝。
(二)若屬分批交貨者，采購經辦人員應在“材料采購單”上署名“分批交貨”以供識別。
(三)采購經辦人員使用暫借款采購時，應在“材料采購單”上署名“暫借款采購”，以供識別。
第七條整理付款
1．面輔材料倉庫應按照已辦妥收料的入庫單單，經與供應商送貨核對無誤后，于第二日將原始單送會計部門。
2．缺交應補足者，請購部門應依照實收數量，進行整理付款。
3．超交應經主管批準后，才能依照實收數量進行整理付款，否則僅依訂貨數付款。
價格及質量的復核
第八條價格復核與市場行情資料提供
1．采購部門應調查主要材料的市場與行情，并建立廠商資料，作為采購及價格審核的參考。
采購流程管理制度4
采購活動是一個企業經營活動的開始，企業應該有一個適合自己的管理，并能在采購活動中保證其靈活性的采購工作流程，那一般企業的采購流程是怎么樣的呢下面本博客就根據餐飲采貯管理流程采購、驗收、倉管、發放四個環節，針對餐飲部的'實際情況，來討論討論。
一、理順采購流程
1、確定供貨商，簽訂供貨合同。供貨商類別：米油類、雞鴨類、魚類、海鮮類、蔬菜類、肉類、米粉類、豆制品類。
其他類別：均由酒店采購中心根據申購計劃統一采購。（在簽訂供貨合同后，可取消餐飲采購員）。
簽訂供貨合同：供貨合同一式三聯：一份供應商；一份財務部；一份倉管員。合同應確定定價時間、供貨質保金、貨物的質量要求等。
設立尋價員：由廚師長、倉管員、質檢員組成，三人每月初、月中旬分兩次入市場尋價，在尋價基礎上再定價。
2、制定采購計劃
1%26gt；廚房根據庫存及所需量填寫好菜品申購單，并報廚師長簽字批準。菜品申購單壹式叁聯，供貨商、倉管員、財務部各一聯。
2%26gt；倉庫、樓面根據庫存量，遵循最小庫存原則，上報申購計劃，經部門負責人簽字，報總經理簽字方可，申購計劃單壹式叁聯，采購員、倉管員、財務部各一聯。
3、安排組織采購
1%26gt；供貨商應每晚21：20到收銀臺拿申購單并簽字認可；于第二日（或規定時間內）按質按時按量送貨。
2%26gt；采購員根據申購計劃單及時采購到位。
二、完善驗貨制度
1、成立收貨小組由倉管員、廚師長（廚師長指定人員）、質檢員，除急用物品外，其余物品均需倉管員稱量，廚師長負責質量，經倉管員、廚師長、供貨商叁方簽字認可（收貨單壹式四聯），質檢員不定時抽量。
（注）收貨單沒有倉管員、廚師長、供貨商當天簽字無效。
供貨商憑收貨單結算。
2、急用菜品收貨：急用海鮮，可由一樓主管或經理負責稱量，廚師長把質量關，開收貨單經乙方簽字方可。米粉由員工餐廳廚師及零點班保安收貨稱量，經叁方簽字認可后方可，未用完者，過稱后將當天收貨單及退貨單交倉管員壹聯，一聯交財務部。
采購流程管理制度5
制定明確的產品標識管理規定，以便于能區別產品和便于追溯和回收產品。適用于所有食品、調料等。化驗室負責對制定產品標識的落實情況進行檢查。
我方所提供的產品，各項指標必須符合國家、行業有關標準，為國內正規廠家所生產的合格產品，包裝不易破損、易于保存，不得提供超過近效期（供貨日期不得超過保質期二分之一）產品。
在確保符合國家相關質量標準和食品衛生標準的基礎上，必須確保食材足夠新鮮，供應商配送的每批次的`食材均要提供相關機構出具的食品質檢報告，嚴格把關，確保食品安全。
為了保證項目能安全穩定的進行，我公司根據食品質量保證體系制定了保證所配送食品質量的措施及體系。主要包括衛生管理組織機構及食品采購查驗、場所環境衛生管理、設施設備衛生管理、人員衛生管理、人員培訓管理、加工操作管理等各類管理制度。
我們公司蔬菜供應基地、肉類食品和原材料（米、肉、調味品等）屬于定點一級供應商，拒絕一切“三無”商品進入公司倉庫。
我們公司經過“供應商評定程序”，符合國家相關法律法規要求，同時公司管理層對我單位自有的生產加工場地及其它延生環節不定期進行隨機抽查，確保其所的商品符合國家衛生標準及質量標準。
物流采購部質檢組根據不同的食材所對應的不同的檢驗標準對來料進行嚴格的驗收，并根據食材品種、批量、抽樣數量、檢驗結果、不合格處理結果、來料日期、儲存艙位、分發單位名稱及分發數量進行詳細的記錄，以便于出現質量問題的追朔。
經物流采購部質檢組檢驗合格后送到各現場的食材，由現場倉管員進行再次檢驗，合格后方能流入加工過程。
蔬菜當天購進食用，并采用“農藥測試卡”檢測農藥含量。
原材料在分發前嚴格按“搬運、儲存、包裝、防護程序”進行操作，確保因為人為因素導致質量問題的風險降到最低。
采購流程管理制度6
為了提高公司采購效率，明確崗位職責，有效降底采購成本，滿足公司對優質資源的需求，進一步規范物質采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。
一、申購及其規定
1、申購的定義
申購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，并按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子整個過程，請參照附圖一
2、申購單的要素
完整的申購單應包括以下內容。
2.1申購部門
2.2申購物品所屬項目
2.3申購的用途
2.4申購物品的品名
2.5申購物品的數量
2.6申購物品的規格
2.7申購物品需求時間
2.8申購物品的單位
2.9申購如有特殊需要填寫在備注一瀾
2.10申購填寫人及所在的部門
2.11申請部門主管審核
2.12公司總經理審核
3申購單及其提報規定
3.1申購單應按照要素填寫完整，清晰，由公司領導審核批準后報采購部門。
3.2如遇公司生產急需的物資，公司領導不在的情況下，可以電話或者其它形式請示，征得同意后提報采購部門簽字確認手續后補上。
3.3申購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部
二、申購單的接收及分發規定
1．申購單位的接收要素
1.1采購部在接收申購單時應檢查申購單的填寫是否按照規定填寫完整，清晰，檢查申購單是否經過公司領導審批。
1.2接收申購單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整不清晰不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則。
1.3通知倉庫管理人員核查申購物資是否有庫存。
1.4對于不符合規定和撤銷的申購單物資應及時通知申購部門
2.申購單的分發規定
2.1對于申購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理。
2.2對于緊急申購項目應優先處理。
2.3無法于申購部門需求日期辦妥的應通知申購部門
2.4重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。
3、采購周期的規定
3.1詢好價后在本市區采購的物資及產品的采購周期不應超過3天. 3.2詢好價后非本市區采購的物資及產品的采購周期不應超過7天
3.3采購部如未能按時完成采購任務時應向公司領導說明相關原因
3.4遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優先采購的策略
三、詢價及其規定
3.1詢價請認真審閱申購單的品名，規格，數理，名稱，單位，了解技術要求，遇到問題應及時與申購部門溝通。
3.2屬于相同類型或屬性近似的產品應該整理歸類集中采購
3.3對于緊急申購項目應優先處理
3.4所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中價機構詢價。
3.5采購所開發的供應商應具有一定資質和實力，具有提高或完成我公司所需物資和項目的能力
3.6在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。
四、比價，議價
4.1對供應商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認. 4.2對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價的綜合條件更加突出。
4.3收到各供應商報價后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中的`價格
4.4重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，通過進行實地考察，了解供應商的各方面實力。
4.5 參考目標或理想價格與各供應商進行價格及條件的進一步談判
五、比價，議價結果匯總
5.1比價，議價匯總前應匯報公司相關領導，征得周意后方可匯總。
5.2比價，議價結果未通過公司領導審核，應進行修改或重新處理。
六、合同的簽訂及其規定
1、合同
合同是當事人或當事雙方之間設立，變更，終于民事關系的協議，依法成立的合同，受法律保護，廣義合周指所有法律部門中確定權利，義務關系的協議
6.1.1合同正文應包含的要素
6.1.2合同名稱，合同編號，簽訂地點
6.1.3采購物品名稱，規格，數量，單價，總價及合同總額
6.1.4包裝要求
6.1.5合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應說明
6.1.6質量要求及規范
6.1.7要求交貨日期
6.1.8付款方式
6.1.9違約責任和解決糾紛的辦法。
6.1.10雙方公司信息
6.2合同簽訂及其規定
6.2.1如涉及到技術問題及公司機密的注意保密責任
6.2.2遇貨物訂購數量較多且價格較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來現場協助清點
6.2.3質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品的保期。
6.2.4詳細約定發票的提供時間及要求
6.2.5針對不同的合同約定不同的付款方式，如機器設備類合同一般應分先付30%貨款，貨到檢查OK后再付60%貨款，尾款10%在三個月內付清。
6.2.6與初交合作的供應商合作時，應少付預付或不付預付款
6.2.7違約責任一定要詳細具體
6.2.8合同簽定應按照附圖二的格式進行。
6.2.9合同審查后應由公司領導簽字加蓋合同公章方可生效。
6.2.10合同以傳真或其它形式給供應商后，要求供應商簽字蓋公司合同章回傳。
七、
1、付款及合同執行
7.1.1按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格后方可付款
7.1.2按照供應商規定合同約定達到付款條件的合同進行付款操作
7.1.3填寫費用報銷單，該單審批簽字完畢后提交財務部，附圖三。
2、合同執行
7.2.1已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，采購部負責人進行監督，如出現問題采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知申購部門及公司領導。
7.2.2已簽訂的合同在執行期間應及時掌握合作單位對合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質保量按時履行。
7.2.3合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商并簽訂補充合同。
八、驗貨與入庫
1 、驗貨
8.1.1供應商已經履行完畢的合同采購部應及時通知品質部門進行驗收
8.1.2對于不同類型的合同物資驗收標準參照公司品質部的相關規定執行
8.1.3達到質檢部報驗條件的合同物資應在第一時間報請品質部門進行質檢與驗收。
8.1.4品質部在接到采購部報驗通知后應及時檢驗，并出具檢驗結果證明書，對于品質不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況品質部負主要責任
8.1.5用于公司生活和辦公的物資不在公司品質部的檢驗范圍之內。
2、入庫
8.2.1公司所有的生產材料，設備入庫前均應通知品質部門檢驗或驗收
8.2.2合同標的物在運達公司后采購部應及時通知申購部門及時按排卸貨與搬運
8.2.3品質部未及時檢驗的合同物資，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受. 8.2.4品質部門已經檢驗的產品倉庫應及時入庫并出具入庫清單。
采購流程管理制度7
一、請購極其規定
1、請購的定義
請購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，并按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。
2、請購單的要素
完整的請購單應包括以下要素：
請購的部門；
請購物品所屬項目
請購的用途
請購的物品名稱、規格、數量
請購物品的.樣品、圖紙和技術資料
請購物品的需求時間
請購如有特殊請備注
請購單填寫人
請購部門主管
請購單審核人
采購副總審核
財務審核人
公司總經理
3、請購單及其提報規定
請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審核審核批準后報采購部門；
請購部門在提報申請單時應要求采購部接收人簽字并備份；
涉及的請購數量過多時可附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；
遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況下可以電話請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認后手續后補
如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明
請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。
二、請購單的接收及分發規定
1、請購的接收要點
采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過公司領導審批；
接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整不清晰不采購，圖紙及技術資料不全不采購，庫存已超儲值積壓的物資不采購的原則；
通知倉庫管理人員核查該物資是否有庫存；
對于不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。
2、請購單的分發規定
對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；
對于緊急請購項目應優先處理；
無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門。
重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。
三、詢價及其規定
1、詢價前應認真查看請購單的品名、規格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時與請購部門溝通；
2、屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中采購；
3、詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；
4、比價采購的單位均應具備一定的資質和實力，具有提供或完成我公司所需物資的能力；
四、比價、議價
1、對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；
2.對于合格供貨商的價格水平進行市場分析，是否價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；
五、合同的簽訂及其規定
1、合同正文應包含的要素
（1）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；
（2）采購物品的規格、名稱、數量、單價、總價及合同金額，清單、技術文件與確認圖紙是合同部可分割的部分；
（3）付款方式
（4）工期
（5）質量保證期
（6）其他約定
2、合同簽訂及其規定
（1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；
（2）擬定合同條款時一定將各種風險降至最低；
3、合同執行
（1）已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監督，如出現問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及相關領導；
（2）已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保證質量，按時履約；
（3）合同在履行期間應按照雙方約訂嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商并簽訂補充合同；
六：報驗與入庫
1、供應單位已經履行完畢的合同，采購部應及時通知質檢部門進行驗收；
2、標的物在運達公司后采購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運。
采購流程管理制度8
為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足工公司對優質資源的需求，進一步規范物資采購流程，加強與各部門間的配合，采購流程管理制度。
一、請購及其規定
1．請購的定義
請購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，并按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。
2．請購單的要素
完整的請購單應包括一下要素：
（1）請購的部門；
（2）請購物品所屬項目；
（3）請購的用途；
（4）請購的物品名；
（5）請購的物品數量；
（6）請購的物品規格；
（7）請購物品的樣品、圖紙或技術資料等；
（8）請購的物品的需求時間；
（9）請購如有特殊需要請備注；
（10）請購單填寫人；
（11）請購部門主管；
（12）請購單審核人；
（13）采購副總審核；
（14）財務審核人；
（15）公司總經理。
3．請購單及其提報規定
（1）請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審核批準后報采購部門；
（2）固定資產申購按照附表一（固定資產購置申請表）的格式進行填寫提報；
（3）其他材料設備及工程項目申購按照附表二（物資采購申請表）的格式填寫提報；
（4）日常零星采購按照公司印制的按照附表三（物資采購審批單）的格式填寫提報；
（5）請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份；
（6）涉及的請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；
（7）遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續后補。
（8）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明。
（9）請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。
4．公司物資請購單的提報部門
（1）公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由生產部門提報；
（2）公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報；
（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。
二、請購單的接收及分發規定
1、請購的接收要點
（1）采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過公司領導審批；
（2）接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整清晰不采購，圖紙及技術資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；
（3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；
（4）對于不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。
2、請購單的分發規定
（1）對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；
（2）對于緊急請購項目應優先處理；
（3）無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；
（4）重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。
3、采購周期的規定
（1）單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下可市區采購的物資及產品的采購周期不應超過5天；
（2）單次采購金額預算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應超過15天
（3）單次采購金額預算在20萬元以上的項目采購部自行招標采購，采購周期不應超過40天；
（4）單次采購金額預算在100萬元以上的項目可委托代理招標公司代理招標，采購周期不應超過60天；
（5）請購部門應按照以上（1）—（4）條中規定的時間提前提包請購單采購部如未能按時完成采購任務時應向公司領導說明原因；
（6）遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優先采購的策略；
三、詢價及其規定
1．詢價請應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通；
2．屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購；
3．對于緊急請購項目應優先處理；
4．所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構詢價；
5．對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；
6．遇到重要的物資、項目或預估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價前應先向公司相關領導匯報擬邀請報價或投標單位的基本情況，按照附表四（擬報價/招標單位名單）的格式提報公司領導批準方可詢價或發放標書；
7．詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；
8．除固定資產外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預算金額在1萬元以上的所有項目都應要求至少三家上的供應商參與比價或招標采購，比價或招標項目應至少邀請四家以上單位參與；單次采購金額預算價格在20萬元以上的項目應由采購部組織招標，公司相關領導參與監督；單次采購金額預算價格在100萬元以上的項目由公司領導決定是否委托第三方機構代理招標；
9．比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力；
10．比價采購或招標采購應按照附表五（材料或設備詢價表）的格式或擬定完整的.招標文件格式進行詢價；
11．在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。
四、比價、議價
1．對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；
2．對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；
3．收到供應單位第一次報價或進行開標后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格；
4．重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等；
5．參考目標或理想中標價格與擬合作單位或擬中標單位進行價格及條件的進一步談判。
五、比價、議價結果匯總
1．比價比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可匯總；
2．比價、議價結果匯總應按照附表六（比價/招標匯總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；
3．如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。
六、合同的簽訂及其規定。
1．合同
合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協議。目前我們的采購工作主要涉及工礦產品買賣合同。
（1）合同正文應包含的要素
1）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；
2）采購物品/項目的名稱/、規格、數量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與確認圖紙是合同不可分割的部分；
3）包裝要求；
4）合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應注明；
5）付款方式；
6）工期；
7）質量保證期；
8）質量要求及規范；
9）違約責任和解決糾紛的辦法；
10）雙方的公司信息；
11）其他約定。
（2）合同簽訂及其規定
1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；
2）擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；
3）為防止合同工程量追加或追加無依據，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；
4）遇貨物訂購數量較多且價值較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協助清點；
5）質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品質保期；
6）詳細約定發票的提供時間及要求；
7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設備類的合同一般應分按照預付款、驗收款，調試服務款、質量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等。
8）與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款；
9）違約責任一定要詳細、具體；
10）比價/招標匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作；
11）合同簽定簽應按照附表七（合同審查批準單）的格式對合同初稿進行巡簽審查；
12）合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效；
13）簽訂的所有合同應及時報送財務部門。
七、付款及合同執行
1．付款規定
（1）所有已簽訂合同付款時應參照公司《修造船公司材料采購付款及報銷流程V1修改版》及《修造船公司資金支出審批及報銷簽字權限及管理制》中的相關規定執行；
（2）按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款；
（3）按照貴司規定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八（資金支出審批單）或附表九（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財務部付款；
（4）財務部門在接到付款審批單后應在3天內付款，以免影響合同的執行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應及時的通知采購部并匯報公司領導。
2．合同執行
（1）已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監督，如出現問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領導；
（2）已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質保量，按時履約；
（3）合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商并簽訂補充合同；
七、報驗與入庫
1．報驗
（1）供應單位已經履行完畢的合同，采購部應及時的通知質檢部門進行驗收；
（2）對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質檢部門的相關規定執行；
（3）達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質檢部門進行質檢、驗收；
（4）質檢部門在接到采購部報驗通知后應及時報驗，并出具報驗結果證明書，對于質檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任；
（5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢范圍之內。
2．入庫
（1）公司所有的生產材料、設備及外協加工件入庫前均應通過質檢部門的檢驗或驗收；
（2）合同標的物在運達公司后采購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運；
（3）質檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受；
（4）質檢部門已經驗收的產品倉庫應及時的入庫，并及時出具入庫清單；
（5）外協加工件應按照原材料入庫；
（6）質檢合格后的固定資產及服務按照公司財務規定不入庫。
采購流程管理制度9
一、采購預算清單
1、制單：商務輸單人員
2、審核：商務部主管
3、流程：商務根據業務員需求填寫采購預算清單（一式四聯，白、紅、藍、黃四聯），并輸入采購訂單，在預算清單上加蓋'已錄'章，如果是業務員要求的采購，業務員應在采購預算清單上簽字，預算清單紅聯商務留底，其他三聯交倉庫；倉庫清點商品到入庫后，在預算清單上加蓋'貨已收'章，并關聯生成入庫單；倉庫將預算清單、入庫單配對后，藍聯留底，白、黃兩聯交業務會計記帳。
二、采購訂單
1、制單：商務
2、審核：商務部
3、流程：商務根據采購預算清單輸入采購訂單，并審核；倉庫根據訂單關聯生成入庫單，采購訂單不打印。
三、入庫單
1、制單：倉庫
2、審核：倉庫主管
3、打印：倉庫
4、流程：倉庫清點實物，審核采購訂單后根據采購訂單關聯生成入庫單（一式四聯），由倉庫負責將入庫單一聯送交倉庫，一聯送交業務員、一聯送交商務、一聯送交業務會計，并負責打印。
與采購訂單配對
四、銷售預算清單
1、制單：業務員
2、審核：商務部
3、流程：業務員填寫銷售預算清單（一式四聯，白、紅、藍、黃四聯）紅聯業務員留底，其他三聯交商務，商務審核預算清單，輸入訂單后在四聯預算清單上加蓋'已錄'章，商務將三聯預算清單送交倉庫，倉庫審核銷售訂單，關聯生成發貨單，業務員發貨時按照是否即時開發票，下面流程分兩種。
（1）業務員即時開發票：業務員將三聯預算清單送交財務部開票員，開票員根據預算清單開具發票，讓業務員在發票存根聯和記帳聯上簽字，并在預算清單上加蓋'已開票'章，同時將發票號碼寫在預算清單上；業務員再將蓋有'已錄''已開票'章的三聯預算清單送交倉庫；提貨人根據提貨聯或發票號碼到倉庫提貨，發貨員發貨，提貨人在發貨單上簽字后，發貨員在三聯預算清單上加蓋'貨已發'章，藍聯倉庫留底，白、黃兩聯與發貨單配對后交業務會計記帳，業務會計根據白聯記帳。
（2）業務員未即時開票：發貨員發貨，提貨人在發貨單上簽字后，發貨員在白、藍、黃三聯預算清單上加蓋'貨已發'章，藍聯倉庫留底，白、黃兩聯與發貨單配對后交業務會計記帳，業務會計根據白聯記帳。
n
y
五、銷售訂單
1、制單：商務
2、審核：商務部、倉庫
3、流程：商務根據銷售預算清單輸入銷售訂單并審核，倉庫根據銷售訂單關聯生成發貨單，銷售訂單不打印。
六、發貨單
1、制單：倉庫
2、審核：倉庫主管
3、打印：倉庫
4、流程：倉庫根據商務審核后的.銷售訂單關聯生成發貨單（一式五聯），由倉庫負責打印，一聯倉庫留底，一聯與銷售預算清單配對后送業務會計，三聯送交業務員，客戶收到貨物在發貨單上簽字確認后，一聯客戶留底，另兩聯由業務員送交業務會計，業務會計將發貨單和出庫單配對記帳。
七、送貨單
1、制單：倉庫
2、審核：倉庫主管
3、流程：業務員根據業務需要申請緊急放行，倉庫審核后發貨、并填寫送貨單（一式三聯），客戶收到商品時簽收，一聯客戶留底、一聯業務員留底作為催款憑證、一聯由業務員送交業務會計。
八、出庫單
1、制單：倉庫
2、審核：倉庫主管
3、打印：業務會計
4、流程：倉庫每天記帳，業務會計于次日打印出庫單，出庫單一式四聯，一聯倉庫、一聯業務員、兩聯業務會計，與發貨單配對，并由業務會計負由責將出庫單送交倉庫和業務員核銷。
九、內部調撥申請單
1、制單：調入方
2、審核：商務部
3、流程：調入方根據商品庫存量及市場銷售形勢，填寫調撥申請單（一式二聯），一聯由調入方保存、一聯傳真到商務。
十、調撥單
1、制單：商務部
2、審核：倉庫
3、打印：倉庫
4、流程：商務部輸入調撥單，倉庫審核調單撥后發貨，同時打印調撥單，調撥單一式四聯，一聯調出方、一聯調入方、一聯商務，一聯業務會計。
十一、商品檢測報告
1、制表：維修部
2、審核：倉庫
3、流程：維修部填寫商品檢測報告（一式三聯），一聯維修部留底，一聯業務員留底，一聯由業務員送交倉庫。
采購流程管理制度10
一、請購及其規定
1、請購的定義
請購是指某人或者某部門根據需要確定一種或多種物料，并按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。
2、請購單的要素
完整的請購單應包括以下要素：
（1）請購的部門；
（2）請購單填寫人；
（3）請購的日期及需求時間；
（4）請購的物品名；
（5）請購的物品數量；
（6）請購的物品規格；
（7）請購的物品用途；
（8）請購如有特殊需要請備注；
（9）請購部門主管；
（10）請購單審核人；
（11）公司總經理。
3、請購單及其提報規定
（1）請購單應按照要素填寫完整、清晰，由部門主管審核批準后報采購部門；
（2）食品采購是根據警戒庫存按月銷量在網店管家新建采購訂單，辦公用品及包材采購物料的請購應統一填寫《物料申請表》；
（3）食品的采購訂單應由采購主管審核后再由采購專員提報至供應商，與供應商確認到貨信息后填寫計劃到貨日期，如遇缺貨要及時通知采購主管從其它渠道調貨。請購部門提報的其它請購單應按照要素填寫完整、清晰，由部門主管審核批準后報采購部門，待采購部簽字后，請購部門備份；
（4）其它涉及的`請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，該清單的電子文檔也需一并提交；
（5）遇公司經營、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續后補。
（6）單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明。
（7）其它請購單的更改和補充應以書面形式由部門主管簽字后報采購部。
二、請購單的接收及分發規定
1、請購的接收要點
（1）采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過公司領導審批；
（2）接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整清晰不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；
（3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有超儲庫存；
（4）對于不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。
2、請購單的分發規定
（1）對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；
（2）對于緊急請購項目應優先處理；
（3）無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；
（4）重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。
三、詢價及其規定
1、詢價應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，遇到問題應及時的與請購部門溝通；
2、屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購；
3、對于緊急請購項目應優先處理；
4、對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；
5、詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；
6、在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。
四、比價、議價
1、對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；
2、對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他供應商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；
3、收到供應單位第一次報價應向公司領導匯報情況，設定議價目標；
4、重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等。
五、入庫
（1）采購物資到達倉庫后，由倉庫驗貨員嚴格按照驗收標準查看物品的包裝與日期，散裝食品應做質量判定，再按照采購清單驗收物資；
（2）倉庫驗收發現不合格品應不予入庫，并及時通知采購部作退換貨處理；
（3）已經驗收的產品，倉庫應及時的辦理入庫。
六、付款
采購部憑收貨單及入庫單填寫《付款申請審批單》，最終審批后由財務付款。
采購流程管理制度11
（一）核查經銷商倉庫庫存，向分店要貨單，核查分店庫存，分析賣場商品實際銷售情況。
（二）生成訂單，打印訂單，進貨跟蹤。
（三）新品進店：審核商品—收取進店費—確定銷售價格——建立商品資料。
（四）原有商品：根據供應商調價通知調整商品基本資料和價格。
（五）繼續銷售。
采購流程管理制度12
為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足公司對優質資源的需求，進一步規范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制定本制度。
一、請購及其規定
1、請購的定義
請購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，并按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。
2、請購單的要素
完整的請購單應包括以下要素：
⑴請購的部門；
⑵請購物品所屬項目；
⑶請購的用途；
⑷請購的物品名；
⑸請購的物品數量；
⑹請購的物品規格；
⑺請購物品的樣品、圖紙或技術資料等；
⑻請購的物品的要求時間；
⑼請購如有特殊需要請備注；
⑽請購單填寫人；
⑾請購部門主管；
⑿請購單審核人；
⒀采購副總審核；
⒁財務審核人；
⒂公司總經理。
3、請購單及其提報規定
⑴請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審核批準后報采購部門；
⑵固定資產申購按照附表一（固定資產購置申請表）的格式進行填寫提報；
⑶其他材料設備及工程項目申購按照附表二（物資采購申請表）的格式填寫提報；
⑷日常零星采購按照公司印制的按照附表三（物資采購審批單）的格式填寫提報；⑸請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份；
⑹涉及到請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的單子文檔也需一并提交；
⑺遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續后補。
⑻如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明。
⑼請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。
4、公司物資請購單的提報部門
⑴公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由生產部門提報；
⑵公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報；
⑶公司各部門專用的物資由各部門自行提報。
二、請購單的接收及分發規定
1、請購的接收要點
⑴采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過公司領導審批；
⑵接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整清晰不采購，圖紙及技術資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；
⑶通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；
⑷對于不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。
2、請購單的分發規定
⑴對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；
⑵對于緊急請購項目應優先處理；
⑶無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；
⑷重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。
3、采購周期的規定
⑴單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下可市區采購的物資及產品的采購周期不應超過5天；
⑵單次采購金額預算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應超過15天；
⑶請購部門應按照以上規定的時間提前提報請購單采購部如未能按時完成采購任時應向領導說明原因；
⑷遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優先采購的策略。
三、詢價及其規定
1、詢價前應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通；
2、屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購；
3、對于緊急請購項目應優先處理；
4、所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介結構詢價；
5、對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；
6、詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；
7、在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。
四、比價、議價
1、對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；
2、對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；
3、收到供應單位第一次報價后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格。
4、重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等；
5、參考目標價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。
五、比價、議價結果匯總
1、比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可匯總；
2、比價、議價結果匯總應按照附表六（比價/招標匯總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；
3、如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。
六、合同的簽訂及其規定
1、合同：是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協議。
（一）合同正文應包含的要素
(1)合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；
(2)采購物品/項目的名稱、規格、數量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與確認圖紙是不可分割的部分；
(3)包裝要求；
(4)合同總額應含稅，特殊情況應注明；
(5)付款方式；
(6)工期；
(7)質量保證期；
(8)質量要求及規范；
(9)違約責任和解決糾紛的辦法；
(10)雙方的'公司信息；
(11)其他約定。
（二）合同簽訂及其規定
(1)如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；
(2)擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；
(3)為防止合同工程量追加或追加無依據，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；
(4)遇貨物訂購數量較大且價格較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協助清點；
(5)質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品保質期；
(6)詳細約定發票的提供時間及要求；
(7)與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款；
(8)違約責任一定要詳細、具體；
(9)比價匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作；
(10)合同簽訂應按照附表七（合同審查批準單）的格式對合同初稿進行巡簽審查；
(11)合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效；
(12)簽訂的所有合同應及時報送財務部門。
七、付款及合同執行
1、付款規定
⑴按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款；
⑵按照貴公司規定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八（資金支出審批單），該審批單巡簽我那比后提交財務部付款；
⑶財務部門在接到付款審批單后應在3天內付款，以免影響合同的執行和供貨周期，遇特殊情況狂延期付款的應及時通知采購部并匯報公司領導。
2、合同執行
⑴已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監督，如出現問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領導；
⑵已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質保量，按時履約；
⑶合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商并簽訂補充合同。
八、報驗與入庫
1、報驗
⑴供應單位已經履行完畢的合同，采購部應及時的通知質檢部門進行驗收；
⑵對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質檢部門的相關規定執行；
⑶達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質檢部門進行質檢、驗收；
⑷質檢部門在接到采購部報驗通知后應及時報驗，并出具報驗結果證明書，對于質檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任；
⑸用于公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢范圍之內。
2、入庫
⑴公司所有的生產材料、設備及外協加工件入庫前均應通過質檢部門的檢驗或驗收；
⑵合同標的物在運達公司后采購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運；
⑶質檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受；
⑷質檢部門已經驗收的產品倉庫應及時的入庫，并及時出具入庫清單；
⑸質檢合格后的固定資產及服務按照公司財務規定入庫。
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