訂單采購管理規(guī)章制度

　　引導(dǎo)語：采購訂單管理是指企業(yè)根據(jù)市場的計劃企業(yè)的用料計劃和實(shí)際能力以及相關(guān)的因素，所制定的切實(shí)可行的采購訂單計劃，并下達(dá)至訂單部門執(zhí)行，在執(zhí)行的過程中要注意對訂單進(jìn)行跟蹤。

　　第1條 目的

　　為規(guī)范采購日常訂單的處理過程，對日常訂單進(jìn)行及時有效的處理，特制定本辦法。

　　第2條 適用范圍

　　本辦法適用于采購日常訂單處理的全過程。

　　第3條 管理職責(zé)

　　1.總經(jīng)理/董事長負(fù)責(zé)大宗物資及特殊物資的訂單審批，并監(jiān)督采購部完成訂單的全程管理工作。

　　2.采購部負(fù)責(zé)按照已通過審核的請購單開立訂購單，并按要求全程跟蹤管理訂單。

　　3.請購部門按要求填寫請購單，積極配合采購部對日常訂單的管理工作。

　　第4條 接受并審核請購單

　　1.需求部門依據(jù)公司教學(xué)計劃和具體情況，以書面的形式提出采購要求。

　　2.請購單要詳細(xì)記錄所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需要日期等相關(guān)內(nèi)容并做出預(yù)算。

　　3.采購部需及時接收各需求部門開出的請購單并進(jìn)行審核。

　　4.一般請購單由采購經(jīng)理根據(jù)請購單內(nèi)容、公司采購相關(guān)規(guī)定和供應(yīng)商情況來審核，通過后反饋給申請部門，并及時組織開具訂購單。

　　5.大宗物資或特殊物資的請購單，采購經(jīng)理審核完畢后要上交總經(jīng)理/董事長批準(zhǔn)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可開立訂購單。

　　第5條 開立訂單

　　1.采購部要根據(jù)已審核通過的請購單及時開具訂購單。

　　2.采購部要及時與供應(yīng)商聯(lián)系協(xié)調(diào)簽單的相關(guān)事宜，采購部應(yīng)注意維護(hù)公司利益，在允許的價格內(nèi)，確保交期、質(zhì)量等方面滿足公司要求。

　　第6條 訂單內(nèi)容規(guī)范

　　采購訂單應(yīng)至少包括以下6項(xiàng)內(nèi)容。

　　1.交貨方式：交貨時間、交貨地點(diǎn)、新品交貨附帶備用零件等規(guī)定。

　　2.驗(yàn)收方式：檢驗(yàn)設(shè)備、檢驗(yàn)費(fèi)用、不合格品的退換、提前或延遲交貨的處理等規(guī)定。

　　3.罰則：延遲交貨或品質(zhì)不符的扣款、違反合約的處理、取消合約等規(guī)定。 4.品質(zhì)保證：包修和包換期限、無償或有償換修等規(guī)定。

　　5.履約保證：不能按期履行合同需支付違約金等的規(guī)定。

　　6.仲裁或訴訟：買賣雙方紛爭、仲裁的地點(diǎn)或訴訟的法院等規(guī)定。

　　第7條 訂單編制規(guī)范

　　訂單編制人員在編制采購訂單時，應(yīng)完整填寫以下5聯(lián)。

　　1.供應(yīng)商聯(lián)(第一聯(lián))，作為供應(yīng)商交貨時的憑證。

　　2.回執(zhí)聯(lián)(第二聯(lián))，由供應(yīng)商簽字確認(rèn)后寄回公司。

　　3.物資聯(lián)(第三聯(lián))，作為公司控制存量和驗(yàn)收的參考。

　　4.請款聯(lián)(第四聯(lián))，作為結(jié)算采購貨款的依據(jù)。

　　5.承辦聯(lián)(第五聯(lián))，由采購部自存。 第8條 采購訂單執(zhí)行

　　1.公司與供應(yīng)商簽訂訂單后，采購部要隨時關(guān)注并緊密跟蹤訂單執(zhí)行情況，保持同供應(yīng)商的溝通，確保訂單能順利執(zhí)行。

　　2.加工型供應(yīng)商要進(jìn)行備料、加工、組裝、調(diào)試等過程，存貨型供應(yīng)商只需從庫房中調(diào)集相關(guān)產(chǎn)品并進(jìn)行適當(dāng)處理即可送至公司。因此采購部需密切關(guān)注加工型供應(yīng)商的備貨進(jìn)程，確保其能按時交貨。

　　第9條 訂單保管

　　1.為了方便訂單查找與使用，采購部應(yīng)對訂單進(jìn)行分類歸檔、有序保存。

　　2.采購部應(yīng)將采購訂單的原件按編號順序保管;復(fù)印件與相關(guān)采購申請和往來信件一起，按供應(yīng)商名字的字母順序保管。

　　第10條 制定部門

　　本辦法由采購部草擬，經(jīng)總經(jīng)理審批后正式實(shí)施。

　　第11條 生效日期 本辦法自下發(fā)之日起生效。

　　2.2 異常訂單處理辦法

　　異常訂單處理辦法

　　第1章 總則

　　第1條 目的

　　為規(guī)范采購訂單異常的處理過程，確保對異常訂單進(jìn)行及時有效的處理，特制定本辦法。

　　第2條 適用范圍

　　本辦法適用于采購部異常訂單處理的全過程。

　　第3條 管理職責(zé)

　　1.采購部負(fù)責(zé)及時有效地將異常信息傳遞給請購部門，以便公司及時調(diào)整生產(chǎn)計劃，并與供應(yīng)商積極協(xié)商處理異常情況。

　　2.請購部門負(fù)責(zé)協(xié)助采購部解決訂單異常情況，根據(jù)需求及時調(diào)整訂單。

　　第4條 術(shù)語解釋

　　1.本辦法所稱交期異常，是指物資交期延后或交貨數(shù)量變更無法滿足正常教學(xué)。

　　2.本辦法所稱品質(zhì)異常，主要指供應(yīng)商在生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的品質(zhì)異常。

　　3.本辦法所稱下單異常，主要指由于采購人員的主觀因素導(dǎo)致的訂單下發(fā)異常。

　　4.本辦法所稱突發(fā)異常，是指發(fā)生不可抗拒的外力因素(如地震、火災(zāi)等)或市場原材料嚴(yán)重緊缺等突發(fā)情況。

　　第2章 交期異常的處理

　　采購人員需在下單后及時跟蹤訂單情況，及時獲取訂單交貨進(jìn)度，并與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)，及時獲知交期異常情況。

　　第6條 交期異常反饋

　　采購人員發(fā)現(xiàn)異常后，應(yīng)及時向采購經(jīng)理和請購部門反饋信息，以便及時進(jìn)行補(bǔ)救或調(diào)整。

　　第7條 交期異常措施

　　采購人員需要采取積極措施盡量挽回?fù)p失，可以采用跟催法催交貨物，也可依具體情況變更采購訂單或?qū)ふ姨娲�供�?yīng)商等。

　　第8條 評估交期異常損失

　　采購部應(yīng)積極聯(lián)絡(luò)相關(guān)部門評估損失費(fèi)用，并可視情況向供應(yīng)商進(jìn)行索賠。

　　第3章 品質(zhì)異常的處理

　　第9條 品質(zhì)異常反饋

　　供應(yīng)商發(fā)現(xiàn)品質(zhì)異常無法自行解決時，應(yīng)以書面形式將問題反饋給相應(yīng)的采購員，采購員要及時反饋給采購經(jīng)理，請示解決辦法。

　　第10條 確定是否特采

　　由采購經(jīng)理和請購部門協(xié)商看能否進(jìn)行特采，必要時，由采購員召集請購部門到供應(yīng)商生產(chǎn)現(xiàn)場協(xié)助解決異常。

　　第11條 評估品質(zhì)問題損失

　　如因品質(zhì)問題返工或拒收影響本公司正常生產(chǎn)的，采購部應(yīng)組織相關(guān)部門評估損失費(fèi)用，并可視情況向供應(yīng)商提出索賠。

　　第4章 下單異常的處理

　　第12條 下單異常反饋

　　采購員如發(fā)現(xiàn)訂購單等相關(guān)單據(jù)沒能及時下發(fā)，應(yīng)立即聯(lián)系采購部下單人員并反饋給采購經(jīng)理。

　　第13條 下單異常處理

　　1.如發(fā)生采購部下錯訂單，采購員應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商能否撤單，盡可能避免呆廢料，同時下達(dá)正確的訂購單。

　　2.如不能撤單，采購應(yīng)與相關(guān)部門溝通看能否將訂單進(jìn)行內(nèi)部消化，并把信息上報采購經(jīng)理。

　　3.如不能撤單又無法內(nèi)部消化，產(chǎn)生的損失費(fèi)用由責(zé)任部門承擔(dān)，并按公司相關(guān)規(guī)章制度對責(zé)任部門進(jìn)行懲罰。

　　第5章 突發(fā)異常的處理

　　以下異常均可劃屬突發(fā)異常，并按照本章節(jié)規(guī)定進(jìn)行處理。

　　1.經(jīng)確認(rèn)屬發(fā)生重大事故(如嚴(yán)重火災(zāi)、地震等)，造成供應(yīng)商短期內(nèi)無法恢復(fù)生產(chǎn)。

　　2.突發(fā)事故造成市場原材料嚴(yán)重短缺。

　　第15條 突發(fā)異常處理辦法

　　1.出現(xiàn)突發(fā)異常時，采購員應(yīng)及時向采購經(jīng)理匯報，并通過多種渠道了解市場行情，查看現(xiàn)有市場能否滿足教學(xué)需要。

　　2.如突發(fā)異常影響生產(chǎn)進(jìn)行時，采購人員需向請購部門確認(rèn)是否通過高價調(diào)撥現(xiàn)貨或采用其他能減少公司損失的方式進(jìn)行采購。

　　第6章 附則

　　第16條

　　本處理辦法由采購部草擬，經(jīng)總經(jīng)理/董事長審批后正式實(shí)施。 第17條 本處理辦法自下發(fā)之日起生效。

　　2.3 訂單變更管理辦法

　　訂單變更管理辦法

　　第1章 總則

　　第1條 目的

　　為了規(guī)范訂單變更管理工作，明確訂單變更流程，有效處理訂單變更中出現(xiàn)的問題，特制定本辦法。

　　第2條 適用范圍

　　本辦法適用于公司所有采購訂單的變更管理全過程。

　　第3條 職責(zé)

　　1.采購部經(jīng)理負(fù)責(zé)審核和批準(zhǔn)訂單變更申請表及訂單變更表。

　　2.采購部負(fù)責(zé)接收、評審變更訂單，就訂單變更事項(xiàng)與請購部門進(jìn)行溝通并與供應(yīng)商協(xié)調(diào)，做好訂單變更工作。

　　3.請購部門負(fù)責(zé)填寫采購訂單變更申請表，積極配合采購部做好訂單變更過程中的相關(guān)工作。

　　第2章 訂單變更作業(yè)

　　第4條 提出變更申請

　　1.在采購訂單下達(dá)后，如果采購需求發(fā)生重大變化，請購部門可根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況向采購部申請?zhí)岢鲇唵巫兏�申請�?/p>

　　2.提出變更申請時要寫清楚變更具體內(nèi)容，如訂單價格的變更、交貨日期的變更、采購數(shù)量的變更等。

　　第5條 訂單變更審核

　　1.采購部需要審查下達(dá)的采購訂單是否已經(jīng)收貨，如是已經(jīng)收過貨的訂單，其變更內(nèi)容必須受到限制。

　　2.如果訂單貨物已經(jīng)收到，但由于供應(yīng)商方責(zé)任造成訂單變更時，采購部方可與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)，辦理訂單變更。

　　3.采購部需要求請購部門確認(rèn)變更內(nèi)容，并及時與供應(yīng)商協(xié)商，詢問其是否可以接受訂單變更，并確定變更事項(xiàng)及內(nèi)容。

　　第6條 開立變更訂單

　　1.采購部在訂單變更通過審批并與供應(yīng)商協(xié)商完成后，應(yīng)立即制定采購變更單。

　　2.采購變更單一式四份，采購部自留一份，其余三份分別給財務(wù)部、總經(jīng)辦和供應(yīng)商。

　　第7條 變更損失

　　1.由于本公司自身原因要求變更訂單時，給公司帶來的損失要由相關(guān)責(zé)任部門承擔(dān)。

　　2.由于供應(yīng)商原因不得不變更訂單時，由此給本公司帶來的損失按合同相關(guān)規(guī)定由供應(yīng)商負(fù)責(zé)承擔(dān)。

　　第3章 附則

　　第8條 本辦法由采購部草擬，經(jīng)總經(jīng)理/董事長審批后實(shí)施，其解釋和修訂權(quán)歸采購部所有。

　　第9條 本辦法自下發(fā)之日起生效。

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